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Tarea de Investigación Archivo de Documentos

Alison García Carreño

Umb virtual
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN (UNIÓN)

Luis Hernando Ramos Torres

29 de abril de 2023
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Índice

1. ¿Qué normatividad debe tener en cuenta para la organización de documentos? ….. 3

2. plan para la implementación ……………… ……………………..…………… ….. 4
3. Bibliografía …………………………………………………………………………5
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1. ¿Qué normatividad debe tener en cuenta para la organización de documentos?

Normas activas en Colombia:
-Política Nacional de Archivos:
Esta guía ha sido preparada por los Archivos Nacionales para brindar una guía clara sobre
los medios físicos y electrónicos y cómo preservarlos. La Ley de Archivos Nacionales
(NAP) regula la creación, organización, almacenamiento, uso y seguridad de los registros
públicos. Establecer estándares que se deben cumplir para garantizar la seguridad de la
información gubernamental.

-Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos:
Es la norma nacional para la gestión de archivos electrónicos. Establece requisitos y
recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de
los sistemas de conservación de registros electrónicos

-Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de

la Información:
Con respecto a la gestión de la información digital, también contamos con esta norma. La
cual establece un conjunto de requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la
información (SGSI), que es el marco organizativo que permite a una organización gestionar
su información sensible y confidencial

Una vez expuestas las normas con mayor alcance como lo pueden ser el PNA o las NTC
ISO, podemos proseguir con algunos de los decretos, acuerdos y circulares mas
importantes. Entre las que se encuentran la Circular 0001 del 31 de marzo de 2020, Decreto
ley 1080 del 26 de mayo de 2015 y muchas otras mas. ¡Veamos con más detalle cada una
de estas normas!
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Plan para la implementación de un Sistema que permita Clasificar y Ordenar la información

1. Reconstrucción de expedientes
Procesos técnicos que se realizarán en archivos dañados, maltratados o incompletos para
restaurar la integridad, la autenticidad y la accesibilidad.

2. Limpieza de documentos
Elimine los archivos innecesarios de la carpeta temporal de Windows. Con el tiempo, los
archivos temporales pueden ocupar espacio en el disco y afectar el rendimiento de la
computadora.

3. Identificación de series documentales

Consiste en el estudio de los tipos y series documentales de una institución. A partir de todo
el conocimiento extraído en la identificación orgánica y funcional, es necesario comprobar
su reflejo en los documentos que la institución mantiene.

4. Clasificación de expedientes
Los expedientes se clasifican de acuerdo al asunto del que tratan los documentos que lo
conforman y con base en el Cuadro de Clasificación Archivística del INEA.
Según el alfabeto: Consiste en organizar la información utilizando la letra del alfabeto y el
orden que esta ocupa. En este caso, es importante determinar una palabra principal para
definir el orden. Por ejemplo: el tema..
Según la cronología. Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o
expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico, algo
muy utilizado en archivos y carpetas físicas.
Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno
estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.
Sistemas de gestión documental basados en OCR. Permite reconocer los datos escritos y
clasificarlos conforme a ellos. De esta forma, con un gestor documental inteligente es
posible hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras correspondientes con ese
documento y localizarlo rápidamente.
Clasificación funcional: Consiste en agrupar toda la documentación en series que son
reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades relacionadas y que
son fruto de una misma acción.
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Clasificación por materias: Después de analizar el contenido de los documentos.

Clasificación orgánica: De acuerdo con la actividad, la estructura de la empresa, etc., desde
las unidades básicas hasta las más amplias.

5. Preparación de índices y etiquetas

6. Ordenamiento de documentos y expedientes

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en
cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

7. Extracción de documentos para el archivo de inactivos.

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo
valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político,
documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de
conservación.

3. Bibliografía:
Clasificación y Ordenamiento de Información. (2017, marzo 23). DPS Gestión
Documental. https://dpsgestiondocumental.com/servicios/clasificacion-y-ordenamiento-de-
informacion

Valencia-Duque, F. J., & Orozco-Alzate, M. (2017). Metodología para la implementación

de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en la familia de normas
ISO/IEC 27000. RISTI - Revista Ibérica de Sistemas e Tecnologias de Informação, 22, 73–
88. https://doi.org/10.17013/risti.22.73-88

Nieves, Y. R. (2019). Identificación de normas y directrices para bibliotecas: las unidades

de información. Investigación Bibliotecológica Archivonomía Bibliotecología e
Información, 33(78), 81. https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2019.78.57864