Tema 7 GDJE

1.Archivo
Un archivo es el conjunto ordenado de documentos que se produce en el ejercicio de sus
funciones o actividades. También puede hacer referencia al espacio físico en el que se ubican
los documentos.

1.1. Utilidad del archivo

Es importante archivar correctamente los documentos porque va asociado a rapidez de
búsqueda, productividad, rendimiento, eficacio y competitividad.

Debemos tener un sistema adecuado de selección, ordenación y protección.

Es importante establecer un conjunto de carpetas y subcarpetas adecuado y adaptado a las

necesidades y usos de la empresa.

A. Importancia de la información
No toda la información debe estar almacenada o guardar, Hay que saber distinguir lo que es
útil de lo poco relevante, para evitar la acumulación de documentación innecesaria. Para saber
si es útil la documentación hay que seguir unas pautas.

1.2. Funciones y finalidades del archivo

Su funciones son: almacenar, conservar y permitir recuperar la información rápidamente.

Para tener un sistema de archivo eficaz deben existir también:

● unas normas que permitan a culturizar empleos hacer uso del archivo;
● un índice en el que aparecer su contenido;
● un sistema de ordenación adecuado a las necesidades de la organización;
● unas instalaciones adecuadas para su buena conservación.

1.3. Clases y ordenación de archivos

A. Clases de archivos
Frecuencia:
● activo: de documentación más usada que debe estar al avance del empleado;
● semiactivo:de documentación nop activa que utilizamos de manera circunstancial;
● pasivo: de documentación que no se utiliza casi nunca.
Lugar:
● centralizados: toda la documentación está concentrada en un único lugar, en el que se
guardará y gestionará toda la documentación producida;
● descentralizada: documentación repartida por los distintos departamentos que la
puedan componer.
B. Sistema de ordenación
● Alfabética;
● numérica;
● alfanumérica.

1.4. Procedimiento de archivo

A.
1. Archivar en el mismo momento en el que llegan a nuestras manos.
2. Colocar la documentación más reciente al principio.
3. Ordenar por asuntos, después por fecha; excepto los correos de los clientes
particulares, que horneamos por apellido.
4. Saber cuánto tiempo se conserva cada documento.
5. No acumular demasiados temas en una misma carpeta.
6. Utilizar una agenda para marcar los límites de tiempo para posibles actuaciones
relacionadas con la documentación.
7. Doblar los documentos que son más largos, dejando visible el inicio del documento.
8. Cuando un documento supone una relación con otros, adjuntamos una copia del
mismo.
9. Utilizar un registro de entradas y salidas para llevar el control de la localización de los
documentos archivados.
10. Tener los papeles correctamente alineados.
ACOSNUDCUT

B. Equipàmiento de archivo
El equipamiento del archivo está compuesto por todos los dispositivos físicos que permiten
tener almacenada y ordenada la información. Debe responder a siguientes aspectos:
● El espacio del que se dispone;
● La frecuencia de uso de los documentos;
● El volumen de material archivado;
● La forma de uso.

Existen dos sistemas de información archivada:

● archivo convencional / manual: archivadores, carpetas, …
● archivo informático: ordenadores, sistemas operativos, …

2. La protección de la información

La Ley Orgánica 2/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía

de los derechos digitales (LOPD-GDD).

En el ámbito de la pòteción de los datos personales destacan varios aspectos a tener en

cuenta:
1. Respaldo legal (LOPD-GDD).
2. Objeto y ámbito de aplicación de la LOPD-GDD.
 3. Principios de la LOPD-GDD.
4. Derechos de los interesados.
5. Medidas de seguridad en el tratamiento de datos

2.1. La LOPD-GDD y su razón de ser

Tiene tres objetivos:

● adaptar el ordenamiento jurídico español al reglamento europeo;
● garantizar los derechos digitales de la ciudadanía.

Responsable es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que
determine los fines y medios del tratamiento de los datos personales.

Encargado es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que
trate los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Principios de la LOPD-GDD:
● licitud: debe haber una justificación para poder llevar a cabo el tratamiento;
● lealtad: el tratamiento de los datos debe respetar los interés del interesado;
● transparencia: no ocultar la información al interesado;
● limitación de la finalidad: los datos deben recogerse con unos fines determinados y
legítimos;
● minimización de los datos: cualquier tratamiento de datos debe contener los datos
que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario;
● exactitud: los datos personales que sean tratados deben ser exactos en el momento
que se tomen y actualizados durante la duración del tratamiento;
● limitación del plazo de conservación: es necesario establecer un plazo concreto para
el tratamiento de los datos personales y se debe informar al interesado;
● integridad: hace referencia a que los responsables de dicho tratamiento deberán
conocer la manera de garantizar la seguridad de este;
● confidencialidad: conservación de la privacidad de datos.

A. Derecho de los interesantes

ARSO+:
● acceso: posibilidad de acceder a los datos personales y conocer los fines de su
tratamiento, los destinatarios y el plazo previsto de conservación;
● rectificación: los interesados tienen derecho a corregir los datos personales;
● supresión: la posibilidad de eliminar totalmente los datos por parte del interesado;
● oposición: la posibilidad de que el interesado no desee que sus datos se sigan
tratando para determinadas actividades;
● limitación del tratamiento: el tratamiento de los datos tiene límites, que pueden ser los
marcados por la finalidad de este o por el tiempo en que pueden ser conservados.

B. Medidas de seguridad
Hay dos tipos de medidas de seguridad:
● medidas organizativas: determinar documentos y formas de actuación que permitan
controlar los datos de terceras personas reduciendo así los riesgos de un mal uso;
 ● medidas técnicas: instrumentos destinados a evitar la modificación, pérdida o robo de
los datos existentes y a aportar soluciones de control, prevención y reacción efectivas.

C. Garantía de los derechos digitales

El objetivo de la LOPD-GDD es fomentar políticas que hagan efectivos los derechos de la
ciudadanía en internet.

Los derechos digitales expresados en la ley son:

● derecho a la educación digital;
● derecho a la protección de los menores en internet;
● derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral.

3. La Agencia Española de Protección de Datos

La AEPD es una autoridad administrativa independiente de ámbito estatal con personalidad

jurídica, que actúa con plena independencia de los poderes públicos en el ejercicio de sus
funciones.

La AEPD constituye la autoridad de control que el Reglamento General de Protección de Datos

(RGPD) determina que deben establecer los estados miembros de supervisar su aplicación,
con el fin de proteger el derecho y las libertades fundamentales de la personas físicas en lo
que respecta al tratamiento de sus datos personales.

3.1.Funciones y poderes

● En relación con las normas y su correcta aplicación: controlar la aplicación de

RGPD; cooperar compartiendo la información con otras autoridades de control;
● En relación con los interesados: previa solicitud, solicitar información a culturizar
interesado en relación con el ejercicio de sus derecho y cooperar a tal fin con las
autoridades de control;
● En relación con la sociedad: promover la sensibilización del público y comprensión de
los riesgos, normas, garantías y derechos en relación con el tratamiento.

3.2. Derecho y deberes de la ciudadanos y las empresas

Protege tus derecho y asesoramiento.

3.4. Papel sancionar de la AEPD

Cuando no sea posible llegar a una solución acordada entre las partes se puede recurrir a la
AEPD para que tome parte en el conflicto.

Una más de las funciones de AEPD es sancionar:

● leve: desde amonestaciones y apercibimientos sin sanción económica gaceta
sanciones de diez millones de euros;
 ● grave: multas administrativas de diez millones de euros como máximo;
● muy grave: multas administrativas de veinte millones de euros como máximo.

5. Firma y certificado electrónico

5.1. Firma digital y firma electrónica

La firma digital es un sistema criptográfico que asocia la identidad de una persona al mensaje
o documento al que acompaña.

La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma

electrónica, y que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

La firma electrónica tiene una naturaleza legal que le confiere un marco normativo propio , lo
que le da una validez legal que la firma digital no tiene.

Mientras la firma digital garantiza la veracidad de una información, la firma electrónica puede
vincularse a un documento y de esta forma identificar al autor , señalar conformidad con su
contenido y garantizar que este no se pueda modificar. Además, para hacerla aún más segura,
la firma electrónica se asocia a un certificado electrónico emitido por una autoridad de
certificación que garantiza su autencidad.

5.2. Certificado electrónico

Un certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por una autoridad de

certificación, que permite garantizar legal y técnicamente la identidad de cada usuario de
internet.

El certificado electrónico permite la firma electrónica .

Es la herramienta básica para realizar gestiones desde un ordenador sin necesidad de

desplazarnos.

5.3. Autoridades de certificación

La autoridad de certificación e s una entidad reconocida legalmente con capacidad para emitir
y revocar los certificados que acompañan a las firmas electrónicas. CREES, que depende de la
Fábrica Española de Moneda y Timbre y el Servicio de Validación de Firmas y Certificados
ONline (VALIDe).