GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

JURÍDICA Y EMPRESARIAL
1º de Grado Superior en Asistencia a la Dirección
Curso 2023-24

Unidad 2
El Derecho y la información
jurídica

Bloque 3: Archivo de la
información
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Resultados de Aprendizaje a conseguir en la Unidad 2

RA2: Actualiza periódicamente la información jurídica

requerida por la actividad empresarial, seleccionando la
legislación y jurisprudencia relacionada con la organización.
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Criterios de Evaluación que miden el Resultado de Aprendizaje 2

a) Se han reconocido las fuentes del Derecho de acuerdo con el ordenamiento
RA2 jurídico.
b) Se han precisado las características de las normas jurídicas y de los órganos que
las elaboran, dictan, aprueban y publican.
c) Se han relacionado las leyes con el resto de las normas que las desarrollan,
identificando los órganos responsables de su aprobación y tramitación.

d) Se ha identificado la estructura de los boletines oficiales, incluido el diario oficial

de la Unión Europea, como medio de publicidad de las normas.

e) Se han seleccionado distintas fuentes o bases de datos de documentación

jurídica tradicionales y/o en Internet, estableciendo accesos directos a las mismas
para agilizar los procesos de búsqueda y localización de información.
f) Se ha detectado la aparición de nueva normativa, jurisprudencia, notificaciones,
etc., consultando habitualmente las bases de datos jurídicas que puedan afectar a la
entidad.
g) Se ha archivado la información encontrada en los soportes o formatos
establecidos, para posteriormente trasmitirla a los departamentos correspondientes
de la organización.
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Índice de los contenidos que se trabajan en la Unidad 2

2.1 Publicación
1.1 El Derecho 1.2 Las fuentes 1.3 Las normas
de las normas
del Derecho jurídicas
jurídicas

2.3 Fuentes de
2.2 El derecho a 2.4 Información 3.1 El archivo y
información
la información administrativa su utilidad
empresarial

3.3 Clases y 3.4

3.2 Funciones y
sistemas de Procedimiento y
finalidades del
ordenación de equipamiento de
archivo
archivos archivo
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p.169 GDJE: RA2 (CE: g)

3.1 El archivo y su
utilidad
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Bloque 3: Archivo de la información

p.169

Qué es el archivo

El archivo es el conjunto ordenado de

documentos que una persona, una
sociedad, una institución o cualquier tipo
de organización produce en el ejercicio
de sus funciones o actividades.

El término también puede hacer

referencia al espacio físico en el que se
ubican los documentos.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.169

La utilidad del archivo

Archivar correctamente es importante porque va asociado a rapidez de

búsqueda, productividad, rendimiento, eficacia y competitividad.

Las empresas dependen en gran medida de la gestión de la información

y los datos: organizar adecuadamente sus archivos les puede reportar
grandes beneficios y ventajas competitivas.

Un archivo ha de ser tan sencillo de manejar que cualquier

persona que necesite la información depositada en él la
pueda encontrar de forma rápida y sencilla.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.169

¿Hay que archivar todo?

Solo hay que archivar un documento si este es útil y para determinarlo,
tenemos que seguir unas pautas.
Aquí tenemos un diagrama con una serie de preguntas clave, que nos
ayudarán a valorar la utilidad del documento y a decidir sobre él.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.174

Caso práctico 1 –resuelto-

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Bloque 3: Archivo de la información

p.170 GDJE: RA2 (CE: g)

3.2 Funciones y
finalidades del archivo
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Bloque 3: Archivo de la información

p.170

Funciones y finalidades del archivo

El archivo debe funcionar como la memoria colectiva de una empresa.

Su importancia es vital para el buen funcionamiento de esta y debe servir,

como mínimo, para estas funciones: almacenar, conservar y permitir recuperar
rápidamente la información correspondiente.

Para tener un sistema de archivo eficaz, necesitamos también:

⚫ Unas normas que permitan a cualquier empleado hacer uso del archivo (lo

que no quiere decir que cualquier trabajador pueda acceder a él, sino
únicamente las personas autorizadas).
⚫ Un índice en el que aparezca su contenido.

⚫ Un sistema de ordenación adecuado a las necesidades de la organización.

⚫ Unas instalaciones adecuadas para su buena conservación.

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p.170 GDJE: RA2 (CE: g)

3.3 Clases y sistemas

de ordenación de
archivo
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Bloque 3: Archivo de la información

p.170

Clases de archivos
Clases de archivos si tenemos en cuenta el lugar donde se guardan los documentos y su
grado de autonomía:
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Bloque 3: Archivo de la información

p.171

Sistemas de ordenación de archivos

Para que el archivo cumpla su función, debemos

establecer un criterio de ordenación de los documentos
que incluiremos en él.

Ordenar documentos es juntarlos de acuerdo a una norma

o un criterio conocido, que permitirá localizarlos fácilmente
en una búsqueda posterior.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.171

Los archivos informatizados pueden utilizar los siguientes

criterios:
1. Clasificación por tipo de archivo: se organiza según la extensión del
archivo (por ejemplo: .doc para documentos de Word, .jpg para imágenes,
.mp3 para archivos de audio, entre otros).
2. Clasificación por fecha: se organiza según la fecha de creación,
modificación o acceso.
3. Clasificación por tema: se organiza según el tema o contenido del archivo.
4. Clasificación alfabética: se organiza según el nombre del archivo en orden
alfabético.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.171

Los sistemas más frecuentes usados en el entorno empresarial para

ordenar la documentación son:

⚫ Alfabético.
⚫ Numérico.
⚫ Alfanumérico.
⚫ Geográfico.
⚫ Cronológico.
⚫ Por materias, temas o asuntos.

Estos sistemas de ordenación son los más básicos para ordenar todos
nuestros documentos, ya sea en papel o archivos informáticos.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.172 GDJE: RA2 (CE: g)

3.4 Procedimiento y
equipamiento de
archivo
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Bloque 3: Archivo de la información

p.172

Procedimiento de archivo (I)

Procedimiento que puede seguirse para archivar documentación.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.172

Procedimiento de archivo (II)

Para realizar una buena labor de archivo, conviene seguir diez consejos:
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Bloque 3: Archivo de la información

p.172

Procedimiento de archivo (III)

 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

p.172

Equipamiento de archivo (I)

Existen dos sistemas para mantener la información

archivada:

⚫ Archivo convencional o manual: mediante archivadores,

carpetas, armarios, etc.
⚫ Archivo informático: mediante equipos informáticos y

sistemas operativos y de gestión de la información.

 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

p.173

Equipamiento de archivo (I)

El equipamiento de archivo está compuesto por todos los
dispositivos físicos (ordenadores, armarios, etc.) que
permiten tener almacenada y ordenada la información.

La elección de los equipamientos de archivo es importante

y debe responder a aspectos como:
⚫ El espacio del que se dispone.

⚫ La frecuencia de uso de los documentos.

⚫ El volumen de material archivado.

⚫ La forma de uso.
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

p.173

Equipamiento de archivo (I)

El equipamiento de archivo está compuesto por todos los
dispositivos físicos (ordenadores, armarios, etc.) que
permiten tener almacenada y ordenada la información.

La elección de los equipamientos de archivo es importante

y debe responder a aspectos como:
⚫ El espacio del que se dispone.

⚫ La frecuencia de uso de los documentos.

⚫ El volumen de material archivado.

⚫ La forma de uso.
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

p.173

Funcionamiento de archivo: conservación, actualización y seguridad

La persona responsable del archivo garantizará su buen

funcionamiento, encargándose de estas funciones:
⚫ Saber cómo funciona el sistema de archivo y dónde se

encuentran los documentos.

⚫ Decidir y aplicar las normas de uso y clasificación.

⚫ Responsabilizarse de la custodia y conservación

adecuada de los documentos.
⚫ Determinar el protocolo para la salida de documentos,

ya sea para su cesión o eliminación.

 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

p.173

Funcionamiento de archivo: conservación, actualización y seguridad

A. Conservación del archivo
Plazos de conservación de la documentación:
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Bloque 3: Archivo de la información

p.174

Funcionamiento de archivo: conservación, actualización y seguridad

B. Actualización del archivo
Para mantener legislativamente al día la empresa, será imprescindible:

⚫ Establecer fuentes y bases de datos fiables (BOE, diarios oficiales de

las comunidades autónomas y portales de noticias jurídicas de
reconocida reputación).
⚫ Aplicar un protocolo de actualización y verificación, estableciendo
fechas para la revisión y actualización.
⚫ Inscribirse y darse de alta en los distintos servicios de alerta creados
por las administraciones públicas.
⚫ Transmitir y promocionar entre el personal empleado la necesidad de
mantener una actitud activa y de consulta.
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Bloque 3: Archivo de la información

p.174

Funcionamiento de archivo: conservación, actualización y seguridad

C. Seguridad del archivo

Las empresas manejan multitud de material documental, con datos de

gran importancia (nombres de clientes, empresas, proveedores,
números de cuentas bancarias, direcciones, documentación jurídica,
contratos, datos personales, etc.) que no puede circular sin control.

Por este motivo, es necesario un seguimiento continuo sobre estos

documentos y, para conseguirlo, se han desarrollado diversas normas,
recogidas en la LOPD-GDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y
Garantía de los Derechos Digitales).
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Bloque 3: Archivo de la información

p.175

Funcionamiento de archivo: conservación, actualización y seguridad

D. Protección y conservación del medio ambiente

La Ley 26/2007, de 23 de octubre, de Responsabilidad Medioambiental hace

referencia a:
⚫ La responsabilidad que tienen las empresas en sus acciones en materia de medio

ambiente.
⚫ La obligación de tomar las medidas necesarias en materia de prevención y

evitación de daños en el medio ambiente.

⚫ La garantía de cumplir con la reparación de los daños ocasionados por las

empresas.
Cada vez es más común ver en los planes de responsabilidad social corporativa
(RSC) de las empresas espacios destacados para sus políticas medioambientales y
de cuidado de la naturaleza.
 FIN
Unidad 2
El Derecho y la información jurídica
 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 1: El Derecho y las normas jurídicas

Los contenidos del Bloque 1 se incluyen en la presentación UD2.1

 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 2: La información jurídica

Los contenidos del Bloque 2 se incluyen en la presentación UD2.2

 UD2: El Derecho y la información jurídica

Bloque 3: Archivo de la información

Los contenidos del Bloque 3 se incluyen en la presentación UD2.3