MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PLAN GENERAL DE TRABAJO

ARCHIVOS PÚBLICOS
Ministerio Secretaría General de la Presidencia
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. DIRECTRICES GENERALES 4
2. PLAN GENERAL DE TRABAJO 5
2.1 PLAN ESPECÍFICO PRIMERA FASE 6
HITO Nº 1: Diseño de una metodología de organización de los documentos 6
HITO Nº 2: Organización e identificación física de los documentos 8
HITO Nº 3: Catastro de Series Documentales 10
2.2 PLAN ESPECÍFICO SEGUNDA FASE 11
HITO Nº 1: Envío de documentos al Archivo Nacional 12
HITO Nº 2: Eliminación de documentos 15
2.3 PLAN ESPECÍFICO TERCERA FASE 20
HITO Nº 1: Diseño de cronograma de trabajo 20
HITO Nº 2: Catalogación documental 21
HITO Nº 3: Almacenamiento e Identificación de documentos 23
HITO Nº 4: Habilitación de depósito para archivo 23
HITO Nº 5: Manual de procedimientos gestión de archivos 23
HITO Nº 6: Encargado de archivo 24
3. GLOSARIO 25
4. BIBLIOGRAFÍA 28

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de trabajos ARCHIVOS PÚBLICOS
Comisión de Probidad y Transparencia

TABLA DE CONTENIDOS
En el marco de la implementación de la Ley N°20.285 sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de
Probidad y Transparencia, dependiente del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha elaborado este Manual
de Procedimientos cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de
los distintos organismos de la Administración, a fin de facilitar el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo
de este documento ha contado con el apoyo de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.

Este Manual se organiza como un Plan de Trabajo estructurado en tres fases, las que deben ser entendidas como una
recomendación para los servicios y organismos públicos, en la tarea de organizar y describir sus archivos.

REVISIONES DEL MANUAL

Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PÁGINA ELABORADA O MODIFICADA

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1. DIRECTRICES GENERALES
El manejo y proceder respecto de la documentación de una
institución contempla entre sus lineamientos básicos, lo
siguiente:
» Todos los documentos generados por los funcionarios de un
servicio u organismo público, en cumplimiento de sus funciones
como tales, y los documentos generados por mandatos del
servicio a personas naturales y jurídicas externas, se consideran
como parte integrante del patrimonio documental de dicho
servicio u organismo.
» En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus
políticas, responsabilidades legales y administrativas. En este
sentido, todo documento tiene información y, consecuentemente,
se hace imprescindible su control.
» Los documentos son únicos, en tanto cada trámite, resultado
de una acción administrativa, generada por actividades
desarrolladas en respuesta al cumplimiento de las funciones
de las entidades, produce en un tiempo y espacio jurisdiccional
un solo documento original. El hecho de ser únicos y constituir
una fuente primaria de información y prueba jurídica que se
deriva de ello, demanda cuidados especiales de conservación.
Para hablar efectivamente de Archivo, los documentos han
de estar organizados y su información accesible para su
uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un
funcionario especialmente nombrado para el cumplimiento
de dicha labor, generalmente denominado “encargado de
archivos”. Esta persona podría tener además a su cargo un
equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de
los documentos generados y administrados por el servicio
así lo ameriten. El perfil que debiera tener este encargado
se señala en la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N° 6.
Cabe tener presente que los documentos de carácter personal
y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los
institucionales.
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2. PLAN GENERAL DE TRABAJO

El Plan contempla tres fases, que deben ser entendidas como
una recomendación a los servicios y organismos públicos para la
organización y descripción de sus archivos.
Asimismo, dependiendo del estado de situación particular
que presente el archivo en un determinado servicio, se puede
comenzar por la primera, segunda o tercera fase de este Plan de
Trabajo.
SEGUNDA FASE
Objetivo 1: Envío de documentos al Archivo Nacional
Objetivo 2: Eliminación de documentos
Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200 e “Instructivo
para la solicitud de transferencias documentales a unidades
dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales”.
Procedimiento 2: Tabla de eliminación de documentos de acuerdo
a normativa aplicable.
Producto: Envío al Archivo Nacional – Eliminación física de documentos.

PRIMERA FASE
Objetivo: Control de los documentos (qué, dónde y cuándo)
Procedimiento: Organización documental
Producto: Catastro de documentos
TERCERA FASE
Objetivo: Sistematización de información
Procedimiento: Planilla Excel normalizada
Producto: Base de datos normalizada

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2.1. PLAN ESPECÍFICO PRIMERA FASE
Objetivo: Control de los documentos (qué, dónde y cuándo)
Procedimiento: Organización documental
Producto: Catastro de documentos
El objetivo primordial de esta fase es que los servicios u organismos
tengan control sobre los documentos que conservan y estén en
condiciones de responder a tres preguntas básicas:
¿QUÉ documentos conserva?
¿De CUÁNDO son estos documentos?
¿DÓNDE están estos documentos?
Para dar respuesta a estas tres interrogantes se ha elaborado
una herramienta que permite construir, de manera simple
y normalizada, un CATASTRO DOCUMENTAL.
¿CÓMO HACER UN CATASTRO DOCUMENTAL?
El Catastro Documental es una herramienta que permite
sistematizar ciertos campos de información necesarios para
controlar mínimamente la documentación que se conserva en
cada servicio.
Es fundamental entender que cuando hablamos de documentos
nos referimos al expediente, es decir, a la unidad formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente
por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. En
este sentido, un expediente puede ser un volumen empastado,
una rendición, una carpeta de personal, un informe, etc.
Existen tres hitos básicos que permiten la
elaboración de este Catastro:
1. Diseño de una metodología de organización de los documentos.
2. Organización e identificación física de los documentos.
3. Sistematización de la información.
HITO Nº 1: Diseño de una metodología de
organización de los documentos
Para proceder a organizar los archivos públicos es necesario que
previamente se defina cómo se llevará a cabo este proceso. La
elaboración de una metodología de organización se hace sobre la
base de dos procesos secuenciales:
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1. Clasificación:
En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de
tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte
de la estructura de un todo.
En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder,
en primera instancia, al organigrama institucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios,
memorandos, balances, entre otros.
2. Ordenamiento:
Ordenar es el segundo procedimiento que ha de aplicarse a los
documentos.
Es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, en
este caso documentos de una serie documental, relacionándolos
unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de
antemano.
Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de
ordenamiento, según sea su contenido.
Normalmente, los criterios de ordenamiento son: cronológico,
alfabético, onomástico, temático y geográfico.
El producto final del diseño de una metodología de organización
documental es el Cuadro Clasificatorio de Documentos: “La
estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las
actividades de una organización”.
Resulta recomendable que sea el encargado de archivos –cuando
exista- el que elabore el Cuadro Clasificatorio. Para ello, se
sugiere utilizar el criterio orgánico-funcional, que reproduce las
estructuras administrativas que éste posee.

CUADRO CLASIFICATORIO DE DOCUMENTOS

Archivo Fondo Sub Fondo Sub - Sub Fondo Serie Documental

Ministerio Servicios Públicos respectivos de Funciones Sub Funciones Oficios, Resoluciones, Actas,
cada archivo Ministerial (Dependencias) (Sub Dependencias) Proyectos, Balances, Bienestar,
Intendencias Comisiones de Servicio, Convenios,
Gobernaciones Contratos, Difusión, Capacitación,
Municipalidades Libro Mayor, Inventario de Bienes,
Notarios otros.
Judiciales
Conservatorios

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HITO Nº 2: Organización e identificación física de
los documentos
Teniendo definido el Cuadro Clasificatorio de Documentos, es
posible organizar e identificar los documentos de archivo.
Recomendaciones:
1. Catastrar los espacios físicos donde se conservan actualmente
los documentos de archivo (incluyendo depósitos, bodegas,
contenedores, closets y cualquier espacio donde se encuentren
documentos que hayan finalizado su tramitación). Para esto, se
recomienda utilizar la planilla “Catastro Depósitos de Archivos”
incluida en el Anexo Nº 1 de este Manual.
2. Asegurar que las llaves de acceso a estos depósitos estén
disponibles.
3. Evaluar las condiciones que presenta el recinto, especialmente
en materia de seguridad (control de acceso) y ambiental
(medidas mínimas de protección destinadas a evitar una
excesiva acumulación de polvo, presencia de roedores e
insectos y humedad).
4. Formar un equipo de trabajo, según la cantidad de espacios
físicos o depósitos de documentos y la cantidad de documentos
que se conservan en su interior.
5. Tomar todas las medidas de seguridad pertinentes, incluyendo
mascarillas y guantes.
El proceso de organización e identificación física de los
documentos incluye tres acciones fundamentales y dos acciones
complementarias.
Acciones fundamentales:
1. Organización física de los documentos:
La organización física de los documentos permitirá saber qué
documentos tiene un servicio público y de cuándo son, es decir,
cuál es su cronología.
Considerando la práctica y procedimientos archivísticos
generalmente aceptados, se procederá a organizar físicamente
los documentos, de acuerdo al Cuadro Clasificatorio que ha
sido definido previamente.
Para el logro de este objetivo se realizarán las siguientes tareas:
» Clasificación de las unidades documentales: Esta labor implica
la agrupación física de las unidades documentales en series
documentales, de acuerdo a su principio de origen y/o función.
Por ejemplo: Correspondencia Recibida o Enviada, Resoluciones,
Antecedentes de Proyectos y otras.
» Ordenamiento físico de los documentos: Cada una de las
series documentales de los distintos fondos y sub-fondos de
los servicios que ha sido agrupada físicamente, será ordenada
internamente de acuerdo al criterio que mejor corresponda, sea
cronológico, por materia, onomástico, geográfico u otro.
En este proceso es recomendable utilizar cajas u otro tipo de
contenedor, especialmente cuando la documentación no se
encuentre empastada, de tal forma de mantener la organización
que se le ha dado.
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2. Identificación física de las series
documentales
Definidas las series documentales y ordenadas internamente,
es fundamental proceder a identificarlas externamente. Para
ello es recomendable utilizar un marbete (rótulo o etiqueta) que
contenga datos mínimos que permitan una rápida identificación
de los documentos. De este modo, se podrá tener plena certeza
respecto de dónde está el documento. En el Anexo Nº 2, se incluye
un modelo de marbete.
3. Identificación general de la documentación
Se recomienda que las series documentales correspondientes a
documentos oficiales queden ubicadas físicamente en un solo
sector del depósito e identificadas externamente con un marbete
especial que tenga la siguiente glosa: “ENVIO AL ARCHIVO
NACIONAL”. Esto es con el propósito de tener identificados los
documentos que deben ser enviados al Archivo Nacional, de
acuerdo a los procedimientos que esta institución posee en
esta materia. Es recomendable que en este proceso se tome
contacto con el Archivo Nacional, con el objetivo de precisar qué
documentación debe ser enviada1 .
Acciones complementarias:
Durante el proceso de organización e identificación física
de los documentos es recomendable realizar dos acciones
complementarias a las ya definidas:
1. Conservación preventiva
La conservación preventiva tiene por objetivo asegurar la adecuada
conservación de los documentos. Incluye dos niveles:
Nivel 1: Asegurar que el espacio físico donde se conservan
los documentos cumpla con las mínimas condiciones para
evitar que se dañen, entre ellas las siguientes: que el espacio
no presente filtraciones de agua, que el cielo y el piso estén en
buenas condiciones, que no existan roedores e insectos, que no
sea húmedo, buen estado de la red eléctrica y un sistema que
restrinja el acceso a cualquier persona2.
Nivel 2: Asegurar la preservación de los documentos mediante
las siguientes acciones:
» Quitar todos los objetos que puedan ser dañinos a los documentos,
tales como clips, gomas, cinta scotch y otros elementos que
puedan ser perjudiciales.
» Remover papeles borradores, marcadores, clasificadores, entre
otros.
» Plegar los registros que son más grandes que el tamaño oficio.
» Limpiar con un paño suave el polvo que esté depositado en los
documentos.
2. Retiro de documentación que se encuentre
en muy mal estado de conservación física.
Se entiende por “muy mal estado de conservación física”, todo
documento que presente severo daño físico y cuyo contenido sea ilegible.
Los documentos deben ser retirados del archivo o depósito e
inventariados en la medida de lo posible.
En el caso que no se disponga de otro espacio físico, estos
documentos deben estar reunidos en un solo lugar, almacenados
en cajas identificadas exteriormente con un cartel que tenga la
siguiente glosa: “DAÑO FÍSICO SEVERO”.
Tal circunstancia debiera ser notificada por el encargado de
archivos a su jefatura, con el fin de que se tomen las medidas
administrativas correspondientes.

1 Ver documento de trabajo del Archivo Nacional, link: www.dibam.cl/archivo_nacional/contenido.asp?id_contenido=811&id_submenu=1225&id_menu=15.

También se puede recurrir a Anexo 4C de este Manual.
2 En la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N° 4, se describe el procedimiento más avanzado de la habilitación de depósito de archivo.

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HITO Nº 3: Catastro de series documentales

Con el objeto de tener un acceso eficiente y eficaz a la información

contenida en los documentos, se ha elaborado la planilla “Catastro
de Documentos de Archivo” incluida en el Anexo Nº 3 de este
Manual.

Esta planilla debe ser completada para el 100% de los documentos

de archivo que conserva un servicio.

Se recomienda que sea el Encargado General del Archivo (en el

caso que se haya designado uno) quien complete esta planilla.

Recomendaciones
En el caso que el servicio no tenga un Archivo Administrativo
Central, se recomienda que, además de designar un Encargado
General, se nombre también un Encargado Específico en cada
una de las divisiones, departamentos u oficinas que sean parte
del servicio.

En caso que el Servicio tenga parcialmente un Archivo Central,

esto es, sólo con algunas unidades, el Encargado General deberá
solicitar el nombramiento de un Encargado Específico en cada
una de las unidades del Servicio que no sean parte del Archivo
Administrativo Central.

El Encargado General debiera ser quien instruya al Encargado

Específico respecto de los procedimientos y herramientas
descritas en este Manual.

El Equipo Técnico – Archivos Públicos, de la Comisión de Probidad

y Transparencia, podrá apoyar a los encargados en sus respectivos
servicios.

Aquellos servicios que cuenten actualmente con una base de

datos que les permite acceder de forma eficaz y eficiente al 100%
de la documentación que conservan, no requieren elaborar este
catastro.

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2.2. PLAN ESPECÍFICO SEGUNDA FASE

Objetivo 1: Envío de documentos al Archivo Nacional
Objetivo 2: Eliminación de documentos
Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200 e “Instructivo para la solicitud de
transferencias documentales a unidades dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales”.
Procedimiento 2: Tabla de eliminación de documentos de acuerdo a la normativa aplicable
Producto: Envío al Archivo Nacional- Eliminación física de documentos

Para la Segunda Fase del Plan de Trabajo se han definido dos hitos Normativa en el uso de documentación
fundamentales; el primero es el envío de documentos oficiales electrónica
de los servicios públicos al Archivo Nacional, de acuerdo a lo que
La regulación y los efectos legales del documento electrónico 3,
establece el Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200 y el “Instructivo
como instrumento de la Administración del Estado, se reconoce con
para la solicitud de transferencias documentales a unidades
la entrada en vigencia de la ley N°19.7994 , sobre Firma Electrónica,
dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales”. El
y la posterior dictación de su reglamento5. Posteriormente se
segundo hito tiene que ver con la eliminación de documentos en
dicta la Ley N° 19.880, sobre Procedimientos Administrativos, la
conformidad a la normativa vigente sobre la materia.
que consagra en su artículo 5° el principio de la “escrituración”,
al señalarse que el procedimiento administrativo y los actos
Respecto de la documentación electrónica, y de acuerdo a lo
administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito
señalado en la Circular N° 051 del 9 de febrero de 2009 de la
o por medios electrónicos.
Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, cada institución
debe mantener un repositorio de documentos electrónicos en
Por su parte, el artículo 6° de la Ley N° 19.799, señala que los
las condiciones definidas en el párrafo 4º del Decreto N° 81, de
órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar
2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y por los
contratos y expedir cualquier documento, dentro del ámbito de su
plazos indicados en los artículos 6º, 7º y 9º del Decreto N° 77, de
competencia, suscribiéndolo por medio de firma electrónica, con
2004, del mismo Ministerio.
excepción de aquellas actuaciones para las cuales la Constitución
Política o la ley exijan una solemnidad que no es susceptible
A continuación se entregan antecedentes de la normativa
de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la
que regula el manejo de documentación electrónica en la
concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba
Administración del Estado.
intervenir en ella6.

3 La Ley N°19.779, define en su artículo 2° el documento electrónico como “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un
modo idóneo para permitir su uso posterior.”
4 Publicada en el Diario Oficial de 12 de abril de 2002.
5 Decreto N°181, de 17 de agosto de 2002, del Ministerio de Economía.
6 La Ley N°19.880 sobre Procedimientos Administrativos, habla en su artículo 18 de “expediente electrónico” y en el artículo 19 de la “utilización de medios electrónicos”, y consagra el principio de la “escrituración”, en su
artículo 5, señalando que “el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más
adecuada de expresión y constancia”. Ver link: http://www.subdere.gov.cl/1510/articles-66512_recurso_1.pdf

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El Reglamento de la Ley N°19.799, indica en su artículo 39 que
deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada7, los
actos administrativos formalizados por medio de documentos
electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos
de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la
emisión de cualquier otro documento que expresa la voluntad de
un órgano o servicio público de la Administración del Estado8, en
ejercicio de su potestades legales y, en general, todo documento
que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que
deban producir los efectos de éstos.
El mismo Reglamento señala, además, en su artículo 54, que “se
elaborará la norma técnica que permita que las comunicaciones
por medios electrónicos efectuada entre los órganos de la
Administración del Estado y de éstos con los ciudadanos operen
de manera efectiva y eficiente”. En virtud de dicho mandato
reglamentario se dictan tres decretos que fijan el marco regulatorio
a este respecto:
a) Decreto N° 77 de la SEGPRES, de 23.12.2004, que aprueba
norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones
electrónicas entre órganos de la administración del estado y
entre éstos y los ciudadanos.
b) Decreto N° 81 de la SEGPRES, de 03.06.2004, que aprueba
norma técnica para los órganos de la Administración del Estado
sobre interoperabilidad de documentos electrónicos.
c) Decreto N° 83, de la SEGPRES, de 03.06.2004, que aprueba
norma técnica para los órganos de la Administración del
Estado sobre seguridad y confidencialidad de documentos
electrónicos.
De conformidad a lo anterior, se distinguen tres niveles de
regulación en la materia: eficiencia de la comunicaciones
electrónicas órgano/órgano – órgano/ciudadano; interoperabilidad
de los documentos electrónicos; y, seguridad y confidencialidad
de los documentos electrónicos.
Sobre el particular, el Decreto N°779 señala que deberá quedar
constancia de la transmisión y recepción de las comunicaciones
efectuadas por medios electrónicos10 e identificarse al remitente,
destinatario, fecha y hora de las mismas. Además, con la finalidad
de asegurar la constancia de la transmisión y recepción, los
órganos de la Administración del Estado que hagan uso de medios
de comunicación electrónicos, deberán conservar los registros de
estas comunicaciones por un periodo de tiempo que no podrá
ser inferior a 6 años. Dentro de ese orden de ideas, el artículo
13 del mismo Decreto señala que las fechas de transmisión y
recepción, acreditadas de conformidad a lo antes señalado, serán
válidas a efecto del cómputo de los plazos establecidos en la Ley
N° 19.88011.
HITO Nº 1: Envío de documentos al Archivo
Nacional. DFL Nº 5.200
Para el adecuado cumplimiento de este hito es fundamental que
el servicio u organismo tenga pleno conocimiento de las series
documentales que conserva, su cronología, metros lineales y su
contenedor (empaste, archivador, carpeta u otro).

7 La Firma Electrónica Avanzada es “aquella certificada por un prestador acreditado que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los
datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría” y la Firma Electrónica Simple
es “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permita al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”, según lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley.
8 Según lo dispuesto en el artículo 6, inciso 3°, de la Ley N°19.779, se excluyen aquí a las empresas públicas creadas por ley.
9 Artículos 6, 7 y 9.
10 El artículo 24 del Decreto N°81, dispone que cada institución deberá mantener un repositorio de documentos electrónicos, el cual deberá ser accesible por medios electrónicos.
11 Cabe recordar que dicha Ley reviste el carácter de supletoria de la Ley N°20.285.

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Normas para realizar envíos documentales al

Archivo Nacional
1.De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del
Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, de 192912, deben ingresar
anualmente al Archivo Nacional los documentos que hayan
cumplido los siguientes plazos de antigüedad13:

Organismos Años de antigüedad Tipos documentales

Ministerios 5 Documentos en general

Intendencias 60 Documentos en general
Gobernaciones 60 Documentos en general
Municipalidades 60 Libros de actas
Notarios y Conservadores 80 Protocolos notariales y registros de
de Bienes Raíces hipotecas, conservatorios de bienes raíces,
comercio y de minas
Tribunales de Justicia, Notarios 30 Libros copiadores de sentencias,
y Conservadores de Bienes Raíces de expedientes judiciales, protocolos
Tarapacá, Antofagasta, Aysén notariales y registros de hipotecas,
y Magallanes conservatorios de bienes raíces, comercio
y de minas
Tribunales de Justicia 80 Libros copiadores de sentencias
y expedientes judiciales

En atención a que el Decreto con Fuerza de Ley N°5.200 no

reglamenta la forma cómo debe efectuarse el ingreso de los
documentos al Archivo Nacional, este último definió algunos
procedimientos al respecto, los que se consignan en un
instrumento interno de dicha repartición denominado “Instructivo
Para la Gestión Transferencias Documentales al Archivo Nacional”,
del año 200814.

12 El DFL N° 5.200 está incluido en el Anexo N°4A de este Manual. También se puede acceder al link: http://www.bcn.cl/leyes/129136
13 Circular N°051 del 9 de febrero de 2009 de la DIBAM
14 Documento de Trabajo del Archivo Nacional. Ver link de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos: www.dibam.cl/archivo_nacional ingresar a “transferencias documentales” al lado inferior derecho de la página. También
se puede recurrir al Anexo 4C de este Manual.

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En el mencionado documento interno se establecen algunas 2. En el caso de ministerios y servicios públicos, las series
normas técnicas que resulta útil tener presente al momento de documentales existentes se ordenarán cronológicamente por
efectuarse el envío de documentación al Archivo Nacional15. tipos documentales de acuerdo a la siguiente pauta:

» Decretos Supremos
1. Para verificar un envío documental por primera vez, las
» Decretos Exentos
instituciones deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina
» Copias de Decretos
del Sistema Nacional de Archivos, en el caso de las que se
» Resoluciones con toma de razón
encuentran localizadas en la Región Metropolitana, o a sus
» Resoluciones Exentas
Archivos Regionales en lo que se refiere a organismos públicos
» Copias de Resoluciones
de las regiones de La Araucanía y Tarapacá.
» Circulares Emitidas
» Providencias
En el caso de los organismos localizados en donde a la fecha
» Ordenes Internas
no existen Archivos Regionales, deberán completar un Catastro
» Comunicaciones recibidas (oficios, cartas y solicitudes)
de Archivos y enviarlo a la oficina del Archivo Nacional que
» Comunicaciones enviadas
corresponda.

2. Sobre la base de la información derivada de la visita/catastro, 3. En cuanto a documentación judicial, ésta debe ordenarse en
se remitirá al servicio requirente una comunicación con las legajos con numeración consecutiva. A su vez, cada legajo
recomendaciones técnicas específicas para aceptar el ingreso deberá ordenarse internamente por el número de causa de
documental, siempre que esta proceda. cada uno de los expedientes que lo conforman.

3. Para autorizar un envío/ingreso documental, los estándares

mínimos de organización, identificación, inventario, Formulario de envíos
conservación y embalaje solicitados por el Archivo Nacional
Una vez realizados los procesos de organización, la institución
son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones
procederá a completar los “Formularios de Envío”16, en los que se
excepcionales en algunos de ellos, se debe informar y acordar
resumirá la información por cada tipo documental que se envía.
modalidades especiales de forma previa al traslado de la
documentación.
Toda la documentación en proceso de envío será debidamente
inventariada en una planilla electrónica Excel o en el sistema
proporcionado por el Archivo Nacional. Para realizar dicha
Organización de documentos
descripción, las instituciones deberán utilizar el Formato de
1. En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las Inventario correspondiente17 .
series documentales existentes y ordenarse cronológicamente
por fecha, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y de
acuerdo a su disposición numérica interna.

15 Archivo Nacional de la Administración Central. Agustinas 3250 - Comuna de Santiago.

Archivo Regional de La Araucanía. Lautaro 1171 - Comuna de Temuco.
Archivo Regional de Tarapacá. Avenida Arturo Prat 2120, Comuna de Iquique.
16 El formulario de Envío se incluye en el Anexo N° 4B de este Manual.
17 En este caso, la planilla Excel que contiene el Catastro de Series Documentales, Anexo N°3 del Manual.

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Conservación de documentos
Para proteger los documentos de extravío o deterioro, se deben
aplicar procedimientos que aseguren su integridad.
La encuadernación de documentos debe realizarse de acuerdo
a las pautas definidas en las “Normas de Encuadernación de
Documentos de Archivo”, contenidas en el Oficio Circular Nº 349,
de 1979, del Conservador del Archivo Nacional18.
Los documentos judiciales, deben agruparse en expedientes,
legajos y cajas, siguiendo las Normas de Conservación para
Expedientes Judiciales.
Proceso de embalaje y traslado de documentos
Los volúmenes o legajos, deben ordenarse correlativamente por
años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y
disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje.
Según sea la unidad de destino del envío documental, el funcionario
responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Archivo
correspondiente, documento en el cual se indicarán los años
extremos y volumen de la documentación.
Para acordar la definición del día y hora en que se efectuará el
traslado de los documentos, la institución debe contactarse con
la Oficina del Sistema Nacional de Archivos o su Archivo Regional
respectivo.
El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito
reservada por el Archivo Nacional, serán de responsabilidad de la
institución que entrega los documentos.
18 Dicho oficio establece las características técnicas del empaste o encuadernación y los rótulos, aspectos incluidos en el Anexo N° 4D de este Manual.
19 Circular N° 051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.
20 Ver Oficio Circular N° 28.704/81 de la CGR incluido en el Anexo 5 de este Manual. Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
21 Circular N° 051 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Al momento de recibirse la documentación, el funcionario
encargado le entregará copia de los documentos ingresados, con
timbre de recepción conforme provisional.
Con posterioridad, le será remitido un oficio de recepción
definitiva, con indicaciones del material faltante si es que fuera
el caso.
HITO Nº 2: Eliminación y disposición de
documentos
La eliminación de documentos es el procedimiento mediante
el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la
documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse
a cabo tras el correspondiente análisis de las características
históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de
la documentación, y dejando un registro del material eliminado19.
Asimismo el proceso de eliminación debe hacerse en en apego
estricto a las normas establecidas por la Contraloría General de
la República20.
Para el proceso de eliminación se considera como una buena
práctica la utilización de aquellos medios alternativos a la
incineración de documentos. En este entendido, se proponen
procedimientos de orden tanto físico como químico que garanticen
la imposibilidad de reconstruir la información contenida en los
documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservación
de la naturaleza21.
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Normativa
1. Documentos en general
a. Las normas generales a este respecto se contienen y resumen
en el Oficio Circular N° 28.704, del 27 de agosto de 1981, de
la Contraloría General de la República.
Según lo dispuesto en tal Oficio, la autorización para
eliminar documentos de los órganos de la Administración
del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la
República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de
los órganos que gozan de autonomía administrativa procede
que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura
Superior, dictándose para ello la correspondiente resolución22.
Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales
contempladas en la ley23.
b. Respecto de la documentación oficial 24 de los servicios
u órganos de la Administración, y de conformidad a lo
dispuesto en el artículo 14 del DFL N°5.200, deben ingresar
anualmente al Archivo Nacional los “documentos de los
distintos Ministerios” cuando hayan cumplido 5 años de
antigüedad, no procediendo a su respecto la destrucción o
disposición.
c. En lo relativo a la documentación no oficial25 que ha perdido las
condiciones que la hacían útil o aprovechable por el servicio
respectivo (Párrafo II N°3 y V), se aplican las prescripciones del
Decreto N° 577, del 11 de octubre de 1978, del ex Ministerio de
Tierras y Colonización (hoy Ministerio de Bienes Nacionales),
que establece el Reglamento sobre Bienes Muebles Fiscales.
El mencionado Decreto señala, en sus artículos 30, 31 y 32,
que el material de desecho como el papel, cartulina, cartón,
tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en
desuso o no aprovechable será enajenado por el Ministerio
de Bienes Nacionales, en representación del Fisco, mediante
subasta pública o privada, fijando al efecto las condiciones
más favorables. Señala también que en casos calificados la
Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material
de desecho, o bien su destrucción o incineración. En caso de
dudas, corresponde a dicho Ministerio la determinación de si
el material reúne las condiciones antes mencionadas.
d. En lo relativo a este material, es necesario hacer mención
a la norma contenida en el artículo 13 del DL N°2341, del
7 de octubre de 1978, que autorizó a los “Servicios de la
Administración Pública para enajenar directamente el papel
de desecho y archivos en desuso”, teniendo el producto de las
enajenaciones el carácter de ingreso propio del Servicio.
Si bien el Oficio Circular N° 28.704, de 27 de agosto de
1981, de la Contraloría General de la República, no recoge
ni analiza la norma aludida, tal disposición no se encuentra
expresamente derogada en nuestro ordenamiento jurídico,
existiendo algunos servicios que la aplican26.
2. Situaciones especiales
Existen muchas situaciones especiales relativas a documentación
generada o mantenida por los órganos y servicios de la
Administración, algunas de ellas no consideradas por las
disposiciones del Oficio Circular N° 28.704, y otras que han sido
tratadas por cuerpos legales propios o dispersos.

22 Dictamen N°15.231/96 C.G.R

23 Ejemplo de ello es el artículo 6 del DL N°2859/79, Ley Orgánica de Gendarmería de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N°1908/92 C.G.R.) y el artículo 17 del DFL N°830/80, Ley Orgánica
del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad.
24 Respecto de los conceptos de “documentación oficial” y “documentación no oficial”, ver dictámenes N°3191/04 y N°2921/87 de la C.G.R. en relación con el artículo 1.699 del Código Civil.
25 Idem, anterior.
26 Ver Oficio Circular N°4369/87, del Servicio de Impuestos Internos.

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a. Documentos de la deuda pública, especies f. Documentos previsionales:

valoradas u otros efectos: Las instituciones de previsión social, previa autorización de
Se eliminan dos años después del examen de la Contraloría la Superintendencia de Seguridad Social, pueden microfilmar
General, trámite en el cual también debe intervenir el Contralor o reproducir electromagnéticamente la documentación
General o su delegado27. entregada a su custodia. Igual autorización rige para el caso de
la destrucción de dichos originales31. En lo relativo a licencias
b. Libros, documentos y cuentas aprobadas: médicas y documentación sobre Subsidios por Incapacidad
Se incinera después de tres años desde su revisión definitiva, Laboral, éstos se deben conservar durante 5 años desde su
salvo que el Contralor General considere especial interés en otorgamiento32, al igual que la documentación de los servicios
conservarlos28. de bienestar del sector público33. Los expedientes médicos,
evaluaciones de invalidez, declaraciones de irrecuperabilidad,
c. Documentos relativos a personal: y dictámenes al respecto, se deben conservar en forma
Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco años si permanente34.
los antecedentes constan en libros o tarjetas individuales.
En caso contrario deberán ser conservados, salvo el hecho g. Documentos de Salud:
de que las personas de las que se trata no pertenezcan a En materia de registros clínicos, los hospitales y clínicas
la Administración29. Adicionalmente, los antecedentes deben contar con un sistema de registro de información, la
administrativos no ingresados al Archivo Nacional, y que que deberá conservarse por un plazo mínimo de 10 años, a
justifiquen nombramientos de personal, podrán devolverse contar de la última atención realizada al paciente35. En cuanto
a los interesados después de cumplidos dos años desde la a los documentos farmacéuticos, específicamente las recetas
fecha de su designación, dejándose constancia de haberse despachadas de estupefacientes y sicotrópicos, deberán
retirado30. inutilizarse y permanecer archivadas en el establecimiento,
al menos un año siguiente al de su despacho36. De tratarse
de recetas despachadas de productos de venta restringida
d. Documentos representativos de obligaciones
se archivarán en forma cronológica, pudiendo destruirse
pendientes:
transcurrido un año37.
Estos documentos deberán ser conservados más allá de la
total extinción de la obligación para el eventual examen de
las operaciones a que se refieran. El destino definitivo de la h. Documentos indígenas:
documentación estará condicionado a los resultados de los El Archivo General de Asuntos Indígenas, dependiente del
exámenes que se practiquen. Archivo Nacional, conservará los documentos oficiales que se
generen en materia indígena38.
e. Documentos de Fiscalía:
Se eliminan, previa autorización de la Unidad Jurídica Superior
en cada caso.

27 Artículo 14 en relación al artículo 42 de la Ley N° 10.336, Orgánica de la C.G.R. Ver además, Oficio Circular N°25/96 de la Tesorería General de la República.
28 Artículo 21 Ley N° 10.336. Dictamen N° 29.820/03 C.G.R.
29 Dictamen N° 10.588/94 C.G.R.
30 Artículo 10 de la Ley N°16.436 y Dictamen N°931/94 C.G.R.
31 Artículo 2 del D.L. N°2412/78.
32 Ordinarios SUSESO N°24.160/98;22.909/04; 30.004/08.
33 Ordinarios SUSESO N°1468/89; 320/94;2187/00;69.256/06.
34 Ordinario SUSESO N°7.765/88;24.160/98;30.004/08.
35 Artículo 17 del Decreto N° 161/82 del Ministerio de Salud.
36 Decretos N°404 y N°405 de 1983 del Ministerio de Salud.
37 Decreto 466 de 1984 del Ministerio de Salud.
38 Artículo 30 de la Ley N° 19.253.

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i. Documentos tributarios :
La conservación o exclusión de documentos de carácter Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición a que se refiere
tributario se rige fundamentalmente por las normas de los el artículo 6º de la Ley N° 18.845”.
artículos 200 y 201 del Código Tributario, que señala las
normas de prescripción de la obligaciones de esta índole, y
respecto de la cuales ha de conservarse la documentación de 4. Plazos
respaldo, sin perjuicio de las normas especiales del artículo
92 bis del mismo código, que establece que la Dirección En general los plazos considerados por la normativa para eliminar
Nacional podrá disponer que los documentos que mantenga material de archivo, cuentan desde la emisión del documento,
bajo su esfera de resguardo, se archiven en medios distintos salvo para el caso de la documentación relativa a la contabilidad
al papel, cuya lectura pueda efectuarse mediante sistemas fiscal, municipal o de la beneficencia pública, donde la destrucción
tecnológicos39 40. o incineración procederá luego de tres años desde su revisión
definitiva 42.
j. Documentos de Aduana:
Los despachadores o agentes de aduana están obligados
a conservar la documentación del despacho de las Daño por desastres
mercaderías41. Es del caso señalar aquella circunstancia no prevista en el Oficio
Circular N° 28.704, referida a documentos que por diversas
k. Otros no señalados: circunstancias, tales como inundaciones, terremotos, lluvias,
Respecto de la documentación no considerada expresamente, incendios, entre otros, quedan inutilizados, y que por tanto se
la Contraloría recomienda darla de baja previa consulta. debe proceder a su incineración para evitar su mal uso y otros
Igual consulta se debiera hacer frente a la calificación de un efectos nocivos para la salud.
documento o respecto de la situación legal del mismo.
Sobre el particular, la Contraloría General de la República43 señala
que dicha circunstancia es un imprevisto imposible de resistir
y constituye un caso fortuito o de fuerza mayor, regulado por el
3. Documentos no eliminables artículo N° 45 del Código Civil.

De acuerdo a la Circular N° 051 del 9 de febrero de 2009 de

la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, “está prohibida
5. Formalidades
la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural,
aunque haya sido microcopiado o micrograbado. Se entiende
La destrucción de todo documento debe ser registrada en un acta
que tienen tal carácter aquellos documentos pertenecientes a la
levantada para este efecto, dando cuenta de la forma en que se
Administración Pública respecto de los cuales el Conservador del
ha cumplido con este procedimiento.

39 El artículo 17 del Código Tributario dispone que le corresponde al Secretario General actuar como Ministro de Fe, autorizando con su firma las transcripciones de las resoluciones y otros documentos emitidos por el Director
y otros funcionarios de la Dirección Nacional facultados para ello y los poderes que se presenten para actuar ante dicha Dirección. Además, debe autori¬zar la eliminación de timbres, sellos y documentos del Servicio.
40 Ver circular N°4.369/87 del Servicio de Impuestos Internos.
41 Ver artículos 78, 195, 201 y 203 de la Ordenanza General de Aduanas.
42 Artículo 21 de la Ley N° 10.336, Orgánica de la C.G.R.
43 Dictamen N°39.565/07 de la C.G.R.

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b) Metodología e instrumentos de la eliminación
documental
Alcances
La eliminación de documentos es un procedimiento que requiere el
cumplimiento de una serie de acciones, incluyendo la elaboración
de un Inventario de Selección Documental, Evaluación y Valoración
de éste, selección, formalización mediante un Acta de Eliminación
firmada por la máxima autoridad del servicio y, finalmente, la
eliminación física de los documentos.
Procedimiento de Eliminación Documental
» Paso 1: Elaboración de Inventario de Selección Documental
Se recomienda que el servicio elabore un Inventario de Selección
Documental para cada sub fondo documental del servicio. Esta
labor la podría desarrollar el encargado de archivo y su equipo.
Con el objeto de facilitar la elaboración de este Inventario, se
ha diseñado la planilla “Inventario de Selección Documental”,
incluida en el Anexo Nº 6 de este Manual.
» Paso 2: Valoración de la documentación de acuerdo al Inventario
de Selección Documental
Se recomienda que el encargado de archivo del servicio
genere una mesa de trabajo con la autoridad responsable de
cada uno de los sub fondos que existe en su institución, con
el objetivo de revisar, en conjunto con ella, el Inventario de
Selección Documental correspondiente a su unidad y definir
qué documentos pueden ser eliminados.
Para el proceso de valoración documental se recomienda
considerar la tipología de valores utilizada habitualmente por la
archivística, que menciona los siguientes puntos:
» Valor administrativo: cuando la documentación contiene
información que es necesaria para la gestión de la institución.
» Valor jurídico: en caso de que se trate de documentos legales,
como resoluciones, actas, copias autorizadas de escrituras
44 Para la elaboración de este Inventario se puede utilizar la Planilla Inventario de Selección Documental, pero dejando sólo el detalle de las series documentales que fueron definidas como eliminables, especificando a partir
de qué año. Dicha planilla se encuentra en el Anexo N° 6 de este Manual.
45 En Anexo N° 7 se incluye un modelo de Acta de Eliminación.
46 Dictamen N°15.231/96 C.G.R.
47 Ver Circular N°051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.
públicas, documentos protocolizados, instrumentos privados
u otros similares.
» Valor fiscal: asociado a documentación contable.
» Valor informativo: Se refiere a aquellos documentos cuyo
contenido es un aporte para la gestión de la institución. Se
trata fundamentalmente de documentación técnica.
» Valor intrínseco: El 100% de esta documentación no tiene valor
intrínseco, esto es, derivado de su edad, asociaciones históricas,
forma, características físicas, estéticas y/o valor monetario.
» Paso 3: Elaboración de Inventario de Eliminación Documental y
Acta de Eliminación
Finalizado el proceso de valoración en la unidad correspondiente,
se sugiere que el servicio genere un Inventario de Eliminación
Documental con el detalle de los documentos que, por decisión
de la autoridad de la unidad, y atendiendo la normativa general
y la institucional, se definieron como eliminables.
El servicio procederá entonces a elaborar un Inventario de
Eliminación44 y Acta de Eliminación Documental45. Ambos
documentos serán entregados a la autoridad de la unidad
correspondiente para su revisión y firma.
En el caso que en el proceso de valoración y selección hayan
participado más funcionarios, el Acta de Eliminación deberá
incluir sus firmas.
» Paso 4: Formalización de la Eliminación Documental
Según lo dispuesto por el Oficio Circular N°28.704 de la
Contraloría General de la República, la autorización para
eliminar documentos de los órganos de la Administración
del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la
República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los
órganos que gozan de autonomía administrativa procede que
dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior,
dictándose para tal efecto la correspondiente resolución46 .
Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales
contempladas en la Ley47 .
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2.3. PLAN ESPECÍFICO TERCERA FASE

Objetivo: Descripción documental
Procedimiento: Planilla Excel normalizada
Producto: Base de datos normalizada

Para el adecuado inicio de la Tercera Fase es fundamental que las

dos fases anteriores se hayan realizado y, por tanto, exista plena
certeza de cuáles son los documentos que van a ser descritos.

HITO Nº 1: Diseño de cronograma de trabajo

Dado el alto nivel de trabajo que significa la ejecución de la Tercera

Fase, es recomendable que cada servicio diseñe un cronograma
de trabajo destinado a describir los documentos, dando mayor
prioridad a aquellos que tienen un alto nivel de consulta.

En la elaboración de este cronograma, es importante no perder de

vista que la existencia de un archivo depende de seis elementos
básicos:

Elementos Productos

1. Los documentos que lo integran deben tener cierta orgánica.
2. La información contenida en los documentos debe ser
fácilmente recuperable para su uso.
3. Los documentos deben ser encontrados de manera expedita.
4. Los archivos deben ser conservados en instalaciones adecuadas.
5. Es necesaria la definición y aplicación de procedimientos.
6. Se recomienda el nombramiento de un encargado de archivo, y
eventualmente de ayudantes.
Cuadro Clasificatorio
Base de Datos
Documentos identificados y almacenados
Depósito adecuado, con estanterías suficientes
Manual de Procedimientos Gestión de Archivos
Encargado de Archivo (equipo de ayudantes).

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HITO Nº 2: Catalogación documental
Sólo cuando los documentos están organizados y sus datos
descritos de acuerdo a procedimientos estandarizados, la
información contenida en ellos es accesible y puede, incluso, ser
un recurso estratégico para la eficiente gestión del servicio.
La descripción documental significa sistematizar, de acuerdo a un
proceso estandarizado, ciertos campos de información contenidos
en una unidad documental o expediente, generando, para cada
una, un registro específico en la base de datos.
En este sentido, la base de datos está integrada por campos
previamente definidos y estandarizados. Cada documento
(expediente), cuya información es ingresada en los campos que
contiene la base de datos, equivale a un registro.
A continuación, se detallan los campos mínimos de información
que debe tener una base documental de Archivo48. En Anexo Nº 8
se incluye la Planilla de Descripción de Documentos, que puede
ser utilizada como herramienta para la sistematización de la
información.
Código de Referencia (01)
El objetivo de este campo es identificar el Archivo y Fondo al que
pertenecen los documentos que serán descritos.
De este modo, es recomendable generar una sigla normalizada
de fácil comprensión.
Ejemplos:
MINTSAG (Ministerio del Interior, Secretaría Administración
General)
MECOCORFO (Ministerio de Economía, CORFO)
Esta sigla deberá ser escrita SIEMPRE de la misma forma,
aplicada al campo 01 Código de Referencia.
Productor corporativo (60)
El objetivo de este campo es consignar el nombre de la(s) entidad(es)
(divisiones, departamentos u oficinas, u otras) responsables de la
generación del documento que se describe. En este caso, escribir
el Sub-Fondo que generó el documento. En caso que exista un
Sub-Sub Fondo, deberá consignarse a continuación.
Es fundamental que la información ingresada en este campo
esté completamente normalizada y la unidad generadora sea
efectivamente parte de la orgánica institucional.
Nivel de descripción (30)
El objetivo de este campo es identificar el nivel de organización
de la unidad documental que se describe. En este caso, se debe
escribir el nombre de la serie documental. Por ejemplo: Informes.
Título (10)
El objetivo de este campo es denominar el documento (expediente)
que se está describiendo.
Se puede utilizar el mismo título del documento, tal cual se
encuentra escrito en él. Si el documento no tiene título, se debe
asignar uno acorde a su contenido. Normalmente, en este caso,
se escribe el nombre de la serie documental a la que pertenece el
documento, por ejemplo: Resolución, Informe.
Es recomendable no utilizar siglas y/o abreviaturas.

48 El formato que se describe a continuación se ha construido a partir del Formato Básico Normalizado para la Elaboración de Bases de Datos, documento elaborado por el Archivo Nacional en base a la Norma Internacional
General de Descripción Archivística (ISAD_G).

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Fechas del documento (20) Unidad de almacenamiento

El objetivo de este campo es identificar la o las fechas, en este Corresponde a la unidad de almacenamiento que tiene el
caso extremas, que tiene el documento. documento, por ejemplo empaste, carpeta u otro.

El formato de fecha debe cumplir SIEMPRE la siguiente norma de Número de registro

Número de Registro ingreso:
Es el número que se le asigna a la unidad documental y que
siempre debe corresponder al número con que se identifica la
unidad documental en el Archivo Físico.
Fecha desde Fecha hasta
ddmmaaaa ddmmaaaa Es recomendable que el Archivo contenga una única numeración.

Existen dos campos adicionales que son necesarios para el

En caso que sólo exista una fecha, ésta debe entenderse como la
fecha “desde”.
Resumen de contenido (110)
El objetivo de este campo es entregar la información necesaria
que permita apreciar el contenido del documento que se está
describiendo.
Es recomendable que la información sea ingresada sin siglas y/o
abreviaturas.
Extensión máxima: 1.600 caracteres.
adecuado control de ingreso de la información en la base de
datos:
Fecha de ingreso (330)
En este caso, corresponde consignar la fecha (ddmmaaaa) en que
fue ingresado el registro a la base de datos.
Responsable del ingreso (350)
Especificar el nombre (sólo las iniciales de su nombre y apellidos),
del funcionario que ingresó el registro, pues en un servicio puede
que haya más de un catalogador y es importante tener un mínimo
de control sobre quien ingresó un determinado registro.

Recomendaciones:
Notas (360)
Durante el proceso de catalogación es recomendable cumplir con
El objetivo de este campo es consignar información especial,
los siguientes procedimientos:
cualquier otro tipo de información que no haya sido incluida en
los campos anteriores. » Limpieza de las unidades documentales.
» Retiro de notas y materiales que no formen parte de la
Es recomendable que la información sea ingresada sin siglas y/o documentación.
abreviaturas. » Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores
metálicos y otros.
Extensión máxima: 150 caracteres.
» Eliminación de duplicados.
» Verificación que la documentación se encuentre completa,
incluyendo sus antecedentes.

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HITO Nº 3: Almacenamiento e identificación de
documentos
Las unidades documentales que se instalen en el archivo deben
estar debidamente identificadas con un marbete exterior que sea
legible fácilmente. Esto tanto en empastes como carpetas u otro
tipo de unidad de almacenamiento.
En el caso de carpetas se recomienda almacenarlas en cajas, que
deberán ser identificadas con un marbete exterior que explicite
la numeración correlativa de las unidades documentales que
contiene, en este caso carpetas.
HITO Nº 4: Habilitación de depósito para archivo
El depósito de archivo debe reunir las condiciones necesarias para
asegurar la adecuada conservación de los documentos. A este
respecto es importante considerar factores medioambientales y
de seguridad.
Entre los primeros, es fundamental que el depósito tenga una
temperatura y humedad estable y luz necesaria para acceder al
documento instalado en la estantería. Además, el recinto debe ser
cerrado, con el objeto de evitar al máximo el ingreso de insectos,
roedores u otro tipo de animales. No obstante, debe contar con
ventilación adecuada, que no implique en modo alguno el ingreso
excesivo de polvo.
Las condiciones de seguridad tienen que ver con dos aspectos:
el primero, la infraestructura del depósito debe ser de buena
calidad, no inflamable y con suficiente resistencia para soportar
el peso de los documentos que allí se conservarán. Segundo, el
acceso al recinto debe estar controlado, idealmente sólo debiera
poder ingresar un(os) funcionario(s) autorizado(s). Para ello
resulta también recomendable designar un encargado de archivo
y, eventualmente, un equipo a su cargo.
El depósito debe estar habilitado con estanterías. Idealmente,
éstas deben ser metálicas, suficientemente sólidas.
Finalmente, es recomendable que el depósito cuente con un
programa de mantenimiento permanente, que incluya una
limpieza periódica del recinto, estanterías, piso y paredes, como
asimismo de los documentos que allí son conservados.
HITO Nº 5: Manual de Procedimientos Gestión
de Archivo
El Manual de Procedimientos es un documento esencial para la
adecuada Gestión de Archivos, en tanto normaliza y armoniza el
desarrollo y el cumplimiento operativo de los procedimientos de
uso y archivo de los documentos en toda la organización.
Como mínimo, el Manual de Procedimientos debe definir y describir
las siguientes funciones asociadas a la gestión de archivos:
» Proceso de traspaso de documentos desde los archivos de
oficina al archivo central, incluyendo un cronograma de traspaso,
condiciones del traspaso y contrapartes.
» Procedimientos de organización, descripción, almacenamiento e
identificación de documentos.
» Procedimientos de instalación física de los documentos.
» Procedimiento de eliminación documental, incluyendo
cronograma, valoración, selección y formalización de la
eliminación.
» Procedimiento de envío de documentos al Archivo Nacional de
acuerdo con el Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200.
» Procedimiento para la consulta de documentos, incluyendo
definición de perfiles de usuario, registro de consulta y/o
préstamo de documentos.
Sobre este último punto, es fundamental que el servicio u
organismo defina un sistema de control de consulta y/o préstamo
de documentos. En Anexo Nº 9 se incluye un modelo de planilla
Control de Consulta de Documentos, cuyo principal objetivo es
llevar un registro de los documentos que son consultados y,
especialmente, de aquéllos que han sido prestados y que, por
tanto, se encuentran momentáneamente fuera del depósito de
Archivo.
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23
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HITO Nº 6: Encargado de Archivo

El funcionamiento adecuado de un archivo descansa en el » Personal con buena disposición para apoyar el trabajo de
conocimiento, la comprensión y la capacidad de un equipo sensibilización de los funcionarios respecto de los beneficios que
humano, liderado por un encargado de archivo responsable de pueden derivarse de una adecuada gestión de documentos.
cumplir y hacer cumplir las funciones asociadas a la gestión de
archivos. » Personal que mantenga un buen nivel de calificaciones y que
manifieste interés en la gestión documental. De preferencia, se
Es recomendable que el encargado de archivo cumpla con el requiere personal con alto grado de organización y eficiencia en
siguiente perfil: tareas administrativas.
» Personal del área administrativa, vinculado a dependencias
como oficina de partes, centro de documentación, biblioteca y
archivos, con más de tres años de experiencia en estas áreas
en su servicio.

» Personal que posea una cercanía con los procedimientos

administrativos del servicio en el cual se desempeña.

» Personal dependiente totalmente del servicio y que no esté en

vía o próximo a su retiro.

» Finalmente, es recomendable que el encargado de archivo

sea un profesional con títulos en Administración Pública,
Derecho, Humanidades y Ciencias Sociales o Biblioteconomía
y Documentación.

» Personal que no concentre demasiadas funciones que le

pudiesen impedir u obstaculizar el desarrollo de las labores
asociadas a la gestión de archivos.

» Personal con buena disposición a atender las consultas y

solicitudes de información y documentos, siguiendo para ello
los procedimientos establecidos.

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24
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3.
ARCHIVO
GLOSARIO
CONSERVACIÓN
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por
ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas, una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
sean estas públicas o privadas. físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos
cuando la alteración se ha producido.
Dependiendo de su valoración y consulta, los archivos pueden ser
de tres tipos: CUSTODIA
» Archivos locales (Archivo de Oficina): con documentación de
consulta diaria o frecuente. Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada
» Archivo intermedio (Archivo Administrativo Central): con conservación de los documentos por parte de una institución.
documentación de consulta media o baja.
» Archivo histórico: con documentación de interés para la DOCUMENTO
investigación histórica. Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo,
diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación
CLASIFICACIÓN - ORDENAMIENTO sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la
y de contenido, tendientes a generar una adecuada organización utilización de sistemas mecánicos electrónicos o computacionales
de las unidades documentales. y, en general, todo soporte material que contenga información,
cualquiera sea su forma física o características, así como las
copias de aquellos49.

49 Artículo 3° letra e) del reglamento de la ley N° 20.285.

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada,
enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y
almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
DOCUMENTOS OFICIALES
La jurisprudencia administrativa ha considerado como sinónimos
los términos “documentación oficial” e “instrumentos públicos o
auténticos”50.
DOCUMENTOS NO OFICIALES
Que no cumplen con los requisitos de los documentos oficiales.51
DOCUMENTOS ORDINARIOS
Son aquellos que pueden ser de dominio público y abarcarán
la correspondencia no comprendida en la calidad de secreta o
reservada.53
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Destrucción de documentos empleando cualquier método que
garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos
y su posterior utilización. La eliminación de documentos sólo
puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las
características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e
informativas de la documentación y dejando registro del material
eliminado.
50 Dictamen N°3191/04 y dictamen N° 2921/87 de la Contraloría General de la República.
51 Dictamen N° 3191/04 de la Contraloría General de la República.
53 Decreto Supremo N°291 de 1974, del Ministerio del Interior.
54 Artículo 1.699 del Código Civil.
INSTRUMENTO PÚBLICO
Instrumento público o auténtico es el autorizado con las
solemnidades legales por el competente funcionario.54
REPOSITORIO
Estructura electrónica donde se almacenan los documentos
electrónicos.
SOPORTE
Elemento físico en el que se contiene o soporta la información
registrada, por ejemplo, papel, cintas magnéticas, disco compacto,
etc.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos específicamente organizados que se
mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo
generador. Por ejemplo, la serie “expedientes de personal”.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo
de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento, y cuyo formato, contenido informativo y soporte,
es homogéneo, por ejemplo, decretos supremos.
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de trabajos ARCHIVOS PÚBLICOS
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FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,
producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una
persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las
actividades de ese productor.

ORGANIZACIÓN
Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el
material de un archivo o fondo documental, para lo cual se debe
clasificar y ordenar la documentación.

VALORACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de acciones tendientes a calificar intelectual y
técnicamente las cualidades, servicios y contenidos de la
información de las unidades documentales.

VALORES DE LA DOCUMENTACIÓN
Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades
de los documentos. Estos valores pueden ser:
Primarios o Inmediatos: administrativo, legal, contable, fiscal.
Secundarios o Permanentes: informativos e históricos.

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de trabajos ARCHIVOS PÚBLICOS
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4.
Bibliografía Nacional
Bibliografía
» Huenuqueo, Patricia: Guía para la gestión de transferencias
documentales en Instituciones Públicas; Archivo Nacional,
Santiago, 2008.
» Huenuqueo, Patricia: Instructivo para la gestión de transferencias
documentales al Archivo Nacional, Archivo Nacional, Santiago,
2008.
» Solís, Regina; Fuentes, Gina: Guía de Conservación preventiva
de documentos de papel; Archivo Nacional, Santiago, 2007.
» Villaseca, Osvaldo: Formato básico normalizado para la creación
de bases de datos; Serie Documentos de Trabajo, Archivo
Nacional de la Administración, DIBAM, segunda edición,
Santiago, 2002.
» Villaseca, Osvaldo: Directrices para la organización de archivos;
Archivo Nacional de Chile, Santiago, 2004.
Bibliografía Internacional
» Casas de Barrán, Alicia; et. al.; Gestión de documentos del
sector público desde una perspectiva archivística; Universidad
de la República, Uruguay, 2003.
» Cruz, José Ramón: La gestión de documentos en las
organizaciones; Ediciones Pirámide, Madrid, 2006.
» Cruz, José Ramón; Mikelarena, Fernando: Información y
documentación administrativa; Editorial Tecnos, segunda
edición, Madrid, 2006.
» Heredia, Antonia: Archivística General. Teoría y Práctica;
Diputación de Sevilla, 5ta edición, Sevilla, 1991.
» Ruiz, Antonio Angel (editor): Manual de Archivística; Editorial
Síntesis, Madrid.

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