TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE SAN FELIPE DEL

PROGRESO

ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS

CLAVE DE LA ASIGNATURA: IFF-1003

SATCA: 3-2-5

ORGANIZACIÓN BASICA DE LOS ARCHIVOS

DEFINICIÓN Y ANTECEDENTES

(PRIMER CORTE)

INTEGRANTES:

• MEDINA GARCÍA JUAN MANUEL

• MERCED REYES ALEJANDRO CAMILO
• PIÑA GARCÍA LUIS GUSTAVO
• REYES RAMIREZ LUIS EDUARDO

NOMBRE DEL DOCENTE: ING. ALEX RAMIREZ GALINDO

GRADO: 4TO SEMESTRE

GRUPO: “403”

CICLO ESCOLAR: 2024-A

FECHA: 11 DE MARZO DEL 2024

 contenido
Introducción ....................................................................................................................... 3
Planteamiento del problema .............................................................................................. 4
Objetivos............................................................................................................................ 5
Objetivo general: ............................................................................................................ 5
Objetivos específicos: .................................................................................................... 5
Justificación ....................................................................................................................... 5
Alcances ............................................................................................................................ 6
Desarrollo .......................................................................................................................... 7
Definición. ...................................................................................................................... 7
Antecedentes. ................................................................................................................ 8
Conclusion. ...................................................................................................................... 10
Referencias ..................................................................................................................... 11
 INTRODUCCIÓN

La administración y organización de los datos es una de las partes más importantes

dentro del campo de la informática, pues contribuye a la organización de ciertos
datos que se manejan en diferentes contextos presentes en la vida cotidiana en
donde se lleva a cabo la aplicación de estos conocimientos.

Ello involucra ciertas partes importantes de esta rama, las cuales nos hacen
comprender de manera mas profunda y precisa los conceptos y la información
recabada, esto con el fin de conocer tanto su definición, como de las partes que lo
componen, así como sus antecedentes, específicamente hablando de la
organización de los archivos.

Se define como archivo a aquel elemento que contiene datos esenciales para su
uso y fin determinado. Pueden ser documentos legales, documentos de tipo
informal, público o privado, esto definiéndolo de manera general.

Los archivos informáticos son un conjunto de bites almacenados en un dispositivo,

cuyos elementos que lo conforman y que lo caracterizan son: la fecha de la creación
del archivo, la fecha de modificación, el tamaño del archivo, y la extensión con que
termina dicho formato (pdf, mp3, zip, txt, doc, etc.)

Regularmente se les conocen, así como conjunto de bites, porque son equivalentes
digitales a los archivos escritos en libros, textos, tarjetas, entre otros.

Estos archivos pueden ser manipulados por el usuario desde cualquier dispositivo
en que desea realizar creaciones, cambios, movimientos, entre otros.

La manera de organizar estos archivos tiene su concepto, sus características y las

formas en que los hacen para conservar en un estado legible el formato en que
estos son manipulados. Desde luego se dará a conocer dicha información a fin de
comprender el tema al igual que sus antecedentes.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En dadas ocasiones, una empresa no tiene las medidas necesarias para poder
administrar desde documentos simples hasta archivos mucho más complejos,
haciendo más difícil la manipulación y entorpeciendo el control que deberían tener
con respecto a dicha gestión de la información en cuanto a los archivos.

Las causas o los factores comunes que podrían existir dentro de este rubro
destacan, la mala ubicación de los archivos, las extensiones de los archivos son de
otro formato, aunque simplemente permanezcan ahí, algunas veces son dañados y
en ocasiones no se respeta un orden o jerarquía que deberían tener.

De igual manera el manejo de los propios archivos, tales como texto plano, PDF,
entre otros son esenciales para el múltiple desarrollo de proyectos y documentos
por escrito de forma digital.
 OBJETIVOS

Objetivo General:

Comprender el significado de la organización de los archivos, así como sus

antecedentes, esto para reconocer la importancia existente en ellos.

Objetivos Específicos:

1. Conocer el significado concreto de la organización básica de los archivos y

los elementos que lo componen

2. Destacar la relevancia que tienen los antecedentes de este tipo de

organizaciones para dar cuentas a lo que se realiza actualmente

4. Reconocer cual es la verdadera importancia de tener almacenado cierto tipo

de información de manera siempre organizada.

JUSTIFICACIÓN

La presente investigación surge de la necesidad de conocer ciertos conceptos

fundamentales sobre la organización básica de los archivos y sus antecedentes, ya
que son de gran relevancia e interés para abarcar los temas que se familiarizan con
esta organización, y porque además son un pilar importante para llevar a cabo
ciertas funciones dentro del campo de la ingeniería informática.

La finalidad que tiene dicha elaboración del trabajo de investigación, es identificar

los conceptos importantes que hacen resaltar el término de la organización de los
archivos, de tal manera que pueda ser comprensible para el lector en otros temas
que están relacionados con estas unidades.

El propósito de abordar estos temas es meramente tanto básico como sumamente

importante en los campos de la ingeniería informática y otras ramas que están
involucradas en este tipo de procesos, ya que ofrece una diversidad de ventajas
loas cuales permiten llevar de manera organizada los documentos y archivos que
gran interés para el usuario.

ALCANCES

El presente trabajo de investigación tiene varios puntos que los vuelven destacados
e importantes de reconocer. Se darán a conocer los conceptos y las ideas de mayor
importancia, a medida que el público tenga como noción el contexto base por la cual
se llevan a cabo diversos trabajos y proyectos que requieren de mayor atención,
manipulación, administración y el guardado de diversos archivos, según sea el caso
a la que la vida le ponga contexto.

De igual modo pretender favorecer y enriquecer el conocimiento mediante ciertos

puntos en cuanto a los antecedentes, los que han dado pie a la avanzada tecnología
que se tiene hoy en día, además de subrayar la mera importancia y la finalidad con
que se realizan dichas acciones.
DESARROLLO

DEFINICIÓN.

“Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información
de los archivos”. (Díaz Rodríguez, 2015).

De manera más general, la organización de los archivos posee dos tipos, estos
pueden ser físicos y lógicos; y cada uno de estos tiene su propia forma de organizar
documentos en espacios abiertos y desde un dispositivo electrónico.

Existen diferentes formas de poder almacenar ciertos tipos de archivos en un

dispositivo, esto con la finalidad de hacer más fácil y rápido el trabajo y su precisa
ubicación del archivo con una posible ruta.

A partir de la definición también se desprenden las formas en que el usuario

determinado desea organizar, manipular y realizar con el archivo lo que mejor le
convenga, las jerarquías en que están organizadas y la facilidad de buscar cierto
documento dado los parámetros que el usuario establezca dentro del sistema en
que se esté manejando.

“La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas

carpetas, directorios o catálogos.”. (Informática Básica, 2012)

Cada archivo es almacenado de acuerdo a la carpeta en que el programador o

usuario defina, de los cuales van desde las carpetas más generales hasta las más
específicas según su consideración. Desde luego, los archivos pueden ser ubicados
mediante directorios, que no son más que las rutas en donde se encuentran
guardados los archivos.

Una de las características principales de la organización de los archivos es el

nombre que se les asigna a dichos documentos con un formato único definido por
el sistema en que están siendo creados y manipulados según las consideraciones
del usuario, pues si son guardados en una carpeta debe ser único entre los demás
archivos y por lo tanto no es posible guardar otro archivo a menos que se reemplace
el existente con el nuevo documento o simplemente no incluirlo en esa carpeta. La
forma de poder guardar dicho archivo es necesariamente con un nombre distinto al
que ya tiene, cuyos caracteres deben ser diferentes al archivo original.

La extensión de los nombres varía según el propio sistema del dispositivo así lo
determine, hay ciertas computadoras que no permiten agregar más de 20 caracteres
en el apartado de los títulos del documento y existen otras versiones más recientes
que ahora permiten guardarlos con nombres más extensos.

Por defecto de algunos programas informáticos tales como Microsoft Word, Excel,
Access (Data Base) guardan sus archivos en carpetas que generalmente el
programa por si solo crea en el almacenamiento interno del dispositivo y que se
muestra en un gestor de archivos. Por lo general, al momento de crear y guardar
dicho documento, en el formato que el programa que usa establece, permite
nombrarlo desde su propia ventana en que debe ser guardado y la carpeta que el
usuario desea almacenarlo, pero también existe la posibilidad de cambiar de
nombre desde el mismo gestor de archivos del cual está administrando las carpetas
y documentos.

Antecedentes.

“las nuevas tecnologías están diseñando un futuro que supone una ruptura radical
con el mundo de los soportes tradicionales y de los sistemas de instalación,
custodia, recuperación y difusión de documentos por parte de los archivos.”

A partir de ciertos puntos que se consideran dentro de todos los parámetros en los
archivos y en la forma de organizarlos, surgen dentro de la rama de la informática
como tal, la ofimática, aquella rama cuyo enfoque está centralizado en el uso del
hardware y software adaptable en una oficina, esto con el fin de hacer más barato
y fácil el proceso de extender núcleos en espacios informáticos.
Con el pasar de los años, la clara intención de automatizar este tipo de trabajos que
involucra informática no se tenía como tal previsto y paulatinamente se fue
concretando, a tal grado que en las escuelas se llegasen a implementar recursos
informáticos para hacer menos tedioso el trabajo incluyéndose en las materias de
automatización.

Cabe destacar que existen dos sistemas de organización: CAR y ARMS,

implementados desde luego en Gran Bretaña. Mientras la primera parte lleva a cabo
la administración del expediente mediante una base de datos cuyos parámetros son:
las propiedades de los documentos de manera específica, la fecha en que se realiza
la transferencia, la descripción del documento, la fecha de expurgo y su ubicación;
la segunda lo trabaja por series, donde suelen ser identificadas mediante códigos
durante todo el proceso y que se tiene que revisar de manera periódica en un lapso
de 2 a 15 años.

La necesidad que se tuvo para el desarrollo de estos sistemas tiene como intención
mantener en su óptimo desarrollo los proyectos que se hayan implementado. Las
principales necesidades son:

• Gestión de Documentos Administrativos

• Descripción Archivística
• Recuperación de Información
• Cuadros de Transferencia Documental
• Retención de Documentos
• Documentos Electrónicos
• Digitalización de Imágenes

Tomando en cuenta todas estas características y necesidades que se presentan en

el entorno, también debe tomarse en cuenta la transferencia de los mismos archivos
y documentos, los cuales deben proveer esquemas de eficiencia de los
documentos.
Con el pasar de los años han estado en constante evolución los sistemas de
almacenamiento en muchos dispositivos, con el único propósito y la ventaja de
poder organizar de una manera más eficaz y rápida los archivos y documentos que
involucren el sistema informático y por su versatilidad al definir sus propiedades
cuando son creadas o manipuladas.

CONCLUSION.

1. Organización apropiada: La organización de datos le da a la recopilación de

datos una organización apropiada para reflejar la naturaleza de la
organización interna y reflejar el proceso mediante el cual se crean los datos.
2. Acceso a la ubicación: Organice archivos para facilitar la gestión de los
documentos y sus ubicaciones sin respuesta, para saber en qué condiciones
se almacenan los documentos sin verlos físicamente.
3. Clasificación: La clasificación es un proceso que incluye la recolección de
datos de fondos según resúmenes o clases, desde los más completos hasta
los más especializados, según los principios del principio y del primer orden.
4. Beneficios organizacionales: una base de datos unificada ayuda a conservar
los recursos de datos y facilita la búsqueda y recuperación en papel. Además,
reduce los datos, facilitando el almacenamiento y recuperación de
información.
5. La importancia de la actualización: Para acumular información y encontrarla
fácilmente, es importante mantener el archivo actualizado y organizado,
eliminar documentos innecesarios y agregar nuevos documentos cuando sea
necesario.
6. Finalmente, la organización de los archivos es crucial para el control de datos
y una gestión eficiente, así como para lograr los objetivos tanto empresariales
como administrativas, también para tener un mejor manejo o control del flujo
de datos, ya sean multimedia, archivos de texto, sea información genérica o
información especial.
 Referencias

Díaz Rodríguez, G. (2015). Organizaciones de archivos. Adminstracion y

organizacion de datos.

Informática Básica. (9 de Febrero de 2012). Obtenido de

https://informaticabasicaimeldaramirez.blogspot.com/2012/02/tarea-3-
estructura-y-organizacion-de.html

Zapata Cardenas, C. (s.f.). ANTECEDENTES DEL USO DE LA INFORMÁTICA

EN ARCHIVOS. La automatizacion de archivos.