Uf0513 Ud2 PDF

UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte
convencional o informático
Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación
administrativa
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN..............................................................4
OBJETIVOS / CAPACIDADES...............................................5
1. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA..........................................6
1.1. Finalidad.....................................................7
1.2. Tipos de archivos I..........................................8
1.3. Tipos de archivos II.........................................9
1.4. Equipos y materiales para el archivo I.................10
1.5. Equipos y materiales para el archivo II................12
1.6. Funcionamiento de un archivo..........................14
1.7. Mantenimiento de un archivo...........................16
1.8. Mantenimiento de un archivo. Definiciones de
documento de archivo..........................................18
1.9. Mantenimiento de un archivo. Mantenimiento de
archivos informáticos I.........................................20
archivos informáticos II........................................21
1.11. Proceso de archivo de un documento. Planificación
del Proceso de Archivo I........................................22
1.12. Proceso de archivo de un documento. Planificación
del Proceso de Archivo II.......................................23
1.13. Normas que regulan la conservación de documentos
I....................................................................25
1.14. Normas que regulan la conservación de documentos
II...................................................................26
1.15. Destrucción de los documentos........................28
1.16. Confidencialidad y seguridad de la información....29
Cuestionario......................................................31
2. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO I..................................32
2.1. La organización del archivo II...........................32
2.2. La organización del archivo III..........................34
Cuestionario......................................................35
3. SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA I...................................36
3.1. Sistema de ordenación y clasificación de
documentación administrativa II.............................40
3.2. Sistema de ordenación y clasificación de
documentación administrativa III............................42
Cuestionario......................................................43
RESUMEN....................................................................44
MAPA CONCEPTUAL.......................................................45
RECURSOS PARA AMPLIAR...............................................46
BIBLIOGRAFÍA..............................................................47
GLOSARIO...................................................................49
SOLUCIÓN EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN.......................50
INTRODUCCIÓN
La archivística, es una ciencia de reciente

incorporación como tal. Su base es
entender el concepto de documento
como una herramienta que merece la pena
ser conservada ya sea en soportes
convencionales como el papel, o en
soportes informáticos. Es por tanto la
conservación de archivos uno de los
pilares de esta ciencia, ya que cuando una organización acumula mucha
cantidad de información, pueden aparecer problemas para su gestión y se
puede perder información relevante para la empresa si ésta no dispone de un
buen sistema de archivo y clasificación de documentos.
Pero no es la conservación el único pilar sobre el que se asienta la Ciencia que

ocupa la presente unidad. La recuperación es la otra fuente de vital
importancia porque para poder recuperar un documento, previamente ha
debido de ser guardado y conservado, además de empieza a tener problemas
para encontrar información que es de vital importancia para sus localizable y
disponible.
Por tanto, ambas: conservación y recuperación no tienen sentido si se

consideran de forma excluyente la una de la otra. Disponer de un buen sistema
de archivo de información es una pieza clave para que una organización pueda
desarrollar su actividad de forma adecuada y satisfactoria, y aun
considerándola de vital importancia, es frecuente encontrarse con empresas en
las que el sistema de archivo se ha posicionado como una asignatura pendiente
a la que se debe prestar más atención e importancia de la que se le otorga.
UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 4

OBJETIVOS / CAPACIDADES
En esta unidad de aprendizaje, las capacidades que más se va a

trabajar son:
✔ C2. Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en
la codificación y organización de documentación administrativa tipo,
utilizando archivos físicos o informáticos.
✔ C3. Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y
eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos
niveles de acceso, conservación y vigencia.

1. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
Paulatinamente, los grandes almacenes de papel que

contenían los documentos de una organización se han
ido transformando en sofisticados sistemas informáticos
de organización de archivos.
En estos sistemas informáticos, el archivo toma la

denominación inglesa file. No obstante, archivo
también se denomina al edificio que alberga el fondo documental, al conjunto de
documentos que lo forman y, por extensión, a cualquier documento susceptible de ser
conservado para su posterior utilización.
Finalmente el concepto "documento físico" se refiere al documento de archivo en su

soporte material (papel, cinta magnética, DVD, disco duro, etc.).
El término archivo está compuesto por una gran variedad de significados que pueden
inducir a error si no se otorga importancia al contexto en el que se usa el vocablo en
cuestión.
➔ Se hace necesario citar la definición de la palabra que aparece en el

Diccionario de la RAE (Real Academia de la Lengua Española):
“Archivo". (Del latín archīvum, residencia de los magistrados).
✔ 1.m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,

una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o
actividades.
✔ 2.m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
✔ 3.m. Inform. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un

computador para almacenar porciones de información.
En esta unidad se entiende al archivo según la segunda aceptación. Por tanto,

un documento de archivo puede ser de papel o electrónico, pero su
característica principal es su valor probatorio, frente a la definición de
"documento" a secas, cuyo valor es solamente informativo.

➔ Según el Diccionario de terminología archivística, se denomina al archivo
como “conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio
de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de
cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos”. (Diccionario
de terminología archivística Madrid. Dirección de Archivos Estatales. 1993).
Actividad de aprendizaje: Gestión documental en tu empresa
Visualiza el vídeo sobre la importancia de la gestión documental en una

empresa.
Observa el vídeo y reflexiona acerca de la importancia de la gestión documental en tu

empresa, o en su defecto en cualquier empresa, y su reflejo en la productividad diaria
de la misma. Comparte tus comentarios en el foro.
1.1. Finalidad
Una organización debe conservar o guardar la documentación por dos razones:
➔ 1. Por el propio interés de la organización, ya que conservar o guardar la

documentación permite mantener en activo la memoria o la información de la
propia organización. Sea cual sea el sistema de archivo utilizado, su uso evita
uno de los mayores problemas que aparecen en la trayectoria burocrática de
una empresa: las demoras en la localización de los documentos solicitados por
uno u otro departamento en su funcionamiento diario. La elección de un
sistema eficaz de archivo facilita y profesionaliza el trabajo administrativo y de
oficina.
➔ 2. Por exigencias legales, ya que el Código de comercio en su art. 30.1

señala: “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación, justificantes concernientes a su negocio, debidamente

ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros,
salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.” Y en el art.
30.2 se dispone que: “El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades
no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido
recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus
liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.
Visualiza previamente el video situado en tus contenidos.

Imagina una situación habitual en una pequeña empresa: llama
un cliente pidiendo una copia de una factura del ejercicio
anterior. Le atiendes la llamada, pero como tú te has
incorporado recientemente no sabes dónde está esa factura. La
empresa no tiene implantado ningún sistema de gestión
documental. ¿Qué consecuencias acarrearía esta situación para
la empresa? ¿Cómo podría solucionarse? Justifica tu respuesta
y súbela al foro del curso.
Visualiza el vídeo sobre la relevancia de la

conservación de documentos en una empresa.
1.2. Tipos de archivos I
Los diferentes archivos se pueden clasificar atendiendo a su titularidad y a la edad del

documento:
➔ Según la titularidad: Al tomar como base el concepto de titularidad, los

archivos pasan a ser divididos en públicos y privados:
✔ Archivos públicos:
➔ De la Administración General del Estado.
➔ De la Administración Autonómica.
➔ De la Administración Local.
➔ Otros órganos de la Administración (órganos legislativos, como el

parlamento, las cortes, determinados museos, empresas públicas…).
✔ Archivos privados:

➔ De las empresas.
➔ De instituciones religiosas.
➔ De partidos políticos y organizaciones sindicales.
➔ De familias (determinadas familias, linajes…).
➔ Según la edad: Por otro lado, si se otorga la importancia principal a la edad

del documento, se clasificarían en:
✔ Activos (de oficina y centrales –documentos vivos).
✔ Semiactivos (Intermedios –de baja actividad).
✔ Inactivos (archivos históricos –sin vigencia administrativa).
1.3. Tipos de archivos II
Además de la anterior clasificación, existen diversos tipos de archivos que pueden ser
clasificados según las siguientes variables:
➔ Atendiendo a la ubicación física de los documentos de archivo:
✔ Centralizado es cuando la empresa guarda la documentación en un solo

lugar.
✔ Descentralizado cuando la documentación se encuentra dispersa a lo largo

de sus departamentos o fuera de ellos.
✔ Archivo Mixto; el más habitual; se combinan las dos formas de archivo.
➔ Atendiendo al contenido del archivo vuelven a ser clasificados en: Público ó

privado. Los archivos públicos y privados presentan comportamientos diferente
en cuanto a su: singularidad, finalidad y usuarios/as.
➔ Atendiendo a la frecuencia de utilización se definen como conjuntos de

documentos que poseen actividad común pero no tienen por qué tener una
ubicación física definida. Pueden ser: archivos de gestión, archivo intermedio y
archivo general que pueden tener las siguientes fases:

✔ Fase Activa. Función: Documentación en trámite. Vigencia administrativa
y consulta frecuente. Duración: 3 a 5 años. Localización: Archivos de
oficina o de gestión.
✔ Fase Semiactiva. Función: Consulta esporádica. Evaluación para su

selección y expurgo. Duración: 3/6 a 25 años. Localización: Archivo
intermedio (integrado en el archivo general).
✔ Fase Inactiva. Función: Valor histórico y conservación permanente.

Duración: A partir de 25 años. Localización: Archivo general.
➔ Atendiendo al tipo de soporte pueden ser diferenciados como archivos en

papel o archivos electrónicos.
1.4. Equipos y materiales para el archivo I
Un sistema de archivo tiene como objetivo mayoritario la

ubicación rápida y eficaz de diversos documentos. Esto
conlleva que existan tres sistemas de archivo principales:
convencionales, por microfilme e informáticos.
En cada uno de ellos, existen diferentes equipos y materiales de cara al archivo, por lo
que se decidirá usar uno u otro en función del tipo de documento a archivar, las
necesidades de la empresa y los recursos económicos.
Dentro de los materiales convencionales de archivo cabe destacar las carpetas, que a
su vez pueden diferenciarse en:
➔ Carpeta simple. Sistema de archivo por excelencia y el más usado de todos.

Se ubican físicamente en estanterías con orientación horizontal o vertical en
función de las mismas.
➔ Carpetas clasificadoras. Amplias carpetas que incorporan sistemas de fuelle o

compartimentos etiquetados. Están cayendo en desuso y fundamentalmente
suelen albergar documentos comerciales como vencimientos o recibos.

➔ Carpetas colgantes. Estas carpetas disponen de enganches de plástico que
permiten su colocación en un bastidor con ruedas para su ordenación y
movilidad.
➔ Mención aparte merecen el tipo carpeta archivador. El Modelo A-Z es el más

extendido porque incorpora dos fuertes ganchos de medida estandarizada para
la perforación del papel. Y una palanca que impide la salida o el movimiento del
documento que contienen. Están muy extendidas porque además de ser tan
funcionales, suelen ser bastante económicas. Habitualmente, los documentos se
clasifican alfabéticamente en esta carpeta.
Otros modelos de carpeta serían:
➔ Con anillas para archivar los documentos una vez perforados.
➔ Estanterías instaladas horizontalmente para colocar y guardar las carpetas

o archivadores.
➔ Estanterías modulares con cajas de plástico de colores donde archivar o

guardar la información.
➔ Armarios con carpetas suspendidas que descansan sobre guías.
➔ Armario sobre raíles que se desplazan dejando un pasillo transversal por

donde tendrá acceso a dichas estanterías.
➔ De seguridad. Existen documentos de vital importancia que pueden influir en

la trayectoria de una organización. En estos casos, existen muebles creados
para la protección de estos archivos preparados para soportar altas y bajas
temperaturas e incluso están diseñados con materiales ignífugos. Además
suelen incluir sofisticados sistemas de seguridad para preservar la información.

1.5. Equipos y materiales para el archivo II
En cuanto a los equipos informáticos de archivo, mencionar que en ocasiones, las

grandes organizaciones se ven obligadas a usar sistemas de archivo que den cabida a
toda la documentación que se genera en ellas. Es entonces cuando entra en juego el
llamado Microfilme, que permite el archivo de documentación en un espacio más
reducido que los sistemas convencionales de archivo.
Microfilme: consiste en la realización de fotografías a los

documentos a través de la microfilmación, lo cual reduce
notablemente el tamaño del documento fotografiado. Esta
microfotografía se archiva y, gracias a los visores puede ser
ampliada para su visualización y consulta. Incluso permite el
uso de reproductores si se desea una copia sobre papel.
➔ La informática ha revolucionado la gestión de la archivística se refiere. En sus

inicios hizo posible la mejora de la productividad al almacenar los datos
necesarios para la obtención de información, pues organizaba la información en
avanzadas bases de datos, es decir, en ficheros con datos susceptibles de
relacionar.
Después aparecieron los paquetes integrados formados por varias aplicaciones

de gestión relacionadas entre sí y que comparten datos. Entre estas
aplicaciones se encuentran procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de
datos o gráficos, que posibilitan un acceso cómodo a ficheros y programas.
Estas aplicaciones posibilitan el archivo de una información que además puede
plasmarse a través de la impresora. Esta, la impresora, junto con las bases de
datos y el escáner permite archivar electrónicamente todos los documentos del
trabajo de una organización.
El objetivo final, es alcanzar una organización sin papeles. La oficina

sin papeles o e-office se está implantando poco a poco en las grandes y
medianas organizaciones.

➔ Además, el procesamiento informático de la información facilita a la persona el
poder procesar, canalizar, actualizar y recuperar información, consiguiendo un
control automático de los documentos procesados por vía electrónica.
En este sentido, y en cuanto a conservación de originales, se conservará el

original de aquella página o páginas solamente cuando estén firmadas de puño
y letra del emisor, por lo que el papel queda perfectamente sustituido por el
soporte en forma electrónica. De forma paralela, está aumentado el número de
organizaciones que emiten sus facturas y otra información a través de internet
(e-company).
Los medios que se utilizan actualmente para almacenar los documentos

escaneados, tanto de texto como de imágenes, son los discos ópticos en su
doble vertiente de CD RW y DVD RW, las cintas magnéticas, las unidades ZIP y
las ORB, entre otros, y todos ellos válidos para realizar las copias de seguridad
o back-up, optando la empresa por un sistema u otro dependiendo de sus
necesidades de archivo y recursos económicos para su implantación.
Para optimizar el archivo de la documentación y de imágenes

es necesario el uso de redes locales (LAN) o redes extendidas
(WAN).
Para guardar los CD y DVD existen en el mercado diversos
accesorios, como los estuches flexibles con o sin cremallera y
los archivadores rígidos (torre, escalera…).
Actividad de aprendizaje: Soporte para archivo y registro
Visualiza el vídeo que nos muestra un tipo de soporte para archivo y

registro.
Tras visualizar el vídeo, indica en el foro cuáles serían según tu opinión las ventajas e
inconvenientes del soporte visualizado e indica algún/os soporte/s de archivo y
registro que hayas utilizado en alguna ocasión y que haya sido especialmente útil a tu
tarea.

1.6. Funcionamiento de un archivo
El funcionamiento habitual de un archivo, dependerá en gran

medida del tipo de documento intervenido y sobretodo del
tipo de documento que contiene dicho archivo.
Para asegurar un buen funcionamiento del sistema de archivo, lo primero e

imprescindible es la comprobación del documento en cuanto a su trayectoria en la
organización: comprobar y asegurar que dicho documento ha dado por finalizado su
recorrido en la empresa y después se podrá conservar en base a un sistema de
archivo u otro según su futura movilidad y/o los criterios pautados.
Una vez que un documento que ha sido almacenado deja de ser útil, se deriva al
archivo semiactivo para que se pase al archivo definitivo cuando la organización lo
crea conveniente.
En la actualidad, no existe una norma fija

para el funcionamiento de un sistema de
archivo, ya que cada organización de forma
independiente va a adoptar el sistema que
más se ajusta a sus necesidades
adecuándolo a las características de la
información a archivar y a las normas de
dicha empresa. Cuando una organización ha
tomado la decisión de implantar un sistema
de normas para el funcionamiento de su
archivo, se hace imprescindible que cada persona que forma parte de la misma
ejecuten escrupulosamente y a raja tabla este sistema ya que así se evitarán los
posibles errores y pérdidas de tiempo derivados del mal funcionamiento de un
archivo.
A modo de conclusión.

Algunas normas de funcionamiento a tener en cuenta son:
 Asegurarse de la finalización de la trayectoria del documento.
 No acumular documentos de forma innecesaria y proceder a su archivo a medida

que se van generando.
 Especificar con claridad el tiempo que el documento debe permanecer en el

archivo.
 Seguir las normas de funcionamiento de archivo fijadas de manera rigurosa para

no caer en interpretaciones arbitrarias.
 Si se extrae de su ubicación un archivo, se debe introducir en su lugar una ficha

de referencia en la que se recogerá a la persona que lo tiene en su poder,
cuándo lo extrajo y para qué actividad.

1.7. Mantenimiento de un archivo
La ubicación del archivo, su mantenimiento y por descontado, las condiciones para su

conservación han de tener unas características que vienen de la mano de estándares y
normas referentes a diversos aspectos:
 Características de la documentación
 Control de las condiciones ambientales; humedad, plagas, control de la

seguridad; control de acceso, sistemas antiincendios, etc.
 Formatos de cajas y carpetas.
El Manual de Archivo es el documento en el que se recogen

los procedimientos de transferencia, expurgo y destrucción de
la documentación, y también procedimientos de emergencia
en caso fuego, inundaciones y desastres.
➔ Para comprender el proceso de mantenimiento de archivo, se debe comenzar

por conocer la infraestructura del propio archivo que está basada en el
principio de procedencia y en la definición de documento.
El principio de procedencia hacer referencia a que los

documentos producidos por una persona, organismo, o
institución no deben mezclarse con los de otra. A su vez se
aplica también el principio de orden original, que establece
que no se puede alterar la secuencia de organización de la
documentación transferida a un fondo por una unidad
productora.
➔ La estructura del archivo depende de la naturaleza de la actividad que

desarrolla y su ámbito de actuación. Debe contemplar una extensa normativa
interna y externa sobre aspectos que se pueden dar en la actividad de una
empresa y que afectan a la producción y conservación de la documentación.
Ejemplo: Principio de procedencia

Las funciones básicas de la generalidad de las entidades corporativas se estructuran
en departamentos y los cuadros de clasificación de la estructura del archivo suelen
coincidir con su organigrama:
Este cuadro ejemplifica el Principio de Procedencia que facilita la comprensión del

proceso de mantenimiento de un archivo. En este caso, el cuadro facilita la
identificación del departamento del que procede un archivo.
Esta división funcional dará lugar al cuadro de clasificación, que determinará las áreas
de producción de documentos para su posterior administración.
El cuadro de clasificación es el principal instrumento de

categorización de los documentos. En él se ve reflejada toda
la documentación de una entidad y su estructura.
Ejemplo: Códigos de las áreas funcionales
Tal como queda ejemplificado, en este cuadro a cada área funcional le es asignado un
código, que será el que aparezca en la signatura de localización. Esto facilita la
localización del documento.
Códigos de las áreas funcionales:
A 100 Administración general y organización
B 100 Gestión de la información y de las comunicaciones

C 100 Representación y relaciones públicas
D 100 Gestión de los recursos humanos
F 100 Gestión de los recursos económicos
G 100 Gestión de los bienes muebles
H 100 Gestión de los bienes inmuebles
I 100 Normativa y asuntos jurídicos
J 100 Gestión de los recursos académicos
K 100 Organización de la docencia
L 100 Gestión de la investigación
M 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad
1.8. Mantenimiento de un archivo. Definiciones de documento

de archivo
Dentro del mantenimiento del archivo, otro punto importante a tener en cuenta es la
definición de documento de archivo:
➔ Expediente. Pieza primordial en el registro del desarrollo de la actividad de

una organización. Pueden estar referidos a personas, empresas, actividades,
etc. A ellos, se le van añadiendo documentos que se generan en el desarrollo de
esa actividad y que carecen de identidad formal por sí mismos a instancias de
ordenación y clasificación. Pero que pasan a formar parte de un expediente
cuya integridad es indisoluble. Cuando la actividad acaba, el expediente se
cierra lo que da lugar a las series.
➔ Serie. Son la acumulación ordenada de expedientes producidos en el desarrollo

de una misma función o actividad administrativa y regulada por el mismo
procedimiento.
➔ Sección. Esta suele corresponderse con un departamento u otra área funcional.

➔ Fondo. Consiste en la totalidad de la colección documental que genera una
entidad.
➔ Archivo. Es la estancia donde se conservan los fondos.
Dentro de éstas divisiones pueden establecerse subdivisiones, por lo que se pueden

encontrar subseries, subsecciones y subfondos, que deben quedar reflejados en el
cuadro de clasificación que representa la estructura funcional del archivo,
principalmente a instancias de sección-serie.
Ejemplo: Estructura de un archivo
Tal como queda ejemplificado, en esta imagen se muestra de forma esquematizada la

estructura de un archivo, desde lo más básico, que es el documento hasta el fondo
documental.

1.9. Mantenimiento de un archivo. Mantenimiento de archivos
informáticos I
Otro aspecto a tener en cuenta, además de conocer el mantenimiento físico del

archivo, es el mantenimiento de archivos informáticos.
Según el artículo 45.5. de la Ley 30/1992 de Régimen

Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común establece
que "los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte,
por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las
Administraciones Públicas... gozarán de la validez y eficacia
de documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y conservación..."
El uso de formatos y soportes informáticos que tengan una aceptación generalizada

favorecerá el mantenimiento de un archivo, además de garantizar la conservación,
acceso, lectura e integridad de los documentos electrónicos.
En el proceso de mantenimiento y conservación del archivo informático se debe

tener en cuenta lo siguiente:
➔ 1. El formato debe ser legible por una aplicación durante el mayor tiempo
posible. Esto implica evitar formatos propietarios cerrados como Word. Lo
recomendable es utilizar formatos propietarios abiertos, como el formato TIFF, o
formatos no propietarios como el ASCII. El uso de un formato de codificación
simple y universal como XML permite estabilidad al archivo electrónico porque
permite estructurar la información y el intercambio de información entre todas
las plataformas tecnológicas. Los mejores formatos para el mantenimiento de la
imagen son el TIFF (Tagged Image File Format), el PNG (Portable Network
Graphics), y el JPEG.
Se muestran a continuación, los formatos recomendados de

los documentos de archivo:
• Archivos texto - XML, HTML, TXT
• Archivos imagen - TIFF, PNG, JPEG
• Archivos mixtos - Postcript, PDF

➔ 2. En cuanto a los mejores soportes para mantenimiento y conservación, lo
recomendable es el uso de copias de seguridad en todo tipo de soportes:
Soportes magnéticos (discos duros, cintas magnéticas) y soportes ópticos (CD y
DVD). Su conservación no difiere mucho de las técnicas archivísticas
tradicionales. Deben ser conservados para su mantenimiento en espacios bien
protegidos exentos de luz y polvo y con un campo magnético tan débil como
sea posible, evitando la proximidad de motores y transformadores eléctricos.
Los controles de temperatura y de humedad deben de mantenerse a unos 20ºC
y un 40% de humedad. Los materiales deben de estar almacenados en cajas
sólidas para evitar cualquier tipo de daño físico.

archivos informáticos II
Las estrategias empleadas para asegurar el mantenimiento, la conservación y

accesibilidad de los documentos electrónicos son:
➔ Actualización y migración de los datos a soportes diversificados y fiables.
➔ La emulación. Es decir, emular el funcionamiento de un ordenador o de un

determinado software sobre otro ordenador más moderno. De esta forma,
podemos acceder a archivos en plataformas que ya están obsoletas o en
desuso.
Busca información acerca de algún sistema de archivos que

cumpla con las condiciones necesarias para su conservación, en
lo relativo a control de las condiciones ambientales; humedad,
plagas, control de la seguridad; control de acceso, sistemas
antiincendios, etc., ¿Crees que a una empresa pequeña le
interesan estos servicios? Si no es así, ¿cómo crees que se
podrían conservar los archivos en las propias instalaciones de la
entidad? Comparte tus respuestas en el foro.

1.11. Proceso de archivo de un documento. Planificación del
Proceso de Archivo I
El proceso de archivo de un documento conlleva un sistema de planificación que

simplifique y fije la estructura de archivo más adecuada. Este proceso comienza con el
análisis de los objetivos, funciones y restricciones del sistema de información,
estudiando los procesos y actividades y la documentación que generan los distintos
departamentos y unidades administrativas.
El proceso de archivo de un documento, conlleva la planificación de un sistema de

archivo que tiene en cuenta los siguientes elementos:
➔ Condiciones ambientales: Controlar las condiciones de accesibilidad física,

humedad relativa, sistemas de seguridad, sistemas antiincendios, condiciones
de luz, polvo, contaminación atmosférica, etc., es una labor importante en la
planificación.
➔ Documentación: Las actividades de la organización dan lugar a diversos tipos

de documentos y cada uno de ellos posee unas características propias y
diferenciadoras, por eso el proceso de archivo debe dar cobertura de manera
eficaz. Para dar respuesta a esta cuestión, se usará el normograma que permite
a las empresas, delimitar las normas que regulan sus actuaciones para la
consecución de sus objetivos. Este normograma contiene las normas externas
como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión
de la entidad y las normas internas como reglamentos, estatutos, manuales y,
en general, todos los actos administrativos de interés para la entidad que
permiten identificar las competencias, responsabilidades y funciones de la
generalidad de la organización.
➔ Flujos:
✔ 1. Tablas de Transferencias.
✔ 2. Niveles de acceso y restricciones del personal.
✔ 3. Recuperación.
✔ 4. Conservación.

En el siguiente apartado profundizaremos más en cada uno
de ellos.
Actividad de aprendizaje: Gestión de documentos
Visualiza el vídeo sobre la importancia de una buena gestión de todos

aquellos documentos que se derivan de la actividad empresarial diaria.
Tras visualizar el vídeo situado en tus contenidos, indica en el foro cuál es, según tu
opinión, la finalidad de organizar la información en un entorno profesional y los
objetivos que se persiguen.
1.12. Proceso de archivo de un documento. Planificación del

Proceso de Archivo II
Centrándonos más en los flujos, podríamos mencionar:
➔ 1. Tablas de Transferencias: El normograma nos ayudará a confeccionar la

Tabla de Transferencias donde se determinan los tipos documentales y el
tiempo previsto de estancia en cada estadio del ciclo de vida documental.
➔ 2. Niveles de acceso y restricciones del personal: El acceso a un

documento sólo se ve restringido si lo exige la ley o lo imponen las necesidades
de la propia organización.

Ejemplo:
Este esquema, extraído de Paloma Fernández Gil. "Manual de
organización de archivos de gestión en las oficinas
municipales", muestra como ejemplo, la organización del
archivo dentro de una oficina:
➔ 3. Recuperación: La localización y recuperación de los documentos de archivo

es una parte imprescindible para la funcionalidad de los mismos. Todo lo
relacionado con el registro y codificación será tratado en profundidad en puntos
posteriores a este.
➔ 4. Conservación: Los documentos de archivo deben guardarse en su

respectivo archivo de gestión. El tiempo mínimo que deben estar ahí lo
establece el manual de archivo en la Tabla de transferencias, y permanecerán
ahí mientras sigan vigentes. Se profundizará en la conservación de archivos en
puntos posteriores a este.

1.13. Normas que regulan la conservación de documentos I
El control del archivo es un punto importante ya que todo

aquel documento que se encuentra ubicado en un archivo
activo no debería permanecer en este durante más tiempo
del que se hace imprescindible.
➔ Control de un archivo. En primer lugar el documento pasará a ubicarse a un

archivo semiactivo y clasificado en base a las normas adoptadas por la
organización. Es aconsejable el uso de una clasificación cronológica cuando se
derive el documento desde el archivo semiactivo al definitivo. Asimismo, es un
año el periodo que se entiende como adecuado en cuanto a su permanencia.
Esta norma además facilita el posterior traslado de documentación: los
documentos serán recogidos en cajas o carpetas en las que quedará claramente
especificado el tipo de documentación que contiene y el asunto o el contenido.
En cada área productiva de la organización, se van a generar diferentes

documentos y todos deben guardarse en el archivo destinado a ello. La
temporalidad mínima de su permanencia es una norma que debe quedar fijada
en cuanto a su conservación y debe permanecer así mientras la norma sea
vigente.
Una vez ha transcurrido el tiempo establecido, se volverá a hacer una

valoración de la documentación y seleccionará aquella destinada a ubicarse en
el archivo central. Aquí se tramitarán las solicitudes de baja o transferencia del
documento haciéndose una segunda valoración. Esta valoración está
encaminada a transferir el documento al Archivo Histórico de la organización.
➔ Documentación con valor. Existen documentos y archivos con gran valor.

Entre ellos se encuentran:
✔ Aquellos que reflejan la evolución en el tiempo de la organización, tales

como funciones, estructura o procedimientos.
✔ Aquellos orientados al estudio y la investigación.
✔ Los que se relacionan con la protección de los derechos de los ciudadanos.

✔ Los relativos a activos tangibles como pueden ser escrituras de propiedad,
documentos notariales, notificaciones, resoluciones, etc.
➔ Conservación permanente. La conservación permanente del documento es

un procedimiento complejo y para su correcta implantación se hacen necesario
multitud de recursos y criterios ya que una mala práctica en este aspecto,
conlleva la eliminación prematura de documentos, acumulaciones masivas de
papeles sin valor, etc., consecuencias que siempre vienen de la mano de
problemas administrativos y legales, mal uso de los recursos humanos, o
incluso de espacio físico, tiempo o dinero.
1.14. Normas que regulan la conservación de documentos II
A continuación, profundizaremos en las normas de conservación y eliminación de

archivos.
Por esta razón, siguiendo las recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu
Fabra para la eliminación de documentos, se deben tener en cuenta aspectos como:
➔ 1. Tanto una copia como un duplicado como un documento original siempre

deben encontrarse perfectamente localizados.
➔ 2. Las copias y duplicados de documentación contable, y sus originales estarán

bajo la custodia del Servicio de Gestión Económica o de Contabilidad.
➔ 3. Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan

información relativa a algún procedimiento administrativo serán eliminadas.
➔ 4. Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en

algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica serán
eliminados. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al
mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
➔ 5. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de

un documento definitivo serán eliminados. (Este último sí que se conserva).

➔ 6. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas serán
eliminados. Sin embargo, se ha de enviar al Archivo todas las publicaciones
impresas relativas a la Entidad y a las actividades organizadas por la Institución
o realizadas en ella.
➔ 7. Los catálogos y publicaciones comerciales serán eliminados.
➔ 8. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento, serán
eliminados.
El expurgo de documentación se realizará de forma inmediata; así se podrá evitar

la acumulación innecesaria de papeles. Si existiese alguna razón que lo impida, el
expurgo se llevará a cabo en la fase de preparación de la transferencia de los
documentos al Archivo General. Cuando se ha tomado la decisión de no conservar de
forma permanente un documento, da comienzo un proceso de expurgo y destrucción
basado en las normas establecidas en el manual de archivo y en la legislación vigente.
Especial tratamiento en cuanto a legislación debe proporcionarse a documentos con
información de carácter personal.
Asimismo, existen diversos soportes que pueden ser usados en la conservación de

documentos. Lo más habitual es realizar copias de seguridad ya sea en soportes
magnético como en soporte óptico.
Actividad de aprendizaje: Archivo y conservación
Visualiza el vídeo sobre diferentes políticas asociadas al archivo y a la

conservación del mismo.
Tras el visionado del video, habrás comprobado que el mismo habla de una política de
conservación tanto de documentos físicos como electrónicos. Busca información
acerca de las medidas de conservación de documentos electrónicos que existen y
responde, ¿Cuál/es crees que sería/n más interesante/s para una pequeña empresa
que se dedica a prestar servicios de mensajería? Razona tu respuesta y súbela al foro.

1.15. Destrucción de los documentos
Purga o destrucción de la documentación: se entiende como

purga a la destrucción total o parcial de documentos
contenidos en un archivo. Esta destrucción está sujeta las
normas vigentes en las organizaciones y a las contenidas en
el Manual de Archivo, aunque la decisión final de destruir o
no un documento viene tomada por los altos cargos de una
organización.
Cuando un documento deja de ser útil o posee una

trayectoria de vida temporal muy corta deberá ser
destruido, y esta destrucción conlleva el uso de
instrumentos y accesorios orientados a la destrucción legal
de documentos, como por ejemplo máquinas
destructoras.
En ocasiones, el volumen de documentación a destruir es

tan grande que la organización no emplea su tiempo al uso
de la máquina destructora, sino que se pone en contacto
con otras organizaciones especialistas en destrucción legal de documentación:
estas empresas se desplazan y actúan desde la recogida del documento en su lugar
de origen hasta su total destrucción, incluso emiten certificación legal de que la
destrucción del archivo se ha llevado a cabo bajo los parámetros legales establecidos.
Actividad de aprendizaje: Destrucción de documentos
Visualiza el vídeo sobre la destrucción segura de documentos.
Tras visualizar el vídeo, busca información e indica qué métodos de destrucción segura
de documentos existen en el mercado y compártelo en el foro. ¿Se lleva a cabo alguno
en tu empresa o en alguna de las empresas que hayas trabajado?

1.16. Confidencialidad y seguridad de la información
La confidencialidad y seguridad de la información en una

organización viene determinada por las dimensiones de las
mismas, su organigrama jerárquico o bien el grado de
responsabilidad puesto en práctica por cada una de las
personas que la integran.
Cualquier actividad dentro de una organización

que genera documentación, hace crecer la
necesidad que disponer de medidas de
seguridad tanto para que la información
sea generada, como transmitida e incluso
destruida. Para esto, es necesario conocer en
todo momento quién hace uso de un tipo de
información u otra, qué tipo de información se
maneja, sus entradas y salidas y sobretodo
quién es el responsable final que da acceso a la
información.
➔ Respecto a este punto, será la Dirección General de una organización, la que

decida todo el sistema de control y acceso a esta información, estableciendo los
procedimientos necesarios para el desarrollo de las actividades de la misma.
Además de esta función, la Dirección General también debe delegar a otros
estamentos de la empresa funciones relativas al control del sistema de archivo
porque así conseguirá delimitar las responsabilidades de acceso y salida de
información confidencial.
➔ En estas divisiones de responsabilidades asignadas por la dirección General,

existirá un Responsable que se encargará de delimitar el acceso y salida a
información confidencial guardada. Esta persona responsable, además definirá
la clasificación y el sistema de acceso, sin olvidar la coordinación con otras

dependencias. El control de acceso aumenta a medida que la información sea
más confidencial y disminuirá a medida que sea menos relevante.

Cuestionario
Lee el enunciado e indica la opción correcta:

La archivística:
a. Es una ciencia incorporada al mundo de la organización desde los inicios
de la actividad empresarial.
b. Se fundamenta en el uso de la documentación como un valor probatorio e
informativo que debe ser conservado para asegurar el buen funcionamiento
de la organización.
c. Se relaciona exclusivamente con el archivo de documentación en papel
que puede ser ubicada en un sitio físico.
En Archivística, al tomar como base la titularidad de los archivos, estos
pueden ser clasificados en:
a. Públicos, mixtos y privados.
b. En archivos públicos y privados.
c. En convencionales, por microfilme e informáticos.
Una empresa determinada está obligada a guardar la documentación por dos
razones fundamentales:
a. Sólo debe conservarla por la Ley de Protección de datos.
b. Por exigencias legales y por el propio interés de la organización.
c. Sólo debe conservarla por exigencias legales.

2. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO I
La organización del archivo está supeditada a la programación de la conservación

de los documentos. Atendiendo a este punto la organización de un archivo, permite
clasificar los documentos en base a dos criterios observados generalmente en diversas
organizaciones:
 Según el grado de autonomía.
 Según el grado de utilización.
En los siguientes apartados profundizaremos más sobre

ambos criterios.
2.1. La organización del archivo II
Por el grado de autonomía los archivos se pasan a clasificar según el criterio que se
especifica a continuación:
➔ Centralizados. Estos archivos se encuentran en organizaciones que alojan su

documentación en un solo lugar y desde esta ubicación física se atenderán, a
través de sus responsables, las peticiones de consulta.
➔ Descentralizado. Este archivo tiene una serie independiente de divisiones, así

que la documentación contenida está dispersa a lo largo de sus departamentos
o fuera de ellos. Es frecuente, que existan tantas secciones dentro de este tipo
de archivos como departamentos posee la organización de origen.
➔ Archivo Mixto. Sin duda es el más habitual ya que combina las dos formas de
archivo citadas anteriormente.
En el siguiente cuadro quedan ejemplificadas las ventajas e inconvenientes de

estos archivos:

Lo que se pretende con este tipo de archivos es que cada
departamento sea independiente, pero sin perder el nexo
de unión y funcionalidad con el resto. Dependiendo de la
organización de la empresa y su tamaño, cada departamento
o departamentos con correspondencia sí podrán tener un
archivo definitivo.

2.2. La organización del archivo III
Por el grado de utilización, los archivos se clasifican según este criterio en:
➔ Archivos Activos. Es aquí donde se almacenan los documentos durante su

periodo de vida o mientras se encuentran en uso de forma frecuente. Como
ejemplos de documentos que integran estos tipos de archivos se encuentran
por ejemplo tarifas precios, facturas recién emitidas, albaranes, etc.
➔ Archivos Semiactivos. Este tipo de archivo contiene aquellos documentos que

aunque inicialmente se encontraban en el archivo activo y reflejan operaciones
y consultas recientes, han comenzado a usarse de forma más esporádica, por
ser operaciones ya finalizadas o a punto de finalizar. Un buen ejemplo de ellos
serían facturas cobradas en su totalidad, que sólo deben ya ser archivadas.
➔ Archivos Inactivos. Aquí llegan todos los documentos que se encontraban en

el archivo semiactivo y que ya rara vez van a ser consultados. Aunque por no
usarlos, eso no significa que no deban archivarse convenientemente, ya que
cualquier departamento de la organización puede reclamarlos en un momento
dado. A veces a este archivo inactivo se le denomina archivo pasivo o definitivo
y es conveniente que este tipo de archivos se encuentre centralizado.
Tras el visionado del siguiente vídeo, explica las ventajas y

desventajas de cada uno de los sistemas de archivos que
aparecen en él y pon un ejemplo de cuál utiliza o utilizarías en
tu práctica laboral, según el tipo de empresa para la que
trabajas o hayas trabajado. Comenta tus conclusiones en el
foro.
Visualiza el vídeo sobre la organización de archivos

físicos.

Cuestionario

Al basarse en el grado de utilización de un archivo, este puede ser clasificado
como:
a. Activo y Pasivo.
b. Activo, semiactivo e inactivo.
c. Centralizado, descentralizado y mixto.
La Fase Semiactiva corresponde con el periodo de documentación en trámite.
a. Verdadero.
b. Falso.

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA I
Un documento solo queda registrado para archivo una vez que se ha incorporado al
sistema de archivo. El siguiente paso es diferenciar entre dos conceptos que se
solapan en ocasiones llevando a equívocos.
Ordenar los documentos significa ordenarlos físicamente en

una ubicación mediante un código que permita recuperarlos
de manera rápida.
Clasificar equivale a asignar categorías a los documentos. A
veces la clasificación coincide con la ordenación, pero esta
relación intrínseca se rompió con las modernas herramientas
de almacenamiento digital.
Existen diversos tipos de sistemas de clasificaciones. El primero de ellos a citar

menciona dos tipos de clasificaciones: alfabéticas y sistemáticas. Se diferencian en
que en las clasificaciones alfabéticas se emplean palabras, lenguaje natural, mientras
que en las sistemáticas se utilizan símbolos.
➔ Clasificación Alfabética
La Clasificación Alfabética, es decir, por orden

secuencial, habitualmente es el orden natural
que se utiliza para guardar los expedientes, los
documentos de archivo por excelencia. Por
ejemplo:" 12/654 " Un expediente con esta
signatura puede significar que es el nº 654 en
orden de entrada, del año 2012. Es el sistema
más extendido, debido a que no excluye el empleo de otros sistemas.
Profundizaremos más sobre esta clasificación en siguientes

apartados.
➔ Clasificación Numérica

Este tipo de clasificación viene determinada
por el uso de números. Puede combinarse
con la alfabética dando lugar a la
Clasificación Alfanumérica: se le añaden
caracteres alfabéticos para identificar el
contenido o agente que ha generado el
documento, o la tipología documental.
Ejemplo:
Aparece a continuación dos ejemplos de este tipo de
clasificación:
"UF 0347" (Unidad Formativa nº 47 del año 2003).
La parte alfabética puede asignarse al departamento, y la
numérica a la fecha y orden de entrada (DO 02/53).
➔ Sistema Mixto: Este sistema conlleva el uso de dos o

más sistemas de clasificación combinados
convenientemente.
➔ Clasificación Cronológica
Consiste en la ordenación cronológica en la que se

comienza por la más antigua hacia la más moderna. Con
este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como
referencia la fecha de entrada, la de vencimiento, la de creación…
Los criterios de clasificación dependerán del volumen

de documentos, pudiendo hacerse por meses,
quincenas, semanas, días o bien cualquier otro periodo
de tiempo que se considere oportuno. Las normas a
tener en cuenta quedan recogidas en los siguientes
puntos:
✔ Se debe utilizar siempre la misma fecha

(normalmente la del documento).
✔ Se debe mantener el criterio elegido al máximo de tiempo posible.

✔ Si dos fichas coinciden en fecha, se clasificará alfabéticamente.
➔ Criterio Geográfico
Consiste en la ordenación geográfica por País, comunidad autónoma, provincia,

localidad, calle; se llaman descriptores geográficos.
Ejemplo:
En este sistema el criterio de clasificación puede ser el lugar
de residencia de la persona o entidad, según el siguiente
orden: autonomía, provincia, municipio, calle y, por último, el
nombre.
Existen unas normas de clasificación geográfica que deben ser tenidas en

cuenta:
✔ Se aplicará el siguiente orden: autonomía – provincia - municipio.
✔ Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad

de residencia, utilizaríamos como criterio de clasificación el nombre de la
calle donde residan, seguido del nombre o razón social.
✔ Las partículas que forman parte del nombre sí hay que tenerlas en cuenta.
➔ Clasificación por materias
Consiste en la ordenación por materias o división temática, las categorías

pueden subdividirse de forma numérica, cronológica o alfabética. Los
documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo “por
materia” una determinada característica común a todos los documentos (motivo
principal del documento).
Profundizaremos más sobre esta clasificación en los

siguientes apartados.
➔ Otras clasificaciones:
✔ Clasificación decimal que consiste en agrupar documentos, libros,

acciones…en diez grandes grupos. La primera división se enumerará del 0 al

9, cada una de estas clases se subdividirá en otros 10 grupos de 0 a 9,
colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. Las
anotaciones decimales se escriben separando con un punto grupos de tres
cifras, a partir de la izquierda.
✔ Clasificación decimal universal que es el sistema de clasificación más

completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado
por personas cualificadas, es un catálogo de materias con las que se
clasifican todos los conocimientos del ser humano, agrupándolos en 10
categorías, se utiliza en las bibliotecas para clasificar los libros.
✔ Clasificación cromática que tomaría como guía los diferentes colores.
A modo de conclusión.
Los sistemas de clasificación, han de cumplir las siguientes condiciones:
 Deben ser lógicos.
 Deben ser sistemáticos y concretar de lo general a lo particular.
 Deben ser explícitos aunque concisos.
 Deben ser completos y abarcar todos los aspectos de un área.
 Deben disponer de un índice para la sintaxis.
 Deben permitir la clasificación de una idea desde diferentes perspectivas.
 La notación ha de ser fácil de escribir y recordar.
 Deben ser flexibles y adaptables a la vez que modificables en base a las

necesidades de la organización.
Actividad de aprendizaje: Ordenar y organizar los archivos
Visualiza el vídeo sobre la importancia de ordenar y organizar los archivos.

Explica, tras el visionado del vídeo, qué sistema de ordenación se utiliza en la
empresa en la que trabajas para el archivo de la documentación que se genera con los
clientes, en lo que se refiere a facturas generadas y cartas. Si actualmente estás
desempleado comenta con el foro qué sistema de ordenación crees que sería más
adecuado en un despacho de abogados para los expedientes de los clientes.
3.1. Sistema de ordenación y clasificación de documentación

administrativa II
A continuación, nos centraremos en la clasificación alfabética, en la cual se deben

tener en cuenta una serie de normas:
➔ Nombres de personas: si se trata de nombres propios, la palabra principal

será el primer apellido. Si coinciden varios con el mismo apellido, entonces se
tomará el segundo apellido, y si también coincide, el nombre. Si da la
casualidad que coincida todo, se clasificaría por la comunidad autónoma donde
resida, luego provincia y dentro de la provincia por el municipio y dentro del
municipio por la calle.
✔ Los títulos nobiliarios, militares, académicos…, no se consideraran como

criterio de ordenación.
✔ No se consideraran las preposiciones, las contracciones y los artículos.
✔ Los apellidos compuestos, separados por un guión, se consideraran como

un solo apellido.
✔ Los nombres extranjeros se clasificaran por el primer apellido, teniendo en

cuenta que las partículas Mac, du…forman parte del apellido.
➔ Nombres de empresas:
✔ Se tiene en cuenta el nombre de la empresa y no la actividad.
✔ Si el nombre de la empresa contiene hijos de…, sobrinos de…, se

prescinde de a la hora de clasificar.

✔ Para empresas conocidas por sus siglas, se consideran éstas de cara a su
clasificación.
✔ Los organismos oficiales se ordenaran según su denominación genérica.
✔ Con empresas extranjeras se usa la primera palabra de su razón social.
✔ Si el nombre de la empresa comienza con un artículo, se prescindirá del

mismo para la clasificación.
Ejemplo:
En la clasificación alfabética los documentos se clasifican
tomando como base el apellido de la persona, o la razón
social de la empresa que figura en el documento a archivar.
Son listas de términos que pueden combinarse y asociarse
para describir una materia. Un ejemplo de este tipo de
clasificación, serían las Listas de encabezamiento de materias
que utilizan las bibliotecas. Estas listas poseen
encabezamientos que recogen el tema sobre el que trata el
documento y subencabezamientos para precisar o delimitar
mejor el sentido de la materia.
La lista de encabezamientos de materia más grande del
mundo es la Library of Congress Subject Headings, de la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, que ha servido
de base a muchas otras listas.

3.2. Sistema de ordenación y clasificación de documentación
administrativa III
Si nos centramos ahora en la clasificación por materias:
➔ Dentro de esta clasificación podemos diferenciar grandes grupos:
✔ Bien por orden alfabético de las materias.
✔ Por medio de la agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando

algunos de los siguientes criterios:
✔ Numérico. A cada materia principal le asignamos un número, y a cada

subdivisión de la materia otro.
✔ Alfanumérico. A cada materia principal se le asigna una letra o número y las

subdivisiones.
➔ Al igual que los criterios anteriores, destacan normas a respetar:
✔ Hay que identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con los
cuales podemos clasificar la documentación recibida o generada.
✔ Antes de comenzar a clasificar los grupos principales y los subgrupos, deben

estar bien identificados con el número o letra asignada.

Cuestionario

La Clasificación Cronológica consiste en:
a. Listas de términos que pueden combinarse y asociarse para describir una
materia.
b. Usar como guía los diferentes colores.
c. Ordenar los documentos desde los más antiguos a los más modernos de
forma progresiva y tomando como referencia la fecha de entrada, la de
vencimiento, la de creación, etc.
Los sistemas de clasificación, han de respetar las siguientes condiciones
a. Ser explícitos, lógicos y concisos.
b. Ser implícitos, lógicos y flexibles.
c. Las dos anteriores son verdaderas.
El sistema de clasificación más extendido es:
a. La Clasificación Alfabética.
b. La clasificación por colores.
c. A y B son correctas.

RESUMEN
A lo largo de la presente unidad se ha profundizado en la importancia del archivo y

de la ciencia archivística para las organizaciones actuales, dejando constancia del
grado de la misma, sobre todo en lo referente a sistemas de clasificación de la
información y las consecuencias de una mala planificación del archivo.
La implantación en las empresas de adecuados procedimientos de gestión

documental asegura la correcta disposición y accesibilidad de los materiales que
soportan los flujos de trabajo. Estos procedimientos están encaminados a optimizar el
sistema de información para hacerlo más eficiente.
Asimismo durante el desarrollo de estos contenidos, se han determinado y fijado

todos los principios de organización de un sistema de archivo, se han
identificado sistemas tanto convencionales como informáticos en función del tipo de
documentos y se ha aprendido a poner en marcha las reglas de clasificación de
archivo, tanto en archivos físicos en papel como en soporte informático.
Es decir, se ha estudiado qué se entiende por clasificación de documentos, sus

fines y normas y más en profundidad los sistemas de clasificación de la
documentación de cara a poder elegir la más adecuada de cara a la estructura del
documento a archivar o bien las necesidades de la empresa, identificando en todos los
casos, tanto sus ventajas como sus inconvenientes.

MAPA CONCEPTUAL
Para concluir la unidad la podemos resumir los apartados e ideas principales por medio de este mapa conceptual:

RECURSOS PARA AMPLIAR
PÁGINAS WEB
• Organización de un archivo central: https://www.youtube.com/watch?

v=fgLaQB42vEc [Consulta noviembre 2022].
• Procesos llevados a cabo en el archivo de una empresa:

https://www.youtube.com/watch?v=GXV6faZCSoU [Consulta noviembre 2022].
TEXTOS ELECTRÓNICOS
• Organización de la documentación en la administración pública:

https://www.oposinet.com/temario-de-gestion-administrativa-fp/temario-1-
gestion-admistrativa/tema-41-organizacin-de-la-documentacin-en-la-
administracin-pblica/ [Consulta noviembre 2022].

BIBLIOGRAFÍA
LIBROS Y MONOGRAFÍAS
• GÓMEZ CEJAS, Guillermo. Sistemas administrativos, análisis y diseños. Madrid:

McGraw-Hill, 1.997.( pp. 96 - 103 y 107 – 117)
• MONEDA CORROCHANO, Mercedes de la. El archivo de empresa: un concepto

integrado. En RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel (ed. lit.) Manual de Archivística.
Madrid: Síntesis, 1995, p. 235-262
• NAVARRO BONILLA, Diego. Los archivos de empresa: aproximación a la

normativa jurídica reguladora de la producción documental en las empresas
españolas. Boletín de la ANABAD, 1998, 48-1, p. 49-76
• NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. El sistema de archivos en las sociedades

mercantiles y empresa. En: Organización y gestión de Archivos. Gijón: Trea,
2000. pp. 458- 540.
• NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Gijón: Trea,

1999.
TEXTOS ELECTRÓNICOS
• ALBERCH, Ramon, COROMINAS Mariona y MARTÍNEZ, M. Carmen. El personal

de los archivos. La función archivística y su repercusión en la plantilla. [En
línea]:
https://www.academia.edu/5137779/EL_PERSONAL_DE_LOS_ARCHIVOS._La_f
unci%C3%B3n_archiv%C3%ADstica_y_su_repercusi%C3%B3n_en_la_plantilla
[Consulta noviembre 2022].
• CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS / DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Manual para archiveros. S.L.; ABRIL 2005. [En línea]

http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf [Consulta
noviembre 2022].
• GARCÍA MORENO, M. Antonia. Metodología para abordar un proyecto

documental en la empresa. Documentación de las ciencias de la información.
1998. (nº 21. pp. 143 - 156) [En línea]
https://revistas.ucm.es/index.php/DCIN/article/download/DCIN9898110143A/1
9740 [Consulta noviembre 2022].
• GONZÁLEZ PEDRAZA, José Andrés. Consejo Internacional de Archivos. Informe

sobre los Archivos de Empresas en España. [En línea]
http://www.fhvl.es/fhvl/content.asp?ContentId=630 [Consulta noviembre
2022].
VIDEOS
• ¿En qué consiste la gestión documental?: http://www.youtube.com/watch?

v=XgcyjWAoX-Y&feature=related [Consulta noviembre 2022].
• Conservación digital y física de archivos: http://www.youtube.com/watch?

v=WUJaez6uPkw [Consulta noviembre 2022].
• Los diez mandamientos de la preservación digital:

http://archivistica.blogspot.com/2010/02/los-10-mandamientos-de-la-
preservacion.html [Consulta noviembre 2022].

GLOSARIO
 Colección: conjunto de documento de igual o distinta procedencia, reunidos por

motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio
subjetivo.
 Documento de archivo: unidad de información registrada en cualquier soporte

como evidencia de acciones, producida por un agente en el ejercicio de sus
funciones y gestionada por su valor testimonial e informativo.
 Fondo: conjunto de documentos producidos y gestionados por un agente en el

ejercicio de sus funciones. En determinados casos puede incluir además
documentos de otros productores.
 Registro: unidad básica de almacenamiento informativo.
 Serie: conjunto de documentos, producidos por uno o varios agentes, que son
testimonio continuado de una o varias actividades o procesos.
 Subserie: conjunto de documentos de una serie, agrupados de acuerdo con

diversas modalidades de las actividades o procesos que testimonia la serie u
otros criterios.
 Tema: concepto, objeto o evento del que trata un documento de archivo.

SOLUCIÓN EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN

La archivística:
a. Es una ciencia incorporada al mundo de la organización desde los inicios
de la actividad empresarial.
b. Se fundamenta en el uso de la documentación como un valor probatorio e
informativo que debe ser conservado para asegurar el buen funcionamiento
de la organización.
c. Se relaciona exclusivamente con el archivo de documentación en papel
que puede ser ubicada en un sitio físico.
Respuesta b. En efecto, este es un fundamento de la ciencia archivística.
Una empresa determinada está obligada a guardar la documentación por dos
razones fundamentales:
a. Sólo debe conservarla por la Ley de Protección de datos.
b. Por exigencias legales y por el propio interés de la organización.
c. Sólo debe conservarla por exigencias legales.
Respuesta b. Efectivamente, un buen ejemplo de ello es una tarjeta de
audio.
En Archivística, al tomar como base la titularidad de los archivos, estos
pueden ser clasificados en:
a. Públicos, mixtos y privados.
b. En archivos públicos y privados.
c. En convencionales, por microfilme e informáticos.
Respuesta b. Correcto, la clasificación es correcta.

Al basarse en el grado de utilización de un archivo, este puede ser clasificado
como:
a. Activo y Pasivo.
b. Activo, semiactivo e inactivo.
c. Centralizado, descentralizado y mixto.
Respuesta b. Efectivamente, esta clasificación es correcta.
La Fase Semiactiva corresponde con el periodo de documentación en trámite.
a. Verdadero.
b. Falso.
Respuesta b. Efectivamente el enunciado es falso y se refiere a la fase activa
no semiactiva.
La Clasificación Cronológica consiste en:
a. Listas de términos que pueden combinarse y asociarse para describir una
materia.
b. Usar como guía los diferentes colores.
c. Ordenar los documentos desde los más antiguos a los más modernos de
forma progresiva y tomando como referencia la fecha de entrada, la de
vencimiento, la de creación, etc.
Respuesta c. Efectivamente, la afirmación es correcta.
Los sistemas de clasificación, han de respetar las siguientes condiciones
a. Ser explícitos, lógicos y concisos.
b. Ser implícitos, lógicos y flexibles.
c. Las dos anteriores son verdaderas.
Respuesta a. Correcto.

El sistema de clasificación más extendido es:
a. La Clasificación Alfabética.
b. La clasificación por colores.
c. A y B son correctas.
Respuesta a. Efectivamente, esta es la respuesta correcta.

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UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte

La archivística, es una ciencia de reciente

Pero no es la conservación el único pilar sobre el que se asienta la Ciencia que

Por tanto, ambas: conservación y recuperación no tienen sentido si se

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 4

En esta unidad de aprendizaje, las capacidades que más se va a

✔ C2. Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en

la codificación y organización de documentación administrativa tipo,

utilizando archivos físicos o informáticos.

✔ C3. Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y

eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos

niveles de acceso, conservación y vigencia.

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 5

Paulatinamente, los grandes almacenes de papel que

En estos sistemas informáticos, el archivo toma la

Finalmente el concepto "documento físico" se refiere al documento de archivo en su

➔ Se hace necesario citar la definición de la palabra que aparece en el

“Archivo". (Del latín archīvum, residencia de los magistrados).

✔ 1.m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,

✔ 2.m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

✔ 3.m. Inform. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un

En esta unidad se entiende al archivo según la segunda aceptación. Por tanto,

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 6

Actividad de aprendizaje: Gestión documental en tu empresa

Visualiza el vídeo sobre la importancia de la gestión documental en una

Observa el vídeo y reflexiona acerca de la importancia de la gestión documental en tu

Una organización debe conservar o guardar la documentación por dos razones:

➔ 1. Por el propio interés de la organización, ya que conservar o guardar la

➔ 2. Por exigencias legales, ya que el Código de comercio en su art. 30.1

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 7

Visualiza previamente el video situado en tus contenidos.

Visualiza el vídeo sobre la relevancia de la

1.2. Tipos de archivos I

Los diferentes archivos se pueden clasificar atendiendo a su titularidad y a la edad del

➔ Según la titularidad: Al tomar como base el concepto de titularidad, los

➔ De la Administración General del Estado.

➔ Otros órganos de la Administración (órganos legislativos, como el

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 8

➔ De partidos políticos y organizaciones sindicales.

➔ De familias (determinadas familias, linajes…).

➔ Según la edad: Por otro lado, si se otorga la importancia principal a la edad

✔ Activos (de oficina y centrales –documentos vivos).

✔ Semiactivos (Intermedios –de baja actividad).

✔ Inactivos (archivos históricos –sin vigencia administrativa).

1.3. Tipos de archivos II

➔ Atendiendo a la ubicación física de los documentos de archivo:

✔ Centralizado es cuando la empresa guarda la documentación en un solo

✔ Descentralizado cuando la documentación se encuentra dispersa a lo largo

✔ Archivo Mixto; el más habitual; se combinan las dos formas de archivo.

➔ Atendiendo al contenido del archivo vuelven a ser clasificados en: Público ó

➔ Atendiendo a la frecuencia de utilización se definen como conjuntos de

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 9

✔ Fase Semiactiva. Función: Consulta esporádica. Evaluación para su

✔ Fase Inactiva. Función: Valor histórico y conservación permanente.

➔ Atendiendo al tipo de soporte pueden ser diferenciados como archivos en

1.4. Equipos y materiales para el archivo I

Un sistema de archivo tiene como objetivo mayoritario la

➔ Carpeta simple. Sistema de archivo por excelencia y el más usado de todos.

➔ Carpetas clasificadoras. Amplias carpetas que incorporan sistemas de fuelle o

UF0513 – Unidad 2: Archivo y clasificación de documentación administrativa 10

➔ Mención aparte merecen el tipo carpeta archivador. El Modelo A-Z es el más

Otros modelos de carpeta serían:

➔ Con anillas para archivar los documentos una vez perforados.