Manual para la gestión documental

Tabla de contenido

1. La gestión documental
1.1. Conceptos básicos
1.2. Desarrollo de la Gestión Documental
1.3 Definición de Gestión Documental Norma ISO
15489
1.4. Marco Legal del programa de gestión documental
1.5. Creación del Archivo General de la Nación
1.6. Programa de Gestión Documental (PDG)
1.6.1. Objetivos del programa de Gestión Documental
1.6.2. Proceso para iniciar el programa de gestión
documental
1.6.3. Conformación del Comité de archivo
Integrantes
Invitados especiales
Funciones del Comité de archivo
1.6.4. Elaboración del manual de archivo
1.6.5. Determinar las políticas para el archivo de gestión
1.6.5.1. Archivo de gestión o de oficina
1.6.5.2. Recepción y producción de documentos
1.6.5.2.1. Recepción de documentos
1.6.5.2.2. Producción de documentos
Definición de documento
Recomendaciones especiales
Papelería
Presentación de los documentos
Características generales del texto
1.6.5.2.2.3. Elaboración de documentos comerciales
1.6.5.3. Trámite y despacho de correspondencia
1.6.5.4. Definir los procedimientos de consulta de
documentos

1.6.6. Inventario documental

1.6.7. Revisión de la información del inventario
documental

1.6.8. Apertura e identificación de carpetas

1.6.9. Almacenamiento de documentos
1.6.10. Ubicación física de los documentos
1.6.11. Protección de los documentos
1.6.12 Valoración documental

1
1.6.13 Tablas de Retención Documental (TRM)
1.6.14. Transferencias documentales
1.3.15. Eliminación documental

2. Gestión de archivo
2.1. Terminología archivística
2.2. Niveles de archivo
2.3. Organización de documentos
2.3.1. Archivo por el sistema de expedientes y
formularios
2.3.2. Foliación de documentos
2.3.3. Organización de los documentos en los archivos
2.4. El archivo central
2.5. El archivo histórico
2.6. Descripción documental
2.7. Selección documental
2.8. Tablas de valoración documental
2.9.1. Definición de tablas de valoración documental
2.10. Tablas de Retención documental (TRM)
2.11. Conservación de documentos
Norma NTC 4436 conservación de documentos
2.12. Soportes y almacenamiento de la documentación
2.13. Formato único de inventario documental
2.14. Organización de historias laborales
2.15. Código de ética para los archivistas
2.16. Archivos informáticos
Formato único hoja de vida persona natural

Anexo 1

3. Normas sobre gestión documental

4. Delitos contra la información

5. Conceptos básicos sobre seguridad de la

información

2
1. La gestión documental

1.1. Conceptos básicos

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas

usadas para administrar el flujo de documentos de cualquier tipo en una
organización; permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació ante la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito, para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel; manejo
que cada vez fue haciéndose más complejo, a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.

1.2. Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo

de administradores, archiveros y bibliotecarios. Sus herramientas manuales
básicas incluían libros de registro, carpetas, archivadores, cajas, estanterías en
que se guardaban los documentos de papel (más tarde sustituidas por
audiovisuales y documentos en soportes magnéticos u ópticos); ficheros o kárdex
que permitían hacer referencias cruzadas, y una larga lista de técnicas para la
recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. En
tiempos más recientes se han sumado los medios informáticos, cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo a la actividad administrativa. Aunque los
medios informáticos benefician sustancialmente a la gestión documental, continúa
requiriéndose el trabajo de profesionales en sistemas de información, como
expertos en flujos de documentos y en procesos de cada documento de soporte
papel o electrónico.

El uso del computador en la gestión documental se inició en la práctica a partir de

las grandes bibliotecas nacionales anglófonas como la biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos de América y la British Library; creadoras en los pasados años
60, de programas de bases de datos conocidos como marc (machine readable
cataloguing) o catalogación legible por computador. Poco después, y a medida
que el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, surgieron las bases de datos, los procesadores
de textos, archivadores y otras aplicaciones informáticas.

3
En la actualidad coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental; desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y
sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos. Estos últimos manejan no
sólo la documentación administrativa como tal, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además: controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de expedientes; capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros; enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación; y además permiten realizar búsquedas sofisticadas y
recuperar información de cualquier lugar.

1.3. Definición de gestión documental (Norma ISO 15489)

"Un área de la administración, responsable del eficiente y sistemático control en la
creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo
los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y
transacciones de negocios".

La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder

con respecto a la documentación que genera una organización. Normalmente
incluye dos fases:

Primera fase: cuando los documentos están en proceso de tramitación. La gestión

documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se
extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

Segunda fase: cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y

procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión
de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o
recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la
documentación.

1.4. Marco legal del programa de gestión documental

Para que el Programa de Gestión Documental pueda gestionarse de manera

apropiada, es necesario que la empresa responda y cumpla las diferentes normas
proferidas por la organización, por el Archivo General de la Nación, así como las
demás normas aplicables a la empresa. A continuación se señalan las normas de
carácter general relacionadas con la gestión documental:

Constitución Política de Colombia

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual

4
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de organizaciones
públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y

demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos
y con las formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria

reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con
fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y
demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso
inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro
de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones, el
gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo
incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que
hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos de comunicación”.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra”.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico
de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la

cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la

5
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en
todas las etapas del proceso de creación de la organización nacional”.

Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura...”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
dorganización nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables
e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando
se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales
que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza
arqueológica.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la

Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse
como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren
expresamente en ellos”.

Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la

comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica
responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las
leyes.

Otras normas referentes a la reglamentación sobre archivos son:

Decreto 2527 de 1950 Microfilmación

Decreto 3354 de 1954
Ley 39 de 1981
Decreto 2620, 2649 de 1993
Decreto 2650 de 1996 art.26
Ley 80 de 1989
Decreto 1777 de 1990
Ley 6 de 1992
Microfilmación
Microfilmación
Microfilmación
PUC para comerciantes
Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se aprueba el acuerdo 01 de mayo
15 de 1990, emanado de la junta directiva del
Archivo General de la Nación sobre adopción
de los estatutos de dicha entidad.
Uso y valor probatorio al disco óptico en los

6
 documentos tributarios.
Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación Administrativa.
Decreto 2649 de 1993 Reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios y normas de
contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. Archivos de contabilidad.
Decreto 663 de 1993 Conservación de archivos y documentos de
los establecimientos bancarios.
Ley 44 de 1993 Derechos de autor de los funcionarios
públicos.
Acuerdo 07 de 1994 Adopta y expide el reglamento general de
archivos.
Ley 190 de 1995 Art. Estatuto Anticorrupción
Acuerdo 012 de 1995 Modifica la parte I del Acuerdo 07 de 29 de
junio de 1994. Reglamento general de
archivos: “Órganos de dirección, coordinación
y asesoría”.
Acuerdo 08 de 1995 Transferencia documental histórica de los
organismos de orden nacional, al Archivo
General de la Nación, ordenado por el Decreto
1382 de 1995.
Acuerdo 09 de 1995 Presentación de las tablas de retención
documental al Archivo General de la Nación.
Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
Decreto 1382 de 1995 Tablas de retención documental y
transferencias al Archivo General de la Nación.
Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos.
Decreto 2150 de 1995 Suprime la autenticación de documentos
originales y uso de sellos, prohíbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder, prohíbe copiar o
retirar documentos de los archivos de las
entidades públicas, autoriza el uso de
sistemas electrónicos de archivos y trasmisión
de datos, prohíbe limitar el uso de las
tecnologías de archivo documental por parte
de particulares, entre otros.
Ley 190 de 1995 Faltas y delitos en los archivos (arts. 27 y 79)
Ley 200 de 1995 Conductas sancionables a servidores públicos
sobre los archivos.
Acuerdo 02 de 1996 Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica
el Acuerdo 7 de 1994.
Acuerdo 06 de 1996 Comité Evaluador de documentos del Archivo
General de la Nación.
Acuerdo 11 de 1996 Criterios de conservación y organización de

7
 documentos.
Decreto 1094 de 1996 Facturas electrónicas.
Ley 270 de 1996 Art. 95 Estatutaria de la Administración de Justicia.
Sobre uso y valor probatorio de las nuevas
tecnologías en los despachos judiciales.
Acuerdo 02 de 1997 Prorroga el plazo establecido en el Decreto
1382 de 1995 para la presentación de las
Tablas de Retención Documental de los
organismos nacionales.
Circular 02 de 1997 Implementación de nuevas tecnologías en
archivos públicos
Decreto 998 de 1997 Transferencia de la documentación histórica
de los archivos del orden nacional del sector
central de la rama ejecutiva.
Circula 01 de 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del
Municipio.
Decreto 1571 de 1998 Archivos de historias laborales.
Ley 527 de 1999 Ley de comercio electrónico. Define y
reglamenta el acceso de los mensajes de
datos del comercio electrónico y las firmas
digitales, y se establecen las entidades de
certificación; también se dictan otras
disposiciones.
Resolución 1995 de 1999 Por la cual se establecen normas para el
manejo de la historia clínica.
Ley 594 de 2000 Ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 022 de 2000 Reglamento General de Archivos, órganos de
dirección, coordinación y asesoría.
Acuerdo 046 de 2000 Procedimiento para la eliminación de
documentos
Acuerdo 047 de 2000 Restricciones por razones de conservación
Acuerdo 048 de 2000 Conservación preventiva, conservación y
restauración documental.
Acuerdo 049 de 2000 Condiciones de edificios y locales destinados a
archivos.
Acuerdo 050 de 2000 Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo 056 de 2000 Requisitos para la consulta y acceso a los
documentos de archivo.
Acuerdo 060 de 2000 Administración de las comunicaciones oficiales
Resolución 1508 de 2000 Establece procedimientos de carácter general
para determinar el carácter científico o cultural
de libros, revistas, folletos coleccionables,
seriados o publicaciones.

8
Decreto 1747 de 2000 Certificadoras

Resolución 26930
Ley 588 de 2000 parágrafo Nuevas tecnologías
articulo 1 y 9
Decreto 1049 de 2001 Sistema general de información administrativa
del sector público.
Acuerdo 017 de 2001 Estatuto interno del Archivo General de la
Nación.
Acuerdo 060 de 2001 Pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades
públicas, y las privadas que cumplen funciones
públicas.
Ley 734 de 2002 Faltas y delitos en archivos, Articulo 36.
Decreto 2170 de 2002 Contratación por medios electrónicos.
Acuerdo 037 de 2002 Especificaciones técnicas y requisitos para la
contratación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley general de Archivos
594 de 2000.
Acuerdo 038 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 039 de 2002 Procedimiento para la aplicación de las Tablas
de Retención Documental en desarrollo del
artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 041 de 2002 Entrega de documentos y archivos de
entidades que se liquiden, fusionen o
privaticen, y se desarrolla el artículo 20 y su
parágrafo de la Ley 594 de 2000.
Circular 07 de 2002 Organización y conservación de los
documentos de las entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional.
Acuerdo 042 de 2002 Establece los criterios para la organización de
archivos de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen con funciones
públicas
Ley 782 de 2003 Normas técnicas
Circular 004 de 2003 Organización de historias laborales.
Acuerdo 015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo
primero del acuerdo 041 de 2002, sobre
integración del comité de archivo de las
entidades en liquidación
Ley 927 de 2004 Autoriza la afiliación del AGN al ICA, Consejo

9
 Internacional de Archivos
Decreto 3666 de 2004 Día nacional de los archivos
Decreto 4124 de 2004 Reglamenta el Sistema Nacional de archivos,
y se dictan otras disposiciones relativas a los
archivos privados.
Acuerdo 002 de 2004 Establece criterios para la organización y
entrega de archivos de las entidades públicas
en proceso de liquidación, fondos acumulados
Ley 951 de 2005 Informes de gestión
Ley 962 de 2005 Ley antitramites
Circular 035 de 2009 Organización e implementación de archivos y
fondos documentales acumulados.
Código de procedimiento civil Artículos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257,
258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273,
279, 281 y 282.
Código penal Artículos: 119, 148a, 154, 155, 189, 218, 219, 220,
221, 222, 223, 224, 225, 226, 239, 288 y 289.
Código de procedimiento Artículos: 164,165, 166, 248, 274, 275, 276,
277,
penal 278, 279, 280 y 291.
Código Contencioso Artículos: 17, 18, 19, 21, 24, 25 y 29.
Administrativo
Código de régimen político Artículos: 289, 316, 320 y 337.
municipal
Código de Comercio Artículos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59,
60, 68, 69, 70 y 619.
Código Sustantivo del Artículos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393,
Trabajo 488 y 489.
Jurisprudencia y normas
técnicas
Sentencias Corte T-444 de julio 7 de 1992
Constitucional
T-413 de septiembre de 1993

T-443 de octubre 12 de 1994

T-158 de marzo 24 de 1994

T-696 de 1996

T-180 de 1998

T-164 de 1998

T-696 de 1996

10
 C-116 de 1997

C-066 de 1998

C-229 de 2000

C-262 de 2000

C-831 de 2001

C-185 de 2003

C-097 de 2003

C-022 de 2004

C-023 de 2004

C-044 de 2004

C-046 de 2004
NTC Normas Técnicas Colombianas
NTC 3723 Y 4080 Microfilm

NTC 4095 Descripción archivística

NTC 5029 Medición de archivos
NTC 4436 Permanencia y durabilidad de los soportes,
como el papel
NTC 2676 Permanencia y durabilidad de los sopores
como el papel a los soportes digitales

Información incluida en el CD adjunto al manual.

11
1.5. Creación del Archivo General de la Nación

Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989,

se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de
Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación,
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la
comunidad.

Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y

ejecutores del sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124
de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le
asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas, o privadas con funciones públicas, y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal, y de las comunidades indígenas creadas por
ley. Todas ellas, articuladas entre sí, posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos; promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de
los ciudadanos a la información y a los documentos en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General
de la Nación, como la instancia que aporta a la construcción de la política
archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el
desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo
integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación,
conservación, servicio y control de los archivos.

Órganos Ejecutores: Archivos de las organizaciones públicas, archivos de

organizaciones privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de
interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad
relativa a los procesos archivísticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del
Sistema Nacional de Archivos.

En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos

Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país, y de igual forma
se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en
estos departamentos, y del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.

Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando

Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por
sectores, de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función
archivística; los cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del

12
Decreto 4124 de 2004. Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos
institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos
componentes del Sistema Nacional de Archivos; procura el mejoramiento del
talento humano en archivística y apoya la capacitación en general; finalmente
propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en
particular para la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión
de los archivos a nivel nacional, regional y local.

1.6. Programa de gestión documental (PDG)

Un programa de gestión de documentos se entiende como un proceso archivístico

encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una organización, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y
conservación.

En este programa intervienen: el funcionario responsable del área encargada de la

administración de los documentos, apoyado decididamente de todos los
estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la
organización, para garantizar la funcionalidad.

1.6.1. Objetivos del programa de gestión documental (PDG)

 Racionalizar y normalizar los documentos desde su creación hasta su

destino final.

 Regular el manejo integral de los documentos y de la información, como

base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria
institucional.

 Integrar los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a

una política informativa total.

 Evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria

de información, y reducir costos en la producción y conservación del acervo
documental.

 Simplificar los trámites en los procesos administrativos, con miras al flujo

normal y eficaz de la información.

 Normalizar las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total.

A partir del estudio y análisis de la documentación, el PDG normaliza todas las

fases de la gestión documental: producción o recepción, distribución, trámite,

13
consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición
final de la información institucional, como recurso indispensable para la toma de
decisiones y la preservación del patrimonio documental de la empresa.

1.6.2. Proceso para iniciar el programa de gestión documental

(PDG)

1.6.3 Primera etapa: Conformar el comité de archivo

El comité de archivo, es un grupo asesor de alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

Conformación del comité de archivo: El manejo de la documentación producida

en la empresa puede llegar a convertirse en una dificultad si no cuenta con
parámetros definidos de organización y control. Cuando la empresa no tiene una
producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o
temprano comenzarán a verse los efectos de este problema en la imagen
institucional. Por tales razones, es muy importante establecer un sistema de
información normalizada de producción, conservación, evaluación y recuperación
de documentos. Tal sistema se logra mediante la conjugación de esfuerzos por
parte de grupos representativos de la organización, y la posterior canalización por
intermedio de lo que se conoce como el comité de archivo. Siendo éste un órgano
interno de la empresa, el comité de archivo tiene carácter asesor en todos los
aspectos relacionados con el orden, manejo y control de los documentos de una
organización.

El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en las decisiones

relacionadas con los procesos administrativos y operativos de los documentos que
recibe y genera una empresa. Debe lograr la simplificación del papeleo inútil y
evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios; todo lo cual se
traduce en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen
a la empresa. El control y normalización que establece el comité en sus diversas
etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio para facilitar la
proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.

1.6.3.1 Integrantes del comité de archivo

Como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo
organizado de documentos y comunicaciones de la organización, el comité de
archivo debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios de la
organización en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanentes y
otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a
tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.

14
1.6.3.2 Integrantes permanentes:

 La máxima autoridad de la institución o su delegado.

 El asesor jurídico o abogado de la empresa.
 El jefe de la oficina de sistemas o en su defecto el de planeación.
 El jefe administrativo.
 El jefe de archivo y correspondencia.

1.6.3.3 Invitados especiales:

Serán los jefes de las oficinas involucradas en la toma de decisiones sobre los
documentos que afecten las actividades por ellos coordinadas.

1.6.3.4 Funciones y responsabilidades del comité de archivo

Las funciones del comité de archivo son las siguientes:

 Definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos de los archivos;

 Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación,

salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística y que a su
vez se relaciona con: el sistema de información archivístico, la expedición
del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del
documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo,
la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la
información que éste contiene y por último, la depuración y eliminación del
documento.

 Promover la aplicación de las normas y programas de gestión documental,

mediante capacitación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la
ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.

 Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y

conservación de la información archivística y de las comunicaciones
oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán
hacer cumplir las decisiones adoptadas por el comité.

 Sugerir a la administración los programas de gestión documental a través

de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de
correspondencia, como soporte de las decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

15
  Proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención
documental (TRD) para la empresa cuando se requiera.

 Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o

consultores que se requieran, en desarrollo de las políticas y programas
diseñados por el comité.

 Definir su reglamento interno. El comité deberá tener por lo menos una

reunión ordinaria mensual que será convocada por el secretario del comité,
y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo
determinare el comité por convocatoria del secretario técnico.

Responsabilidades del comité de archivo

 Velar por la integridad y conservación de los documentos del archivo

 Decidir y aprobar la destrucción de documentos del archivo.
 Participar en la elaboración de las Tablas de Retención Documental

1.6.4. Segunda Etapa: Elaboración del manual de archivo

Es indispensable construir un Manual con las instrucciones normativas que se

deben seguir para un adecuado manejo y control de la documentación que se
guarda en un archivo.

Al preparar el manual deberán tenerse en cuenta los siguientes puntos:

 Unificación de criterios sobre métodos de organización, sistemas de

clasificación, transferencias de documentos, seguridad de la información y
control de la misma.

 Tiempos de retención para cada uno de los documentos, teniendo en

cuenta las leyes del país y las políticas de la empresa.

 Elaboración de formularios que sean necesarios para el desarrollo de todas

las actividades de archivo.

 Reglamentación de normas específicas para préstamo, consulta, remisión y

transferencias de documentos.

 Reglamentación de los procedimientos que deben seguir los usuarios en el

uso y manejo del archivo.

16
1.6.5. Tercera etapa: Determinar las políticas para el archivo de
gestión

Las políticas de gestión documental deberán contener los principios básicos para
el manejo de la información, como por ejemplo:

 Determinar quién tiene acceso a la información

 Crear sistemas que permitan la protección de la información sensible y
confidencial
 Minimizar el esfuerzo de los usuarios para obtener la información
 Estables sistemas y programas de seguridad que protejan los derechos de
los individuos y de la empresa
 Tener en cuenta de acuerdo a la conveniencia de la empresa si es
necesario tener el archivo centralizado o descentralizado
 Es indispensable prever la necesidad que tienen los usuarios para hacer
uso de la información
 Se deben diseñar los formularios que sean necesarios para el manejo de la
información
 Los gerentes, directores de área y coordinadores deben controlar
adecuadamente toda la información que manejan
 Al surgir información nueva en el desarrollo de las actividades de la
empresa se debe tener flexibilidad para el manejo de esta
 En toda empresa debe existir una persona idónea que maneje todas las
fuentes de información de la organización
 Siempre se debe mantener capacitado e informado al personal de la
organización sobre el sistema de gestión documental

17
1.6.5.1. Archivo de gestión o de oficina

Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite, en busca de dar

solución a los asuntos iniciados. La documentación está sometida a continua
utilización y consulta administrativa por parte de las mismas oficinas y otras que la
soliciten.

Para iniciar el proceso del archivo de gestión es importante analizar

detenidamente los procesos de la organización y su desarrollo dentro del ciclo
normal del negocio, con el grafico No. 01 se puede realizar el levantamiento de la
información.

Grafico No. 01

18
1.6.5.2. Recepción y producción de documentos

Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe

documentos en cumplimiento de sus funciones.

1.6.5.2.1. Recepción de documentos

Identificar claramente las personas autorizadas para recibir la correspondencia

que ingresa a la empresa; igualmente se debe especificar qué persona recibirá la
correspondencia en cada departamento.

Es conveniente prohibir que personas no autorizadas reciban correspondencia

empresarial, debido a que este hecho genera inconvenientes como pérdida de
documentos.

Se debe revisar que la correspondencia esté firmada y que traiga los anexos si es
el caso; si falta alguno de estos aspectos, debe devolverse o dejar la aclaración de
que la correspondencia recibida viene incompleta.

Una vez revisados los sobres, paquetes y demás documentos que lleguen, se
procede a radicar la correspondencia. Dependiendo el tipo de empresa, cuando
se atienden asuntos legales se recomienda el reloj radicador, el cual consta de los
siguientes datos: Membrete de la empresa, espacio para el número de radicación,
serie documental, fecha y hora de recibo. En su defecto se puede utilizar el sello
radicador; estos elementos, por seguridad no deben estar al alcance del público.

Se procede a asignar el número respectivo de acuerdo con la numeración

consecutiva que se va dando con el numerador automático. Se lee detenidamente
el documento para determinar la serie documental en que se guardará, (se asigna
un código que identifica los diferentes asuntos que manejan las dependencias, de
acuerdo con sus funciones y la estructura orgánica); se registra en el espacio
indicado del sello. Igualmente se coloca el número de la dependencia a la que se
enviará de acuerdo con los datos del destinatario. Para efectos de
correspondencia, cada dependencia de la empresa podrá asignado un código que
la identifica.

La correspondencia se envía directamente a la dependencia indicada en el

destinatario, corresponda o no a ella el asunto tratado; en este caso, la
dependencia recibe y si no es un asunto de su competencia, la remite a la
dependencia que deba atender dicho tema.

Antes de enviar la documentación a la dependencia respectiva, se procede a

digitar la información en una base de datos diseñada para tal fin (o en la planilla de
radicación de correspondencia); en caso de no contarse con la base de datos, se
llevará un registro manuscrito tanto para la radicación de la correspondencia

19
recibida como para la despachada. Una vez digitada o registrada la información,
se procede a entregarla a cada dependencia; la persona que recibe deberá firmar
como constancia de recibido.

*Se debe tener especial cuidado con los documentos legales como derechos de
petición y otros. Igualmente debe prestarse atención a paquetes extraños sin
remitente o paquetes de regalo.

(Anexo 1: Planilla de radicación de correspondencia)

1.6.5.2.2. Producción de documentos

1.6.5.2.2.1. Definición de documento

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier

soporte material, y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por
tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o

impresos); iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.);
sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos); audiovisuales (cintas
de video, películas cinematográficas); electrónicos (disquetes, cd.rom, dvd, bases
de datos, etc.); virtuales (webs, blogs, etc.); y cualquier otra propuesta que el
avance tecnológico pudiere plantear en el futuro.

1.6.5.2.2.2. Recomendaciones generales

Papelería

La correspondencia que produzca la empresa, bien se trate de cartas,

memorandos, circulares, constancias y certificados, se deberá elaborar en la
papelería establecida, en original y copia.

Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta.

La papelería de la empresa no se debe utilizar para fines personales o diferentes a

los requeridos por la empresa.

Presentación de los documentos

 Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,

gramaticales ni de puntuación.

 La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

20
  El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se
recomienda el tipo arial, tamaño 12).

 La tinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la

nitidez del documento.

 El papel debe tener el gramaje adecuado de acuerdo con la tecnología de

impresión que se utilice. Para impresora láser, el gramaje de las copias es
igual al del original (70 grs.).

 La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de

microfilmación.

 Los documentos se elaboran en papel impreso, nunca en diseños hechos

en computador.

 La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío

inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.

 Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel

térmico, se debe fotocopiar.

 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la

preservación y conservación del documento; por lo tanto, nunca debe
afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por
emplear el formato de trámite de documentos.

 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del

documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla
de papel entre el documento y el gancho.

 Los documentos legales se elaboran en tamaño oficio.

 La papelería y sellos de la empresa solamente se deben utilizar para fines

empresariales.

1.6.5.2.2.3. Características generales del texto

Uso de mayúsculas y minúsculas

 Las palabras escritas en mayúsculas sostenidas no se dividen.

21
  Se deben tildar las vocales escritas en mayúsculas sostenidas, cuando así
lo requieran.

 Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se debe

exagerar su uso.

En español, se escriben con minúscula los días de la semana, los meses del año,
los puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al
comienzo del párrafo.

Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares,

empresas, nombres de cargos y dependencias. Si los cargos hacen parte de un
párrafo no llevan mayúscula. Ejemplo:

Nombre propio - término genérico

Banco de la República: Gracias a su banco hemos….
El gerente general advirtió que habrá reunión de gerentes…

Escritura de números

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni
con punto. Ejemplo: año 1996

Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día,

mes y año. Ejemplo: La reunión se celebrará el 8 de febrero de 2011.

Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de año,

mes y día. Ejemplo: 2004-02-28.

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales; con punto para las unidades de mil, y apóstrofe para las unidades de
millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la
expresión en letras. Ejemplo: $5´678.540,00. (No es necesario incluir las
expresiones moneda corriente, m/cte., ni moneda legal, m/l).

Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los

decimales de estas últimas se representan con ceros y no con la letra “o”
minúscula, ni con el signo igual (=). Ejemplo:
$435.342´872.960,50

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente

manera:

22
Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos
enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en

cifras. Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y
los 12 años.

Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores

de 10. Ejemplo: 8°, 5%, escala 1:1000

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que

desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en
adelante en tres palabras. Ejemplo: Diecisiete, veintidós, treinta y dos.

Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se

puede expresar en primer término en letra o en números, pero conservando la
opción elegida a través de todo el documento. Ejemplo: $1.500,80 (un mil
quinientos pesos con ochenta centavos). Un mil quinientos pesos con ochenta
centavos ($1.500,80). Los números telefónicos se separan por grupos y con
espacios; el indicativo entre paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) 243 72 50

Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.).
Y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre
paréntesis ( ). Ejemplo: C.C. 32.397.330 de Medellín, cédula 19.825.345 de Honda
(Tolima)

Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

Ejemplo: Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas

Trascripción textual de documentos

Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios

a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así
como continuidad en los párrafos de una trascripción completa. Los puntos
suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir.

Denominaciones femeninas y profesionales

Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma

femenina, como lo establece la real academia de la lengua.
Cargos Títulos
Alcaldesa Abogada
Asistenta Administradora De Negocios
Consulesa Administradora De Empresas
Decana Arquitecta
23
Gerenta Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga
Presidenta Física Nuclear
Rectora Ingeniera
Revisora Fiscal Médica
Secretaria General Microbióloga
Subgerenta Odontóloga
Tesorera Psicóloga
Vicerrectora Diseñadora Textil

Nota: los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se
trate de nombre propio o término genérico respectivamente.

Ejemplos: Alicia Vargas, Ingeniera. Mañana vendrá la ingeniera Alicia Vargas.

Uso de abreviaturas

En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben

colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y
otros).

Se exceptúan las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si
así las tiene registradas en los tratamientos en las líneas de encabezado y de
copia.

Ejemplos:

Cía. Colombiana de modas s.a.

Rojas hermanos Ltda.
Copia: Dr. Humberto López Meza

1.6.5.2.2.3. Elaboración de documentos comerciales (Norma ICONTEC GTC-

185 documentación organizacional)

La guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que
faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y
organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y
electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos,
con buena calidad.

24
Referencias normativas

NTC 1001, papel y formatos

NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y

subdivisiones en documentos escritos.

NTC 1486, Documentación. Presentación de trabajos de investigación.

NTC 4436, información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad

NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura

Aspectos generales de las comunicaciones

La empresa deberá definir el estilo de la distribución de la comunicación, la Guía

técnica colombiana define tres estilos como alternativas:

Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se

escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque

Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo

tiene una sangría de 5 a 10 espacios.

Fuente

Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a

la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresión, digitación y microfilmación.

Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los
procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrillas.

Carta

25
La expedición de cartas u oficios está a cargo de los funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
(Acuerdo 60 del AGN de octubre de 2001)

Se recomienda elaborar las cartas u oficios extensos en formato carta, oficio o A4,
con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página;
las demás con el logo.
(Acuerdo 60 del AGN de octubre de 2001)

Características de redacción y presentación

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su

destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por comunicación.

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y cortés.
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural.
 Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
 Distribuir el texto de acuerdo a su extensión.

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Reiterar una información, un requerimiento o una solicitud urgente.
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
 Impugnar o corregir una situación.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
 Felicitar, invitar o convocar.
 Hacer llamados de atención, entre otros.

Modelos

Modelo 1:

26
Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del
remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).

Modelo 2: se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se
deja libre)

Requisitos

Márgenes

 Superior entre 3 y 4 cm.

 Inferior entre 2 y 3 cm.
 Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
 Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
 Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

Zonas (ver modelo anexo)

Zona 1: razón social, sigla o acrónimo, logotipo y nit.

Zona 2: dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

Zona 3: se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro

Esquema de carta comercial estilo bloque extremo (ver modelo anexo)

Partes de la carta

Número

Debe corresponder a un consecutivo, antecedido por el código de la dependencia.

De 0 a 1 interlínea a partir del margen superior.

Fecha

Ciudad de origen y fecha de envío, de 1 a 2 interlíneas del número, siguiendo el

orden día, mes y año; sin separarlo con punto. Ejemplo: (Bogotá D. C., 20 de
febrero de 2004)

Datos del destinatario

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.

De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas,

sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla.

27
Tratamiento

Título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor,

Ingeniero, etc.)

Nombre del destinatario

En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza

negrilla. Ejemplo: PEDRO LUIS DÍAZ SUÁREZ

Cargo

Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden

repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

Empresa

Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o

acrónimo. Ejemplos: (BCH, Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)

Dirección o apartado

Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre.
Se dejan 2 espacios o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la
puerta. Opcional la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle,
carrera, avenida, etc. Ejemplo: (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota
en un solo número. (Apartado 50943).

Nombre de la ciudad

Se identifica por su nombre aun tratándose de correspondencia local. Ejemplo:

(Bucaramanga, Santander).

País

Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de

la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto

28
Constituye la síntesis de la carta. Se escribe en máximo 4 palabras, con
mayúscula inicial y omitiendo preposiciones y/o conjunciones sin que se afecte el
sentido. Ejemplo: Vencimiento póliza 45890.

Saludo o vocativo

Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. Ejemplos:

(Apreciado señor Botero:, Respetada doctora Martha:). El tratamiento de
apreciado o estimado se reserva para personas de confianza.

Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el
gusto de saludarla, Ingeniera Lucía, y confirmamos…)

Texto

Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

• Tratar un solo tema por carta.

• Omitir temas personales en cartas comerciales.
• Hablar de usted.
• Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de
puntuación.
• Sin borrones ni repisados.
• Comienza a 3 interlíneas del asunto.

Páginas subsiguientes:

• Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.

• La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos.
• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm. del borde superior de la hoja en
papel blanco y a 2 interlíneas del logo, con mayúscula inicial.
• La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del
destinatario; estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen
derecho.

Ejemplo: Ingeniero Luís Castañeda Londoño

• El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas

del encabezado.

• En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2

renglones y se pasan 2 a la nueva página.

29
• La última página debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de
la despedida.

Despedida:

Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. Si es corta va

seguida de coma o una frase terminada en punto. Ejemplos: (Cordialmente, -
Para nosotros es un gusto servirle.)

Remitente

El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o

inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea
siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

Líneas especiales

Anexo o anexos

Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida

de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad
en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: anexo: uno (10 hojas)

Copia

A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo.

Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los
destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se
adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente Manos Ltda.). Si son
varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida separados por
punto y coma. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

Identificación transcriptor

A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el
documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María s., Pablo s.) Para
cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas
convencionales:

• 3 interlíneas entre el margen superior y el número.

• 3 interlíneas entre el número y la fecha.
• 6 interlíneas para iniciar destinatario.
30
• El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la
despedida.
• Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
• No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y
remitente.

Plegado de la carta

Convencional o rectangular

Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm. arriba de la mitad, se efectúa el primer
doblez; luego, borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm., se efectúa
segundo doblez.

Sobre con ventanilla

Se hace de forma que los datos del encabezado coincidan con la posición de la
ventanilla.

Memorandos

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa; se utiliza para transmitir

información, orientaciones o pautas a las dependencias locales.

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

 Redactar en forma breve, clara, directa, sencilla, cortés y en modo
impersonal o en primera persona del plural.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Estilo bloque

Las líneas de número, fecha y remitente se escriben del centro de la hoja hacia la
derecha.

Requisitos

 Márgenes (igual a la carta).

 Zonas (igual a la carta).

Denominación del documento

31
A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra memorando
en mayúscula sostenida y centrada.
Número

Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3

interlíneas de la palabra memorando.

Fecha

Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del

número.

Encabezamiento

• A 3 interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo se ubica la

preposición (PARA) seguida de dos puntos, al frente se anotan título,
nombre y cargo del destinatario con mayúscula inicial.

• A 2 interlíneas de la palabra (PARA) se ubica la preposición (DE) en

mayúscula sostenida, seguida de dos puntos; al frente, el nombre y cargo
del remitente con mayúscula inicial; sólo el cargo y dependencia, o sólo
cargo.

• A dos interlíneas de la preposición de se ubica el vocablo (ASUNTO),

seguido de dos puntos. Al frente la síntesis del documento con mayúscula
inicial.

Los datos del destinatario y remitente se escribirán así:

Primera opción
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo.
Remitente: Nombre y cargo separados con coma. Ejemplo:

PARA: Señor Carlos Augusto Pérez González, Jefe de Cartera.

DE: Juan Felipe Cadavid, Gerente.

Segunda opción
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo.
Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente. Ejemplo:

PARA: Ingeniero Pedro Luis Mazuera López, Jefe de Planeación.

DE: Jefe Talento Humano.

Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
32
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. Ejemplo:

PARA: Jefe de Ventas.

DE: Jefe Contable.

Tanto en la segunda como en la tercera opción, el nombre del remitente sin cargo,
deberá aparecer al final del texto para su firma.

Remitente o destinatario no titular

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional

se hace la aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra e
seguida de punto (e.), después del cargo.

Asunto: síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula
inicial.

Texto

• Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo e

incluyendo el saludo.
• Se redacta en primera personal del singular o del plural según el caso.
• Se usa tratamiento de usted.
• No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
• Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes

• Se pueden utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y

tamaño
• El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del
logo, con mayúscula inicial.
• La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del
destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página
a la derecha. Ejemplo: Doctor Fabio Tobón Londoño
• El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas
del encabezado.

Despedida: expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,

contra el margen izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto.

33
Remitente: el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la
despedida con mayúscula inicial; en estilo bloque del centro del escrito hacia la
derecha.

Líneas especiales

Anexos, copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la carta.

Distribución de memorando estilo bloque (ver modelo anexo)

Circulares

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo

texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter

general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,

lineamientos y políticas, y la circular externa para dar a conocer reglas de
negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Tratar un solo tema.

 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar un tratamiento respetuoso y cortés.
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización, y
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Clasificación

De acuerdo con el destinatario:

• Externa o carta circular

• Interna o general

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la
carta.

34
Para la circular interna o general se utilizará el estilo bloque, en donde las líneas
de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro del escrito
hacia la derecha.

Requisitos

Márgenes:

Superior entre 3 y 4 cm.

Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.

Carta circular o circular externa

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para

diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

Circular interna o general

Denominación: de 2 a 3 interlíneas desde el margen superior se ubica la palabra

circular en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

Número: consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder

el código de la dependencia; se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

Fecha: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

Destinatario: a 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en

mayúscula sostenida. Ejemplo: (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

Asunto: Opcional. Síntesis en máximo cuatro palabras, a 2 interlíneas del

destinatario, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.

Texto: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre

párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural
incluyendo el saludo. Ejemplo: (Con agrado informamos al personal… La gerencia
se complace en…)

Páginas subsiguientes

• Utilizar hojas en blanco o con logo.

• Igual calidad, color y tamaño.
• Encabezado de 2 a 3 cm. del borde superior o a 2 interlíneas del logo.
• La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la
fecha o número y el número a la derecha.
35
• El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
• Las demás recomendaciones de la carta comercial.

Despedida: expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen

izquierdo, o breve frase terminada en punto.

Remitente: nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida.

El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribe
del centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“la circular interna no lleva saludo”

Esquema circular interna estilo bloque (ver modelo anexo)

Elaboración de sobres comerciales

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

Partes

Tercio izquierdo: anotaciones tales como confidencial, personal, contiene CD,

contiene videocinta, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

Aspectos generales sobres

• El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño con la papelería.

• Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
• En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el
tamaño.
• El tamaño debe ser el adecuado según los anexos.
• Para sobres de manila a partir del tamaño carta, se recomienda escribir los
datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio.
• La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila
puede hacerse en sentido vertical u horizontal; en este último caso, se deja
la solapa al lado derecho.
• Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir
número telefónico del destinarlo antes de la ciudad.
• Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre
y se recomienda un tamaño apropiado.

36
• Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento.

Distribución zonas en sobre oficio (ver modelo anexo)

Actas

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características especificas del acta, cada

organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos
casos se debe registrar o presentar ante la organización competente; en este caso
el acta se debe elaborar en papel con membrete.

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Características de redacción y presentación

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclarar
si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se
recomienda no redactarse con lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar
errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas;
sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las
discrepancias o aclaraciones necesarias.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni

repisados.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en

contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los
nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario

anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Clasificación

Registrada y no registrada
37
Requisitos

Márgenes: igual a la carta

Título: nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario.

Presentación: en hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se

inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de

puntuación. Sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes

• Papel del mismo color, calidad y tamaño

• encabezado de 2 a 3 cm. del borde superior contra el margen izquierdo. Se
identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al
margen derecho se escribe el número.
• Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

Requisitos específicos

Razón social: margen superior de la primera página.

Título: nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, con mayúscula sostenida

a 3 interlíneas del logo (puede ir en negrilla).

Denominación documento y número: a 3 interlíneas del título se ubica la

palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

Fecha: Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del

documento se escribe la palabra (FECHA) en mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos. Al frente se escriben la ciudad y la fecha.

Hora: contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas se escribe la palabra

(HORA) seguida de dos puntos. Al frente se escribe la hora de inicio y la de
finalización de la reunión. (Hora: de las 09:15 a las 10:30 horas)

Lugar: contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula

sostenida y seguida de dos puntos se escribe la palabra (LUGAR). (Hotel el barón,
salón diamante)

Asistentes: margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, en mayúscula sostenida y

seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo
38
Casas Burgos, presidente) cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista
aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: asistentes: lista
adjunta (120 personas).

Invitados: se mencionan en caso de existir.

Ausentes: se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

Orden del día: contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se
enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y
otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

Desarrollo: al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2

interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del
título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

Convocatoria: si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3

interlíneas. Se indica fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

Firmas de los asistentes: en mayúscula sostenida, debajo el cargo con

mayúscula inicial.

Anexos: si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienes

firman.

Identificación transcriptor: igual que en la carta, se escribe a 2 interlíneas de los

anexos, si los hay.

Modelo primera página acta (anexo)

Elaboración de certificados y constancias

Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o

circunstancias que no requieren solemnidad.

Clasificación: de acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:

Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,

jornada laboral, comportamiento, etc.

39
Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos,
documento organización, paz y salvos, exámenes médicos, etc.

Estilo bloque: número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el
margen derecho.
Requisitos

Márgenes: igual a los demás documentos.

Partes

Número: opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y se escribe del centro

hacia la derecha.

Fecha: de 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.

Cargo de quien expide la constancia: de 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida

y centrado precedido por el-la. Ejemplo: (EL JEFE DE TALENTO HUMANO)

Identificación: las expresiones (CERTIFICA) o (HACE CONSTAR) seguidas de

dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede
utilizarse negrilla).

Texto: de 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción

(Que…) a la que siguen los datos del solicitante (tratamiento, nombre en
mayúscula sostenida e identificación).

• Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre

párrafos.
• Se redacta en tercera persona.
• En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

Firma: En mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe del centro hacia la

derecha.
.
Transcriptor: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

Elaboración de informes administrativos

Definiciones

Informe administrativo

Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o

proyecto de carácter administrativo.
40
Preliminares

Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:

Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.

Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones

principales, en el mismo orden de paginación del informe.

Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,

abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.

Cuerpo del informe

Texto del documento, constituido por:

Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.

Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.

Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del
informe.

Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y
permite orientar su lectura.

Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y

subtemas.

Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.

Figuras: Ilustraciones, gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o

esquemas.

Tablas: Cuadros numéricos, estadísticos, geográficos o de otro orden, que se

presentan en columnas.

Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.

Nota de pie de página: aclaración del autor del informe, para ampliar o completar
una idea expresada en el texto.
41
Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar,
en detalle el trabajo descrito en el informe.

Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran

necesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.

Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo
y facilitar su utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.

Clasificación

Los informes administrativos se clasifican así:

De acuerdo con los requerimientos de la empresa: En periódicos y esporádicos.

De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta de 10 hojas y extensos de

más de 11 hojas.

Requisitos

Márgenes

Para informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:

Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

Material preliminar informe extenso

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Consta de: cubierta, contenido y glosario.

Cubierta (opcional)

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los

datos suficientes para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin
necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada. Incluye los datos de
la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.

Portada

De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula

sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
42
información y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos
de la cubierta contiene información de la dependencia, área, grupo, comité,
sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o personas que elaboraron
el informe; ciudad de origen del informe.

Contenido

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de capítulos,

subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su
respectivo número de página.

El título se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm. del borde superior.

La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la

primera línea después del título y la relación comienza a dos interlíneas. Los
numerales se ubican contra el margen izquierdo.

Los títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben así: títulos de numerales

de primero y segundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión de
tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del
tercer nivel; máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.

La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de

ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una
interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior. El número de la
página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le
corresponde.

Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se deben

enunciar en lista separada después de la tabla de contenido. El título se coloca
centrado en mayúscula sostenida, a 5 cm. del borde superior de la hoja. La
primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el
margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o
anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se
escribe en el mismo renglón, contra el margen izquierdo.

Glosario

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para

facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético. El título
GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm. del borde
superior de la hoja.

De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida

contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios
43
se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el
segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre
términos se dejan dos interlíneas.

Informe Extenso (Cuerpo del informe)

Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción,

núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones
(Opcional).

Introducción

El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los
objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal,
no tiene numeración sino título.

La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada a 5

cm. del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título; las subsiguientes, a interlineación de uno y medio.

Núcleo del informe

El núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones que

correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo
siguiente:

 El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los

párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

 La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro

renglones del título, las demás se hacen a interlínea y media y entre
párrafos se deja el doble.

 Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el

cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm. del borde
superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto
final.

 Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula

sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de
interlineación.

44
 Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen
izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia a doble interlineación.

 Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben
contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se
continúa el texto, en el mismo renglón.

 Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de
cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el
texto comienza a cuatro interlíneas del título.

 Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeración

arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada. No se deben
adicionar páginas tales como 4 bis, 7 A.

 Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y

tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.
Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de
identificación y el número de página, que se ubican entre 2 y 3 cm. del
borde superior de la hoja.

 La escritura del texto se inicia a cuatro interlíneas del encabezado.

 Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números

arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel. Se coloca punto
después del primer nivel y entre los dígitos que designan subdivisiones. El
punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel.

 Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.

 Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser

mencionadas y, de ser posible, en la misma página.

 En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,

propuestas y otros, se tiene en cuenta:

 La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la

misma línea del texto.

 Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción
en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se
conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa
por dos interlíneas.

 Las citas se identifican en el texto, con un número arábigo entre paréntesis.

45
  La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por una
línea horizontal de aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el
margen izquierdo a dos interlíneas del último renglón del texto. La escritura
se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla, inmediatamente después
del número.

 Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los

subsiguientes se inician contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla.
Entre una referencia y otra se dejan dos interlíneas.

Conclusiones y recomendaciones

El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del

análisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el
objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un
curso de acción.

Las conclusiones son necesarias; las recomendaciones no siempre se requieren,

pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se
sugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:

El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm.

del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título.
Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:

El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula

sostenida, centrado a 5 cm. del borde superior.

La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. Se

pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, o
tratarse en párrafos independientes. Así mismo, pueden presentarse en páginas
separadas con su respectivo título.

Firma

El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la

página donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las
recomendaciones si las hay.

De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúscula

sostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin
centrar.

46
NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores
una debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es
impar la última se centra.

Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su
rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Transcriptor

Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a

dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del
apellido. Se emplea letra más pequeña.

Informe extenso (material complementario)

Es opcional y está conformado por anexos, bibliografía e índice.

Anexos

Es necesario incluirlos cuando se trata de material que impide la presentación

ordenada y lógica dentro del cuerpo del informe; como ciertas ilustraciones,
fotografías, planos, entre otros.

Bibliografía

Cuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm. del borde

superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título.

Ejemplo: GUTIÉRREZ CARDONA, Oscar. Análisis Ocupacional. Bogotá. Oficina

de Estudios y Evaluación. 1991. P. 25-52.

Informe Corto

Consta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizar
cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente).

Encabezamiento

El informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye de la

siguiente manera:

47
Razón Social

Debe escribirse cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. Se ubica entre 3
y 4 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

Dependencia

A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia,

origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.

Título

A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y

en mayúscula sostenida.

Fecha

A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe la palabra

(FECHA), en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se anotan
la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

Autoría del informe

A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y

en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones seguidas
de dos puntos: (ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE). Al
frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los
datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen
en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden
alfabético de apellido.

Objetivo

El informe corto lleva un objetivo para describir en forma breve el propósito. De

dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra (OBJETIVO),
seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A
dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con
mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los
subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
Escritura del texto

48
Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerir
numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a 4
interlíneas del objetivo.

Conclusiones (opcional)

En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra (CONCLUSIÓN) o

(CONCLUSIONES) en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a
cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se
inicia de dos a cuatro renglones del título.

Firma

El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la

página en que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula
sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea
del nombre, con mayúscula inicial.

Nota

Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una
debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es
impar, la última se centra.

Rúbrica

De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su

rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Transcriptor

Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a

dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial
del apellido. Se emplea letra más pequeña.

Aspectos generales

Documento remisorio

Se recomienda presentar los informes administrativos con un documento

remisorio; carta si es envío externo y memorando si es interno.

Papel

Se emplea papel en blanco.

49
Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas y
profesionales, y abreviaturas, se deben tener en cuenta las recomendaciones
enunciadas para la carta.

ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE CUBIERTA (ver modelo anexo)

Elaboración de documentos contractuales

Convenios

Definición. Los convenios son acuerdos entre la empresa y otra institución o

empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan
prestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para el
desarrollo de proyectos específicos en campos de la formación Profesional.

Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio
con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la
Empresa. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con
papelería impresa).
Partes del convenio:

Denominación del Documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra

(CONVENIO) en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para
resaltar.

Número

La numeración de los convenios es consecutiva y se inicia y cierra cada año

calendario. Para registrar el número se debe dejar espacio suficiente. Ejemplo:
CONVENIO DE 2004

Archivo de convenios

Los originales de los convenios se conservan en la Rectoría, donde se conforma

un expediente por cada convenio. Para facilitar la consulta se elabora un índice
numérico y temático.

Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen, suspendan o

terminen los mismos, se deben guardar en el expediente de cada convenio
respetando el orden original en el cual se van produciendo.

50
Contratos

Definición

Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen
obligaciones recíprocas. Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color
blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la
identificación de la Empresa. (Este formato se puede diseñar en computador, si no
se cuenta con papelería impresa).

Partes del contrato

Denominación del documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra

(CONTRATO) en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para
resaltar.

Número

La numeración de los contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año

calendario. Para registrar el número debe dejarse el espacio necesario. Ejemplo:
CONTRATO DE 2011

Mensajes electrónicos

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con

uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo a través de internet. Este medio
se puede utilizar para enviar información adjunta como cargas, memorandos,
circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del
contenido.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de

correo electrónico, reglamentar su utilización interna y asignar responsabilidades
con base en los usuarios debidamente autorizados para el manejo de correo, tanto
masivo como institucional. (Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas)

Recomendaciones

 No utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.

 No participar en cadenas de mensajes.
 Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo. Es
importante recordar que existen nombres homónimos o parecidos.
 No enviar copias de correo electrónico a personas que no necesiten un
mensaje determinado.

51
  Utilizar el campo (CCO) copia oculta, cuando se envíe o se responda un
mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes
que incluyan muchas direcciones de correo y que después se utilicen para
enviar correo basura.
 Ser breve; se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos
de la comunicación. Los mensajes deben ser cortos y concisos.
 Se debe tener cuidado con los archivos adjuntos; no adjuntar archivos con
virus o con tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.

1.6.5.3. Trámite y despacho de correspondencia

Una vez recibida la correspondencia por cada departamento, se procede a dar el

trámite respectivo. La mayoría de comunicaciones generan una respuesta, la cual
es elaborada por la dependencia que le está dando trámite, siguiendo las normas
ICONTEC para su elaboración, en original y las copias necesarias.

Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe ser archivada

en la dependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie documental.

1.6.5.4. Definir los procedimientos de consulta de documentos

Es importante que se defina qué documentos son “confidenciales” y qué personas

tienen bajo su custodia a este tipo de documentos, igualmente se debe incluir
dentro del manual de archivo qué personas o áreas de la organización pueden
tener acceso a esta información. Algunos documentos que se consideran
confidenciales dentro de las organizaciones son los siguientes:

 Fórmulas.
 Campañas de mercadeo que no han salido al público.
 Los documentos contables.
 Listados de proveedores.
 Bases de datos.
 La nómina.
 Las hojas de vida de los empleados.

Cabe señalar que el archivo de este material debe estar protegido de tal forma que
los empleados, clientes o visitantes no puedan tener acceso a esta información.

En el evento de requerirse el traslado de un documento o una carpeta a otra

dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un
una planilla de control de préstamo de documentos (que ocupará el lugar del
documento, carpeta o expediente prestado); preferiblemente en colores fuertes
para poderlo identificar claramente. En esta planilla se deberán registrar los
siguientes datos:

52
  Fecha del préstamo del documento.
 Nombre completo del documento o expediente prestado.
 Número de folios.
 Nombre y cargo de quien retira el documento o expediente.
 Término para la entrega del mismo.

Vencido el plazo, el funcionario responsable del préstamo de este documento o

expediente deberá exigir su devolución.

En algunos casos cuando es necesario que se expidan fotocopias o copias de los

documentos para personas o empresas externas a la compañía, estas deberán
tener autorización del jefe del área y en algunos casos se puede generar el cobro
de las mismas.

Anexo: Planilla para préstamo de documentos

1.6.6. Cuarta etapa: inventario documental

Cuando la organización ya ha determinado cómo se manejarán los archivos de

gestión en lo referente a producción y recepción de documentos, se debe
continuar con la realización del inventario documental.

Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las
dependencias de la empresa elaborarán el inventario de los documentos que
produzcan en el ejercicio de sus funciones, mediante el formato único de
inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación. (Anexo 2).

Este proceso consiste en hacer un listado pormenorizado de todas las carpetas

que tienen todas las áreas de la organización; en este momento analizaremos qué
documentos carpetas y qué documentos se repiten, para realizar la unificación de
la información. Se debe especificar la ubicación de los archivadores y las carpetas
que en ellos reposan.

Anexo: Tabla inventario documental

1.6.7. Quinta etapa: Revisión de la información del inventario

documental

Realizar el inventario documental de la organización nos va a facilitar los procesos

posteriores para la organización de los archivos, se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:

 Qué documentos genera cada puesto de trabajo

 Cuantas copias se están imprimiendo o fotocopiando

53
  Qué carpetas o información se encuentra repetida en varias áreas y cual se
puede sustituir
 Cuáles son los documentos sensibles (de vital importancia en la
organización) y quien los maneja
 Qué procesos se están utilizando para la custodia y conservación de los
documentos
 Qué seguridad tiene esta información sensible.
 Qué pasaría si la información sensible se llegará a perder
 Qué documentos no son necesarios

1.6.8. Sexta etapa: Definir el sistema de clasificación de archivo

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada dependencia. Para facilidad, se pueden marcar las
carpetas por colores que representen las diferentes áreas de la empresa.

Este procedimiento se explica detalladamente en el numeral 2.3.3.

1.6.9. Séptima etapa: Definir las políticas de almacenamiento de

los documentos

Los documentos se colocarán en unidades de conservación adecuadas (legajos,

fólderes, carpetas, A-Z o cajas) que se identificarán con la correspondiente
signatura topográfica, nombre de la serie y/o subserie, nombre del expediente,
fechas extremas y número de folios.

La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos,

muebles y depósitos apropiados a la frecuencia del uso, en atención a las
diferentes fases del ciclo vital y procurando en todos los casos su conservación
física, con el fin de mantenerlos íntegros tanto en su estructura física como en su
contenido.

En el capítulo de gestión de archivo se explica detalladamente este tema.

1.6.10. Octava etapa: Ubicación física de los documentos

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

54
En el archivo de gestión, los archivadores deben estar en lugar de fácil acceso que
facilite la consulta de los documentos.

1.6.11. Novena etapa: Protección de los documentos

La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la

integridad física de los documentos, y el manejo de la información.

Para el primer caso se requiere implementar programas de conservación

preventiva de documentos.

Para la protección de la información hay que partir del hecho que toda persona
tiene derecho acceder a los documentos públicos en los términos consagrados por
el artículo 74 de la Constitución Política: “Los archivos garantizarán el derecho a
la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás
derechos consagrados en la Constitución y la Ley”.

Igualmente, se podrá establecer restricción especial para el acceso a documentos

cuyo estado de conservación presente notable deterioro, en cuyo caso se
suministrará la información contenida en estos mediante cualquier sistema de
reproducción (Fotocopia), certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución Nacional.

1.6.12. Décima etapa: Valoración documental

Ciclo vital de los documentos

Los documentos de los archivos tienen su origen en las oficinas que los producen
en razón a una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada.

En estas oficinas como producto de su trámite adquieren, en primera instancia una

serie de valores primarios tales como; el administrativo, el fiscal, el contable, el
técnico, que hacen del documento un instructivo de información de singular
importancia en la toma de decisiones y para servir como testimonio de la misión
propia de la entidad o persona que lo generó.

En segunda instancia, los documentos pueden tener valores secundarios como el

cultural, el histórico y el científico. Sin embargo también hay que tener en cuenta el
valor afectivo que pueden tener los documentos para las organizaciones como las
fotos cuando recibieron un premio, cartas de felicitación, etc.

55
El ciclo vital de los documentos son las etapas sucesivas por las cuales atraviesa
un documento desde su producción, o recepción en una oficina y su conservación
temporal en ella, hasta su eliminación a un archivo permanente.

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.

56
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación parcial o total.

Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental.
Existen instituciones e individuos productores de documentos que realizan
diferentes actividades, por lo cual crean documentos con peculiaridades propias
en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y
para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles
internos y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al
siguiente paso que se denomina identificación.

La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha

producido la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución
orgánica, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta
fase será la organización del archivo, con el establecimiento del cuadro de
clasificación y la ordenación de sus series documentales.

Valor primario de los documentos

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los
produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico

Valor administrativo

Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que
responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y
expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

57
Valor legal

Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la
ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la
persona.

Valor fiscal

Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los

de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Valor contable

El el valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas,

registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la
organización pública o privada.

Valor técnico

Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o

empresa.

Valor secundario de los documentos

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y
tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen
es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución
de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.

Clasificación de los documentos secundarios:

Evidencial

Documento que da prueba de carácter legal o administrativo para un reclamo de

parte del ciudadano o el gobierno.

Testimonial

Manifiesto de una acción tomada por un cuerpo directivo u oficial de la entidad

productora. Sirve para comprobar la decisión positiva o constancia de un asunto
tratado.

58
Informativo

Es aquel que da cuenta de los fenómenos sociales o institucionales. Sirve de

referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad
administrativa. Contiene información sobre personas, lugares y temas diferentes a
las acciones de la organización.

1.6.13. Undécima etapa: Elaboración Tablas de Retención

Documental (TDR) o Tablas de Valoración Documental (TVD)

Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o

recibidos estos por una organización en cumplimiento de sus funciones), al cual se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. (Artículo 3 Ley 594 de
2000).

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que
el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de
la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se
denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de
organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

Fondos acumulados

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida

institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas
condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de
información y de consulta eficiente para los usuarios.
Procesos de valoración

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos
del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan
y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura.
Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben
adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos,
pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los
30 años.

Valoración documental

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se

analizarán desde una triple perspectiva:

1. La trascendencia como testimonio de la entidad.

2. La trascendencia de la actuación de la administración.

59
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento

General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como:
“proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo”.

Tratamiento de fondos acumulados

Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido
producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus
Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización
de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y
el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados
por cada dependencia.

Definición de tablas de valoración documental

Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su
valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposición final.
Objetivo

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de

soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios
archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

Alcance

El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es

proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que
describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se
convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos
y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la entidad.

Plan de acción

La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del
comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de
un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados,
con el fin de retroalimentar las etapas propuestas.

60
La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando
el instrumento que se presenta a continuación:

Preservación temporal

Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos

ya sea en el archivo de gestión o en el archivo central, después de perdida su
vigencia administrativa, para luego tomar la decisión sobre su disposición final.

1.6.14. Duodécima etapa: Transferencias documentales

Transferencias primarias

Son los traslados de documentos del archivo de gestión al archivo central sin
alteración de sus propiedades para su conservación y cuya frecuencia de uso ha
disminuido o culminado el proceso de atención de trámites. Estas transferencias
toman en cuenta exclusivamente las vigencias de los valores primarios de la
documentación y su carácter es estrictamente institucional.

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado

en la tabla de retención documental, de acuerdo con el plan de transferencias, la
metodología y las recomendaciones que para tal fin establezca la unidad de
información (o el responsable de la administración de los documentos),
diligenciando el formato único de inventario documental, regulado por el Archivo
General de la Nación.

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, dependencia, legajos
identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados
con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número del
expediente y fechas extremas de los mismos. Ver formato de transferencias.

Para estos traslados es necesario lo siguiente:

 Organización de las Series Documentales de acuerdo con la Tabla de

Retención Documental de la dependencia que transfiere los documentos.
 Preparación física de los documentos
 Efectuar el inventario de las series documentales a transferir
 Preparar el acta de entrega
 Realizar la entrega física

61
Transferencias secundarias – al archivo histórico

Consiste en el traslado de los documentos del Archivo Central al Archivo histórico.

Con estas transferencias concluyen los procesos de valoración segundaria en la
organización y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con
valor social, científico o histórico y deben conservarse permanentemente.

Para estas transferencias deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

 La autorización del Comité de archivo

 La organización de las series documentales de acuerdo con la Tabla de
Retención Documental de la dependencia que transfiere
 Preparación física de los documentos
 El inventario de las series documentales a transferir
 El acta de entrega
 La entrega física

Una vez transferida la documentación al archivo histórico se coteja con el

inventario y se incorpora al fondo documental correspondiente.

Si las transferencias documentales no cumplen con las normas establecidas por

la oficina de archivo los funcionarios del archivo central no recibirán los
documentos enviados.

La documentación permanecerá en el archivo central durante le tiempo estipulado

en la Tabla de Retención Documental. Una vez agotados los valores primarios y
secundarios de la documentación, el Comité de Archivo procederá a la valoración
documental con miras a la selección o eliminación de la misma.

Como resultado de la valoración se llevará a cabo la selección para identificar la

Documentación que se conservará permanentemente y la que se eliminará.

Disposición final

Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los

valores administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico, y previo estudio del
comité de archivo de la organización. Si dichos documentos adquieren valores
secundarios; es decir, que interesen para la investigación, la ciencia, la cultura o la
historia, integrarán el archivo histórico.

Conservación permanente

Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que

informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los

62
procedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor que
tienen valor testimonial.

La microfilmación y digitación de documentos

Es un sistema de almacenamiento de la información a través del proceso

fotográfico. Es un proceso que consiste en transportar la información que se
encuentra en un documento a una película fotográfica manteniendo intacta la
información.

Las cuatro operaciones básicas de un sistema de Microfilmación son:

1. Microfilmación de los documentos

2. Revelado o procesado de la película
3. Archivo de los diferentes microformatos
4. Búsqueda de la información

Ventajas de la microfilmación

 Se evita el desgaste o rotura de documentos originales

 No hay riesgo de robo o destrucción de papeles
 Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente
 Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación
 No ocupan lugar en los escritorios o archivadores
 Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia
 Sirven como copia de seguridad de los documentos

1.3.15. Eliminación Documental

Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido

sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que además no
representen ningún interés para la investigación retrospectiva, o que carezcan de
relevancia para la ciencia, la tecnología o la cultura.

El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que se determina

en la Tabla de Retención de la organización; adoptada por el correspondiente
comité de archivo. Se recomienda que la eliminación se haga por picado.

Los documentos de apoyo no se consignarán en la tabla de retención documental

de las dependencias y por lo tanto podrán ser eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de la
dependencia.

Anexo: Acuerdo 46 de 2000 “por el cual se establece el proceso para la

eliminación documental. (Ver archivo anexo)

63
Toda eliminación documental se debe realizar mediante un acta de eliminación
documental previa autorización del comité de archivo. El procedimiento se explica
en el capítulo de gestión de archivo.

64
2. Gestión de archivo – Organización de archivos
2.1. Terminología archivística

Con el fin de entender los conceptos de la archivística moderna, se incluye este

glosario que contiene los términos utilizados con frecuencia en la organización y
gestión de los archivos en la empresa.

Acceso a documentos de archivo

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos

públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,

histórico o cultural.

Administración de archivos

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento
humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista

Profesional de nivel superior, graduado en archivística.

Archivística

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona u organización pública o
privada, en el transcurso de su gestión, cuya conservación respeta el orden a fin

65
de servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de

gestión, y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida

a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden

departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del

orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del

orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del
orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los

principios y procesos archivísticos.

66
Archivo General de la Nación

Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política

archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la
conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le
confía en custodia.

Archivo histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas

de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es

de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público

Conjunto de documentos pertenecientes a organizaciones oficiales y aquellos que

se derivan de la prestación de un servicio público por organizaciones privadas.

Archivo total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo

vital.

Asiento descriptivo

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción

de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

67
Carpeta

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para

su almacenamiento y preservación.

Catálogo

Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados

documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la organización productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la organización.

Colección documental

Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no

tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.

Comité de archivo

Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las

políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.

68
Comité evaluador de documentos

Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales

del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

• El valor secundario o no de los documentos de las organizaciones públicas y

de las privadas que cumplen funciones públicas.

• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración

documental

• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos

Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como

instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos
archivísticos.

Comunicaciones oficiales

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una organización, independientemente del medio utilizado. En el
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de
“comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el
Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos

Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo

orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo,
preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

69
Copia

Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario

competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el

original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo

Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que
implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo

Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación de los documentos de archivo.

Depuración

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran

aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.

70
Descripción documental

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los

documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

Descriptor

Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como

elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de

un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Digitar

Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomática documental

Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos

conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como
fuentes para la historia.

Disposición final de documentos

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la

información.

71
Distribución de documentos

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento
de sus funciones.

Documento de archivo

Registro de información producida o recibida por una organización pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su

contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por

medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o organización en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas

las organizaciones.

72
Documento histórico

Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional,
las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en

razón de su objeto social.

Documento original

Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permite
garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su

intervención.

Documento semiactivo

Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación documental

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.

Empaste

Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación

Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y

se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.

73
Estantería

Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades

de conservación.

Expediente

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un
mismo asunto.

Facsímil

Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico,

fotográfico o electrónico, entre otros.

Fechas extremas

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,

independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de
documentos.

Foliar

Acción de numerar hojas.

Folio

Hoja.

Folio recto

Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

74
Fondo abierto

Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente

vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado

Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.

Fondo cerrado

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido

al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o
jurídicas que los generaban.

Fondo documental

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en

desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información

Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de

primera mano”.

Función archivística

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que

comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
organizaciones, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.

Guía

Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno

o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos

75
que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de
la documentación.

Identificación documental

Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y

sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.

Índice

Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos

onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias
para su localización.

Índice cronológico

Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de

personas naturales o jurídicas.

Índice temático

Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico

Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Manuscrito

Documento elaborado a mano.

76
Marca de agua (Filigrana)

Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación

Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas

imágenes en película de alta resolución.

Muestreo

Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos

y cualitativos.

Normalización archivística

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica

archivística.

Ordenación documental

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro

de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama

Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa

para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de

los documentos de una institución.

Patrimonio documental

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

77
Principio de orden original

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia
de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series
y unidades documentales.

Principio de procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias
no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental

Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus

funciones.

Protocolo

Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los

escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Radicación de comunicaciones oficiales

Procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar

para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural
o jurídica.

Recuperación de documentos

Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los

documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales

Procedimiento por medio del cual las organizaciones ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones

78
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o
organización remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite
y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico

de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o
personas naturales.

Reglamento de archivo

Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la

función archivística en una organización.

Reprografía

Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la

digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente
consignados en papel.

Retención documental

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el

archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección

En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y

realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también
“depuración” y “expurgo”.

Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.

79
Signatura topográfica

Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de

conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación

Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el

mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Sistema nacional de archivos

Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la

homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas

de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de

permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar,

en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

80
Tomo

Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse

los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento

de su función administrativa.

Transferencia documental

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al

histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.

Unidad administrativa

Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su

preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo

Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus

procedimientos y actividades.

Valor científico

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación

de conocimiento en cualquier área del saber.

81
Valor contable

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de

registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
organización pública o privada.

Valor cultural

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su organización.

Valor fiscal

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el

derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,

científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se

reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables.

Valor técnico

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de

su aspecto misional.

82
Valoración documental

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de

los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.

Patrimonio:

Es un conjunto de bienes que nos llegan de nuestros antepasados, que nosotros

utilizamos y que han de pasar a nuestros sucesores, a ser posible, enriquecidos.

El patrimonio constituido por los documentos de archivo es parte del Patrimonio

Cultural, juntamente con el Patrimonio bibliográfico, edificio, folclórico,
cinematográfico y otros. Pero entre éstos, ocupa un lugar único porque,
careciendo de intencionalidad narrativo al igual que el patrimonio edilicio y el
folclórico, es más explícito que éstos y se acerca en claridad informativa al
patrimonio bibliográfico y cinematográfico que tienen intencionalidad narrativa y,
por lo tanto, menos frescura testimonial.

Así pues, el patrimonio de los documentos de archivo goza de la veracidad

testimonial del edificio y del folclórico y de una claridad expositiva similar a la del
bibliográfico y cinematográfico.

El patrimonio documental de archivo se constituye:

 Con los documentos del Estado en sus tres niveles: nacional, provincial y
municipal. Incluso los documentos de empresas o instituciones
descentralizadas del Estado o autónomas.
 Con los documentos de las instituciones no estatales nacionales y
extranjeras que tengan sede en el territorio de la comunidad nacional,
provincial o municipal. Pueden ser: organizaciones sin fines de lucro,
religiosas, políticas, sindicales, deportivas, culturales, o empresas con fines
de lucro, industriales, comerciales, financieras y de servicios.
 Con los documentos de familias o de personalidades de la comunidad a las
que el Sistema de Archivos haya señalado por su interés para documentar
e interpretar la historia de la comunidad.

El Estado es responsable de la conservación del Patrimonio estatal y también del

no estatal, pero su responsabilidad es distinta en cada caso, porque unos son
documentos propios y los otros, ajenos. El Estado tiene atribuciones para
reglamentar la destrucción y la exportación de los documentos no estatales pero
respetará las otras decisiones sobre ellos.

83
Cuando decimos el ESTADO hablamos en concreto del Archivo Nacional para el
Patrimonio de la Nación, del Archivo General de la Provincia para el Patrimonio de
ésta y del Archivo Municipal, para la comunidad local.

(Tomado de la Guía de Estudio: INTRODUCCIÓN A LA ARCHIVOLOGÍA,

Vásquez Manuel. Archivo General de la Nación).

Comunicaciones oficiales recibidas

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano u organización que remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la organización, se
procederá a la radicación del mismo.

Comunicaciones oficiales vía fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Las organizaciones que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico,

reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia
tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas…”

2.2. Conceptos básicos de archivo

Documento

Se entiende por documento el soporte que tiene registrada información, cualquiera

que sea su forma o medio utilizado.

Documento público

Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo

o con su intervención. Cuando conste en un escrito autorizado o suscrito por el
respectivo funcionario, es instrumento público, cuando es otorgado por notario o
quien haga sus veces ha sido incorporado por el respectivo protocolo, se
denomina escritura pública.

84
Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier
persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal
son reservados.

Documento privado

El documento privado, como lo define el artículo 251 del código civil, es aquel
documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un
documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido
intervención de éste para su elaboración.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio
de sus actividades.

No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento

público cuando ese documento es presentado ante notario público cuando ese
documento es presentado ante notario público.

Autenticación de documentos

Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 252 del Código

Civil:

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha

elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico,
mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó

tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido

manuscrito por parte la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de
falso oportunamente, o los sucesos del causante a quien se atribuye
dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del
artículo 289.
Esta norma se aplica también a las reproducciones mecánicas de la voz o
de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que
corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.

5. Si se declaró autentico en providencia judicial dictada en proceso anterior,

con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en
la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.
85
Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y
llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y
recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de
inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos,
cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del
movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos
de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de
chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de
acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos
valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás
documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

<Inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto

es el siguiente:>

En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o

elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser
incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán
auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta
presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de
naturaleza dispositiva.

Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos

establecidos en el artículo 488, cuando de ellos se pretenda derivar título
ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se

presumirán auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten
disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados
judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o
autenticación.

La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de

suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier
documento está en función de su autenticidad, algo muy necesario en
procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier
empresa.
Aquí vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es
autentico [contrario al documento público], y para que el documento privado
sea considerado autentico y por consiguiente goce de algún valor
probatorio, debe ser autentico, y para ello deberá observar los aspectos
contemplados por el artículo 252 del código de procedimiento civil.

86
Fecha cierta en los documentos privados

En aspectos como el tributario, el concepto de fecha cierta es muy importante,

especialmente en los documentos privados, documentos que requieren de cierta
solemnidad para que constituyan prueba válida.

Es así como por ejemplo la norma tributaria establece que algunos pasivos
soportados con documentos privados, serán procedentes siempre y cuando dichos
documentos privados tengan una fecha cierta.

Sobre el concepto de fecha cierta en los documentos privados, dice el artículo

767 del estatuto tributario:

Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera

que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido
registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre
que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.

Según la norma anterior, para que un documento privado, como un contrato que
soporta un pasivo, o una letra de cambio tenga validez, deben presentarse
previamente ante notario público o ante otra autoridad administrativa competente,
y sólo será válido a partir de la fecha en que conste dicha presentación.

La hoja de vida es un documento privado

La hoja de vida que elabora cualquier persona tiene la connotación de

un documento privado, y en ese sentido, se puede constituir el delito de falsedad
material o ideológica en documento privado.

Algunas personas por hacer más atractiva su hoja de vida, suelen incluir
información ajena a la realidad, lo que constituye falsedad ideológica en
documento privado, y además, soportan esa información mentirosa con
certificados falsos, que constituyen falsedad material en documento privado.

Generalmente las personas que hace esto, saben perfectamente que no es una
acción correcta, pero desconocen las implicaciones penales que de ella pueden
derivarse.

Recordemos que es requisito esencial para que se configure el delito de falsedad

en documento privado, el hecho de utilizarlo como prueba, de suerte que la hoja
de vida al presentarse para optar a un trabajo, se está utilizando como prueba, por
tanto, la simple presentación de la hoja de vida alterada y soportada con
documentos falsos, constituye falsedad en documento privado.

87
Por suerte muchas empresas y empleadores no se toman el trabajo de hacer las
verificaciones del caso, y si lo hacen detectando la falsedad, no entablan ninguna
acción penal, a no ser que debido a la falsificación de la hoja de vida hayan sufrido
algún perjuicio económico o de otra índole.

Documento electrónico

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona natural o jurídica y como apoyo, de su actividad de la
que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten
también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente
tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series,
con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una
organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su
valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también
mediante las tecnologías de la información.

Miguel Ángel Esteban Navarro, Departamento de Ciencias de la Documentación,

Universidad de Zaragoza.

Archivo

Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, que se conservan respetando un
orden, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce, a los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia.

El archivo empresarial

El proceso de archivar está ligado al mismo momento en que nace el documento o

registro de un hecho. Existen muchas piedras, pergaminos y manuscritos que el
hombre ha conservado en archivos históricos durante muchos años.

 Sin embargo, actualmente hay dos factores que influyen enormemente en el

manejo de archivos empresariales.

 La gran proliferación de documentos y la necesidad que tienen las

empresas de obtener información inmediata y de buena calidad.

El desarrollo de métodos y equipos electrónicos para el manejo de la información.

88
Estos factores han hecho que una empresa organice técnicamente sus
documentos, pues de su organización, depende en un alto porcentaje su
desenvolvimiento y logro de objetivos.

Importancia del archivo en la empresa

Un archivo empresarial bien organizado:

 Proporciona a directivos y a los empleados información oportuna y segura

para la toma de decisiones.
 Garantiza el cumplimiento de normas legales para la conservación de la
información.
 Se convierte en la memoria histórica de una empresa.

Funciones de un archivo

 Reunir ordenadamente la documentación, utilización el sistema que más se

ajuste a las necesidades de la empresa.

 Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

 Permitir una rápida y segura localización de cualquier documento.

 Eliminar la duplicación y los documentos innecesarios, aplicando las Tablas

de Retención Documental.

 Mantener bajo seguridad y reserva los documentos e información

confidencial de la empresa.

Clases de archivo
Archivo centralizado

Un archivo empresarial se llama centralizado cuando existe una sola dependencia

que controla y maneja toda la documentación de la empresa. Esta dependencia
debe dirigirla un funcionario especializado en Centros de Documentación,
Sistemas de Información o con buena formación en bibliotecología y archivística.

El archivo centralizado presenta las siguientes ventajas:

 Funciona con personal especializado que dedica su tiempo únicamente a

las labores de archivo.
 Reduce los costos de material, equipo, tiempo y espacio al concentrar la
información en un solo sitio.
 Se pueden unificar los criterios y sistemas con más facilidad.

89
  Se establecen niveles de responsabilidad en el manejo y control de la
información.

Desventajas:

 Los documentos no pueden consultarse con la misma rapidez que cuando

están en cada dependencia.
 Genera alto grado de dependencia entre usuarios y archivistas.

Archivo descentralizado

El archivo que lleva cada una de las oficinas o dependencias de acuerdo con la
especialización del trabajo. La responsabilidad del manejo y control de los
documentos recae directamente en el jefe y su asistente o secretaria.

Ventajas

 Se lleva un sistema de ordenamiento según las exigencias propias de cada

dependencia.

 Ofrece mayor rapidez de consulta porque los documentos están a la mano.

Desventajas

 Fomenta la duplicidad de documentos.

 Aumenta los costos porque cada dependencia necesita espacio, equipo,

material y tiempo.

 Muchos documentos de interés general son desconocidos por funcionarios

de otras dependencias.

Fundamentos metodológicos de un archivo

Para que el archivo cumpla con sus objetivos deben establecerse los criterios
mitológicos de un archivo basados en los siguientes criterios:

 Funcionabilidad del archivo empresarial

Un archivo empresarial es funcional en la medida en que:

 Brinde a los usuarios la información más precisa al menor costo.

 El costo de archivar un documento, incluyendo el tiempo de búsqueda,
sea menor al costo que originaría la falta del documento o su reposición.

90
  Satisfaga eficazmente las exigencias de consulta de los usuarios.
 Sea un centro activo de información y documentación a disposición de
toda la empresa.
 Conserve la documentación legal, administrativa e histórica que
realmente deba guardar la empresa.

 Lógica

El archivo debe tener una estructura lógica de acuerdo al objeto social de la

empresa, que todos los usuarios puedan entender claramente como está
clasificado. Para establecer los conceptos de lógica en los archivos es
necesario hacernos las siguientes preguntas:

o Cómo solicitan la información los usuarios de la misma

o Cómo necesitamos la información para consultarla

 Rigor

Para que el archivo empresarial funcione, es decir, que podamos encontrar

la información en forma inequívoca y rápida, tendremos que establecer
unas normas de funcionamiento y seguirlas de forma rigurosa, o sea, sin
excepciones ni criterios subjetivos.

 Sencillez

Al tener varias opciones para clasificar los archivos. La más sencilla

siempre es la más adecuada. La manera de alfabetizar los apellidos, con o
sin preposiciones y artículos, la conveniencia o no de las abreviaturas, la
proliferación de demasiadas categorías, etc. son ejemplos para aplicar la
regla de sencillez.

 Criterios inequívocos

Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar,

transferir y eliminar documentos, nuestros criterios tienen que estar claros,
esto es, sólo pueden dar lugar a una interpretación y esto se debe dejar
escrito en el manual de archivo.

Se debe dejar claridad de cómo se manejaran aspectos como:

El archivo de documentos de señoras casadas como se manejará el de o el

del de algunos apellidos.

91
 La letra ch se clasificará como en la c como ch o después de la c como si
fuera una letra autónoma.

Como se manejarán las siglas comerciales, abreviaturas, acrónimos, etc.

por ejemplo Cía, o compañía, DIAN o Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

 Seguridad

Determinar claramente las bases para que los archivos sean seguros,
creando las políticas de custodia y conservación de archivos.

Estética, los archivos deben ser agradables, con buena iluminación, buena
ventilación y elementos que los hagan lucir estéticamente muy bien
presentados.

2.3. Clasificación y ordenación documental

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada
organización. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y
sub-series documentales.

92
La documentación se debe clasificar de acuerdo al principio de procedencia,
teniendo en cuenta los procesos de la empresa y los documentos emitidos por
cada uno de los colaboradores de la misma.

Series documentales

Los documentos de archivo nacen como producto del desarrollo de actividades o

funciones llevadas a cabo por personas naturales o jurídicas, son testimonio
material de las funciones que lleva a cabo su productor. El conjunto de actividades
de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades
de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interior del fondo
documental son las secciones y las subsecciones. Estas están integradas por
documentos agrupados en series, en las cuales, en razón de sus funciones las
instituciones reflejan documentalmente la continuidad de las actividades que
sistemáticamente desarrollan.

La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad

de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades

93
documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como
resultado una información seriada.

Por ejemplo el departamento de contabilidad tendrá como series propias del

desarrollo de sus funciones:

 Comprobantes de egreso
 Facturas
 Notas contables
 Conciliaciones bancarias
 Declaraciones tributarias

Series documentales simples

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales),

donde cada una es independientemente de las otras unidades documentales
simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a
contenido, aunque comparten entre si los mismos rasgos estructurales o formales.

Los tipos documentales que integran las series documentales simples son
similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún
documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente, el contenido de cada
uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su
producción.

Son series simples por ejemplo: Leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, actas, etc.

Metodología para su ordenación:

 Análisis de las características formales de las unidades documentales para

comprobar su pertenencia a la serie documental
 Selección del sistema de ordenación: número simple o numérico-
cronológico que convenga de acuerdo con las características de la serie
 Aplicación del sistema de ordenación acordado
 Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de
conservación
 Foliación de los documentos en cada unidad de conservación
 Identificación de cada una de las unidades de conservación

Series documentales complejas

Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente

llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos de documentos
diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada

94
expediente es diferente de otro de su misma serie, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes
unidades de conservación.

Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las historias

laborales, las historias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos
jurídicos, etc.

Pasos metodológicos para su ordenación:

 Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su

permanencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.
 Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el
orden original del trámite
 Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de
la serie
 Aplicación del sistema de ordenación de la serie
 Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de
conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado
 Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los
expedientes
 Identificación de las diferentes unidades de conservación

Sistemas de ordenación documental

Los archivos se ordenan de acuerdo a la siguiente clasificación:

 Numéricos: Pueden ser simples o cronológicos

 Alfabéticos: Onomásticos, toponímicos o geográficos, temáticos
 Mixtos

Sistemas de ordenación numérica

95
Ordinal

Este sistema de ordenación, consiste en disponer los documentos en forma

consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por
ejemplo: Los números de cuenta en un banco:

 Cuenta corriente 001 3228530

Cronológico

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en

forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido por el mes y al final
el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en

series, consecutivo de correspondencia despachada cuya ordenación puede ser:

 2012, 01, 27
 2012,02,05

Sistemas de ordenación alfabéticos

96
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto de la A a
la Z. Estos pueden ser:

Onomástico

La ordenación alfabética – onomástica se utiliza para series documentales por

expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo
las historias laborales, las historias clínicas, los expedientes académicos de
alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no
es muy alto y facilita la consulta.

 Rodríguez Cárdenas Héctor

 García Rojas Claudia Patricia

Toponímico (o alfabético – geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres y lugares. Este tipo

de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la
localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a
la documentación y a las necesidades administrativas.

 Amazonas
 Arauca
 Boyacá
 Cauca
 Cesar
 Guajira

Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto de su contenido.

Por ejemplo:

 Estadísticas
 Informes de gestión
 Órdenes de pago
 Facturas

97
Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico

cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán
separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los contratos de prestación
de servicios cuya ordenación se base en el año de celebración del contrato y el
nombre del contratista así:

2001- Díaz Granados Juan José

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de

identificación y alfanumérico por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a
series documentales de gran volumen y tiene que ver con los expedientes de
personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que
prestan servicios a números elevados de usuarios, como historias Clínicas y
expedientes académicos de alumnos.

El sistema de ordenación elegido debe proporcionar seguridad y oportunidad en la

localización de la información, en todo caso, dicha elección dependerá de las
características y el volumen de la serie.

Unidad documental
La unidad documental, es un elemento fundamental de una serie
documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple,
constituida por el mismo tipo documental (serie documental simple). La
compleja, es el expediente, está integrada por tipos documentales de
diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite
respectivo (serie documental compleja).

La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a

cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido

98
asignadas, sin embargo, no todas las actividades generan series
documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal
propia que la diferencia de las demás y un contenido informativo
homogéneo. Por ejemplo un informe, es el documento que registra los
hechos o investigaciones realizadas, da a conocer el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, en un contenido se registra en
primer lugar la razón social, seguido de las dependencias que lo
origina, titulo, fecha, autor o responsable, texto y firma.

Agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa

(departamento) en el ejercicio de sus funciones y que da origen a los fonos, las
secciones y las series documentales.

Fondo documental

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por la organización o

persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Secciones documentales

Son las subdivisiones del fondo documental formadas por un conjunto de

documentos generales que se producen y se reciben en una oficina o sección
durante el desarrollo de sus actividades.

2.3.1. Archivo por el sistema de expedientes y formularios

Expediente puede definirse como conjunto de

papeles que reflejan una sola tramitación que
se cierra generalmente con un documento
dispositivo, como un decreto o una resolución.
En ocasiones, la disposición final no constituye
un documento separable, sino que va en un
breve escrito al pie del último papel.

Los expedientes se inician con la solicitud de

presentación del interesado (persona o institución). Posteriormente, se acumula
toda la información necesaria o los textos legalmente requeridos que ha de tener
en cuenta la autoridad para decidir. Se cierra con el documento dispositivo de la
autoridad.

99
Externamente los expedientes van en soporte papel, que puede tener copias y se
archiva en una cubierta llamada carátula en la que van impresos los datos
principales de dicho expediente.

El archivar por expedientes tiene sus ventajas cuando los antecedentes son de
gran valor y merecen una redacción propia. Pero, si se abusa del sistema y se
emplea el expediente para toda clase de trámites y además se colocan en orden
numérico de ingreso o por fecha de cierre del trámite, sin clasificación alguna, el
sistema se torna pesado y dificulta la descripción y búsqueda de los documentos
de archivo.

La tramitación por formulario es la agilización de aquellos expedientes que no

requieren de modo imprescindible la redacción personal.

El diligenciar el formulario nos facilitará la búsqueda del expediente y el trámite

respectivo

La ordenación de los expedientes (asuntos), debe hacerse en forma alfabética en

los muebles de archivo, comenzando desde la gaveta o estante superior hasta la
última en la parte inferior.

2.3.2. La Foliación

La foliación corresponde a las siguientes definiciones:

 Folio: Hoja
 Foliar: Acción de numerar hojas y ubicar de manera puntual un documento
 Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” “Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad documental”
 Página: Cara de una hoja... // Lo escrito o impreso en una cara...
 Paginar: Acción de numerar las páginas

Es una actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística,

Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de los
documentos de archivo. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el
respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de
Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la
documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto

100
 de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella
que va a ser reproducida en otros soportes.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta
el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites
que dieron lugar a su producción. El número uno (1) corresponde al primer
folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a
la fecha más antigua.
4. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
5. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad
de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la
segunda será la continuación de la primera.

Para llevar a cabo la foliación se deben tener los siguientes materiales:

 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo

HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble,
pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
 No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado,
en la mayoría de los casos, por las fotocopiadoras.

Procedimiento para la foliación

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración
en archivos, este documento se refiere exclusivamente a foliación, la cual ratifica
la ordenación.

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará
el número correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta
del folio en el mismo sentido del texto del documento.

101
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de
folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el
área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores,
título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de
su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se
denomina referencia cruzada.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año
y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a
una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el
área de notas del instrumento de control o de consulta las características
del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y
fecha de los mismos.
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para
cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja,
a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en
el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de
fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si
se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia
cruzada.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación
al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del
contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros
datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de foliar a mano. De todos modos debe registrarse en
102
 el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de
folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa al empastado de los documentos, proceso
de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o
digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo
documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco,
se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos
deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del
instrumento de control o de consulta. La foliación de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o
empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión
o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta. 19. No se deben foliar ni retirar los
folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación
como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.
18. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes,
discos digitales –CDS, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada.

2.3.3. Organización de los documentos en los archivos

Al analizar las características particulares de cada sistema, se debe definir unos

criterios que son comunes a la ordenación alfabética en general. Cada una de las
palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación. Se
incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus
nombres sin alteraciones. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Editorial Norma
La Casa de la Cultura

103
Para la ordenación de nombres de personas naturales, se trabaja primero con los
apellidos, precedidos de una coma (,) y después con los nombres. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Contreras, Marín, Carlos
González, López, María Fernanda
Pérez, Rosa, Inés

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional
que las distinga, puede ser el título académico, cédula de ciudadanía, dirección,
teléfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Reyes Illera, Jorge (Arquitecto)
Reyes Illera, Jorge (Economista)
Lucía
Rojas De Paz, Olga
(Ingeniera)

Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres, la siguiente unidad

decide el orden de clasificación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Álvarez Benítez Juan
Álvarez Benítez Juan José
Álvarez Cáceres Pedro Luís

Casos especiales:

Cuando la razón social incluye números, para su clasificación se considera como

si estuvieran escritos en letras.

Se exceptúan las razones sociales cuyo número obedece a una numeración

consecutiva, como puede ser el caso de las notarias, estaciones de policía, las
cuales conservan el orden numérico. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Cacharrería La Catorce
Almacén Quinta Avenida

Estación de Policía 19

Existe el Numérico Consecutivo. En este sistema a todo el material que se va a

archivar se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por

104
secuencia numérica. Presenta cierto grado de reserva por cuanto sólo figuran
números en el archivador, pero facilita la ubicación visual no sólo para consultas
sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

2.4. El archivo central

Criterios para la organización del archivo central

En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se

agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
organización respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo
vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo
estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos
de retención establecidos, entendiendo que los documentos de conservación
permanente integrarán el Archivo Histórico.

La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente

relacionada con la organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo
el fondo en unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros, con la
aplicación de cualquiera de los siguientes métodos.

Método. 1:

Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo

espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema
presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva
de espacio libre en las estanterías para añadir la documentación que se va
agregando con el tiempo; más, como quiera que no sea posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy
pequeños y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone
considerar rígido el cuadro de clasificación pues no se pueden crear nuevas series
cuando ello resulte imperioso.

Método 2:

El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo

archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos
arábigos desde el uno en adelante... De esta manera se logra un ahorro de
espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es rápida, sencilla y
sin error, por ser la referencia un número natural.

“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y

cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo,
las cuales, se numerarán consecutivamente, respetando la estructura orgánico-

105
funcional y los principios archivísticos; posteriormente deberán ser ubicadas en la
estantería correspondiente.

Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la

documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general
manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los
cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna
la signatura topográfica”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de
Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 14).

2.5. El archivo histórico

Criterios para la organización del archivo histórico

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.

Su organización responde a:

 La estructura orgánico-funcional de los fondos

 Organización de secciones y subsecciones
 Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis
para responder a requerimientos y necesidades de especialistas e
investigadores.

Procedimiento para adelantar las eliminaciones documentales

primarias
Las eliminaciones primarias son la consecuencia directa de la aplicación de la
respectiva TRD en los archivos de gestión u oficina, es decir en la primera fase del
sistema de archivos, ello para diferenciarlas de las secundarias que se realizan
con base en el mismo instrumento pero cuando los documentos han agotado el
tiempo de retención que esta señala para el archivo central; y de la eliminación de
documentación de archivos acumulados la cual se guía por la tabla de valoración
documental.

Adicionalmente debe tenerse claridad sobre el requisito previo e indispensable

para dar inicio a la preparación de una eliminación documental primaria: la
organización del archivo de gestión. Al respecto es necesario que cada una de las
oficinas productoras de documentación de la empresa organice con su personal la

106
totalidad de series documentales y correspondientes a los años indicados por el
manual de archivo.

La organización incluye las siguientes actividades:

 Aplicación de TRD (agrupación de asuntos, retiro de elementos metálicos

de agarre o colocación de elementos aislantes de protección, depuración,
clasificación, organización cronológica, cambio y marcación de unidades
de conservación- carpetas, ubicación y marcación de archivadores).

 Selección y separación de la documentación a eliminar de acuerdo con las

observaciones indicadas en las TRD.

 Diligenciamiento del inventario documental de la serie (s) a eliminar,

utilizando el formato entregado por la unidad nacional a las unidades de
archivo de sede. (se envía por correo electrónico con la presente
comunicación)

 Una vez sean verificada la existencia de la TRD, revisión de los

documentos que correspondan al periodo de corte y que estén
técnicamente organizados, se deben adelantar las siguientes actividades:

o Remisión de la solicitud de aprobación de la propuesta de

eliminación documental del jefe de la oficina productora de la
documentación al comité de archivo. Dicha solicitud debe elaborarse
con el nombre de la serie, el (los) años de producción de esta (s),
mencionar el tiempo de retención consignado en la TRD y la
disposición final que debe ser la eliminación. También se debe
mencionar si se encuentra organizada, el volumen de la
documentación (en metros lineales), el número total de cajas y
carpetas y finalmente anexar el inventario respectivo.

o Al finalizar el procedimiento se elabora un acta de eliminación

documental (cada acta debe tener un número consecutivo anual) que
debe contener los siguientes datos mínimos: nombre de la
organización, unidad de archivo que realiza el procedimiento, fecha,
número y fecha del acta de aprobación del comité de sede, oficina
productora de la documentación, nombre del jefe, director o
responsable de la oficina productora, nombre (s) de la serie (s)
eliminadas con año de producción y volumen de cada una en metros
lineales, y número de cajas.

107
 ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
(Lugar y fecha)
De acuerdo con lo establecido en el manual de archivo de disposición documental
de (nombre de la dependencia), se procede a la eliminación de la siguiente
documentación:
DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Serie Organismo Clasificación Fechas Volumen Número Método
Productor Extremas (número de De regla (que De
expedientes) especifica la Eliminación
eliminación)

Observaciones
(nombre, apellidos y cargo del responsable de la eliminación y de su jefe
inmediato superior)
Firmas

2.6. Descripción documental

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y

determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad
de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios,
catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de
cada organización. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio
de información.

2.7. Selección documental

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar

las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer
el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines
administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la
consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las
transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los

108
documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente
detalle:

2.8. Tablas de valoración documental

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que
el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de
la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se
denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de
organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

Fondos acumulados

Son documentos reunidos por una organización en el transcurso de su vida

institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas
condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de
información y de consulta eficiente para los usuarios.

Procesos de valoración

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos
del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se
eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y
la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se
deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de
fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad
supere los 30 años.

Valoración documental

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se

analizarán desde una triple perspectiva:

 La trascendencia como testimonio de la organización.

 La trascendencia de la actuación de la administración.
 La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su

Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración
documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo”.

109
Tratamiento de fondos acumulados

Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido
producida y conservada, las organizaciones deberán adelantar el análisis de sus
Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la
organización de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o
procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales
están dados por cada dependencia.

2.9.1.Definición de tablas de valoración documental

Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su
valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposición final.

Objetivo

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de

soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de
criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias
secundarias.

Alcance

El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es

proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que
describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se
convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos
y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la organización.

Plan de acción

La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del
comité de archivo de la organización. Cada una de las acciones ejecutadas
requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros
alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas propuestas.

La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando

el instrumento que se presenta a continuación:

110
Organización_______________________ Fecha_________________________

¿PARA ¿CON
¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN?
QUÉ? QUÉ?
Acción Objetivo Actividad F.I. F.C. F.T. Responsabilidad Recursos Resultado

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

F.I= Fecha inicial

F.C= Fecha de control
F.T = Fecha de terminación

Transferencias de Documentos

Transferir significa pasar una responsabilidad a otro. En archivística, el paso de los

documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una
transferencia documental. Los documentos se transfieren para separar, en primera
instancia, aquellos de fechas recientes y consulta permanente de los que han
perdido relevancia frene a la actividad de la oficina productora. Ejemplo: La
correspondencia de años anteriores. La transferencia puede darse de manera
interna o externa.

A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se

producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma
indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y
materiales, garantizando la integridad y la conservación del patrimonio documental.
Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido
debidamente foliados.

Interna: Es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la Organización: de

la fase o etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso se
denomina traslado.

Externa: Es cuando los documentos de una organización se traspasan a otra parte

para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los
documentos Históricos que se pasan a los Archivos Nacionales de un país.

111
Desde el punto de vista de los Archivos Administrativos, nos ocuparemos de las
transferencias internas. Se pueden aplicar dos sistemas de transferencias:

Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se transfieren del Archivo

Activo al Semiactivo o al Inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de
documentos que van cumpliendo su trámite al concluir el asunto o negociación
que los generó, por considerarse asuntos cerrados o terminados. Ejemplo: una
investigación disciplinaria, un contrato de obra, un proceso judicial. Traspaso por
períodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada año
o cada seis meses. Este traspaso documental puedes realizarlo de dos maneras:

1. Plan de un período: Cuando todo el material previamente seleccionado se

traspasa directamente de la fase activa al archivo inactivo, en fechas
prefijadas, ya sea al comenzar un nuevo año fiscal, o cada seis meses.
2. Plan de dos períodos: Esta situación se presenta cuando en el sistema de
archivos se ha definido cada una de las etapas que lo componen, de
manera que los documentos de los archivos de gestión (activos) aún
vigentes pero de poca consulta, se traspasan inicialmente al archivo
semiactivo por un período que oscila entre seis meses y un año. Luego se
transfieren nuevamente al archivo inactivo, por otro período de tiempo.

En ambas situaciones la transferencia se realiza únicamente con aquellos

documentos que ameriten conservarse; de manera que, previa a la transferencia,
se debe realizar una labor de expurgo y descarte. Es aconsejable que la
transferencia la cumplas en los períodos de menor actividad de la organización
para que no se afecten la buena marcha y organización de la empresa.

Así mismo, la conservación de los documentos por períodos más o menos

considerables, se debe hacer en cajas de cartón especialmente diseñadas para
este fin y que se consiguen en el mercado, preservando los documentos.

Entrega de archivo

Teniendo en cuenta la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 38 del Archivo General de la

Nación, los archivos Departamentales están integrados por Fondos Documentales
procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en
custodia, se debe hacer con un inventario en el formato único.

Desarrollo:

1. Organización Remitente: debe colocarse el nombre de la organización

responsable de la documentación que se va a transferir.

2. Organización Productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de

la organización que produjo o produce los documentos.

112
3. Unidad Administrativa. Debe colocarse el nombre de la dependencia o Unidad
Administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la Unidad administrativa que

produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

transferencias primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y supresión de organización y /o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. Hoja No. se numerará coda hoja del inventario consecutivamente. Se registrara

el total de hojas del inventario.

7. Registro de Entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignares en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes,
día).

8. NT. Se anotará el número de la transferencia correspondiente a cada uno de los

asientos descritos.

9. No. de Orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número corresponde a

una unidad de conservación.

10. Código. Sistema convencional establecido por la organización que identifica

las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos
relacionados.

11. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado
al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especificas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y /o

supresión de organizaciones o dependencias, el asiento corresponderá a cada
una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
correspondiente a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se pueda identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible en orden alfabético.

113
12. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (Asiento) debe colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Eje. 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotara ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha s anotará s.f.

13. Unidad de Conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de

almacenamiento. En la columna "otro” se registrarán las unidades de conservación
diferentes escribiendo el numero en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
número correspondiente.

14. Numero de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.

15. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M) videos (V) casetes (C) soportes electrónicos (CD; DK; DVD;) etc.

16. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un

índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrá en cuenta
los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de
fondos acumulados.

17. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado
en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorando, circulares, entre otros; se anotaran los siguientes datos: faltantes,
saltos, por error en la numeración y /o repetición del numero consecutivo en
diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de
anexos, circulares actas, memorandos resoluciones, informes, impresos, planos,
facturas. Disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar el número de
unidades anexas a cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías
sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad fecha, asunto o tema de
cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la
información.

Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les

asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.

114
Asimismo se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando tipo de deterioro.

18. Elaborado por. Se escribe el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.

19. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.

20. Recibido Por. Se registrará el nombre y apellido, cargo firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

No podrán eliminar documentos, independientemente del tipo de soporte en que

se encuentren, sin la autorización del Comité de Archivo de la respectiva
organización. Copia del Acta de eliminación se remitirá al Archivo General de la
Nación para lo de su competencia.

La entrega y recepción de los documentos y archivos se hará mediante acta

suscrita por los respectivos funcionarios, identificando el lugar y fecha en que se
realizara así como los nombres y cargos de quienes participan en la entrega y
recepción.

En todo caso previa la suscripción del Acta se cotejará la documentación a

entregar y recibir por quienes en ella intervienen y el inventario formara parte
integral del acta. Eliminación de documentos: este proceso archivístico consiste en
la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización
del archivo general de la nación o los archivos regionales en el ámbito de su
competencia. Para ello es necesario conformar un comité evaluador de
documentos, que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada
institución.

2.10. Tablas de retención documental (TRM)

Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o

recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a
las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Beneficios con la elaboración de las tablas de retención

documental (TRD)

Para la Administración:

 Facilitan el manejo de la información.

115
  Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ellas estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
 Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental
son fundamentales porque:
o Permiten el manejo integral de los documentos.
o Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de
Archivo Total.
o Controlan la producción y trámite documental.
o Identifican y reflejan las funciones institucionales.
o Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de
los documentos.

Retención documental para historias laborales

La práctica ha mostrado que el tiempo mínimo

para la conservación de historias laborales en
el archivo central, debe oscilar entre 80 y 100
años.

“Aunque no existe norma que específicamente

determine el tiempo de conservación de la Historia
Laboral, sí existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y
conservación de la información laboral de los trabajadores. Dentro de la
normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo, que señala en el artículo
39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo.

El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas,
señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación, deben conservar en
sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de
servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. (Negrillas y subrayado
nuestro).

Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención

Documental con un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y
100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o
trabajador.

116
“…la práctica ha mostrado que el tiempo mínimo para la conservación de historias
laborales en el archivo central, debe oscilar entre 80 y 100 años. Tiempo en el cual,
la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex funcionario o sus
herederos...” De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del
reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos…”

Fuente: Página Archivo General de la Nación

2.11. Conservación de documentos

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en

mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los
documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y
restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre
será mejor preservar que restaurar”.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad

física de nuestros documentos. Estos son: el factor climatológico,
contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros,
almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc.

El Acuerdo 037 de 2002 define las condiciones para conservación de los archivos
así:

Edificación

Ubicación

Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o

problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

El terreno en lo posible debe estar situado lejos de industrias

contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.

Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las

condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y
ventilación.

Aspectos estructurales

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para

soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de
117
2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear
estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades

ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Aéreas de depósito o de almacenamiento de documentos

Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada

manipulación de la documentación.

Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la

conservación del material documental.

Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la

seguridad de los acervos documentales.

Distribución de áreas

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios,

estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de
seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con las áreas de depósito, tomando
en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la
función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de
custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

Capacidad de almacenamiento

Estantería

Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando

bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

118
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.

Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.

Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se

deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación.

La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el

acceso a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser

redondeados para evitar deterioros a la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de

almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la

estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes

El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los

documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones,
volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y
adecuada conservación.

El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia,

solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución
consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantería. Se
debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar
factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la
alteración de la información en ellos contenida.

119
Unidades de conservación

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar

cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el
propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y

si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento
que impida la acidificación por contacto.

La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de

las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se
utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior

debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas

fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía
entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD,
entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en

cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente
estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos
se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de
humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor

elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas
para garantizar su preservación.

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán
almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de
campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario
programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en
relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal
manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que
120
no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el

material documental en distintos soportes

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben

cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, así:

Humedad relativa y temperatura

Soporte de papel

Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los

2ºc.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda
del 5% entre valores máximos y mínimos

Fotografía Blanco y negro

Temperatura de 15º a 20º C.

Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º

C.

Humedad relativa de 40% a 50%.

Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad

relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando
fluctuaciones diarias.

Fotografía a color

Temperatura menor a 10ºC.

Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas

inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%

121
Cintas de audio

Temperatura de 10 a 18ºC.

Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnéticos

Temperatura 14 a 18ºC

Humedad relativa de 40% a 50%.

Discos ópticos

Temperatura de 16 a 20ºC.

Humedad relativa de 35% a 45%.

Microfilm

Temperatura de 17 a 20ºC.

Humedad relativa de 30% a 40%.

Ventilación

Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del

aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones
ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá

permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

Filtrado de aire

Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes

atmosféricos.

Iluminación

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.

122
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su
incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.

La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja

intensidad colocando filtros ultravioleta.

La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación

con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados

en luz reflejada

Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las

características climáticas de la región, las cuales por su variabilidad
permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los
parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de
estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben
tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando
alcanzar los valores expresados, más aún cuando se trate de
conservación permanente de documentos de archivo.

Seguridad

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como

extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de
acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el
empleo de extintores de polvo químico y de agua.

El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con

las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes

equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el
rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento

123
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las
instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.

Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de

aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de
corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de
prevención de desastres.

En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales

señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.

Control de los factores externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la

documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la
base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas
(ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)

Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación ambiental.

En este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de extrema infestación
biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial
sobre los documentos. Sólo se expondrán los documentos durante el tiempo
necesario y evitar la oscuridad completa en los depósitos.

El manejo de los documentos

Se recomienda no usar cintas adhesivas y evitar el uso excesivo de

elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos
en unidades de instalación (cajas, fólderes o cualquier otro elemento similar).
En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos
químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) Y menos rociar
directamente sobre los documentos.

Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias,

etc.) Deberán separarse de la documentación en buen estado y restringir su
servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración empírica.

Las medidas de seguridad

* Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. Se deberán

adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de documentos.

124
* No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro
lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios eléctricos y cerrar
la llave general del agua al término de de la jornada laboral y revisarlos
periódicamente.

* No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera,

etc.). Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo
manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.

Servicios archivísticos

En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al

servicio de la institución y de los administrados. Debemos de estar listos para
poner a disposición de los usuarios la documentación de cada organización con
fines de información, mediante la consulta, búsqueda, lectura, préstamos,
expedición de copias, etc. Es pertinente remarcar que todos los documentos que
son custodiados en los archivos integrantes del sistema nacional de archivos son
accesibles al público en general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes,
con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad
nacional, o contra la privacidad o intimidad personal.

Conservación preventiva de los documentos

La conservación preventiva de los documentos, es de gran importancia, por lo cual

debemos tener en cuenta algunos apartes del Acuerdo 047 del año 2000, que
reglamenta el acceso a los documentos de archivo y sus restricciones por razones
de conservación:

• “…Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del

Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir
los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.

• "...Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta
Directiva del AGN ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y
en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política
archivística a nivel nacional”.

• Que se hace necesario garantizar la conservación del patrimonio documental sin

perjuicio del derecho a la información y el acceso a los documentos públicos,
como lo establece el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.

• Que con el objeto de garantizar la preservación de los documentos de archivo

por ser ellos fuente de conocimiento…”

125
Por lo tanto, acuerda:

“…Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo, por

ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica
de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las
actuaciones de las instituciones.

Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben
brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de
conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales,
cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida.

La evaluación del estado de conservación de los documentos de carácter histórico

se hará teniendo en cuenta las características tecnológicas, la tipología de
alteración y la forma como ésta se manifiesta y tomando como principio orientador
la unidad que el soporte del documento guarda con la imagen gráfica.

Restricción de originales. La intensidad de los tipos de alteración se determinará

con base en el análisis de las diversas manifestaciones en relación con la garantía
de permanencia o susceptibilidad de pérdida del documento. Este último será el
criterio bajo el cual se tomará la decisión de restringir el acceso al documento
original, para lo cual se tomarán las previsiones que garanticen suministrar la
información por medio de las técnicas de reproducción con que cuenta la
organización.

Reproducción de información. Para suministrar la información contenida en

aquellos documentos que por razones de conservación se restrinja su acceso, se
deben utilizar técnicas de reproducción que propicien tanto la preservación del
original como la calidad y estabilidad del medio utilizado previendo la ulterior
reproducción a partir de la copia generada. Para ello se recomiendan las técnicas
de microfilmación, fotografía y digitalización En todo caso se debe evitar el
proceso de fotocopiado por carecer de características señaladas en este artículo,
en especial lo atinente a la preservación del original. Cuando no sea posible
acceder a esta tecnología se podrá recurrir a la reproducción manuscrita.

Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en

general de documentos con información textual y gráfica deberá adoptarse la
técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o digital de acuerdo con la
dimensión del documento.

Para la reproducción de los documentos de imagen análoga como microfilme,

cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía, o digitales
como disquetes y C.D. se deberá recurrir a la copia o la migración de la
información en un soporte idéntico o compatible con el sistema en el cual fue

126
producido el documento con el fin de evitar pérdidas en la calidad de la imagen
original.

Alteraciones. Las tipologías de alteración de acuerdo con los factores que las
ocasionan se agrupan en: Alteraciones de Tipo Biológico: Agrupa el daño
ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro producido
consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, para provocar la
pérdida parcial o total en diferentes áreas del folio, del expediente, de la unidad de
almacenamiento o de cualquier tipo de soporte en la cual se halla registrada la
información.

Alteraciones de tipo Químico: Proveniente de los materiales usados en la

elaboración del documento tanto en el soporte, como en la utilizada para el
registro de la información. Se percibe como el cambio de la coloración o la
decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto escrito o la información
registrada, hasta la pérdida del material, ocasionando menor flexibilidad, fragilidad
y fragmentación del soporte, dependiendo de los materiales constitutivos del
mismo.

Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la unidad que lo

contiene, por humedad, manipulación, almacenamiento, intervenciones
inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte o la totalidad del soporte
provocando pérdida de áreas parciales o totales del soporte o de la información en
él contenida.

Los tipos de alteración se deben evaluar conforme a métodos y procedimientos

que permitan identificar el agente causante, el daño presente y el riesgo que éste
tiene en relación con la estabilidad del documento así como con la salud del
peticionario.

En los casos en que pueda estar comprometida la salud del peticionario por el
estado de conservación física del documento, se deben adoptar las previsiones de
protección según el caso. Para ello se suministrará o solicitará el uso de los
elementos de seguridad que propicien el aislamiento requerido de la fuente que
puede ocasionar trastornos de salud.

Fuentes bibliográficas para la conservación del Patrimonio Documental. Se tendrá

como fuentes de conservación las orientaciones e instructivos proporcionados a
través de las publicaciones producidas por el Archivo General de la Nación, la
capacitación que a través de los programas desarrollados por el Sistema Nacional
de Archivos contribuyen al conocimiento de las metodología y técnicas de
diagnóstico sobre el estado de conservación de los soportes en los cuales se
registra la información y las directrices de los especialistas en la disciplina de
Restauración de Bienes Muebles no solo para identificar los niveles de deterioro,
sino esencialmente para proporcionar las medidas correctivas para recuperar
documentos alterados.
127
Para efectuar un diagnóstico general sobre el estado de conservación de los
documentos, se anexa un formato con su instructivo de aplicación. Para los casos
que requieran algún tipo de revisión especial se deberá recurrir a las instancias
departamentales o nacionales representantes del Archivo General de la Nación
como los Comités Departamentales de Archivo y las áreas técnicas del Archivo
General de la Nación.

Factores de deterioro. La falta de organización, tanto de los archivos de gestión

como de los centrales e históricos, propician el deterioro de material documental,
así como las características de depósito, la carencia de sistemas de protección.
Para el efecto los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán
especial énfasis en la evaluación y central de las condiciones ambientales.

Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán especial énfasis en

la evaluación y control de las condiciones ambientales, las características de
depósito, la carencia de sistemas de protección. Así como en el uso de materiales
de almacenamiento con carácter ácido pues a partir de estos se producen los
mayores niveles de alteración. Lo anterior unido a la falta de organización, tanto
de los archivos de gestión como de los centrales e históricos, propician el deterioro
del material documental…”

Norma NTC 4436 sobre conservación documental

Es recomendable la utilización de papelería

con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de
ácido y exento de lignina cuyo valor de PH
esté en rango de 7.0 a 8.5

Las empresas públicas y privadas son responsables de la adecuada conservación

de los documentos, por esta razón deben incluir en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la
conservación de los documentos desde el momento de su producción.

La NTC 4436 presenta las siguientes recomendaciones con respecto al papel:

Principales consideraciones con respecto al papel que se debe utilizar para la

gestión documental:

128
Composición de la fibra: Fibra de algodón, pelusa de algodón, fibra de cáñamo,
fibra de lino o mezclas de estas.

Gramaje: Por lo menos de 70 g/m2 y no se recomiendan gramajes superiores a

225 g/m2.

Resistencia al rasgado: Debe ser de 350 mN.

Resistencia al doblez: Debe ser de 2.42.

Valor PH de extracto acuoso: El PH debe estar entre 7.5 y 10.0

Resistencia alcalina: Debe ser de 0.4 mol de ácido por kilogramo.

Resistencia a la oxidación: El papel debe tener un número Kapa menor a 5.0

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre

de ácido y exento de lignina cuyo valor de PH esté en rango de 7.0 a 8.5 que
garanticen su permanencia y durabilidad. Las tintas de impresión deben poseer
estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse

las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe
producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación,
copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de

backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta
tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de
la información.

2.12. Soportes y almacenamiento de la documentación

Los avances tecnológicos permiten todo

tipo de soportes electrónicos y digitales, el
papel sigue siendo el soporte más utilizado
y se recomienda adoptar las normas
relativas a la pertenencia y durabilidad.

129
Cada empresa es responsable de la adecuada presentación y almacenamiento de
los documentos y de la información que genera y para ello deben implementar en
sus programas de gestión de documentos e instructivos internos, las pautas que
aseguren la proyección de la imagen corporativa y la integridad de la información
desde el momento de su producción.

Los avances tecnológicos permiten todo tipo de soportes electrónicos y digitales,

este manejo requiere un cuidado especial, el papel sigue siendo el soporte más
utilizado y se recomienda adoptar las normas relativas a la pertenencia y
durabilidad.

Se recomienda que las actas, informes y documentos históricos se impriman sobre

este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas
desacidificadas de mínimo 240 g/m2, para que no se afecte la conservación de los
textos.

Para los soportes digitales según “características dimensionales, físicas y

magnéticas” se deben acatar las instrucciones dadas por los fabricantes, cuidando
que la recuperación, copiado y reproducción estén libres de virus informáticos y
que la producción de backups se adapten correctamente

Archivadores verticales:

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables

para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Mobiliario para documentos en otros formatos:

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o
digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y
función.

- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o

sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.

130
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
estos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por
contacto.

- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento

debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a
conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser

mínimo de 4 cms.

- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas

de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:

- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en

cajas de PH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

- Los CDs. y DVDs. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores
ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá sólo un C.D.

Materiales para documentos de archivo con soportes en papel

Consultar NTC 5397-2005

Lápices

Se deben utilizar lápices negros de mina de grafito, debido a su PH neutro (PH 7)

y a su estabilidad química frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y
acetona. El lápiz debe tener un terminado suave, liso, estar libre de rajaduras,
astillas o imperfecciones. Debe producir una escritura suave, cuya densidad y
opacidad sean uniformes. No debe generar líneas tiznosas.

Materiales adhesivos

Estos materiales deben estar en capacidad de formar una adhesión durable y

permanente entre las superficies que se van a unir (IAO 14416:2003). No deben
alterar las propiedades de los materiales adheridos. Los adhesivos deben ser
resistentes al paso del tiempo, deben impedir la contaminación por
microorganismos como hongos y bacterias.

Cintas de faya

131
Esta cinta textil puede ser utilizada para la agrupación de documentos, para
ajustar y amarrar las sobrecubiertas laterales y para facilitar la manipulación de
legajos voluminosos que presenten desgarro. La cinta de faya debe ser de mínimo
2 cm de ancho, sus fibras deben ser una mezcla de poliéster y algodón y el color
no debe desteñirse al estar en contacto con el agua.
Unidades de conservación

Cajas de archivo

Las cajas deben ser funcionales, termoestables y deben permitir el intercambio y

circulación del aire. Es preciso seleccionar diseños acordes con el formato de los
documentos. Las cajas se deben armar preferiblemente mediante pliegues y
ensambles, a partir de lengüetas que encajen por presión, para evitar el uso de
cintas, adhesivos y ganchos metálicos.

Las cajas deben contar con aditamentos como aletas fuelle para garantizar que las
unidades interiores conserven la verticalidad y así evitar su deslizamiento.

No deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos, y el

acabado de superficie interior debe ser liso y suave.
Carpetas

Carpetas de cartulina

Las carpetas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la
documentación. Se utilizan para almacenar desde folios hasta documentos de
gran formato como mapas, dibujos, etc.

No se deben utilizar A-Z o carpetas que requieran la perforación de los

documentos y el contacto con el material metálico de los ganchos. Además la alta
capacidad de almacenamiento que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el
manejo de los documentos y crea deformaciones en ellos.

Carpetas de poliéster
Esta unidad de conservación se utiliza para aislar la documentación en el
momento de la consulta y así evitar su manipulación directa. Su uso es de carácter
transitorio.

Recomendaciones para la utilización de algunos materiales

Lápices
Para la foliación de documentación y para la identificación de cajas y carpetas, se
recomienda preferiblemente utilizar lápices negros de mina de grafito de acurdo
con los proceso archivísticos establecidos. Como una alternativa para la foliación
se sugerir el uso de bolígrafos que cumplan con la norma de tintas de escritura.

132
Para el caso de los documentos que se conservan en los archivos históricos, la
foliación sólo se puede efectuar con lápiz.

Etiquetas o marbetes

No se deben adherir etiquetas o marbetes sobre la documentación. Para evitar el

uso de estos sobre unidades de conservación se recomienda la preimpresión de
los formatos de identificación en el exterior de las cajas y carpetas. En caso de la
identificación de las cubiertas de libros o legajos se deben utilizar etiquetas de
papel con adhesivo estable y reversible.

Ganchos legajadores

Para evitar el daño de los documentos, éstos no se deben perforar. Salvo en

casos excepcionales, determinados por el Comité de archivo de la organización,
se recomienda el uso de ganchos legajadores fabricados en material plástico.
Para eso es necesario dejar márgenes en el momento de la elaboración de los
documentos, con el fin de impedir la pérdida de información.

Clips

Se debe evitar el uso de materiales metálicos, porque ante factores ambientales

de humedad y temperatura, tienen a oxidarse y producir en los documentos
mancas irreversibles o causar pérdida de soporte. Se pueden utilizar clips
fabricados o recubiertos en material plástico.

Para proteger los documentos cuando se utilicen clips, se debe colocar una
sección doblada de papel o cartulina acorde con el tamaño del clip.

Cajas para el archivo histórico

Dimensiones internas: ancho 11.5 cm x alto 25.5 cm x largo 39 cm.

Dimensiones externas: ancho 12.5 cm x alto 26.5 cm x largo: 42.5 cm

La estructura de la caja debe ser resistente al aplastamiento y al rasgado. La caja

está compuesta por una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el
deslizamiento de las unidades interiores.

Cajas para archivo central

Dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39 cm.

Dimensiones externas: ancho 21 cm x alto 26.5 cm x largo: 40 cm

Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su

manipulación.
Este diseño también puede ser utilizado en el archivo de gestión.
133
Tintas de escritura

La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme. Libre de sedimento, materiales
en suspensión o elementos extraños; no deben presentar separación de
componentes o coagulación.

La tinta no debe atravesar completamente el papel cuando la escritura se realice

sobre papel bond.

De acuerdo a la circular Interna No. 13 del Archivo General de la Nación, no se

deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la
clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a
expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y aun en condiciones estables
de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

Especificaciones para cajas de archivo

Es importante recordar las recomendaciones dadas por el Archivo

General de la Nación para preservación y conservación del acervo
documental

“…La Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo”, elaborada por el

Grupo de Conservación y Restauración del AGN, recoge diferentes documentos
técnicos desarrollados por este equipo de trabajo, que han aplicado en la
preservación y conservación del acervo documental y distribuido a nivel nacional
en desarrollo de la asistencia técnica.

Asimismo, en cumplimiento de la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, Ley

General de Archivos, que puntualiza su misión institucional como ente rector de la
política archivística del país.

Es igualmente el resultado de la experiencia y el conocimiento colectivo del grupo

de profesionales de diversas disciplinas, vinculado a la organización y que ha
enriquecido el contenido de estos conceptos a través de los años.

134
El objetivo de publicar estas especificaciones es ofrecer una herramienta útil para
implementar el uso técnico de unidades de conservación en los distintos archivos
del país, con el fin de garantizar la adecuada preservación de los documentos en
soporte papel.

De esta manera, se garantiza la integridad física y funcional documental, se

requiere el uso de carpetas y cajas adecuadas durante las diferentes fases del
ciclo vital de los documentos, a partir del momento de su emisión, durante su
proceso de vigencia hasta su disposición final en el Archivo Histórico.

El correcto almacenamiento y manipulación, es una estrategia de conservación-

preventiva que se plantea en desarrollo del Sistema Integrado de Conservación de
acuerdo con la Ley General de Archivos y que formulado como un Programa de
Almacenamiento y/o Re-almacenamiento se debe implementar en los diferentes
procesos de organización de archivos.

La mencionada Ley (Título IV. Administración de Archivos, Art. XI. Conservación

de documentos), establece la obligatoriedad de las organizaciones públicas y de
los funcionarios de archivo implementar un sistema integrado de conservación en
cada una de las fases del ciclo vital de los documentos que garantice la
conservación del material de archivos. Tiene como objetivo fundamental apoyar la
recuperación, conservación y difusión del acervo documental de la nación, con el
fin de servir a la comunidad y garantizar el ejercicio de los derechos y deberes del
ciudadano, haciendo de los documentos soportes básicos para la toma de
decisiones y elementos fundamentales del patrimonio cultural de la nación.

Es importante enfatizar que en los archivos puede implementarse el uso de

diferentes diseños para las unidades de conservación, pero debe tenerse en
cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y
uso de materiales en su elaboración.

El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina

desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro – tipo propalcote
- (para archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto
unas como otras, estarán debidamente identificadas…”

Influencia del color en los archivos

Toda la información contenida en el archivo de color apropiado, con guías y

marbetes que personalizan la información, serán muy útiles en los archivos de
gestión.

Múltiples estudios demuestran que la codificación de color mejora la eficiencia de

presentación hasta el 60% y reduce al mínimo los costos.

135
El código de colores se ha utilizado durante años en las oficinas que gestionan
gran cantidad de archivos, y funciona porque la gente reconoce los colores mucho
más rápido de lo que la lectura del texto.

Comenzar es fácil. Piense en los tipos de categorías en las que sus documentos y
archivos pueden ser segmentados. Sugirió que las denominaciones pueden
adecuarse a tus necesidades: Clientes, Proveedores, perspectivas, las formas,
Administrativos, Personal, Marketing, Tecnología, Productos, Informes y
personales.

A continuación, elegir un color para cada una de las categorías, en colores ácidos
como el verde o el azul para las perspectivas de Personal.

Toda la información contenida en el archivo de color apropiado, con guías y

marbetes que personalizan la información, serán muy útiles en los archivos de
gestión.

Mediante la creación de "color" puede concentrarte en sólo una sección de

información frente a la gaveta entera. En poco tiempo se puede buscar primero un
color antes de leer cualquiera de los textos de la etiqueta.

2.13. Formato único de inventario documental (Acuerdo 038 de

2002)

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable

de la documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social

de la entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad

administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de
sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

136
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se
registrara el total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes
día). En NT se anotará el número de la transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservación.

9. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o

supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de
las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos

deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.

12. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número asignado a cada

unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.

137
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente
para el inventario de fondos acumulados.

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes,
saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en
diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,

memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de
éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada
tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la
información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de

páginas que lo componen.

Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces

Y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de

hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que
se realiza.

138
 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que
se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE

ENTIDAD PRODUCTORA

UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA

OFICINA PRODUCTORA AÑO MES DIA N.T.

139
OBJETO

N.T. = Número de Transferencia

NÚMERO CÓDIGO Nombre de las Series, FECHAS Unidad de Conservación Número Soporte Frecuencia Notas
DE subseries o Asuntos EXTREMAS de de

ORDEN Inicial Final Caja carpeta Tomo Otro Folios consulta

Elaborado Entregado por__________________________ Recibido

por______________________________ por_____________________________
Cargo______________________________ Cargo______________________________ Cargo______________________________
Firma_______________________________ Firma_______________________________ Firma_______________________________
Lugar___________ Fecha ______________ Lugar______________ Fecha__________ Lugar_____________ Fecha____________

2.14. Organización de historias laborales (circular 04 de 2003)

Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación,

cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes
documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral de cada entidad:

 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Ver formato anexo.
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial. Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

140
  Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre
otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo
por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus
propios requerimientos documentales, complementándola.

De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la

transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad
de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento
humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de

2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de
organización de archivos, deberán verificar que:

 En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo

la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que
se establece entre el funcionario y la entidad.
 Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y
el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar
contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen
de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200
folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del
número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400,
etc.
 Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
 Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.

141
  Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.

Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las

entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la
Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos
que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la
organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las
disposiciones anteriormente descritas.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría

técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas
a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al
manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente
citadas.

Aspectos que deben considerarse antes de diseñar un sistema de archivo

 Obtener la información más precisa al menor costo posible: mientras la

precisión aumente en proporción aritmética, los costos aumentan en
proporción geométrica.
 Los ahorros que se hacen el procesamiento y almacenamiento de la
información se gastan al recuperarla.
 Es posible que en el diseño haya que considerar diferentes tipos de
organización para adaptarse a las características relevantes de diferentes
tipos de documentos o las demandas en cuanto a la precisión requerida.
 El costo de archivar un documento, incluyendo el tiempo de búsqueda,
debe ser menor al costo que origina la falta del documento o a su costo de
reposición.
 Al sistema de archivo deben tener acceso todos los departamentos de la
empresa que tengan que ver con información. Es muy importante que a
nivel operativo se trabaje con el Departamento de Organización y Métodos.
 El sistema de archivado que sea seleccionado deberá traducirse en un
manual de procesos y servicios.

Sistemas de archivo

Todo sistema de archivo que se utilice para arreglo de la documentación debe

satisfacer las necesidades de los usuarios.

Con el fin de cumplir este requisito, el sistema deberá ser: sencillo, fácilmente
comprensible, constante, extensible, reducible, actualizado y económico.

142
Sencillo

El sistema de archivo debe ser simple y libre de complicaciones

Fácilmente comprensible

Se debe revisar que los rótulos que llevan los registros sean orientadores y lo
suficientemente fáciles de entender, a fin de que el archivo de documentos y la
localización de los mismos pueda hacerse con exactitud y facilidad.

Constante

Una vez que se haya establecido un método, debe hacerse un esfuerzo para
mantener su aplicación.

Extensible y reducible

Debe ser lo suficientemente flexible para que pueda atender fácilmente el aumento
y la disminución del volumen de los registros.

Actualizado

El sistema debe controlar el retiro y eliminación normal de los registros y

documentos que se han tenido más tiempo del establecido en el período de
retención.

Económico

El costo de operación del sistema debe estudiarse periódicamente para

asegurarse de que se hayan examinado todas las posibilidades de reducirlo.

Evaluación del sistema de archivo

Independientemente del sistema de archivo que se haya establecido para el

manejo y control de la documentación en la oficina, se deben revisar
periódicamente los siguientes puntos, a fin de evaluar qué tan funcional es le
archivo y qué cambios y mejoras se pueden implantar.

1. Funcionamiento del archivo

a. Documentos archivados
b. Documentos solicitados
c. Documentos encontrados
2. Procedimientos

143
 a. ¿Son funcionales?
b. ¿Están actualizados?
3. Equipo e implementos
a. ¿Son los muebles y la estantería los adecuados para el archivo que
se ha organizado?
b. ¿Se están utilizando los implementos correctos para el archivo?
4. Formatos y formularios
a. Mejorar los que están actualmente en uso
b. Diseñar nuevos
c. Eliminar los innecesarios
5. Desempeño personal
a. ¿Se tiene el hábito de archivar diariamente?
b. ¿Se ubica la información en forma rápida y oportuna?
c. ¿Está el archivo al día?

Errores frecuentes en la organización de archivos administrativos

 Organizar sistemas que no correspondan ni a la infraestructura ni a las

necesidades de la empresa. Por ejemplo, para una compañía que funciona
en diferentes edificios establecer un servicio de información centralizada.
 Organizar los documentos sin tener en cuenta el elemento más evidente.
Por ejemplo, a un archivo contable darle una organización alfabética.
 Establecer planes que no prevean los ensanches futuros ni los descartes
periódicos o planear un descarte permanente sin tener en cuenta las
repercusiones de orden legal, histórico, etc.
 Hacer del archivo una isla en la que se cuidan y conservan los documentos
sin vinculación con las políticas de la empresa, ni con los requerimientos de
los usuarios.
 Establecer criterios ambiguos dentro del plan de organización del archivo.
 No preparar a los usuarios para utilizar en forma sencilla el sistema o no
adecuar el sistema a los parámetros de consulta de los usuarios.
 Establecer controles muy dispendiosos o no controlar en absoluto los
documentos organizados.
 Diseñar sistemas muy complejos y costosos para asegurar una exactitud
cercana al 100%, o lo contrario, ser muy superficial en el análisis del
problema, en tal forma que la búsqueda sea extenuante e infructuosa.
 No establecer relaciones costo-beneficio, evitando evaluar cuantitativa y
cualitativamente los servicios prestados contra los desembolsos del
presupuesto.
 Errores en la selección del personal
 Falta de una manual que guíe los procesos y asigne funciones al personal
que, además, sea el punto de partida de cambios posteriores.
 Fallas en las relaciones públicas y humanas que hagan difícil la relación y la
colaboración con los usuarios

144
  Falla en el establecimiento de criterios unívocos dentro de la organización.
Esto, unido a las fallas del personal y a la no colaboración de los usuarios,
induce a cometer errores en el almacenamiento, lo cual incide en la
recuperación de la información.
 Desvinculación del archivo administrativo, de otras fuentes de información
de la empresa, como pueden ser el centro de documentación, el
departamento de organización y métodos, las bases de datos, la ubicación
de publicaciones o duplicados, etc.

Aspectos básicos a tener en cuenta cuando se archiva

Cambiar la actitud hacia el archivo, considerar el archivo como una parte

fundamental dentro de las actividades que se realizan.

Crear el hábito de archivar diariamente.

Posibilidades

De 8:00 a 8:05 am. 5 minutos

De 12:35 a 12:30 pm. 5 minutos
De 1:30 a 1:35 pm. 5 minutos
De 4:55 a 5:30 pm. 20 minutos

 Los pasos para archivar son: Inspeccionar, clasificar, marcar, distribuir y

legajar.
 Fijarse metas de autocontrol para ubicar la información en un tiempo cada
vez menor.
 Mantener la confianza de los usuarios en el sistema de archivo elegido
 Al retirarse de los archivadores no dejar gavetas abiertas; se pueden causar
accidentes
 Recordar que usted es la persona responsable por el manejo del archivo en
su departamento. No permita que otras personas intervengan el él.
 Establecer un sistema de control que asegure el mantenimiento de la
documentación en las respectivos lugares.
 Tener apertura al cambio y a las nuevas ideas
 Informar a los usuarios sobre las mejoras y cambios efectuados en el
archivo
 Mantener actualizada la lista de archivo
 No guardar objetos personales en los archivadores; zapatos, sacos,
medias, paquetes, etc.
 No sobrecargar las carpetas debe archivarse máximo un promedio de 100 a
110 hojas
 Siempre que se envíen documentos al archivo central utilizar el formulario
para transferencia de archivos

145
  El archivo debe ubicarse en un lugar donde la consulta y el uso impliquen el
mínimo de movimientos y de tiempo
 Verificar que los muebles del archivo (gavetas, folderamas, módulos, etc.)
estén debidamente identificados, con su respectivo rótulo.
 Revisar todos los documentos al comenzar a archivar. A veces pueden
encontrarse papeles que equivocadamente se han colocado para archivo
pero están pendientes de trámite.
 Quitar ganchos y clips de todos los documentos que se van a archivar
 Alinear y cuadrar bien los documentos antes de archivarlos
 La perforación de los papeles debe hacerse adecuadamente. En ocasiones
la perforadora se descuadra trayendo consigo problemas al perforar lao
hojas; debe revisarse que la perforadora este esté trabajando
perfectamente bien.
 Siempre debe archivarse en orden cronológico
 Al archivar debe sacarse carpeta por carpeta, no todas al mismo tiempo.
 Usar un clasificador de correspondencia o escalerilla para organizar los
documentos que se van a archivar
 Mantener el archivo totalmente al día

Deterioros más comunes del material del Archivo

Por: Laura Guerrero Mateus – http://www.archivobogota.gov.co

Utilizamos el término material de archivo de un modo general, entendiéndolo como

todo aquel material que constituye un fondo documental. Fundamentalmente
documentos (p.ej.: documentos administrativos, jurídicos, planos, mapas, dibujos,
grabados, libros, etc.), colecciones fotográficas y, en la actualidad también
registros sonoros, soportes magnético u ópticos.

Este escrito es una introducción general acerca de cómo se pueden identificar, de

manera sencilla, los deterioros que presentan los documentos que han sido
producidos en soportes ó papeles de tipo industrial. Los documentos son valiosos
como sustento de la información escrita, por su forma y materiales constitutivos.

2. ¿QUÉ SON LOS DETERIOROS?

Son los daños sufridos por los documentos, ligados principalmente a dos factores.
Primero, los internos, que tienen que ver con la composición de los materiales que
conforman los documentos; y segundo, los externos, dentro de los que se
encierran causas ambientales (variaciones de humedad y temperatura, luz y
agentes contaminantes ), y aquellos acciones que suceden alrededor de los
documentos (incorrecto almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones
intencionales, como el robo y el vandalismo; y acciones involuntarias durante la
consulta o tránsito de los documentos por parte de empleados o usuarios).

146
3. DETERIORO BIOLÓGICO. ¿POR QUÉ SE OCASIONA?

El papel es una fuente nutricional para diferentes organismos y microorganismos,

no sólo por su naturaleza constitutiva, sino por todos los compuestos orgánicos
que intervienen en su manufactura, tales como las tintas, colas vegetales y
animales, y materiales de encuadernación, como cartones, cueros, telas, etc. Los
factores que propician la aparición y desarrollo de organismos y microorganismos
en general son los ambientes húmedos, calientes, oscuros, de poca ventilación y
mal mantenimiento. Por otra parte, como es un material higroscópico , la
humedad concentrada en él crea un medio propicio para el desarrollo de
hongos y bacterias.

3.1. Hongos.

Son estructuras pluricelulares, vegetales, con un metabolismo que les permite

alimentarse del material orgánico. Se desarrollan en determinadas condiciones
ambientales de temperatura y humedad. Sin embargo, todo depende de la
especie, pues algunos pueden crecer en condiciones de poca humedad y
temperaturas bajas.

Se reconocen a simple vista por la presencia de manchas de coloraciones

diversas, que van desde la gama de los violetas, hasta los verdes, azules y
marrones. Al observar la presencia de hongos, se debe determinar si se
encuentran activos o no.

El hongo activo se aprecia húmedo y acompañado de puntos de apariencia seca,

pulverulenta o algodonosa, que se conoce como Micelio . Las manchas de
coloración que lo acompañan, las cuales son producto del metabolismo del
microorganismo, que no han penetrado el soporte y que se aprecian sólo por un
lado de la hoja, se les denomina como manchas superficiales. A la pigmentación o
manchas de coloración más intensa, que ha penetrado completamente en el
soporte se le llama manchas profundas. La coloración de las manchas no depende
de la especie, sino del origen del material orgánico del que se alimentan.

La acción de estos microorganismos genera el debilitamiento de los soportes en

extremo, dándole una apariencia húmeda y afelpada, lo que progresivamente
ocasiona pérdidas o faltantes de soporte, hasta la degradación total. En las
encuadernaciones, la acción de estos microorganismos algunas veces suele
pigmentar el material del recubrimiento y debilitar el material interno del empaste.

La presencia de hongos sobre el papel puede causar problemas dermatológicos o

respiratorios a quienes los manipulan. Por este motivo se aconseja tomar
precauciones a la hora de manipular o consultar el material contaminado,
utilizando elementos de seguridad, tales como: guantes, tapabocas y prendas de

147
protección. Igualmente se recomienda realizar saneamientos periódicos en los
depósitos y áreas de archivo como medida preventiva.

3.2. Bacterias

Son organismos unicelulares que, al igual que los hongos, requieren de

condiciones ambientales especiales para desarrollarse. Aunque diferentes a los
hongos, su efecto destructivo es muy parecido. También provocan manchas de
diversos colores, pero distinguir a simple vista si una infección es producida por
hongos o bacterias puede resultar complicado. Por eso, además de detectar la
presencia de los indicadores de deterioro, que hemos mencionado, es aconsejable
que se realicen análisis microbiológicos que determinen el tipo de microorganismo,
que pueden llegar a ser:

3.3. Insectos.

Los insectos, que se alimentan del papel, causan faltantes o pérdidas de los
documentos, manifestándose como perforaciones y túneles en el caso de los
tomos o volúmenes de documentos. De igual manera, la acción de los insectos
genera abrasión o desgaste de la superficie, a medida que se alimentan de los
soportes.

El tipo de insecto que afecta un documento o libro, se puede reconocer por la

manifestación del deterioro. Los “pececillos de plata”, el “piojo de los libros” y las
cucarachas, por lo general, ejercen una erosión superficial del soporte. Otros
insectos, como las termitas y los escarabajos, hacen túneles circulares y
erosionan profundamente al interior del objeto, mientras el exterior permanece
intacto, como en el caso de los libros.

Las termitas son las más frecuentes en archivos y bibliotecas. Este es el insecto
más destructor de todos los mencionados anteriormente. Además de hacer
túneles, sus excrementos dejan manchas de color oscuro.

4. DETERIORO QUIMICO

Este deterioro se manifiesta por la alteración que sufren los materiales que
componen los soportes de papel. La alteración cromática se refiere a los
cambios en la coloración del soporte original, apreciándose como oscurecimiento,
decoloración y tonalidades de color amarillo. En el caso de obra cartográfica o
planos, muchas veces estas alteraciones son producidas por la técnica de copiado
o foto reproducción con la que fueron elaborados. Este es el caso de las
heliografías o diazotipias.

148
Debido a factores intrínsecos, algunos soportes, como los llamados impregnados,
se tornan quebradizos y extremadamente frágiles en su proceso de degradación,
porque pierden sus características y en consecuencia son propensos a romperse.

En ocasiones, al empastar documentos de diferentes clases de soportes, como

por ejemplo el papel periódico, se presenta un deterioro conocido como oxidación
por contacto. Esto se debe a que la oxidación del papel periódico, por su
naturaleza ácida, suele migrar y traspasar soportes cercanos, ocasionando
manchas o marcas definidas.

Otro de los deterioros químicos es la corrosión o transparencia de las tintas,

principalmente en las tintas ferrogálicas, provocado por la acidez de las mismas en
su proceso de oxidación. Esto hace que se degradan paulatinamente hasta tornar
quebradizo el papel y fragmentarlo en las zonas que están directamente en
contacto con estas tintas. Cuando esta oxidación se encuentra en su punto más
avanzado, el papel tiene el aspecto de haber sido quemado, produciendo
entonces su perforación y rotura.

En documentos cuya técnica de escritura es la mecanografía, es común que estas

tintas no se fijen rápidamente a los soportes y por lo tanto migran a los
documentos cercanos, copiando o trasladando la información y dificultando, por
tanto, la lectura del texto. Este deterioro se denomina migración por contacto y se
debe en gran parte a la baja calidad de la materia prima que componen las tintas.

5. DETERIORO FISICO

Estos deterioros son los más frecuentes en colecciones de soporte en papel. Se

deben en gran parte a la incorrecta manipulación y almacenamiento de los
documentos. Los más frecuentes son las rasgaduras, las cuales son separaciones
que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o
separar en dos, o más partes el soporte.

Las roturas, que suelen confundirse con las rasgaduras, son aquellas que se
producen al interior de los formatos sin comprometer los bordes, causando
rompimientos y, con frecuencia, se extienden hasta producir faltantes o pérdidas
del soporte. Las perforaciones son punciones producidas por una incisión
mecánica (grapas o chinches, etc.), que genera la pérdida de pequeñas partes del
papel.

La deformación del plano consiste en la alteración o modificación de la superficie

lisa o regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas
irreversibles, dificultando además la consulta del documento.

Otro de los deterioros son las manchas o acumulaciones de diversa procedencia,

que llegan al documento por accidente o por haberse agregado intencionalmente.

149
Son frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material
metálico, adhesivos, entre otras. Las manchas por adhesivos son especialmente
frecuentes y al cristalizarse suelen integrarse al soporte de tal manera que la
documentación llega a tener cambios dimensionales tales como encogimiento,
deformaciones y en algunos casos a degradar el soporte de manera irreversible.

Los derramamientos accidentales de algunas sustancias, como bebidas,

desmanchadores, tintas, pinturas, etc., pueden reaccionar químicamente con los
materiales que componen los soportes y afectarlos gravemente. Es común que
sean utilizados ganchos metálicos, ganchos de cosedora, clips, anillados, etc,
como sistema de agrupación de los documentos, que al estar en ambientes
húmedos causan sobre los materiales manchas de óxido, generando una acción
corrosiva que con el paso del tiempo ocasionan roturas.

Diferente a las manchas de humedad, también podemos hablar de deterioro físico

por humedad, que alude a la absorción de agua por el documento o
higroscopicidad, la cual ya se mencionó anteriormente. En este caso, el papel
se siente mojado, frío, se percibe olor a húmedo y la técnica se observa
solubilizada, traspasa el soporte, o en ocasiones disminuye su intensidad
cromática y, por ende, se pierde la información.

Cuando encontramos parte de la superficie del soporte deteriorado por abrasión,

decimos que se ha desgastado por el roce, raspado o fricción con otra superficie
más dura. La acción de levantar o eliminar un material agregado, como la cinta
adhesiva, ocasiona la separación de una delgada capa superficial del papel,
quedando una parte adherida a la cinta. Lo que sucede en el soporte es lo que
llamamos pérdida de la superficie del papel.

Por último, y el más frecuente de los deterioros en material de archivo, es la

suciedad, la cual se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín,
huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie
y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido.

Los deterioros a nivel de las encuadernaciones pueden describirse de la siguiente

manera:

5.1. Desgarro total de la encuadernación o empaste: se refiere a los casos en que

la documentación se encuentra encuadernada o empastada. Se expresa por la
separación o desprendimiento de los folios de la encuadernación.

5.2. Desgarro del lomo: es el desprendimiento total o parcial del lomo de las
encuadernaciones, generado en su mayoría por una incorrecta manipulación de
las unidades al ser extraídas de la estantería.

150
5.3. Desgarro de cubiertas: es el desprendimiento total o parcial de las cubiertas
que componen la encuadernación, por la zona del cajo o unión de las tapas y el
lomo, producidos por la incorrecta manipulación.

5.4. Costuras sueltas: descosido o desprendimiento de los hilos que estructuran el

cuerpo del libro o legajo.

5.5. Faltantes de cubiertas o lomo: son las pérdidas parciales del material interno
de las encuadernaciones o empaste.

5.6. Exfoliación de tapas: separación parcial de las capas de fibra laminar del
material interno de las tapas, por lo general ubicado en las esquinas.

NOTA: La diferencia entre encuadernación y empaste es que la primera se utiliza

para la agrupación de cuadernillos, mientras que el empaste se usa para hojas
sueltas.

6. DETERIORO POR INTERVENCIONES ANTERIORES

Llamamos intervenciones anteriores aquellas acciones en las que se ha añadido al

documento algún material ajeno a su naturaleza, ya sean cintas adhesivas,
papeles, material metálico o telas, entre otros, que no corresponden a su
condición original y que no pertenecen al documento desde el momento de su
elaboración. Estas intervenciones, que en ocasiones se relacionan con
reparaciones o acciones imprudentes, realizadas sobre el documento,
aparentemente para corregir deterioros y evitar que se acrecentaran, lo que hacen
es generar aún más daño.

Es común encontrar cintas adhesivas industriales sobre las rasgaduras, que con el
paso del tiempo producen manchas irreversibles sobre el soporte. Esta alteración
se debe a la reacción entre los componentes del adhesivo y el papel, tornándose
en una tonalidad de color amarillento y donde, a menudo, quedan expuestas áreas
de adhesivo pegajoso. Esto expone el documento al peligro de ser rasgado si se
adhiere a otra superficie.

6.1. Factores provocados por el hombre.

A lo largo de este escrito nos hemos referido a factores internos, externos y

ambientales a los documentos. Sin embargo, es necesario mencionar al ser
humano como el mayor causante de la pérdida y deterioro de los materiales de
archivo. La mayor parte de los deterioros de los que hablamos anteriormente son
provocados por el hombre. Las principales razones: ignorancia, descuido o
simplemente negligencia.

151
Los factores inducidos por el hombre se pueden reunir en tres acciones
principales:

A. Inadecuados edificios o espacios de archivo. Ubicar áreas de depósito de

archivo en edificios no aptos para desarrollar esa función. No siempre son los más
adecuados o presentan inconvenientes para ser adaptados. Edificios cercanos a
fábricas, con problemas de humedades, filtraciones, cubiertas deterioradas y
estructuras que nunca fueron diseñadas para almacenar el peso que genera la
documentación son sólo algunos ejemplos. En conclusión, y por desconocimiento,
los aspectos que rodean la selección de un espacio para depósito de archivo se
reducen, fundamentalmente, a encontrar un espacio en el menor costo, no importa
dónde se ubique.

B. Incorrecta manipulación y uso. La incorrecta manipulación al momento de

consultar documentos de archivo es una de las principales causas que generan
deterioros físicos, tales como rasgaduras, manchas de alimentos o bolígrafos,
encuadernaciones desprendidas. Todo esto atenta contra la integridad del
documento.

C. Violencia y robos. La pérdida de expedientes y las mutilaciones intencionadas

son muy frecuentes.

Los aspectos resaltados son el resultado de no aplicar normas de conservación

preventiva dentro de las entidades, que son responsables de su información y
archivos. Por lo general, no es prioridad establecer y dar continuidad a un
programa preventivo en las instituciones y entidades que resguardan la
información vital de los procesos que desarrollan y que, además, constituye
nuestro patrimonio documental. De existir, se podrían evitar inundaciones,
incendios y hasta robos. En Colombia son muy pocas las organizaciones de
carácter público que cuentan con un plan de prevención.

7. CÓMO EVALUAR CUALITATIVA Y CUANTITATIVAMENTE LOS

DETERIOROS.

En conjunto, con la identificación de los deterioros, es necesario interpretarlos de

modo cuantitativo, de forma que puedan expresar su magnitud con mayor eficacia.
Para este fin se han establecido parámetros que fortalecen la metodología a la
hora de elaborar un diagnóstico.

La tarea de evaluar la presencia de los deterioros sobre un documento implica el

conocimiento de varios parámetros:

7.1. Número de folios aproximados: indicar el número de folios o páginas de forma

aproximada, que se encuentran afectados por cada deterioro, teniendo en cuenta
la cantidad de folios que componen la unidad.

152
Para el caso de que la unidad sea un volumen, libro o legajo, se realiza de la
siguiente manera (Ver gráfico al frente):

Se indica el número de folios o páginas que se encuentren afectadas, teniendo en

cuenta la cantidad de hojas que componen el libro. Por ejemplo, según la parte
delineada de la Ilustración No.1 podríamos decir que la alteración del deterioro
por mancha de humedad se encuentra afectando 150 hojas de un total de 300,
dentro del cuerpo del libro.

7.2. Cobertura: expresa la porción o área del documento que presenta afección
por el deterioro y se registra como una fracción, para lo cual se divide
imaginariamente la unidad documental en dieciseisavos. El número de cuadrantes
que tengan el deterioro es el que se consigna en la evaluación. Este tipo de
medida se toma usualmente sólo para el deterioro biológico. Para mayor claridad
se plantean gráficamente los siguientes ejemplos: en el primer caso hemos
dividido este plano en 16/16 así:

La zona sombreada representa las fracciones afectadas por deterioro biológico,

por lo tanto podemos hablar que la cobertura sería de 6/16.

7.3. Intensidad: se refiere a la magnitud del deterioro presente y se mide de

acuerdo a su gravedad, en Bajo, Medio, y Alto. Para tener mayor claridad
describimos cada parámetro de modo sencillo así: Bajo: el deterioro se presenta
con poca intensidad, pero sin llegar a ser la mínima probable; Medio: implica una
intensidad de deterioro media, que se encuentra entre el término o descriptor
anterior y el siguiente. Y, Alto: el deterioro se manifiesta de modo absoluto y
comprende un nivel máximo de alteración.

La forma correcta de establecer estos datos se obtiene centralizando o

concentrando los deterioros, calculando de una manera individual cada uno de los
parámetros para expresar cada deterioro, de tal manera que posteriormente, al
leer esta información podamos formarnos una idea y reconocer los factores que se
encuentran afectando los soportes.

Con la ayuda de estas herramientas de identificación y caracterización de las

principales manifestaciones de deterioro que afectan la documentación,
obtenemos datos reales y conocemos las dimensiones del problema. Así, los
profesionales de la conservación podemos formular soluciones y estrategias más
acertadas, a fin de garantizar la permanencia de la documentación, con el
propósito de cubrir las necesidades detectadas y llevar a cabo una adecuada
planificación.

2.15. Código de Ética para los archivistas

Ley 1409 de 2010 que regula la profesión archivística.

153
(Anexo archivo de la Ley)

 Este código de ética establece elevadas normas de comportamiento para

los archivista. Introduce en ellas a los profesionales que se inician y les
recuerda a los veteranos su responsabilidad fundada en la confidencialidad
y experiencia de sus colegas.
 El término archivista aquí utilizando, involucra a todo aquel que se ocupa
del control, cuidado, custodia, preservación y administración de los
documentos de archivo.
 La puesta en práctica de este código será facilitada por políticas y prácticas
que para tal fin adopten las organizaciones archivísticas.
 Este código tiene como objeto establecer un marco ético que sirva de guía
a los archivista en general, pero no se propone dar soluciones a problemas
particulares.
 Constituyen el código de ética tanto los principios generales planteados
como los comentarios a ellos.
 Hacer realidad los planteamientos de este código depende en buena
medida de la voluntad de las instituciones y de las asociaciones de
archivistas, la cual puede manifestarse en esfuerzos educativos o en
mecanismos para investigar y sancionar conductas no éticas.

1. El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que

custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.

La primera misión del archivista consiste en proteger la integridad de los

documentos, conservarlos y custodiarlos.

Simultáneamente, velará por la legitimidad de los documentos, factor que, en

ocasiones, puede entrar en conflicto con intereses y derechos de empleados,
propietarios, usuarios, y en contradicción con el pasado, el presente y el futuro.

Actuará siempre con objetividad e imparcialidad. Resistirá las presiones

provenientes de cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas
o distorsionar los hechos.

2. El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en

su contexto histórico, legal, administrativo y documenta, manteniendo el
principio de procedencia de los documentos de archivo.

El archivista procederá de acuerdo con los principios archivísticos generales

aceptados y practicados. Tendrá en cuenta la creación, conservación y difusión de
la información en aportes tradicionales, así como la contenida en medios
electrónicos y los multimedia. Se interesará por seleccionar y recibir documentos
para salvaguardarlos y conservarlos en los archivos que tiene a su cargo, así
como por ordenarlos, de escribirlos y difundirlos, facilitando su consulta. Valorará

154
imparcialmente el material, basándose en el conocimiento de los requerimientos
que presenten las instituciones administrativas y en las políticas de adquisición.
Adelantará la ordenación y descripción de los documentos que se haya decidido
conservar de acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y orden
original, y sistematizará la información tan pronto como los recursos se lo permitan.
Adquirirá los documentos teniendo como base la misión de las instituciones y los
recursos con que cuentan, por ningún motivo las adquirirá cuando corran peligro
su integridad o seguridad; y asegurará su preservación en los lugares más
apropiados. Cooperarán para que retornen al país de origen documentos públicos
que hubieren salido en tiempos de guerra u ocupación.

3. El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la

autenticidad de los documentos.

El archivista garantizará el valor de los documentos, incluyendo los soportes

electrónicos y los multimedia, durante todo el proceso archivístico: desde el
ordenamiento y la descripción hasta la conservación y la consulta. Toda selección
se realizará utilizando métodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos.
El reemplazo de originales por otros formatos lo hará de acuerdo con las normas
legales y con el valor intrínseco e informativo de los documentos. El archivista
informará al usuario sobre los cambios temporales de ubicación de los
documentos, en caso de estar restringido la consulta.

4. El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los

documentos.

El archivista seleccionará los documentos para ser conservados o destruidos no

sólo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas u
organizaciones que los han producido y acumulado, sino también para que sean
objeto de estudio en diferentes investigaciones. Será consciente de que adquirir
documentos de dudoso origen, aunque registran gran interés, puede estimular el
comercio ilegal. Cooperará con colegas y otras organizaciones judiciales en la
persecución y aprehensión de personas sospechosas de hurtar documentos.

5. El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas

sobre el material que tiene a su cargo.

El archivista realizará acciones favorables para salvaguardar los documentos

durante todo su ciclo vital y cooperará con quienes los producen para aplicar
nuevos formatos y emplear nuevas formas de gestión de la información. Se
preocupará no sólo por recuperar archivos existentes, sino que garantizará que los
procesos de producción de documentos y el empleo de sistemas archivísticos se
guíen por procedimientos adecuados para preservar su valor. En las
negociaciones que adelanten los archivos para que les sean transferidos
documentos oficiales o privados se tendrán en cuenta: la autoridad que los
transfiere, el donante o vendedor, los acuerdos financieros, los programas de
155
procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso. El profesional
hará un registro permanente de la documentación que ha ingresado y el trabajo
archivístico y de conservación realizado.

6. El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y

ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.

El archivista formulará objetivos generales y particulares que involucren la

totalidad de los documentos que custodia. Ofrecerá información imparcial a los
usuarios y utilizará todos los recursos que estén a su alcance para prestar sus
servicios. No impondrá restricciones insensatas que impidan el acceso a los
documentos, pero podrá sugerir o determinar límites claramente establecidos y por
un periodo definido. Deberá observar de manera plena e imparcial los acuerdos a
los que se llegó en el momento de adquirir los documentos, pero en aras de
liberalizar el acceso, y según las circunstancias, podrá renegociar las condiciones.
Responderá objetivamente y con espíritu de colaboración a los requerimientos
razonables sobre los documentos que custodia y estimulará la mayor consulta de
acuerdo con las políticas institucionales, los criterios de preservación, las
condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en
caso de donación. Explicará de manera imparcial las restricciones impuestas para
la consulta de los documentos.

7. El archivistita respetará tanto el acceso público como la privacidad de la

documentación dentro del marco de la legislación vigente.

El archivista protegerá el carácter privado de la documentación institucional y

personal así como la referida a la seguridad nacional, sin recurrir a la destrucción
de la información, especialmente en el caso de los registros electrónicos que están
siendo continuamente actualizados y corregidos. Respetará la privacidad de los
individuos que han producido los documentos o que son mencionados en ellos y
en particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su
opinión sobre el uso o disposición del documento.

8. El archivista no deberá utilizar el beneficio propio o de terceros su

posición especial y la confianza que la comunidad ha depositado en él.

El archivista se abstendrá de realizar acciones que vayan en detrimento de su

integridad, objetividad e imparcialidad. No buscará beneficio personal, económico
o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o
de sus colegas. No recolectará a titulo personal originales en el área de su
competencia, ni participará en el comercio de documentos. Evitará realizar
actividades que puedan crear en la opinión pública la apariencia de un conflicto de
intereses. Podrá consultar fondos documentales institucionales para realizar
investigaciones o publicaciones personales, las cuales serán realizadas dentro de
los mismos parámetros aplicados a otros usuarios de los mismos fondos. No
revelará ni hará uso de la información obtenida en su trabajo cuyo acceso sea
156
restringido. Podrá revisar o comentar investigaciones efectuadas en su campo,
incluyendo aquellas que han tomado fuentes documentales de su propia
institución. Impedirá a personas extrañas a la profesión interferir en su trabajo y en
sus obligaciones. Impedirá que su investigación particular o sus intereses de
publicación interfieran con el programa de trabajo o con las actividades
administrativas de la organización donde labora. En caso de que pretenda usar
investigaciones inéditas y otras que reposen en su institución como parte de sus
propios estudios, deberá notificar a los autores la intención de hacerlo.

9. El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante

el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la
difusión de los resultados de sus investigaciones y experiencias.

El archivista hará todo lo posible para enriquecer su capacitación personal y su

experiencia, para contribuir al desarrollo de su profesión y garantizar que quienes
están a su alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para adelantar su
tarea de manera óptima.

10. El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas así como con
profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la
utilización de la herencia documental del mundo.

El archivista fortalecerá la cooperación y evitará conflictos con sus colegas cuando

se presenten desacuerdos y estimulará la práctica de los valores éticos de su
profesión. Cooperará con miembros de disciplinas afines sobre la base de la
comprensión y el respeto mutuos.

2.16. Archivos informáticos

Un archivo informático es un conjunto de información que se almacena en algún

medio de escritura que permita ser leído o accedido por una computadora. Un
archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio
que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los
equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno
de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar
los recursos usados para almacenar permanentemente información dentro de un
computador.

Contenido de los archivos

En lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayoría de los

casos, simplemente un flujo unidimensional de bytes (números enteros en el
intervalo de 0 a 255), que es tratado por el sistema operativo como una única
unidad lógica. Un archivo de datos informático normalmente tiene un tamaño, que
generalmente se expresa en bytes. Depende del software que se ejecuta en la

157
computadora el interpretar esta simplísima estructura básica como por ejemplo un
programa, un texto o una imagen, basándose en su nombre y contenido.

La información de un archivo informático normalmente consiste de paquetes más

pequeños de información (a menudo llamados registros o líneas) que son
individualmente diferentes pero que comparten algún rasgo en común. Por
ejemplo, un archivo de nóminas puede contener información sobre todos los
empleados de una empresa y los detalles de su nómina; cada registro del archivo
de nóminas se refiere únicamente a un empleado, y todos los registros tienen la
característica común de estar relacionados con las nóminas, esto es muy similar a
colocar toda la información sobre nóminas en un archivador concreto en una
oficina que no tenga ninguna computadora.

La manera en que se agrupa la información en un archivo depende

completamente de la persona que diseñe el archivo. Esto ha conducido a una
diversidad de estructuras de archivo más o menos estandarizadas para todos los
propósitos imaginables, desde los más simples a los más complejos. La mayoría
de los archivos informáticos son usados por programas de computadora.

En algunos casos, los programas de computadora manipulan los archivos que se

hacen visibles al usuario de la computadora. Por ejemplo, en un programa de
procesamiento de texto, el usuario manipula archivos, documento a los que él
mismo da nombre. El contenido del archivo-documento está organizado de una
manera que el programa de procesamiento de texto entiende, pero el usuario elige
el nombre y la ubicación del archivo, y proporciona la información (como palabras
y texto) que se almacenará en el archivo.

Los archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar,

reducir y borrar. En la mayoría de los casos, los programas de computadora que
se ejecutan en la computadora se encargan de estas operaciones, pero el usuario
de una computadora también puede manipular los archivos si es necesario.

También un archivo es un documento donde uno introduce algún tipo de dato para
almacenar en un objeto que lo pueda leer o modificar como una computadora.

Operaciones sobre ficheros completos

Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en
cuenta sus registros. Sin embargo, la organización del fichero y la estructura lógica
de sus registros sí debe ser tenida en cuenta al operar con él.

Creación de un fichero

El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos

ficheros. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características

158
del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el
proceso de creación del fichero debe registrarse la información necesaria para que
el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros lógicos. Para ello, el
método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los
registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su
posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad, etc.

Protección de archivos

Muchos sistemas informáticos modernos proporcionan métodos para proteger los

archivos frente a daños accidentales o intencionados. Las computadoras que
permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos para controlar
quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado
se le puede conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero
no para borrarlo; o a un usuario se le puede conceder permiso para crear archivos
o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos también se pueden usar para
permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta.
Los permisos protegen de la manipulación no autorizada o destrucción de la
información de los archivos, y mantienen la información privada confidencial
impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.

Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una

marca de sólo lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que
puede ser realizado por un programa de computadora o por un usuario humano),
el archivo puede ser examinado, pero no puede ser modificado. Esta marca es útil
para información crítica que no debe ser modificada o borrada, como archivos
especiales que son usados solamente por partes internas del sistema informático.
Algunos sistemas incluyen también una marca oculta para hacer que ciertos
archivos sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar
archivos de sistema esenciales que los usuarios nunca deben modificar.

Protección legal de datos de archivos

La protección de datos personales y velar por la privacidad de la información es un

tema de suma importancia a nivel de empresas y de países. El mal uso de
información personal puede constituir un delito.

Algunos países han creado organismos que se encargan del tema y de legislar
respecto del acceso, uso y confidencialidad de los datos.

Almacenamiento de archivos

159
En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en
discos duros -discos magnéticos que giran dentro de una computadora que
pueden registrar información indefinidamente-. Los discos duros permiten acceso
casi instantáneo a los archivos informáticos.

En computadoras muy grandes, algunos archivos informáticos pueden

almacenarse en cinta magnética. Los archivos también se pueden almacenar en
otros medios en algunos casos, como discos compactos gravables, unidades Zip,
memorias transportables USB, etc.

Respaldo de archivos

Cuando los archivos informáticos contienen información que es extremadamente

importante, se usa un proceso de respaldo (back-up) para protegerse contra
desastres que podrían destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de archivos
significa simplemente hacer copias de los archivos en una ubicación separada de
modo que se puedan restaurar si le pasara algo a la computadora, o si fueran
borrados accidentalmente.

Hay muchas maneras de hacer copias de respaldo de archivos. La mayoría de los

sistemas informáticos proporcionan utilidades para ayudar en el proceso de
respaldo, que puede llegar a consumir mucho tiempo si hay muchos archivos a
salvaguardar. Copiar los archivos a otro disco duro en la misma computadora
protege contra el fallo de un disco, pero si es necesario protegerse contra el fallo o
destrucción de la computadora entera, entonces de deben hacer copias de los
archivos en otro medio que puede sacarse de la computadora y almacenarse en
una ubicación distante y segura.

160
3. Normatividad de Gestión documental

Normas Colombianas
Constitución política Colombiana

Artículo 8. "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y Naturales de la Nación".

Artículo 15. "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades
públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y

demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos
y con las formalidades que establezca la ley.

161
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria
reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con
fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y
demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso
inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro
de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el
gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo
incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que
hubiere lugar". (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artículo 20. "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos de comunicación".

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura".
Artículo 23. "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales".

Artículo 27. "El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra".

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico
de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. "El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la

cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en
todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional".

Artículo 71. "La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura..."

162
Artículo 72. "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad
nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que
pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

Artículo 74. "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley".

Artículo 94. "La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la

Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse
como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren
expresamente en ellos".

Artículo 95. "La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la

comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica
responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las
leyes.

Son deberes de la persona y del ciudadano:

Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;

Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones

humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las
personas;

Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para

mantener la independencia y la integridad nacionales;

Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia

pacífica;

Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;

163
Propender al logro y mantenimiento de la paz;

Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;

Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de
un ambiente sano;

Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de

conceptos de justicia y equidad".

Artículo 112. "Los partidos y movimientos políticos que no participen en el

Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y
desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones
legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a
la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del
Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para
Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación
del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos
electorales..."

Artículo 113. "Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.
Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e
independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los
diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran
armónicamente para la realización de sus fines".

CÓDIGO DE COMERCIO

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas

comerciales - medios para el asiento de operaciones

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales.

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y
demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de
sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos
de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones,

164
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Conc.: 19 num. 3o., 28 num. 7o., 44, 56; Decreto 1798 de 1990; Decreto 2620 de
1993; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo
Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N
9333-99, N 9141- 99.

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la

contabilidad.

Correspondencia y comprobantes. Harán parte integrante de la contabilidad

todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los
libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Conc.: 19 No. 4o., 53, 56, 59, 61, 62, 74, 1946; Decreto 1798 de 1990.

Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante

deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por
cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación
de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Conc.: 10, 19 ord. 4o, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 60.

Art. 55._ Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables.

El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de
sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su
exactitud.

Conc.: 10, 19 ord. 4o., 48, 53, 60; Decreto 1798 de 1990, Sentencia Consejo de Estado
Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta N 9744-00.

Art. 55._ Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables.

El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de
sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su
exactitud.

Conc.: 10, 19 ord. 4o., 48, 53, 60; Decreto 1798 de 1990, Sentencia Consejo de Estado
Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta N 9744-00.

Art. 56._ Libros. Hojas Removibles. Obligatoriedad de numerar. Los libros podrán ser
de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras
estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas
conforme a la reglamentación del Gobierno.

165
Conc.: 39, 48, 59; Decreto 1798 de 1990 Art. 5o.

Art. 57._ Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se
prohíbe:

1o) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2o) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuación de los mismos;

3o) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u

omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4o) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5o) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Conc.: Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Art. 128; Decreto 1798 de 1990 Art. 3, 26.
Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera
Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Art. 58._ Sanciones por infringir prohibiciones. La violación a lo dispuesto en el

artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que
impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según
el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales
correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán,
además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas

infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los
libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.

Conc.: 68 a 74, 157, 200, 203, 267 ord. 9o., 293, 1996, 1997, 1999, 2000; C. de P. C. 271;
C. Civil 63, 1568; Ley 222 de 1995 artículo 86 No. 3; Estatuto Tributario Art. 654 y 655.

Nota. Cuando la multa señalada en el artículo en comento es aplicada por una

Superintendencia, la cuantía se reajusta de acuerdo con las normas generales sobre
sanciones que puede imponer cada una de estas entidades.

Art. 59._ Correspondencia entre los libros y los comprobantes. Entre los asientos de
los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena
de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.

Conc.: 10, 51, 68 a 74; Decreto 1798 de 1990; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo
Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N
6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99, N 9744-00.

166
Art. 60._ Conservación de los libros y papeles contables. Reproducción exacta. Los
libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos
por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los
libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma
firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento
utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se

hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Conc.: 39, 44, 48, 49, 51; Decreto 1798 de 1990 Art. 32; Decreto Reglamentario 2649 de
1993 Art. 134; Ley 222 de 1995 Art. 44 No. 4; Ley 527 de 1999 Art. 12 y 13; Sentencia
Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente
5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99, N 9744-00.

LEYES COLOMBIANAS

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.

Artículos Nos. 33, 34, 35 y 36 Regula archivos de las historias clínicas.

ARTICULO 33. Las prescripciones médicas se harán por escrito, de conformidad

con las normas vigentes sobre la materia.
167
ARTICULO 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de
salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente
puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos
previstos por la Ley.

ARTICULO 35. En las entidades del Sistema Nacional de Salud la Historia Clínica
estará ceñida a los modelos implantados por el Ministerio de Salud.

ARTICULO 36. En todos los casos la Historia Clínica deberá diligenciarse con
claridad.
Cuando quiera que haya cambio de médico, el reemplazado está obligado a
entregarla, conjuntamente con sus anexos a su reemplazante.

Ley 23 de 1982 Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto

1369/89 y Decreto. 2145/85)

Artículo 2º.- Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y
artísticas las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo
científico, literario y artístico, cualquiera que sea el modo o forma de expresión y
cualquiera que sea su destinación , tales como: los libros, folletos y otros escritos;
las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las
obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las
pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin ella; las obras
cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento
análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo,
pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas o las
cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía; las
obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos croquis y obras plásticas
relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias y, en fin,
toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse,
o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía,
radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer. Adiciona mediante la
Ley 44 de 1993.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se

establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31 de 1992.
Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de
la República.

168
Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 223 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

ARTÍCULO 37. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:
"ARTÍCULO 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La factura de
venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen
con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las venta a
consumidores finales.
Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina
registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y
los demás que señale el Gobierno Nacional.
Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta Ley el Gobierno
Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica".

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la

moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa.

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor:

ARTÍCULO 148-A. UTILIZACIÓN INDEBIDA DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA.

El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de
una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que
haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de
sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste
persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e
interdicción de funciones por el mismo término de Ia pena principal.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos,

informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos

169
emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la
validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.

Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999

EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
PARTE I.
PARTE GENERAL

CAPITULO I.
DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1o. AMBITO DE APLICACION. La presente ley será aplicable a todo

tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:

a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios

o tratados internacionales;

b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente

impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su
comercialización, uso o consumo.

ARTICULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá

por:

170
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada
o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;

b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de

índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno
o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de
índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones:
toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo
acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial;
todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de
obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de
concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras
formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de
pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera;

c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un

mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,
vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que
este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el
mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;

d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la

presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir
otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales;

e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de

una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas
al efecto;

f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar,

enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
ARTICULO 3o. INTERPRETACION. En la interpretación de la presente ley habrán
de tenerse en cuenta su origen internacional, la necesidad de promover la
uniformidad de su aplicación y la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no estén
expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad con los principios
generales en que ella se inspira.

ARTICULO 4o. MODIFICACION MEDIANTE ACUERDO. Salvo que se disponga

otra cosa, en las relaciones entre partes que generan, envían, reciben, archivan o
procesan de alguna otra forma mensajes de datos, las disposiciones del Capítulo
III, Parte I, podrán ser modificadas mediante acuerdo.
171
ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE
DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo
de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

CAPITULO II.
APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE
DATOS

ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información

conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén
consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o
establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un
mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de
datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual
el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información

sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la

información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma
definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede

ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o
conservada en su forma original.

ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del

artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de
datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de
algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación,
172
archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la
luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias
relevantes del caso.

ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES

DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y
su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título
XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza
obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de
datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no
haber sido presentado en su forma original.

ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN

MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes
de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana
crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las
pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la
forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la
información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor
pertinente.

ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y

DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o
informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que
se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que
se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar
que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el
origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el
mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por
única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio
técnico que garantice su reproducción exacta.

ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE

DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. El cumplimiento de la obligación de
conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá
realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las
condiciones enunciadas en el artículo anterior.

CAPITULO III.
173
 COMUNICACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS

ARTICULO 14. FORMACION Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS. En la formación

del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación
podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos. No se negará validez o
fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su
formación uno o más mensajes de datos.

ARTICULO 15. RECONOCIMIENTO DE LOS MENSAJES DE DATOS POR LAS

PARTES. En las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de
datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una
manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho
en forma de mensaje de datos.

ARTICULO 16. ATRIBUCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Se entenderá que

un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando éste ha sido enviado por:
1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de
ese mensaje, o
3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para
que opere automáticamente.

ARTICULO 17. PRESUNCION DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS. Se

presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando:
1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con
el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de
éste, o
2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una
persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado
acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de
datos como propio.

ARTICULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL

MENSAJE DE DATOS RECIBIDO. Siempre que un mensaje de datos provenga
del iniciador o que se entienda que proviene de él, o siempre que el destinatario
tenga derecho a actuar con arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el
iniciador y el destinatario, este último tendrá derecho a considerar que el mensaje
de datos recibido corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder
en consecuencia.
El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, de haber
actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que
la transmisión había dado lugar a un error en el mensaje de datos recibido.

ARTICULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS. Se presume que cada

mensaje de datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida
en que duplique otro mensaje de datos, y que el destinatario sepa, o debiera
174
saber, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún
método convenido, que el nuevo mensaje de datos era un duplicado.

ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de

datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del
mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método
determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:
a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido
el mensaje de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del
mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje
de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se
considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya
recepcionado el acuse de recibo.

ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE

DATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se
presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.

Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al mensaje

recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el mensaje de datos
recepcionado cumple con los requisitos técnicos convenidos o enunciados en
alguna norma técnica aplicable, se presumirá que ello es así.

ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los

efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del
mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio
jurídico contenido en dicho mensaje de datos.

ARTICULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. De no

convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por
expedido cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control
del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de éste.

ARTICULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. De

no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de
un mensaje de datos se determinará como sigue:

a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la recepción de

mensaje de datos, la recepción tendrá lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de
información designado; o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del destinatario
que no sea el sistema de información designado, en el momento en que el
destinatario recupere el mensaje de datos;
175
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la recepción
tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema de información del
destinatario.
Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de información
esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos
conforme al artículo siguiente.

ARTICULO 25. LUGAR DEL ENVIO Y RECEPCION DEL MENSAJE DE

DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de
datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su
establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo. Para
los fines del presente artículo:
a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, su
establecimiento será el que guarde una relación más estrecha con la operación
subyacente o, de no haber una operación subyacente, su establecimiento
principal;
b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su
lugar de residencia habitual.

PARTE II.
COMERCIO ELECTRONICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE
MERCANCIAS

ARTICULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE

TRANSPORTE DE MERCANCÍAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en la parte I de la
presente ley, este capítulo será aplicable a cualquiera de los siguientes actos que
guarde relación con un contrato de transporte de mercancías, o con su
cumplimiento, sin que la lista sea taxativa:
a) I. Indicación de las marcas, el número, la cantidad o el peso de las mercancías.
II. Declaración de la naturaleza o valor de las mercancías.
III. Emisión de un recibo por las mercancías.
IV. Confirmación de haberse completado el embarque de las mercancías;
b) I. Notificación a alguna persona de las cláusulas y condiciones del contrato.
II. Comunicación de instrucciones al transportador;
c) I. Reclamación de la entrega de las mercancías.
II. Autorización para proceder a la entrega de las mercancías.
III. Notificación de la pérdida de las mercancías o de los daños que hayan sufrido;
d) Cualquier otra notificación o declaración relativas al cumplimiento del contrato;
e) Promesa de hacer entrega de las mercancías a la persona designada o a una
persona autorizada para reclamar esa entrega;
f) Concesión, adquisición, renuncia, restitución, transferencia o negociación de
algún derecho sobre mercancías;
g) Adquisición o transferencia de derechos y obligaciones con arreglo al contrato.

ARTICULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE. Con sujeción a lo dispuesto

en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la ley requiera que
176
alguno de los actos enunciados en el artículo 26 se lleve a cabo por escrito o
mediante documento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho cuando el
acto se lleve a cabo por medio de uno o más mensajes de datos.
El inciso anterior será aplicable, tanto si el requisito en él previsto está expresado
en forma de obligación o si la ley simplemente prevé consecuencias en el caso de
que no se lleve a cabo el acto por escrito o mediante un documento emitido en
papel.
Cuando se conceda algún derecho a una persona determinada y a ninguna otra, o
ésta adquiera alguna obligación, y la ley requiera que, para que ese acto surta
efecto, el derecho o la obligación hayan de transferirse a esa persona mediante el
envío o utilización de un documento emitido en papel, ese requisito quedará
satisfecho si el derecho o la obligación se transfiere mediante la utilización de uno
o más mensajes de datos, siempre que se emplee un método confiable para
garantizar la singularidad de ese mensaje o esos mensajes de datos.
Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será
determinado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o la
obligación y de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo
pertinente.
Cuando se utilicen uno o más mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los
actos enunciados en los incisos f) y g) del artículo 26, no será válido ningún
documento emitido en papel para llevar a cabo cualquiera de esos actos, a menos
que se haya puesto fin al uso de mensajes de datos para sustituirlo por el de
documentos emitidos en papel. Todo documento con soporte en papel que se
emita en esas circunstancias deberá contener una declaración en tal sentido. La
sustitución de mensajes de datos por documentos emitidos en papel no afectará
los derechos ni las obligaciones de las partes.
Cuando se aplique obligatoriamente una norma jurídica a un contrato de
transporte de mercancías que esté consignado, o del que se haya dejado
constancia en un documento emitido en papel, esa norma no dejará de aplicarse,
a dicho contrato de transporte de mercancías del que se haya dejado constancia
en uno o más mensajes de datos por razón de que el contrato conste en ese
mensaje o esos mensajes de datos en lugar de constar en documentos emitidos
en papel.

PARTE III.
FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACION

CAPITULO I.
FIRMAS DIGITALES

ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una

firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor
de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado
con el contenido del mismo.
PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el
uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
177
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son
cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

CAPITULO II.
ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN

ARTICULO 29. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS ENTIDADES

DE CERTIFICACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 160 del Decreto 19 de
2012. El nuevo texto es el siguiente:> Podrán ser entidades de certificación, las
personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero y
las cámaras de comercio, que cumplan con los requerimientos y sean acreditados
por el Organismo Nacional de Acreditación conforme a Ia reglamentación
expedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia suspenderá o retirará Ia acreditación en cualquier tiempo, cuando se
establezca que Ia entidad de certificación respectiva no está cumpliendo con Ia
reglamentación emitida por el Gobierno Nacional, con base en las siguientes
condiciones:
a. Contar con Ia capacidad económica y financiera suficiente para prestar los
servicios autorizados como entidad de certificación;
b. Contar con Ia capacidad y elementos técnicos necesarios para Ia generación de
firmas digitales, Ia emisión de certificados sobre Ia autenticidad de las mismas y Ia
conservación de mensajes de datos en los términos establecidos en esta ley;
c. Los representantes legales y administradores no podrán ser personas que
hayan sido condenadas a pena privativa de Ia libertad, excepto por delitos
políticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el ejercicio de su profesión
por falta grave contra Ia ética o hayan sido excluidas de aquélla. Esta inhabilidad
estará vigente por el mismo período que Ia ley penal o administrativa señale para
el efecto.

ARTICULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE

CERTIFICACION. <Artículo modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012.
El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de certificación acreditadas por el
Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el
país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades:

1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas

naturales o jurídicas.
2. Emitir certificados sobre Ia verificación respecto de Ia alteración entre el envío y
recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles.
3. Emitir certificados en relación con Ia persona que posea un derecho u
obligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) y g) del
artículo 26 de Ia Ley 527 de 1999.
178
4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las
firmas digitales certificadas.
5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en Ia
generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas
electrónicas.
7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos
electrónicos transferibles.
8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y
documentos electrónicos transferibles.
9. Cualquier otra actividad relacionada con Ia creación, uso o utilización de firmas
digitales y electrónicas.

ARTICULO 31. REMUNERACION POR LA PRESTACION DE SERVICIOS. La

remuneración por los servicios de las entidades de certificación serán establecidos
libremente por éstas.

ARTICULO 32. DEBERES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION. Las

entidades de certificación tendrán, entre otros, los siguientes deberes:
a) Emitir certificados conforme a lo solicitado o acordado con el suscriptor;
b) Implementar los sistemas de seguridad para garantizar la emisión y creación de
firmas digitales, la conservación y archivo de certificados y documentos en soporte
de mensaje de datos;
c) Garantizar la protección, confidencialidad y debido uso de la información
suministrada por el suscriptor;
d) Garantizar la prestación permanente del servicio de entidad de certificación;
e) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por los
suscriptores;
f) Efectuar los avisos y publicaciones conforme a lo dispuesto en la ley;
g) Suministrar la información que le requieran las entidades administrativas
competentes o judiciales en relación con las firmas digitales y certificados emitidos
y en general sobre cualquier mensaje de datos que se encuentre bajo su custodia
y administración;
h) <Literal modificado por el artículo 162 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es
el siguiente:> Permitir y facilitar Ia realización de las auditorías por parte del
Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Es responsabilidad de Ia
entidad de certificación pagar los costos de Ia acreditación y los de las auditorias
de vigilancia, conforme con las tarifas del Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia.
i) Elaborar los reglamentos que definen las relaciones con el suscriptor y la forma
de prestación del servicio;
j) Llevar un registro de los certificados.

ARTICULO 33. TERMINACION UNILATERAL. Salvo acuerdo entre las partes, la

entidad de certificación podrá dar por terminado el acuerdo de vinculación con el
suscriptor dando un preaviso no menor de noventa (90) días. Vencido este
179
término, la entidad de certificación revocará los certificados que se encuentren
pendientes de expiración.
Igualmente, el suscriptor podrá dar por terminado el acuerdo de vinculación con la
entidad de certificación dando un preaviso no inferior a treinta (30) días.

ARTICULO 34. CESACIÓN DE ACTIVIDADES POR PARTE DE LAS ENTIDADES

DE CERTIFICACIÓN.<Artículo modificado por el artículo 163 del Decreto 19 de
2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de certificación acreditadas
por el ONAC pueden cesar en el ejercicio de actividades, siempre y cuando
garanticen Ia continuidad del servicio a quienes ya lo hayan contratado,
directamente o a través de terceros, sin costos adicionales a los servicios ya
cancelados.

CAPITULO III.
CERTIFICADOS

ARTICULO 35. CONTENIDO DE LOS CERTIFICADOS. Un certificado emitido por

una entidad de certificación autorizada, además de estar firmado digitalmente por
ésta, debe contener por lo menos lo siguiente:
1. Nombre, dirección y domicilio del suscriptor.
2. Identificación del suscriptor nombrado en el certificado.
3. El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la entidad de
certificación.
4. La clave pública del usuario.
5. La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en el
mensaje de datos.
6. El número de serie del certificado.
7. Fecha de emisión y expiración del certificado.

ARTICULO 36. ACEPTACION DE UN CERTIFICADO. Salvo acuerdo entre las

partes, se entiende que un suscriptor ha aceptado un certificado cuando la entidad
de certificación, a solicitud de éste o de una persona en nombre de éste, lo ha
guardado en un repositorio.

ARTICULO 37. REVOCACION DE CERTIFICADOS. El suscriptor de una firma

digital certificada, podrá solicitar a la entidad de certificación que expidió un
certificado, la revocación del mismo. En todo caso, estará obligado a solicitar la
revocación en los siguientes eventos:
1. Por pérdida de la clave privada.
2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso
indebido.
Si el suscriptor no solicita la revocación del certificado en el evento de presentarse
las anteriores situaciones, será responsable por las pérdidas o perjuicios en los
cuales incurran terceros de buena fe exenta de culpa que confiaron en el
contenido del certificado.

180
Una entidad de certificación revocará un certificado emitido por las siguientes
razones:
1. A petición del suscriptor o un tercero en su nombre y representación.
2. Por muerte del suscriptor.
3. Por liquidación del suscriptor en el caso de las personas jurídicas.
4. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el
certificado es falso.
5. La clave privada de la entidad de certificación o su sistema de seguridad ha sido
comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado.
6. Por el cese de actividades de la entidad de certificación, y
7. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.

ARTICULO 38. TERMINO DE CONSERVACION DE LOS REGISTROS. Los

registros de certificados expedidos por una entidad de certificación deben ser
conservados por el término exigido en la ley que regule el acto o negocio jurídico
en particular.

CAPITULO IV.
SUSCRIPTORES DE FIRMAS DIGITALES

ARTICULO 39. DEBERES DE LOS SUSCRIPTORES. Son deberes de los

suscriptores:
1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o generarla,
utilizando un método autorizado por ésta.
2. Suministrar la información que requiera la entidad de certificación.
3. Mantener el control de la firma digital.
4. Solicitar oportunamente la revocación de los certificados.

ARTICULO 40. RESPONSABILIDAD DE LOS SUSCRIPTORES. Los suscriptores

serán responsables por la falsedad, error u omisión en la información suministrada
a la entidad de certificación y por el incumplimiento de sus deberes como
suscriptor.

CAPITULO V.
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ARTICULO 41. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA. <Artículo derogado

por el artículo 176 del Decreto 19 de 2012>

ARTICULO 42. SANCIONES. <Artículo derogado por el artículo 176 del Decreto
19 de 2012>

CAPITULO VI.
181
 DISPOSICIONES VARIAS
ARTICULO 43. CERTIFICACIONES RECIPROCAS. Los certificados de firmas
digitales emitidos por entidades de certificación extranjeras, podrán ser
reconocidos en los mismos términos y condiciones exigidos en la ley para la
emisión de certificados por parte de las entidades de certificación nacionales,
siempre y cuando tales certificados sean reconocidos por una entidad de
certificación autorizada que garantice en la misma forma que lo hace con sus
propios certificados, la regularidad de los detalles del certificado, así como su
validez y vigencia.

ARTICULO 44. INCORPORACION POR REMISION. Salvo acuerdo en contrario

entre las partes, cuando en un mensaje de datos se haga remisión total o parcial a
directrices, normas, estándares, acuerdos, cláusulas, condiciones o términos
fácilmente accesibles con la intención de incorporarlos como parte del contenido o
hacerlos vinculantes jurídicamente, se presume que esos términos están
incorporados por remisión a ese mensaje de datos. Entre las partes y conforme a
la ley, esos términos serán jurídicamente válidos como si hubieran sido
incorporados en su totalidad en el mensaje de datos.

PARTE IV.
REGLAMENTACION Y VIGENCIA

ARTICULO 45. La Superintendencia de Industria y Comercio contará con un

término adicional de doce (12) meses, contados a partir de la publicación de la
presente ley, para organizar y asignar a una de sus dependencias la función de
inspección, control y vigilancia de las actividades realizadas por las entidades de
certificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional cree una unidad
especializada dentro de ella para tal efecto.

ARTICULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCION AL

CONSUMIDOR. La presente ley se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes
en materia de protección al consumidor.

ARTICULO 47. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige desde la fecha

de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,

FABIO VALENCIA COSSIO.

El Secretario General del honorable Senado de la República,

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.

El Presidente de la honorable Cámara de Representantes,

EMILIO MARTÍNEZ ROSALES.

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

182
 GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 18 de agosto de 1999.

ANDRES PASTRANA ARANGO

El Ministro de Desarrollo Económico,

FERNANDO ARAÚJO PERDOMO.

La Ministra de Comercio Exterior,

MARTHA LUCÍA RAMÍREZ DE RINCÓN.

La Ministra de Comunicaciones,

CLAUDIA DE FRANCISCO ZAMBRANO.

El Ministro de Transporte,

MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

LEY 594 DE 2000

(julio 14)
Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000

183
 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I.
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la

administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

184
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la

función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de

la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la
participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los
afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la

administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalizad. Los documentos institucionalizan las

decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
185
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la

Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar
el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación,
cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los

archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo
las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la

racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura
y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas
eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una

función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración
pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos

reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los
tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano.

TITULO II.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan

la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el

186
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los

archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes
generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad

normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia
y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y

homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la
cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad
de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la
importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para
la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el
Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los
principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de

Archivos.

ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del

Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los
procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia
técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de

acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo
ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los

consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación
de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que
presten este servicio;

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo

serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad
con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
187
 TITULO III.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN

Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y
competencia, se clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito.

PARAGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en

la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente
ley.

ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de

vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS. La

creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley,
así como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
188
ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será responsable

de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración

pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios
públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la administración pública es
producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son
susceptibles de enajenación.
PARAGRAFO 1o. La administración pública podrá contratar con personas
naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo.

PARAGRAFO 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con

instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y

condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo o administración de archivos históricos.

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS

SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO

ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su
189
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE

ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos
principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y
disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de
una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner
al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y
aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las

entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de
archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de
formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de
capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán

incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta

aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán
de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de la información.

PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no

podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES

PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar
sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a
la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

190
PARAGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas.

TITULO V.
GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades

públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.

PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.

ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación

dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de

los documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente.

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será

obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas
de retención documental.

ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y

OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el
del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,
191
organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo
atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos.

ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de

la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las

personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que
se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan
carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el
derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el inciso 2o.

del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre
cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos,
el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser
consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión
adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del
mismo".

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE

CONSERVACIÓN. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico
manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema
de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII.
SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos legales las

entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de
archivo.

ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos de

carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de
los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar
192
todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el
reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARAGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos
legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida
temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII.
CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación

podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de
inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que
adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los
órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General

de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de
interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas
naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o.

de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y
normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización,
transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en
cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del

Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus
respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a
prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus
normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las
prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se
adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las
órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad
que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional,
departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios
mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento;
193
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas
cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el
artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio
documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar
la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones
patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos
históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio
colombiano.
TITULO IX.
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a

personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la
prestación de sus servicios.

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado

estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos
privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y
asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y
enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las
iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos
familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la
literatura y la política.

ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurídicas

propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá
el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los
archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad,
posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo
General de la Nación solicite.

ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE DOCUMENTOS

PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el
efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter
histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en
consecuencia serán de libre acceso.

194
ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá y
reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados
declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica,
divulgación y pasantías.

ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y a las

personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo
General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural,
objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a
orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos
ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de
documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación.
Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos
legales mensuales vigentes.

PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la

investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en
la ley.

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL. Cuando

las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas,
nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural,
científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se
establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos
en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas
sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
PARAGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en
Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen
transferir.

ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales

pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser
transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del
respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo
General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

195
 TITULO X.
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nación y los archivos

históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos
históricos.

ARTICULO 45. ADQUISICIÓN Y/O EXPROPIACIÓN. Los archivos privados de

carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la
Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación
por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de
archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de
destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

TITULO XI.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la

Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean

originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y
calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el
efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán
ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de
transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la
misma.

ARTICULO 48. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS

SOPORTES. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos
en nuevos soportes.
ARTICULO 49. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. El parágrafo del artículo
2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de
carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por
cualquier medio".

TITULO XII.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

196
ARTICULO 50. ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá premios y
estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y
trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o
incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios
históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en
fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas,
concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

TITULO XIII.
DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría

General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el
apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el
cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha

de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean
contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,

MIGUEL PINEDO VIDAL.

El Secretario General del honorable Senado de la República,

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.

La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,

NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.

REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL

PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR.

El Ministro de Cultura,
197
 JUAN LUIS MEJÍA ARANGO.

Ley 734 de 2002

Código Disciplinario Único

Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes

contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario,
los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los
acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y
los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores
emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los
útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir
cuenta oportuna de su utilización.

Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8.

Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o
archivos a personas no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiera.
Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades
financieras públicas en liquidación.
Ley 951 de 2005. "Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión"

198
 LEY 951 DE 2005
(Marzo 31)
Diario Oficial No. 45.867 de 02 de abril de 2005
Por la cual se crea el acta de informe de gestión.

EL CONGRESO DE COLOMBIA,
DECRETA:
TITULO I.
DISPOSICIONES GENERALES.
CAPITULO UNICO

ARTÍCULO 1o. La presente ley tiene por objeto fijar las normas generales para la
entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano,
establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional,
departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y
representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes
del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración,
según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones,
de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos
financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de
sus funciones.
ARTÍCULO 2o. La presente ley es aplicable a todas las Ramas del Poder Público,
a saber: Legislativa, Ejecutiva y Judicial en el orden nacional, departamental,
distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales,
así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado.

TITULO II.
DEL PROCESO DE LA ENTREGA Y RECEPCIÓN.
CAPITULO I.
DE LA OPORTUNIDAD PARA PRESENTAR EL ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN.

ARTÍCULO 3o. El proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos

públicos deberá realizarse:
1. Al término e inicio del ejercicio de un cargo público para los servidores públicos
descritos en los artículos 1o y 2o de la presente ley o de la finalización de la
administración para los particulares que administren fondos o recursos del Estado.
2. Cuando por causas distintas al cambio de administración se separen de su
cargo los servidores públicos a quienes obliga este ordenamiento. En este caso, la
entrega y recepción se hará al tomar posesión del cargo por parte del servidor
público entrante, previa aceptación que deberá rendir en los términos de la
presente ley. Si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba
sustituir al servidor público saliente, la entrega y recepción se hará al servidor
público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo.

199
ARTÍCULO 4o. Para computar el término para rendir el informe de que trata la
presente ley, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del
cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello.

CAPITULO II.
OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.

ARTÍCULO 5o. Los servidores públicos del Estado y los particulares enunciados
en el artículo 2o, están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor
público entrante un informe mediante acta de informe de gestión, los asuntos y
recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo al reglamento y/o manual de
normatividad y procedimiento que rija para la entidad, dependencia o
departamento de que se trate.
Asimismo, el servidor público entrante está obligado a recibir el informe y acta
respectiva y a revisar su contenido.
La verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados
en el acta de entrega y recepción se realizará dentro de los treinta (30) días
hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la
existencia o no de irregularidades.
ARTÍCULO 6o. Los servidores públicos que se encuentren obligados a realizar la
entrega de sus cargos, que al término de su ejercicio sean ratificados, deberán
rendir un informe en los términos que estipulan los artículos 8o, 9o, 10, 11 y 12 de
esta ley a su superior jerárquico y ante el órgano de control interno de la Entidad.
ARTÍCULO 7o. Los titulares de las dependencias deberán comunicar a los
órganos de control interno los nombres, atribuciones y responsabilidades de los
servidores públicos en quienes recaigan las obligaciones establecidas por la
presente ley, dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción del
Despacho.
ARTÍCULO 8o. En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia
injustificada del servidor público saliente, el servidor público de jerarquía inmediata
inferior, previa autorización del jefe inmediato, procederá con la asistencia del
órgano de control interno y dos (2) testigos, a levantar el acta circunstanciada,
dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos y recursos de la
dependencia y hará la entrega a la persona que sea nombrada transitoria o
definitivamente para la sustitución correspondiente, sin menoscabo de la
delimitación de responsabilidades.
El servidor público entrante, al tomar posesión o, en su caso, el que quede
encargado del Despacho, firmará el acta administrativa con asistencia de dos (2)
testigos que él mismo designe y de los servidores públicos que asistan nombrados
por los órganos de control y vigilancia, conforme a las atribuciones que les otorga
la ley respectiva, dando estos constancia del documento sobre el estado en que
se encuentran los asuntos y recursos, recabando un ejemplar del acta
correspondiente.
Si se advierten irregularidades, deberá surtirse el procedimiento establecido en el
inciso final del artículo 5o de la presente ley.

200
 CAPITULO III.
DE LA PREPARACIÓN DE LA ENTREGA.

ARTÍCULO 9o. La entrega y recepción de los recursos públicos es un proceso de

interés público, de cumplimiento obligatorio y formal, que deberá efectuarse por
escrito, mediante acta de informe de gestión, en la que se describa el estado de
los recursos administrativos, financieros y humanos, según se trate, a cargo de la
administración, dependencia o entidad y deberá contener los requisitos
establecidos por la presente ley, reglamentos y manuales de normatividad que
fijen los órganos de control.
Los requisitos que se mencionan deberán elaborarse mediante reglamentos que
concuerden con las características particulares de los poderes del Estado, las
entidades del orden nacional, regional, departamental, municipal y demás
relacionadas en la presente ley, donde se especifiquen la forma, términos y
alcances de la información que deberá proporcionarse, la cual, de ninguna
manera, podrá dejar de abarcar los aspectos mínimos que se indican en la
presente ley.
ARTÍCULO 10. Los servidores públicos responsables al servicio de los poderes y
entidades descentralizadas, así como las empresas de economía mixta del Estado
y demás entes públicos enunciados en los artículos 1o y 2o de esta ley, deberán
preparar la entrega de los asuntos y recursos mediante acta administrativa en la
que se incluirá en su caso:
1. El informe resumido por escrito de la gestión del servidor público saliente.
2. Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros
y humanos así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo, debidamente
actualizados a la fecha de la entrega.
3. Detalle de los presupuestos, programas, estudios y proyectos.
4. Obras públicas y proyectos en proceso.
5. Reglamentos, manuales de organización, de procedimientos, y
6. En general, los aspectos relacionados con la situación administrativa,
desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás
información y documentación relativa que señale el reglamento y/o manual de
normatividad correspondiente.
PARÁGRAFO 1o. El informe a que se refiere el numeral 1o del presente artículo
deberá contener una descripción resumida de la situación del Despacho a la fecha
de inicio de su gestión. También describirá las actividades emprendidas y
resultados obtenidos durante la misma, señalando especialmente los asuntos que
se encuentran en proceso, y por último la situación del Despacho en la fecha de
retiro o término de su gestión.
PARÁGRAFO 2o. El informe al que se refiere este artículo se presentará de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 4o de la presente ley.

CAPITULO IV.
DEL PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN.

201
ARTÍCULO 11. Para llevar a cabo la entrega y recepción de los asuntos y recursos
públicos estatales, los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal, en
el que se haga entrega del informe de la gestión realizada por los mismos y el acta
administrativa, en la que en forma global conste el estado que guarda la
administración, a los titulares entrantes.

ARTÍCULO 12. Con el propósito de dar cumplimiento al contenido de este

ordenamiento y hacer posible la entrega oportuna y debida de sus Despachos, los
servidores públicos sujetos a esta ley deberán mantener permanentemente
actualizados sus registros, controles y demás documentación relativa a su gestión.

ARTÍCULO 13. La verificación del contenido del acta correspondiente deberá

realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días,
contados a partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho. Durante dicho
lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las
aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que
medie caso fortuito o fuerza mayor.

PARÁGRAFO. En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades

en los documentos y recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley,
deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la
dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor público saliente
pueda proceder a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario
siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Asimismo, se seguirá el
procedimiento establecido en el inciso final del artículo 5o de la presente ley.
ARTÍCULO 14. La Contraloría General de la República y los demás órganos de
control, en el ámbito de su competencia, vigilarán el cumplimiento de las
disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley.

TITULO III.
DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.
CAPITULO UNICO.

ARTÍCULO 15. Cuando el servidor público saliente se abstenga de realizar la

entrega del informe de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta
ley, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en
un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación,
cumpla con esta obligación.
PARÁGRAFO. El servidor público saliente que dejare de cumplir con esta
disposición será sancionado disciplinariamente en los términos de ley.
ARTÍCULO 16. La entrega del Despacho, de recursos y de los asuntos en trámite
encomendados al servidor público saliente, no lo exime de las responsabilidades
disciplinarias correspondientes si las hubiere.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA.
202
ARTÍCULO TRANSITORIO 1o. Los reglamentos y demás disposiciones
normativas existentes seguirán vigentes en todo aquello que no contravenga las
disposiciones contenidas en la presente ley, hasta tanto se aprueben los
reglamentos correspondientes.
ARTÍCULO 17. VIGENCIA. La presente ley rige a partir de la fecha de su
promulgación.

El Presidente del honorable Senado de la República,

LUIS HUMBERTO GÓMEZ GALLO.
El Secretario General del honorable Senado de la República,
EMILIO RAMÓN OTERO DAJUD.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,
ZULEMA DEL CARMEN JATTIN CORRALES.
El Secretario General (E.) de la honorable Cámara de Representantes,
JESÚS ALFONSO RODRÍGUEZ CAMARGO.
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Bogotá, D. C., a 31 de marzo de 2005.
ÁLVARO URIBE VÉLEZ
El Ministro del Interior y de Justicia,
SABAS PRETELT DE LA VEGA.
El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,
FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO.

DECRETOS

DECRETO NUMERO 2527 DE 1950

(JULIO 27)

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilmen en los archivos y se

concede valor probatorio a las copias fotográficas de los documentos

microfilmados

El Presidente de la República de Colombia

203
En uso de las facultades que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional

CONSIDERANDO:

Que por Decreto número 3518 de 1949 se declaro turbado el orden público y en

estado de sitio todo el territorio nacional;

Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos, tanto oficiales de la

Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a

los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la

cultura patrias:

Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, Conservar los

archivos en las mejores condiciones de seguridad, económica y eficacia, por lo

cual se hace no sólo licita sino aconsejable la microfilmación.

Que corresponde al Gobierno la Organización de los archivos oficiales,

procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración Pública y la

fijación de condiciones para la Validez con mérito probatorio de las copias de

documentos públicos y privados.

DECRETA:

Artículo primero: Autorizase el uso del procedimiento de microfilmación en los

archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal,

204
y también en los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, de

acuerdo con los normas contenidas en este Decreto.

Artículo segundo: No se podrá microfilmar ningún documento, ni ser destruido

después de microfilmado, sino cuando el original haya sido sometido al trámite

normal y conservado durante el tiempo que la prudencia y la costumbre

aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento debe tenerse el cuidado de

que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo

que queda prohibido hacerles reportes, dobleces, enmendaduras o cualquier

adulteración con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos de la

Administración Nacional Departamental y Municipal y en los de las Instituciones de

crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo

las disposiciones de este –Decreto y las que para caso establezca la

correspondiente autoridad, sea ministerio, Gobernación, Alcaldía,

Superintendencia o junta directa.

Artículo tercero. Al Comienzo de cada rollo de película en que se vayan a

microfilmar documentos o material de archivo, deben las siguientes anotaciones:

1) Número del orden del rollo y fecha en que se comienza;

2) Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el archivo; 3) La
determinación del material que se va a copiar en él, 4) El nombre y la firma de
la persona bajo cuya responsabilidad se va a hacer la respectiva
microfilmación.

205
Artículo cuarto. Los documentos o el material que sea microfilmado y que haya

quedado correctamente copiado en la cinta, podrá se destruido después de eso,

preferentemente por incineración.

Al final del rollo, inmediatamente después del último documento que contenga, se

copiara un acta en que conste; 1) La fecha en que se terminó de filmar el

respectivo rollo o cinta; 2) El numero de orden del rollo y la cantidad de

documentos que contienen, a ser posible con una lista o detalle de ellos; 3) El

estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que tenga, los

espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o recortes que se hayan

hecho, etc; 4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se

hizo la microfilmación del respectivo rollo, y 5) La certificación jurada de que todo

el material que aparece en el rollo fue destruido, con la expresión de la forma y

fecha en que hizo, firmada por el que la haya hecho y por dos testigos.

Artículo quinto: La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que

haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al

original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con

las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que para cada archivo

haya establecido el correspondiente Ministerio, Gobierno Alcaldía,

Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, y siempre

que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los archivos siguientes.

206
Artículo sexto: Las copias de documentos microfilmados pertenecientes a archivos

oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado deberán ser

autenticadas al respaldo por el empleado que ejerza las funciones de jefe del

respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, con la indicación de la

disposición legal o reglamentaria que le hayan concedido esa autorización, y el

señalamiento del número de orden del rollo o cinta de donde se haya copiado.

Artículo séptimo: las copias de documentos microfilmados pertenecientes a

archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficiales

ni sometidas a la supervigilancia del Estado deberán ser autenticadas por la

persona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un notario

Público , previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde se haya

copiado.

Artículo octavo: El original de las actas a que se refiere el artículo cuarto de este

Decreto debe conservarse sin ser destruido, para que sirva de control de archivo

ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá

protocolizarse en una Notaria.

Artículo noveno: El Presidente rige desde su fecha.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 27 de julio de 1950.

207
Decreto 3354 de 1954. Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmens y
prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del
patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Decreto 960 de 1970: Estatuto Notarial (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115).

Decreto 1260 de 1970: Estatuto Registro Civil de las Personas (Artículos 8, 13 al

16).

Decreto 410 de 1971: Por el cual se expide el Código del Comercio.

Decreto 2278 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inscripción

a los archivos (Artículos 1 a 5).

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los

impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.
Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la
información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General
de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban
cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.
Artículo 93. Red de oficinas.

Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes

(Artículos 31 a 33).

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores

(Artículo 51).

Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96).

208
Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable (Artículos 123 y 134).

Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3).

Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes

(Artículo 11).

Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable.

Parágrafo: Conservación de documentos. Registro de proponentes Cámara de
Comercio.

Decreto 1382 de 1995: Tabla de retención documental y transferencia al Archivo

General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la
Rama Ejecutiva.

Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de

sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de las
tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el
uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos (Artículos 1, 13,
16, 18, 19, 26 y 29).

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo,
redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los
Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y
concordantes de la Ley 100 de 1993.
ARTICULO 47. ARCHIVOS LABORALES MASIVOS Y OTROS ARCHIVOS

INFORMATICOS. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la expedición de este

decreto, el ISS deberá preparar y entregar a la OBP su Archivo Laboral Masivo,
acompañado por los demás archivos informáticos de apoyo que resulten
necesarios a juicio de la OBP.

209
Cualquier empleador podrá preparar su propio Archivo Laboral Masivo y entregarlo
a la OBP.

Las cajas o fondos de previsión deberán entregar a la OBP un archivo informático

con información sobre los pensionados a su cargo y sobre los empleadores que
están o estuvieron afiliados a ellas.

La OBP señalará cuáles empleadores y entidades pagadoras de pensiones del

sector público tienen obligación de preparar y entregar archivos informáticos
masivos. También fijará el diseño, las características técnicas, plazos de entrega y
periodicidad de las actualizaciones para todos estos archivos.

La información contenida en un Archivo Laboral Masivo equivaldrá a una

certificación expedida por el empleador.
La información contenida en el Archivo Laboral Masivo ISS equivaldrá a una
certificación expedida por el ISS. De ello deberá quedar constancia suscrita por el
representante legal de la entidad.

La OBP informará periódicamente a las entidades administradoras y a todos los

emisores de bonos, usuarios de sus servicios, cuáles Archivos Laborales Masivos
tiene en su poder y con qué limitaciones, si es el caso.

Cualquier entidad que certifique información laboral respecto a un trabajador

individualmente o a través de Archivo Laboral Masivo, está, por ese solo hecho,
aceptando pagar la cuota parte que le llegue a corresponder.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura
electrónica.

Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas.

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica

de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN. (Artículo 54)

210
Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9
información laboral empleados).

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y

urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades

Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)

Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y

Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley
527 de 1999.

Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11,
Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II
“Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.

Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema

General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida. (Artículo 12)

Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable
a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa
administrativa.

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los
Archivos en Colombia.

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados
.

211
 DECRETO 4124 DE 2004
(Diciembre 10)
Diario Oficial 45.762 de 14 de diciembre de 2004

MINISTERIO DE CULTURA

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras

disposiciones relativas a los Archivos Privados.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le

confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3o de
la Ley 80 de 1989 y el artículo 5o y el Título IX de la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el

conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la
homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;

Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la modernización y la

homogeneización metodológica de la función archivística y está integrado por el
Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus
diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, los
archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, los archivos
privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivísticos, manifiesten su voluntad de
hacer parte del Sistema;

Que el órgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos es el

Archivo General de la Nación y para su desarrollo consulta la estructura
geopolítica y administrativa del país, con el fin de obtener el apoyo de todos los
entes gubernamentales a nivel Nacional, Departamental, Municipal y Distrital;

Que el Título IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las normas
aplicables a los archivos privados, estableciendo su definición, asistencia, registro,
declaración de interés cultural, régimen de estímulos y prohibiciones;

Que para adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de los

archivos como centros de información, salvaguardar el patrimonio documental y
facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, es

212
necesario determinar las instancias de articulación para que se interrelacionen con
los órganos ejecutores y se retroalimenten en el desarrollo de la política
Archivística colombiana,

DECRETA:
CAPITULO PRIMERO.
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

ARTÍCULO 1o. FINES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. El Sistema

Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el Archivo General de la Nación,
tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico para la gestión y
manejo de los documentos y archivos en todo el territorio nacional, propiciando y
contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la
actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo.

ARTÍCULO 2o. INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS. El Sistema Nacional de Archivos tendrá las siguientes instancias de
articulación:

En el nivel Nacional

Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.

Instancias Asesoras: Comités Técnicos.
Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de las entidades
privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y
los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.

· En el nivel Departamental
Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.
Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades
privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y
los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.

· En el nivel Distrital

Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.

Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.
Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de las entidades
privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y
los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
213
· En el nivel Municipal
Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.
Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.
Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades
privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y
los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
Las mismas instancias tendrán los archivos de los Territorios Indígenas que se
creen de conformidad con la legislación vigente, dentro de su ámbito territorial.

ARTÍCULO 3o. ARCHIVOS GENERALES. En cada nivel territorial de los

mencionados en el artículo 8o de la Ley 594 de 2000, existirá un Archivo General,
encargado de coordinar y desarrollar la política archivística con los archivos de las
entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el
Archivo General de la Nación. Los Archivos Generales de los departamentos y
municipios asumirán las funciones de Archivo Central de las Gobernaciones y de
las Alcaldías, correspondientes, y a la vez de Archivo Histórico de los organismos
principales de la administración en el respectivo nivel territorial.

PARÁGRAFO. Los Archivos Generales estarán conformados por fondos

documentales procedentes de los organismos principales de la administración en
el correspondiente ente territorial y de las transferencias documentales realizadas
por las entidades adscritas y vinculadas a dichos organismos. Así mismo, podrán
integrarse por aquellos documentos que reciban en custodia mediante acuerdos
de cooperación con otras ramas del poder público, con organismos estatales
sujetos a régimen especial, con corporaciones administrativas de elección popular
y con archivos privados.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS GENERALES DE LOS ENTES

TERRITORIALES. Los Archivos Generales de los Entes Territoriales tendrán las
siguientes funciones:

a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdicción, las pautas y normas existentes en

materia archivística y los lineamientos que expida el Archivo General de la Nación;
b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el
Archivo del ente territorial respectivo, así como el que se le confíe en custodia;
c) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad
de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de
transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de
la administración del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los
procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación;
d) Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial
correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y
la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos
214
privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el ente
territorial;
e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la
materia;
f) Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas disciplinas,
tanto públicos como privados en el respectivo ente territorial;
g) Apoyar y estimular la investigación de la información contenida en los distintos
archivos del ente territorial a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de
los archivos, para las decisiones de la gestión administrativa;
h) Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantías conducentes al mejor
desarrollo de la actividad archivística en el ámbito de su jurisdicción;
i) Asesorar y emitir concepto técnico ante el ente territorial respectivo en todo lo
atinente a la organización, conservación y servicios de archivos, de acuerdo con la
normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación;
j) Publicar y difundir obras de interés archivístico;
k) Recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos de los
respectivos órdenes territoriales.

ARTÍCULO 5o. CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS. Son los Consejos

Departamentales de Archivos, los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos
Distritales de Archivos y los de los Territorios Indígenas, que se crearán cuando la
Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel
territorial.

PARÁGRAFO. Las entidades territoriales tendrán un plazo de doce (12) meses,

contados a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, para conformar
los Consejos Territoriales de Archivos.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DE LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE

ARCHIVOS. Los Consejos Territoriales de Archivos tendrán las siguientes
funciones:

a) Expedir su propio reglamento;

b) Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas;
c) Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción;
d) Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas
propuestos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y bajo la
coordinación del Sistema Nacional de Archivos;
e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definición de la política
archivística;
f) Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en
los diferentes niveles y áreas de trabajo;
g) Crear el Comité Evaluador de Documentos;
h) Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial, exceptuando
215
las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de
las Gobernaciones, las cuales serán aprobadas por el Archivo General de la
Nación y las de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., las cuales serán aprobadas
por el Consejo Distrital de Archivos correspondiente;
i) Ejercer funciones de asistencia técnica de conformidad con lo establecido en
literal b), artículo 6o de la Ley 594 de 2000;
j) Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el
incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000 y sus normas
reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 de la citada ley;
k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nación sobre las acciones
adelantadas, cuando se trate de Consejos Departamentales de Archivos y
Consejo Distrital de Archivos de Bogotá; los primeros a su vez recibirán,
semestralmente la información de las acciones que desarrollen los municipios de
su jurisdicción en materia archivística.

ARTÍCULO 7o. COMITÉS TÉCNICOS. Los Comités Técnicos son instancias

asesoras del Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de los procesos
archivísticos y serán conformados por el Archivo General de la Nación.
La conformación de los Comités Técnicos corresponderá a la naturaleza de los
asuntos técnicos de los respectivos Comités.

ARTÍCULO 8o. Funciones de los Comités Técnicos:

a) Expedir su propio reglamento;
b) Cooperar con el Archivo General de la Nación en la modernización y desarrollo
de los procesos archivísticos en materia de normalización, terminología,
instrumentos de referencia y procesos técnicos archivísticos;
c) Abordar el análisis de problemáticas archivísticas y proponer políticas,
metodologías, técnicas, pautas y procedimientos para el desarrollo de los
procesos archivísticos del área de estudio.
ARTÍCULO 9o. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS A
OTROS SISTEMAS. El Sistema Nacional de Archivos, promotor del desarrollo de
los archivos de las entidades de la administración pública como centros de
información, hará parte del Sistema General de Información del Sector Público, de
conformidad con el artículo 36 de la Ley 489 de 1998; del Sistema Nacional de
Cultura, de conformidad con el artículo 57 de la Ley 397 de 1997, del Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnología, de conformidad con el artículo 4o del Decreto
0585 de 1991, y del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo -SNFT, de
conformidad con lo establecido en el documento Conpes 2945 de 2003.

CAPITULO SEGUNDO.
LOS ARCHIVOS PRIVADOS.

ARTÍCULO 10. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén
bajo inspección, vigilancia e intervención del Estado, deberán tener el archivo
creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que
216
regulen a cada sector, siempre y cuando no contraríen las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artículo 15 de
la Constitución Política.

PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en

Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen
transferir. Así mismo, podrá disponer que los documentos y archivos históricos
que se transfieran, se conserven en los archivos de los entes territoriales donde
prestó sus servicios el ente jurídico internacional.

ARTÍCULO 11. NUEVAS TECNOLOGÍAS. Las personas naturales o jurídicas de

derecho privado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de los archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático; estos medios podrán ser utilizados por las
entidades privadas que cumplen funciones públicas en la administración y
conservación de los archivos que se deriven de la prestación de la función pública,
siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los
artículos 19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 12. ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN

FUNCIONES PÚBLICAS. Para las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 estará circunscrito a los
documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa función.

PARÁGRAFO 1o. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas que
sean intervenidas, una vez decretada esta intervención, deberán levantar un
inventario, si no lo tuvieren, de los documentos y archivos que se deriven de la
prestación del servicio público, inventario que deberá ser entregado a la entidad
interventora, con el fin de mantener un control sobre los mismos.

PARÁGRAFO 2o. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas, en

proceso de liquidación, deberán elaborar un plan integral archivístico, previendo
los recursos que este plan demande, con miras a la organización, conservación y
consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestación
del servicio público. Del mencionado plan se hará entrega al ministerio o
superintendencia que haya ejercido el control o la vigilancia de la prestación del
servicio público o a la entidad pública o privada que asuma sus funciones.

ARTÍCULO 13. REGISTRO DE DOCUMENTOS O ARCHIVOS PRIVADOS DE

SIGNIFICACIÓN HISTÓRICA. Las entidades territoriales a través de los Consejos
Territoriales de Archivos, emitirán concepto previo sobre la significación histórica
de los archivos o documentos históricos privados de interés económico, social,
técnico, científico y cultural y remitirán dicho concepto al Archivo General de la

217
Nación quien procederá a ratificarlo si cumple con los requisitos exigidos e incluirlo
en el registro que para tal efecto llevará esta entidad.

ARTÍCULO 14. ASISTENCIA TÉCNICA A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS

PRIVADOS. Los archivos o documentos históricos privados que formen parte del
registro a que alude el artículo anterior, podrán recibir asistencia técnica del
Archivo General de la Nación y de las entidades territoriales a través de los
Consejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus
propios recursos.

ARTÍCULO 15. RÉGIMEN DE LOS ARCHIVOS O DOCUMENTOS PRIVADOS DE

INTERÉS CULTURAL. Los archivos o los documentos privados declarados de
interés cultural estarán sometidos al siguiente régimen:

1. Los procesos de intervención, no se podrán efectuar sin autorización del

Archivo General de la Nación. La intervención de estos bienes deberá realizarse
bajo la supervisión de profesionales idóneos en la materia.
2. La declaratoria de un archivo o documento privado como bien de interés cultural
implica la elaboración de un plan especial de protección por el Archivo General de
la Nación. El plan especial de protección indicará las medidas necesarias para la
organización, conservación, nivel permitido de intervención, condiciones de
manejo y plan de divulgación. La verificación de la aplicación del plan le
corresponde al Consejo Territorial de Archivos respectivo.
3. Se le aplicarán las prohibiciones señaladas en el artículo 41 de la Ley 594 de
2000, "Ley General de Archivos", con relación a los traslados fuera del territorio
nacional, a la exportación o sustracción ilegal y a la transferencia - a título oneroso
o gratuito - de la propiedad, posesión o tenencia.

ARTÍCULO 16. ESTÍMULOS. El Archivo General de la Nación a través del

Consejo Directivo, otorgará para los archivos privados declarados de interés
cultural, teniendo en cuenta los recursos disponibles, uno de los siguientes
estímulos:
· Un premio consistente en el otorgamiento de la condecoración "Virgilio Barco",
por su contribución al incremento del Patrimonio Documental.
· Asistencia técnica durante un año por parte del Archivo General de la Nación.
· Dos (2) cupos para actividades de capacitación para los propietarios, tenedores,
poseedores o funcionarios del archivo privado, en los cursos o talleres dictados
por el Archivo General de la Nación.
· Publicación del catálogo del archivo privado.
ARTÍCULO 17. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de su publicación y
deroga todas las normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 10 de diciembre de 2004.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ
218
 La Viceministra de Cultura, encargada de las funciones del Despacho de la
Ministra de Cultura,
Adriana Mejía Hernández.

Decreto 1227 de 2005: Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera

Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales
necesarios.

Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias

Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia
urbanística otorgada).

Decreto 1070 de 2008: Por el cual se reglamenta el artículo 26 de la Ley 98 de

1993

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

sobre archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación

de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No. 13 de 1999

No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673
"Papel y cartón: papel para escribir e imprimir".

NTC 2223:1986
"Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir".

219
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.
"Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características
dimensionales, físicas y magnéticas".

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la

permanencia y durabilidad"

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18. A "Reglamento General de Archivos" que crea el Comité Evaluador de
Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las
funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995.

Reglamenta la presentación de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995.
"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994,
Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría"

Acuerdo AGN 09 de 1997.

Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002.

Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002.

Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios
de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002.

220
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002.

Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen,
supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003.

Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del
Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004.

Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002.

Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la
Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003.

Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.

Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.

Organización de historias laborales.

221
Circular AGN 01 de 2004.
Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997.

Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al
Archivo General de la Nación.

Resolución MinSalud 1995 de 1999.

Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. (Expedida por el
Ministerio de Salud)

Resolución AGN 081 de 2001.

Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la
Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004.

Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo
General de la Nación.

Resolución MinProtección Social 001715 de 2005.

Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.

NTC 4095
Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029
Norma sobre Medición de Archivos.

RESUMEN

EN NORMAS ISO – GESTIÓN DOCUMENTAL

ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad,

establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden
aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de

222
bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías
y herramientas específicas de implantación, como los métodos de auditoría. El
ISO 9000 especifica la manera en que una organización, opera sus estándares de
calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en
los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas
operan.

Su implantación, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para

las empresas, entre las que se cuentan con:

 Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la

organización por medio de la documentación
 Incrementar la satisfacción del cliente
 Medir y monitorizar el desempeño de los procesos
 Disminuir re-procesos
 Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus
objetivos
 Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
 Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios

Historia

Esta familia de normas apareció en 1987, tomando como base la norma británica
BS 5750 de 1987, experimentando su mayor crecimiento a partir de la versión
de 1994. La versión actual data de 2008, publicada el 13 de noviembre de 2008.

ISO 15489, proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los
documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de
archivos en diferentes soportes. Además explica en forma completa la asignación
de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión
documental, así como también resalta la importancia de la supervisión y auditoría,
para lo cual presenta aspectos a considerar, como:

 Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la

organización.
 Considerar que los documentos sean plena prueba.
 Optimizar su rendimiento en la organización.

La ISO 15489 fue creada en el año 2000 en Otawa (Canadá), por la Organización
Internacional de Normalización ISO, tomando como punto de partida la

223
australiana AS 4390 Records Management de 1996. Hacia el año 2001 ve la luz la
norma ISO 15489 Information and documentation − Records Management, fruto
del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de
la ISO.

El surgimiento de la norma ISO 15489 es el resultado de dos circunstancias. Por

un lado, en el ámbito de la archivística, la confluencia del modelo norteamericano
del Records Management, desarrollado a partir de los años 30 del siglo XX y que
tiene como núcleo el concepto de ciclo de vida de los documentos (records
lifecycle), y del modelo australiano del Recordskeeping, con su principio de la
continuidad de los documentos (records continuum) formulado en los años 90
por Frank Upward. Por otro lado, en el ámbito de la organización de las empresas,
la progresiva adopción de los principios de la calidad y la mejora continua que se
concretan, entre otros, en el Modelo EFQM de excelencia y en la familia de
normas ISO 9000. Precisamente es la Norma ISO 9001:2000, que establece como
requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de
los motivos que incide directamente en el desarrollo de una norma específica
sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que
“proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que
cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001”.

La traducción castellana de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 -

Documentación de la Asociación Española de Normalización y Certificación
(AENOR), fue publicada en el año 2006. Esta no ha estado ausente de
controversia, especialmente con respecto al término inglés record, pues no existe
un término equivalente en castellano −como tampoco en otras lenguas− para
designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades
de una organización (records), frente a los documentos como simple información
registrada en un medio de soporte (documents) y los documentos que tienen un
valor patrimonial o histórico (archives).

La ISO 15489 constituye un compendio de buenas prácticas en gestión de

documentos de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y, a día de
hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación (como
lo es, por ejemplo, la Norma ISO 9001:2000). Tiene como fin regular la gestión
integral de documentos y sistemas archivísticos.

Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política

y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La
norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema
de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos
principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y
seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que
conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de
los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los
requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de

224
gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma ISO
15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los
profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de
explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de
documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento,
puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el
rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor
que aporta a los procesos de negocio de la organización.

Estructura y contenido

La norma se compone de 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la

metodología que se ha de seguir.

Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o

recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una
terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre
su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la

implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la
reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica
factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las
operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la

gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su

implantación, como:

 Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en

caso de haberlo hecho.
 Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión
(estándares e indicadores).
 Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar
parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la
Norma.

Partes que componen la norma

La primera parte (UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación − Gestión

de documentos − Parte 1: Generalidades) es el núcleo de la norma y define los
conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en
las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta
con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que

225
necesita. Así, la enumeración de los capítulos de la norma, descontando los
preliminares, proporciona una idea de todos los aspectos que se han de
contemplar para poner en marcha un plan de gestión de documentos:

 Beneficios de la gestión de documentos.

 Marco reglamentario (entorno legal y normativo).
 Política y responsabilidades.
 Requisitos de la gestión de documentos.
 Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
 Procesos y controles de la gestión de documentos.
 Supervisión y auditoría.
 Formación.

La segunda parte (UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación −

Gestión de documentos − Parte 2: Directrices) es un informe técnico (Technical
Report TR) que proporciona una metodología de implementación de un sistema de
gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte
de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de
diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los
procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de
clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La parte 1, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las
organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la
información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y
mantener documentos; en cambio, el informe técnico tiene un enfoque más
sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de
documentos y los responsables de gestionar los documentos en las
organizaciones.

ISO - Seguridad de la Información

Las normas ISO de Gestión de la Seguridad de la Información se denominan

familia de normas ISO 27000 y son las siguientes:

 ISO 27000: Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad.

Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
Generalidades y vocabulario.

 ISO 27001: Es la norma principal de la serie y contiene los requisitos del

sistema de gestión de seguridad de la información. Es la norma con

226
 arreglo a la cual se certifican por auditores externos. Su Anexo A,
enumera en forma de resumen los objetivos de control y controles que
desarrolla la ISO 27002:2005, para que sean seleccionados por las
organizaciones en el desarrollo de sus SGSI. Esta norma está publicada
en España como UNE-ISO/IEC 27001:2007.

 ISO 27002: Es una guía de buenas prácticas que describe los objetivos
de control y controles recomendables en cuanto a seguridad de la
información. No es certificable. Contiene 39 objetivos de control y 133
controles, agrupados en 11 dominios.

 ISO 27003: Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

(SGSI). Guía de implantación.

 ISO 27004: Tecnología de la información. Técnicas de Seguridad.

Gestión de la Seguridad de la Información. Métricas.

 ISO 27005: Establece las directrices para la gestión del riesgo en la

seguridad de la información. Apoya los conceptos generales
especificados en la norma ISO/IEC 27001 y está diseñada para ayudar
a la aplicación satisfactoria de la seguridad de la información basada en
un enfoque de gestión de riesgos.

 ISO 27006: Especifica los requisitos para la acreditación de entidades

de auditoría y certificación de sistemas de gestión de seguridad de la
información. Es una versión revisada de EA-7/03 (Requisitos para la
acreditación de entidades que operan certificación/registro de SGSIs)
que añade a ISO/IEC 17021 (Requisitos para las entidades de auditoría
y certificación de sistemas de gestión) los requisitos específicos
relacionados con ISO 27001 y los SGSIs. Es decir, ayuda a interpretar
los criterios de acreditación de ISO/IEC 17021 cuando se aplican a
entidades de certificación de ISO 27001, pero no es una norma de
acreditación por sí misma.

227
  ISO 27007: Tecnología de la información. Técnicas de Seguridad. Guía
de auditoría de un SGSI. Iniciadas las votaciones al DIS (cinco meses)

ISO 30300 está enfocada a unificar los fundamentos y el vocabulario para toda
la gestión de documentos. El objetivo es que las organizaciones y empresas y
utilicen un vocabulario común para la gestión de sus informaciones. Con esta
medida se persigue una forma común de organización y un acuerdo para mejorar
la comunicación sobre aspectos documentales.

La segunda norma, la ISO 30301, regula específicamente los requisitos de los

sistemas de gestión de documentos de archivo, también denominados “records” o
evidencias. Esta norma define requisitos comunes a la hora de crear, almacenar,
proteger y destruir cualquier documento de archivo. Se trata de una norma,
basada en la universalmente aceptada ISO 15489 que persigue la estandarización
en el tratamiento de los documentos, a lo largo de su ciclo integral de vida.

La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha otorgado el rango de

“Normas de Sistemas de Gestión” ó “Management System Standards” a estas dos
normas para que estén en consonancia con otros estándares comúnmente
aceptados, como la ISO 9001(gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión
medioambiental) e ISO/IEC 27001 (gestión de la seguridad de la información). Se
trata, por tanto, de un impulso significativo para mejorar y estandarizar la gestión
empresarial, ampliando las competencias ya establecidas.

La implementación de la serie normativa ISO 30300 ayudará a las organizaciones

a ajustar su gestión documental a los objetivos de otros sistemas de gestión como
el de calidad, medio ambiente, riesgos y seguridad. Adicionalmente, permitirá a
los organismos acreditados auditar el cumplimiento de las buenas prácticas en
materia de gestión documental.

 Eliminar redundancias
 Mejorar la toma de decisiones
 Establecer coherencia
 Apoya el cumplimiento de requisitos, y
 Optimizar procesos y recursos

4. Delitos contra la información.

Existen tres clases de delitos contra la información:

228
  Atentados contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los
datos y de los sistemas informáticos
 Delitos contra derechos de autor
 El delito de falsedad del documento
 El delito de violación para la reserva documentaria

CAPITULO I.

DE LOS ATENTADOS CONTRA LA CONFIDENCIALIDAD, LA INTEGRIDAD Y

LA DISPONIBILIDAD DE LOS DATOS Y DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS.

ARTÍCULO 269A. ACCESO ABUSIVO A UN SISTEMA INFORMÁTICO. <Artículo

adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el
siguiente:> El que, sin autorización o por fuera de lo acordado, acceda en todo o
en parte a un sistema informático protegido o no con una medida de seguridad, o
se mantenga dentro del mismo en contra de la voluntad de quien tenga el legítimo
derecho a excluirlo, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa
y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales
vigentes.

ARTÍCULO 269B. OBSTACULIZACIÓN ILEGÍTIMA DE SISTEMA INFORMÁTICO

O RED DE TELECOMUNICACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Ley
1273 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El que, sin estar facultado para ello,
impida u obstaculice el funcionamiento o el acceso normal a un sistema
informático, a los datos informáticos allí contenidos, o a una red de
telecomunicaciones, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a
noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales
mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con
una pena mayor.

ARTÍCULO 269C. INTERCEPTACIÓN DE DATOS INFORMÁTICOS. <Artículo

adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el
siguiente:> El que, sin orden judicial previa intercepte datos informáticos en su
origen, destino o en el interior de un sistema informático, o las emisiones
electromagnéticas provenientes de un sistema informático que los transporte
incurrirá en pena de prisión de treinta y seis (36) a setenta y dos (72) meses.

ARTÍCULO 269D. DAÑO INFORMÁTICO. <Artículo adicionado por el artículo 1 de

la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El que, sin estar facultado
para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos, o
un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos,
incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y
en multa de 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

229
ARTÍCULO 269E. USO DE SOFTWARE MALICIOSO. <Artículo adicionado por el
artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El que, sin estar
facultado para ello, produzca, trafique, adquiera, distribuya, venda, envíe,
introduzca o extraiga del territorio nacional software malicioso u otros programas
de computación de efectos dañinos, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y
ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mínimos
legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO 269F. VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES. <Artículo adicionado

por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El que,
sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga,
compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte,
divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en
ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de
prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a
1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO 269G. SUPLANTACIÓN DE SITIOS WEB PARA CAPTURAR DATOS

PERSONALES.<Artículo adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El
nuevo texto es el siguiente:> El que con objeto ilícito y sin estar facultado para ello,
diseñe, desarrolle, trafique, venda, ejecute, programe o envíe páginas electrónicas,
enlaces o ventanas emergentes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho
(48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mínimos
legales mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delito
sancionado con pena más grave.

En la misma sanción incurrirá el que modifique el sistema de resolución de

nombres de dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a una IP diferente
en la creencia de que acceda a su banco o a otro sitio personal o de confianza,
siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena más grave.
La pena señalada en los dos incisos anteriores se agravará de una tercera parte a
la mitad, si para consumarlo el agente ha reclutado víctimas en la cadena del
delito.

ARTÍCULO 269H. CIRCUNSTANCIAS DE AGRAVACIÓN PUNITIVA. <Artículo

adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El nuevo texto es el
siguiente:> Las penas imponibles de acuerdo con los artículos descritos en este
título, se aumentarán de la mitad a las tres cuartas partes si la conducta se
cometiere:

1. Sobre redes o sistemas informáticos o de comunicaciones estatales u oficiales o

del sector financiero, nacionales o extranjeros.
2. Por servidor público en ejercicio de sus funciones.
3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la información o por
quien tuviere un vínculo contractual con este.
4. Revelando o dando a conocer el contenido de la información en perjuicio de otro.
230
5. Obteniendo provecho para sí o para un tercero.
6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional.
7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe.
8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administración,
manejo o control de dicha información, además se le impondrá hasta por tres años,
la pena de inhabilitación para el ejercicio de profesión relacionada con sistemas de
información procesada con equipos computacionales.

CAPITULO II.

DE LOS ATENTADOS INFORMÁTICOS Y OTRAS INFRACCIONES.

ARTÍCULO 269I. HURTO POR MEDIOS INFORMÁTICOS Y

SEMEJANTES. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Ley 1273 de 2009. El
nuevo texto es el siguiente:> El que, superando medidas de seguridad
informáticas, realice la conducta señalada en el artículo 239 manipulando un
sistema informático, una red de sistema electrónico, telemático u otro medio
semejante, o suplantando a un usuario ante los sistemas de autenticación y de
autorización establecidos, incurrirá en las penas señaladas en el artículo 240 de
este Código.

TITULO VIII.
DE LOS DELITOS CONTRA LOS DERECHOS DE AUTOR
CAPITULO UNICO

ARTICULO 270. VIOLACION A LOS DERECHOS MORALES DE AUTOR. <Penas

aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de
2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> Incurrirá en prisión de
treinta y dos (32) a noventa (90) meses y multa de veinte seis punto sesenta y seis
(26.66) a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes quien:
1. Publique, total o parcialmente, sin autorización previa y expresa del titular del
derecho, una obra inédita de carácter literario, artístico, científico, cinematográfico,
audiovisual o fonograma, programa de ordenador o soporte lógico.
2. Inscriba en el registro de autor con nombre de persona distinta del autor
verdadero, o con título cambiado o suprimido, o con el texto alterado, deformado,
modificado o mutilado, o mencionando falsamente el nombre del editor o productor
de una obra de carácter literario, artístico, científico, audiovisual o fonograma,
programa de ordenador o soporte lógico.
3. Por cualquier medio o procedimiento compendie, mutile o transforme, sin
autorización previa o expresa de su titular, una obra de carácter literario, artístico,
científico, audiovisual o fonograma, programa de ordenador o soporte lógico.

PARAGRAFO. Si en el soporte material, carátula o presentación de una obra de

carácter literario, artístico, científico, fonograma, videograma, programa de
ordenador o soporte lógico, u obra cinematográfica se emplea el nombre, razón
social, logotipo o distintivo del titular legítimo del derecho, en los casos de cambio,
231
supresión, alteración, modificación o mutilación del título o del texto de la obra, las
penas anteriores se aumentarán hasta en la mitad.

ARTÍCULO 271. VIOLACIÓN A LOS DERECHOS PATRIMONIALES DE AUTOR

Y DERECHOS CONEXOS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Ley 1032
de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho
(8) años y multa de veintiséis punto sesenta y seis (26.66) a mil (1.000) salarios
mínimos legales mensuales vigentes quien, salvo las excepciones previstas en la
ley, sin autorización previa y expresa del titular de los derechos correspondientes:
1. Por cualquier medio o procedimiento, reproduzca una obra de carácter literario,
científico, artístico o cinematográfico, fonograma, videograma, soporte lógico o
programa de ordenador, o, quien transporte, almacene, conserve, distribuya,
importe, venda, ofrezca, adquiera para la venta o distribución, o suministre a
cualquier título dichas reproducciones.
2. Represente, ejecute o exhiba públicamente obras teatrales, musicales,
fonogramas, videogramas, obras cinematográficas, o cualquier otra obra de
carácter literario o artístico.
3. Alquile o, de cualquier otro modo, comercialice fonogramas, videogramas,
programas de ordenador o soportes lógicos u obras cinematográficas.
4. Fije, reproduzca o comercialice las representaciones públicas de obras teatrales
o musicales.
5. Disponga, realice o utilice, por cualquier medio o procedimiento, la
comunicación, fijación, ejecución, exhibición, comercialización, difusión o
distribución y representación de una obra de las protegidas en este título.
Transmita, fije, reproduzca o, por cualquier medio sonoro o audiovisual, divulgue
las emisiones de los organismos de radiodifusión.
7. Recepcione, difunda o distribuya por cualquier medio las emisiones de la
televisión por suscripción.

ARTÍCULO 272. VIOLACIÓN A LOS MECANISMOS DE PROTECCIÓN DE

DERECHO DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS, Y OTRAS
DEFRAUDACIONES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1032 de
2006. El nuevo texto es el siguiente:> Incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8)
años y multa de veintiséis punto sesenta y seis (26.66) a mil (1.000) salarios
mínimos legales mensuales vigentes, quien:
1. Supere o eluda las medidas tecnológicas adoptadas para restringir los usos no
autorizados.
2. Suprima o altere la información esencial para la gestión electrónica de derechos,
o importe, distribuya o comunique ejemplares con la información suprimida o
alterada.
3. Fabrique, importe, venda, arriende o de cualquier forma distribuya al público un
dispositivo o sistema que permita descifrar una señal de satélite cifrada portadora
de programas, sin autorización del distribuidor legítimo de esa señal; o, de
cualquier forma, eluda, evada, inutilice o suprima un dispositivo o sistema, que
permita a los titulares del derecho controlar la utilización de sus obras o

232
fonogramas, o les posibilite impedir o restringir cualquier uso no autorizado de
estos.
4. Presente declaraciones o informaciones destinadas directa o indirectamente al
pago, recaudación, liquidación o distribución de derechos económicos de autor o
derechos conexos, alterando o falseando, por cualquier medio o procedimiento,
los datos necesarios para estos efectos.

CAPITULO III.
DE LA FALSEDAD EN DOCUMENTOS
ARTICULO 286. FALSEDAD IDEOLOGICA EN DOCUMENTO PÚBLICO. <Penas
aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de
2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El servidor público que
en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de
prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en
prisión de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e
inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de ochenta (80) a
ciento ochenta (180) meses.

ARTICULO 287. FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PÚBLICO. <Penas

aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de
2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que falsifique
documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de cuarenta y
ocho (48) a ciento ocho (108) meses.
Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones,
la pena será de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e
inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de ochenta (80) a
ciento ochenta (180) meses.

ARTICULO 288. OBTENCION DE DOCUMENTO PÚBLICO FALSO. <Penas

aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero
de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que para
obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a
un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una
manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en
prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses.

ARTICULO 289. FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. <Penas aumentadas

por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El
texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que falsifique
documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en
prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

ARTICULO 290. CIRCUNSTANCIA DE AGRAVACION PUNITIVA. <Artículo

modificado por el artículo 53 de la Ley 1142 de 2007. El nuevo texto es el

233
siguiente:> La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en la
realización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos
anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artículo 289 de
este Código.
Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios
motorizados, la pena se incrementará en las tres cuartas partes.

ARTICULO 291. USO DE DOCUMENTO FALSO. <Artículo modificado por el

artículo 54 de la Ley 1142 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El que sin
haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso
que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12)
años.
Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios
motorizados, el mínimo de la pena se incrementará en la mitad.

ARTICULO 292. DESTRUCCION, SUPRESION U OCULTAMIENTO DE

DOCUMENTO PUBLICO.<Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890
de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas
es el siguiente:> El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente
documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de
treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus

funciones, se impondrá prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta
(180) meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones
públicas por el mismo término.
Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter
judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.

ARTICULO 293. DESTRUCCION, SUPRESION Y OCULTAMIENTO DE

DOCUMENTO PRIVADO.<Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890
de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas
es el siguiente:> El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un
documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de
dieciséis (16) a ciento ocho(108) meses.

ARTICULO 294. DOCUMENTO. Para los efectos de la ley penal es documento

toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por
cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que
exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.

ARTICULO 295. FALSEDAD PARA OBTENER PRUEBA DE HECHO

VERDADERO. El que realice una de las conductas descritas en este capítulo,
con el fin de obtener para sí o para otro medio de prueba de hecho
verdadero, incurrirá en multa.

234
4. Conceptos básicos sobre seguridad de la información

Medidas de seguridad en el manejo de los documentos

 La seguridad exige un tratamiento cuidadoso en el manejo de la

documentación, se deben aplicar las siguientes medidas de seguridad:

 Establecer grados de confidencialidad y divulgación, lo que debe ser

determinado por los niveles jerárquicos superiores.

 Adecuada capacitación al personal que debe manejar documentos, dejando

clara la forma como se reciben, quién los utiliza, cómo se movilizan, dónde
permanecen y la forma como se devuelven o archivan.

 Contemplar la destrucción de documentos inservibles o innecesarios,

incluyendo copias de papel químico, borradores, copias defectuosas, copias
sobrantes, etc.

 Ejercer control sobre la fotocopiadora para que se procesen solamente

documentos autorizados y en el número de ejemplares ordenado debiendo
ser destruidas las copias defectuosas o sobrantes.
 Los usuarios de los computadores deben mantener bien seguros los
dispositivos como memorias USB, cds y dvd. También deben tener clave de
seguridad para poder acceder a los archivos y cambiar la clave
periódicamente.

 No dejar a la vista documentos importantes de la organización, en particular

en la noche o los fines de semana, estos deben quedar bajo llave.

 Cuando haya documentos pendientes sobre el escritorio, colocarlos sobre

con la parte escrita hacia abajo.

 Cerrar todos los estantes, armarios, archivadores, gavetas, etc. Cuando no

estén en uso.

 En las basuras pueden salir documentos o elementos importantes. Para el

control y evaluación de los documentos se debe proceder de la siguiente
forma:

o No botar a la basura hojas completas de documentos, borradores o

manuscritos que contengan información sensible.

235
 o Ubicar picapapeles en los lugares donde hay información
confidencial

o Usar los picapapeles para la eliminación de documentos

o Capacitar al personal de aseo en estos temas

 Especial control debe ejercerse sobre los documentos enviados con

mensajeros con el fin de asegurar que los lleven a su destino, que no sean
desviados y que no puedan ser fotocopiados o mostrados a personas
diferentes al destinatario.

Archivos

 Los estantes, armarios, archivadores, gavetas, etc. deben permanecer

cerrados, cuando no estén en uso.

 Los documentos clasificados como confidenciales deben permanecer en

archivadores con seguridad especial.

 Las copias de las llaves, deben estar debidamente clasificadas y marcadas

con una clave, deben permanecer bajo la responsabilidad de cada división.
Si se extravía una llave debe procederse en forma inmediata a cambiar las
guardas.

 Cuando, por razones de trabajo, se preste un documento del archivo se

debe elaborar un recibo identificando quién lo retiró, su firma, fecha en la
cual Salió y fecha en que debe ser devuelto.

 Los archivos electrónicos, los computadores y las claves de acceso a los

archivos deben permanecer con la debida protección.

 Es aconsejable mantener copia de los archivos importantes en sitios

seguros, fuera de la oficina.

Elementos

Algunos elementos claves pueden ser sustraídos para obtener información sobre
actividades y desarrollos de la compañía, especialmente en el área técnica. Estos
deben permanecer con la seguridad y los controles adecuados.

 Elementos de valor de propiedad de la empresa o de los trabajados pueden

ser hurtados, especialmente si son de tamaño pequeño. Éstos deben
permanecer con la debida seguridad.

236
  El responsable de cada oficina deberá tener un inventario de los elementos
que están bajo su responsabilidad y marcándolos, si es posible.

 Al llegar, tomar algunos segundos para constatar que todo esté en orden,
que no falte algo y que no haya nada extraño.

 No dejar dinero, joyas o artículos de valor en los estantes o escritorios.

 Al ausentarse por el término de la jornada laboral u otra causa, constatar

que todo quede en orden y con la debida seguridad.

 Tener en cuenta que el orden ayuda a la seguridad. En una oficina

desordenada fácilmente pueden perderse documentos, elementos o
información sin que se detecte oportunamente.

5. Seguridad de la Información

De acuerdo con lo expuesto por DOYLE, Murielle y FRÉNIÉRE, André. La

preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones
públicas: un estudio Ramp. UNESCO, 1991. Vol. 0, P. 40-41. Se deberá observar
en relación con la seguridad de los documentos lo siguiente:

• La protección de documentos esenciales va mas allá de las medidas habituales

de protección de los documentos contra incendios, robos, inundaciones, actos de
vandalismo y sustancias peligrosas, existe una serie de recursos preventivos para
proteger contra catástrofes naturales y guerras.

• La tarea de elaboración y aplicación de un programa de protección de

documentos esenciales recae generalmente en el seno de una organización
gubernamental, sobre el responsable de la gestión de documentos administrativos.
Dicho programa constituye un complemento del plan de un organismo para
situaciones de urgencia.

• La primera etapa en la implantación de un programa de este tipo consiste en

identificar y evaluar, con la ayuda de los gestores responsables de las actividades
esenciales del organismo, cuales son los documentos esenciales para el
mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudación de las
actividades en caso de desastre. Estos documentos son los que contribuyen a
garantizar los derechos fundamentales de la administración, así como sus
obligaciones legales y financieras.

• Acto seguido se deben prever para todos los documentos considerados

esenciales, medidas de protección, empezando por la elaboración de un ejemplar
de seguridad. Ese ejemplar en soporte idéntico o en otro soporte ha de

237
depositarse en un local especialmente habilitado con todas las garantías de
seguridad y condiciones adecuadas de conservación. En cualquier caso es
fundamental actualizar periódicamente las informaciones obtenidas en los
ejemplares de seguridad. En caso de catástrofe estos ejemplares deben ser
rápidamente accesibles y se asegurara la disponibilidad del equipo y el personal
necesarios para la explotación de dichas informaciones esenciales.

• En las organizaciones que hagan uso de los sistemas informáticos utilizados

para el procesamiento de datos deben estar sujetos a mecanismos de control
desde la concepción misma de los documentos y tienen por objeto garantizar la
integridad y confidencialidad de los datos RAMP.

• La especificidad de los documentos en soporte electrónico y la importancia de los

gastos que presupone justifican el hecho de encomendar la coordinación de la
gestión de documentos electrónicos al organismo central.

• Estos documentos deben inscribirse en la tabla de retención y/o valoración

documental, con el fin de poder administrar correctamente los espacios
(destrucción de datos caducos y conservación de los que poseen valor histórico o
de investigación).

• Habida cuenta de la vulnerabilidad de estos datos, se deben adoptar medidas de

control específicas que regulen el acceso y permitan proteger su confidencialidad
e integridad.

• Un sistema de localización adecuado permitirá una gestión eficaz de los datos

almacenados con soporte magnético y facilitara su actualización.

• La relativa fragilidad del soporte informático exige el uso de cintas magnéticas de

calidad, así como la instauración de un programa de mantenimiento, en el que se
prevea el rebobinado periódico de las cintas con un largo periodo de conservación.

• La conservación en condiciones seguras de estos documentos se efectúa en

locales especialmente habilitados, al amparo de desastres naturales o
accidentales, de robos o usos indebidos, de campos magnéticos o de diferencias
térmicas o hidrométricas excesivas.

• Importa añadir a estas consideraciones todas las relativas a la gestión de

documentos esenciales, particularmente en lo que respecta a la realización de
copias de seguridad que deben ser depositadas en otros lugares, y cuyo traslado
debe efectuarse en las condiciones de seguridad requeridas.

• Idénticas medidas de protección se imponen para la documentación sobre la

elaboración de sistemas y sus actualización o recuperación en caso de desastre.

238
• Es esencial proceder a la destrucción, una vez concluida su vida activa, de
masas considerables de informes reproducidos en programas informáticos, con
objeto de disminuir el volumen de información que se conserva.

• Estos principios se aplican también a la gestión de documentos en disco flexible

producidos con la asistencia de medios magnéticos.

• Para el caso colombiano el ICONTEC ofrece la norma NTC-BS 7799-2 “Sistemas

de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Establecer, implementar,
operar, mejorar un SGSI, documentando riesgos del negocio global para formular
controles de seguridad adoptados por las organizaciones”

239
Bibliografía:

BECK, Ingrid. Manual de Conservación y Restauración de Documentos. México,

1992.

BACH de Roca, Carmen. Introducción a la Bioarchivística. S&C Ediciones.

Universidad Internacional Menéndez y Pelayo. Carmona, 1988.

MORAL Gómez, Francisca. Del Conocimiento a la Conservación de los Bienes

Culturales. Imprenta del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ecuador, 2001.

IFLA – Principios para el Cuidado y Manejo de Material de Bibliotecas. Publicación

del Centro Nacional de Conservación y Restauración DIBAM. Santiago de Chile
2000.

KISSEL, Eléonore y VIGNEAY, Erin. Archítectural Photoreproductions: a Manual

for Identification and Care. 1999.

Archivo General de la Nación. CONTACTO. Publicación del Laboratorio de

Restauración. 2001, Número 9.

BELLO URGELLES, Carmen, y BORRELL CRECHUET, Angels. El Patrimonio

Bibliográfico y Documental: Claves para su Conservación Preventiva. Ediciones
Trea, S.L. 2002.

Documentos Archivo General de la Nación

Documentos Archivo Distrital

240