Es un sistema más fácil y sencillo además de uno de los más utilizados.

Se usa
la fecha para clasificar y se agrupará por años o meses.

Se comienza ordenando por años, después por meses y finalmente por días.

2. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Finalidad

- Custodiar, guardar y conservar la documentación.

- Ayudar a localizar fácilmente y de forma rápida los documentos.

- Conservar documentos constituyendo un centro activo de información.

- Cumplir con las normativas legales que establecen la conservación de los

documentos por un determinado periodo de tiempo.

Importancia del archivo para la empresa:

Confidencialidad y seguridad de la información:

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, hace referencia a la Ley de

Protección de Datos de Carácter personal y su objetivo es proteger y garantizar
el correcto tratamiento de datos personales, las libertades públicas y derechos
fundamentales de las personas respetando su intimidad y privacidad personal.

Trata de regular el tratamiento de datos y ficheros respetando el derecho de los

ciudadanos y obligaciones de los que los crean.

También en Europa se han creado normativas con respecto a este tema la

Directiva Europea 95/46 CE, del 24 de octubre, del parlamento Europeo y
Consejo rigen la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de
datos personales y libre circulación de datos.

Es a finales de 1999 cuando finalmente se publica la L.O. de Protección de

Datos, abarcando todo tipo de ficheros independientemente del soporte en el
cual sean tratados.

El R.D. 994/1999. de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que

contengan datos de carácter personal, desarrolla la L.O. 5/1992, regulando las
medidas organizativas de los sistema de información en los que se tratan datos
de carácter personal de forma automatizada.

El R.D, 1720/2007, de 21 de diciembre, desarrolla también la Ley Orgánica de

Protección de Datos, tanto los principios de la ley como las medidas de
seguridad en los sistemas de información aplicados a todos los soportes

2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa:

Tipos de archivos

Elegir un sistema de clasificación de archivos va a depender del tipo de

clasificación que le convenga a la empresa en función de sus necesidades
concretas. Para organizar los archivos, seguiremos los siguienes criterios:

 En función del grado de centralización de la información:

 Archivo centralizado
 Archivo descentralizado
 Archivo mixto

Concepto de ordenación y clasificación

 En función de la frecuencia con la que se utilice la información:

 Archivo activo
 Archivo semiactivo
 archivo inactivo

2.1. El archivo en la empresa:

Descripción

Definimos archivo como un lugar físico donde se guarda la documentación de

forma ordenada.

Clasificación alfabética:

Equipos y materiales para el archivo

2.2. Organización del archivo:

En cuanto a los documentos que genera una empresa, las normas de

seguridad que debemos tomar con respecto a ellos son:
Mantenimiento de un archivo:

Por lo general, cuando hablamos de archivo nos referimos al conjunto

ordenado de documentos que se conserva con un fin concreto: Histórico,
Jurídico, científico, económico, religioso...

Para considerarse archivo ha de tener unos criterios previos:

a) Disponer de una serie de documentos.

c) Guardar y ordenarlos en un lugar determinado.

Decimos que clasificar un archivo significa ordenar por clases, o criterios. De

esta forma, obtendremos distintos métodos de clasificación de la información
siguiendo diferentes sistemas: Alfabético, numérico, geográfico...

Utilizar cada uno de estos sistemas no quiere decir que tengamos que hacerlo
por separado sino que podemos combinar varios de ellos.

Destrucción de los documentos:

Clasificación numérica

Sistema mixto:

Es la mezcla de número y letra; se clasifica por:

- Las letras seguidas de números

- Número seguidos de letras

- Una sola letra y varios números

- Varias letras y varios números

La clasificación numérica se establece asignando un número a cada

documento de forma que los podamos clasificar y ordenar. Al asignar número a
los documento se hará por orden de llegada.

La elección de la palabra principal debe seguir las siguientes normas:

- Nombres de persona individuales

El primer apellido es la palabra ordenatriz

Con apellidos compuestos: separados por un guion se clasificarán con una sola
palabra

Apellidos compuestos por artículos: Si son en castellano pasaremos del artículo

y clasificaremos por el apellido De la Rosa, Del Prado… Si son extranjeros se
clasificará por el artículo Von, Du…

- Nombres de empresas o instituciones

Si tienen un nombre propio se clasificara por el apellido

Palabras genéricas que conforman el nombre: bar, restaurante… Se deben

tomar como referencia el nombre significativo de la empresa ya que bar,
restaurante… se pueden confundir con más empresas.

Nombres de organismos oficiales o instituciones: Se clasificara por el nombre

genérico; Ministerio de empleo, Banco de España…

Empresas conocidas por sus siglas: Normalmente se clasifica por el nombre

completo pero si son muy conocidas por sus abreviaturas las clasificaremos
tomando estas como referencia; RENFE, BBC…

Nombre de empresas extranjeras: La palabra clave será la primera que

aparezca en el nombre.

Normas que regulan la conservación de documentos:

Criterio geográfico

- Documentación mercantil:

* Documentación mercantil: Son aquellas relacionadas con las operaciones

mercantiles sobre derechos y obligaciones de la empresa.

* Documentos de carácter interno: Suele guardarse durante un tiempo

prudencial, después se destruyen.
* Documentos especiales relacionados con la constitución de un patrimonio
empresarial: Se trata de escrituras de propiedad, estatus de la empresa,..

Funcionamiento de un archivo:

- Documentos sociolaborales: Documentos como libros de registro del

personal.

-Documentación mercantil que debe conservar durante seis años.

Las finalidades principales que tienen los archivos son las siguientes:

Clasificación por materias

Se agrupa la documentación en función de la materia o asunto al que se refiere

y después ordenar cada uno de los grupos según su criterio alfabético,
numérico, cronológico…

Este método nos permite dos clasificaciones

Por asuntos y otra por otro sistema, lo que nos permite localizar los
documentos de forma rápida ya que estarán ordenados por materia. Por
ejemplo, si tenemos que buscar a un cliente de una determinada área,
buscaremos primero en dicha área y después por el nombre del cliente.

- Documentos especiales relacionados con el patrimonio de la empresa:

escrituras, actas notariales, estatutos.., se conservarán de manera indefinida.

Una vez que la documentación ha pasado el tiempo en el archivo que la ley

determina y si a la empresa no le interesa conservar, hay que eliminarlos para
evita el bloqueo del archivo. Para eliminar este tipo de documentos se vende a
empresas dedicadas al reciclaje de papel o bien se destruye mediante
máquinas destructoras que los convierte en viruta. Este sistema es el adecuado
en el caso de que la documentación sea confidencial.

Proceso de archivo de un documento:

En las empresas diariamente se genera una gran cantidad de documentación y

es el archivo el medio imprescindible para la organización de la misma.

Las funciones principales del archivo son:

- Guardar, almacenar y proteger la documentación.

- Administrar una localización rápida y eficaz de los documentos.

- Crear un centro de información que sirva como base para consultar la

documentación diariamente.

- Cumplir con la normativa legal en relación con la documentación.

En función del grado de centralización de la información:

Como se explicó anteriormente, el sistema de clasificación de archivo puede

dividirse:

En función del grado de centralización de la información:

- Archivo centralizado: Es centralizar todos los documentos en un mismo lugar

para que todos los departamentos puedan acudir a consultarlos en el mismo
sitio. Se necesita a una persona que controle la documentación y mantenga el
orden del archivo. (Un único archivo central)

- Archivo descentralizado: Se distribuye la documentación en diferentes

secciones.

- Archivo mixto: Primero se archiva en el departamento correspondiente y luego

al perder la vigencia se pasa al archivo central.

- Archivo activo: Se conserva los documentos que se necesitan día a día con
fecha reciente

- Archivo semiactivo: Se conserva la documentación hasta que cumpla la fecha

legal de conservación o por interés de la empresa.

- Archivo inactivo: Se almacenan los documentos de forma definitiva; los

documentos que han perdido su vigencia actual pero se conservan bien por su
valor documental o histórico. Se proceden a destruir documentos sin valor por
motivos de espacio.

Las empresas generan diariamente mucha documentación que es

imprescindible que se tenga localizada y ordenada, por dos razones
fundamentales:
-Legalmente las empresas están obligadas a guardar ciertos documentos
durante un periodo de tiempo.

- Por el propio interés de la empresa es importante tener una base con la

información que ha generado la empresa en años anteriores y que puede
documentar la historia de la empresa.

Además, la empresa se considera un ser vivo y las acciones que se realizan en

el futuro tienen como base las decisiones tomadas en el pasado, por esto
queda reflejado de alguna manera en los documentos que se conservan.

Para concluir se puede decir que el archivo es la memoria de la empresa y por

tanto hay que cuidarlo, atenderlo y ordenarlo de forma adecuada

b) Ordenar dichos documentos mediante unos criterios previos.

Para eliminar documentos inservibles podemos utilizar dos métodos:

- Subcontratar a una empresa especializada en destrucción de papel, que

deberá garantizar la seguridad de la documentación, tanto en su transporte
como en su posterior destrucción y sobre todo la confidencialidad durante todo
el proceso.

- Destruirlos por medio de una máquina que los convierte en viruta o en

pequeños trozos (trituradora de papel)

Clasificación cronológica

- Libros oficiales: Contienen información sobre la situación económica y

financiera de la empresa:

*Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada las operaciones contables de

la actividad de la empresa.

* Libros auxiliares: No son obligatorios pero nos facilitan el almacenamiento de

la información.

* Libros de registro: Se conservan las operaciones reflejadas en los

documentos.
Los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación, y
todo tipo de documentos relacionados con su negocio durante seis años.

El periodo de conservación de la documentación se marca en tres grupos:

Se clasifica en función de lugares geográficos asociados a la misma, como

puede ser el domicilio, destino, lugar de edición…

Es un sistema compuesto, ya que requiere de varias clasificaciones: Región o

zona, provincia, CCAA, localidad…Dentro de cada uno de los grupos de la
clasificación debemos ordenarlo mediante el método alfabético siempre
teniendo en cuenta que la capital de la provincia es la palabra clave.

- Documentación de carácter interno, no estamos obligados a guardarlo pero, si

sigue teniendo utilidad, se pueden guardar con carácter prudencial.

Para mantener correcto y en buenas condiciones un archivo debemos tener en

cuenta:

-El acceso: Existe documentación restringida a ciertos usuarios que solo

podrán consultar mediante unas medidas de seguridad instalada, como pueden
ser claves u otros sistemas de acceso.

-La conservación: Es muy importante en el mantenimiento del archivo que la

documentación esté ordenada y guardada.

-La seguridad: La Ley Orgánica de Protección de Datos nos aporta una

normativa para la protección de datos de la empresa. Debemos protegerlos
tanto de deterioro físico o que puedan caer en manos ajenas a la empresa.

En función de la frecuencia con que se use la información:

Algunos materiales utilizados:

-Carpetas: Podemos encontrar una gran variedad en el mercado

*Simple: Cartulina doblada por la mitad.

*Con sistema de sujeción: Se le añade unas argollas dentro de la carpeta para

sujetar.
* Carpetas de suspensión: Tiene pequeños enganches laterales para colgarlas
de las guías en los armarios o cajones.

- Cajas de archivo: Sirven para guardar en un archivo definitivo la

documentación que debemos conservar mientras está vigente.

-Fichas: Sirven para hacer anotaciones.

- Guías: Son los separadores y diferencia a los grupos de documentos y las

fichas.

Respecto al mobiliario:

-Ficheros: Es el lugar donde se guardan las fichas o carpetas de tamaño

pequeño.

- Estanterías y armarios. Existen estantería abiertas para colocar carpetas en

posición horizontal y vertical. Los armarios pueden tener puertas correderas,
puertas de abertua normal. Tambien hay armarios adaptados para los
archivadores A-Z, cajas de archivo y carpetas suspendidas o flotantes