UNIDAD 6.

ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Comunicación empresarial y
atención al cliente
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Estudiarás:
1. El archivo: concepto y finalidad.
2. Tipos de archivos empresariales.
3. Sistemas de clasificación de documentos.
4. Archivo de documentos en formato papel.
5. Archivo informático de datos.
6. Soportes y materiales de archivo.
Y serás capaz de archivar información en soporte papel e informático así como
gestionar el archivo.

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06 1. El archivo: concepto y finalidad

2
06 1. El archivo: concepto y finalidad

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1.2.- Consejos para desarrollar la labor de archivo

4
2. Tipos de archivos empresariales
Existen diferentes tipos de archivos en función de la frecuencia de uso de la documentación, del
soporte utilizado para contener el documento o de la localización física del archivo.
Frecuencia de uso de la documentación

5
 2.2 Tipos de archivo según la localización física del archivo

2.3.-Tipos de
archivo según el
soporte utilizado

La mayoría de las
empresas tienen archivos
en formato papel y archivos
en formato digital.

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3. Sistemas de clasificación de documentos

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3.1.- Sistema alfabético

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3.2.- Sistema numérico

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3.3.- Sistema cronológico

3.4.- Sistema geográfico

3.5.- Sistema temático

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3.6.- Sistemas mixtos

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4. Archivo de documentos en formato papel

4.1.- Entrada de la documentación en el archivo

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4.2.- Conservación, utilización y destrucción de la documentación

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5. Archivo informático de datos

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5.1.- Archivo informático de documentos.

15
 5.1.- Sistemas de gestión de datos .

Ventajas de una base de datos:

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 6.1.- Soportes y materiales de archivo
Archivo de documentación
escrita

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6.2 Soporte para el archivo informático de datos
- Ordenador y software adecuado (BB.DD, etc)

PERIFÉRICOS

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7. La protección de la información: la LOPD
7.1.- Medidas de protección de información

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7.2.- Ley de protección de datos

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7.2.- Ley de protección de datos
Toda empresa o empresario está obligada/o a :

1. Notificar a AEPD los ficheros de datos personales que tenga y las

aplicaciones informáticas que utilice en su gestión.

2. Redactar un documento de seguridad para redactar las políticas, normas

y procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales
archivados.

3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas

empresas o profesionales que, en el desarrollo de su actividad, accedan
a dichos datos personales.

4. Deben informar a los titulares de los datos de que se está cumpliendo

con la normativa de protección de datos especialmente en:

1. Recogida de consentimientos en el tratamientos de datos.

2. Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
3. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos.

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