Descripción Archivística: Aspectos

Teóricos – Unidad 3

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
 Unidad 3

Introducción

Con el fin de familiarizase con la descripción archivística para un futuro archivista

es importante tener presente el marco legal, así como conocer la fase de proceso
de organización documental y sus agrupaciones lo cual nos lleva a los
instrumentos de descripción y consulta, ya que nos permite conocer las unidades
documentales, por eso se responderán en esta actividad las siguientes preguntas
por medio de un Podcast para el cual permitirá un mejor entendimiento de los
diferentes conceptos.

Desarrollo de actividad

¿Qué es la descripción archivística?

Descripción archivística: elaboración de representaciones de documentos de
archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.).
Este término también designa los resultados del proceso. (España, s.f.)

¿Cuál es el Marco normativo de la Descripción archivística sugerido por el AGN?

Son: inventarios documentales, Banter, tablas de control de acceso

NTC 4095:2013 (Norma General para la Descripción Archivística)

NTC 6052:2014 (Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personal y familias)
NTC 6088:2014 (Norma para la Descripción de Funciones)
NTC 6165:2016 (Norma para la descripción de Instituciones con fondos de
archivos). (archivogeneral.gov.co, s.f.)

¿Cuáles son las normas internacionales de descripción archivísticas y en qué

consisten cada una de ellas?

✓ Instrumentos archivísticos (Decreto 2609 de 2012).

✓ Obligatoriedad de la elaboración y aplicación de los Instrumentos archivísticos
(Ley 1712 de 2014).
✓ Instrumentos a emplear para la creación y descripción del expediente de archivo
(Acuerdo 002 de 2014).
✓ Instrumentos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
(Acuerdo 005 de 2013)

¿Cuáles son los niveles de descripción archivística y como se aplican cada uno de
ellos?
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Ley 594 de 2000 CAPÍTULO II Clasificación Documental

Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental,
cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los
siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie,
subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
Fondo:
- Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
- Para aplicación de la descripción de los fondos fue utilizado el Formato de Descripción de
la Guía de Fondos, basado en la norma internacional de descripción documental. (chile,
2021)

Subfondo:
- División primera del Fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad,
que se identifica con los órganos y con las funciones productoras de los documentos.
- Sus funciones de amplio nivel que realiza la IP. En este nivel, puede distinguirse entre las
funciones específicas o sustantivas (aquellas directamente relacionadas con la misión de la
IP) y las funciones comunes o facilitativas (aquellas funciones de apoyo, como
pueden ser la administración de recursos financieros, la gestión de tecnologías de la
información o de recursos humanos). (chile, 2021)

Serie:
- Conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo como
resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento.
- Al interior de cada sub-fondo deberán individualizarse las series documentales
respectivas, cada una correspondiente a los procesos o actividades que la IP realiza para
dar cumplimiento a la respectiva función. En este caso, también podría ser necesario
establecer sub-series, si la complejidad de la actividad así lo ameritara. (chile, 2021)

Unidad documental compuesta /expediente:

- Conjunto de unidades simples relacionada entre sí y agrupadas por ser resultado de la
misma actividad o proceso. Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones
que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla.
- Para ejecutar en aquellos casos en los que existe una actividad que, aunque puede
ejecutarse de forma continua, comprende procesos relativos a una situación, caso, tema o
persona específica, y que por lo tanto tienen un inicio y término definidos en el tiempo.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el caso de una Expediente judicial, en el cual se
reunirán antecedentes relativos a un mismo caso, o en un Expediente de personal, en el
cual encontraremos reunidos diversos tipos de documentos que evidencian la historia
laboral de una persona al interior de la institución. (chile, 2021)

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Unidad documental simple

- Es la unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Por ejemplo, una
carta, una fotografía una grabación sonora. (Quinteros, 2020)

¿Cómo están estructuradas las normas ISAD(G)?

Por lo tanto, podemos encontrarnos descripciones a nivel de fondo, serie,
expediente y documento. También pueden aparecer niveles intermedios como
subfondos o subseries.

(CORRAL, 2017)

¿Cuál es la forma de aplicación para los elementos de la norma ISAD(G)?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo.

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Por un lado, nos ayuda a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a
explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida,
con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente

de su tipo documental y de su soporte físico.

¿CUALES SON SUS OBJETIVOS?

Entre los objetivos que persigue la norma ISAD (G) se encuentran:

Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explicitas.

Facilitar la recuperación y el intercambio de información relativa a los documentos
de archivo.
Compartir los datos de autoridad.
Posibilitar la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en
un sistema unificado de información.
(CORRAL, 2017)

¿Cuál es el marco normativo del inventario documental?

DECRETO 029 DE 2015 CAPÍTULO III,
Artículo 17. Inventario documental. Se elaborará el inventario del fondo
documental, el cual deberá hacerse de conformidad con el artículo 12 del presente
decreto en formato electrónico que facilite su incorporación a una base de datos
acorde con las normas de descripción archivísticas.
(archivogeneral.gov.co, archivogeneral.gov.co, 2015)

¿Qué es el inventario documental y que elementos lo constituyen?

El inventario documental es un proceso de descripción de la información
almacenada en los archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar
de manera exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en
que se requiera para su consulta.

A continuación, leerás los tipos de inventarios y las características que deben

poseer estas herramientas.

Los inventarios documentales

Tanto las empresas grandes como las pequeñas requieren gestionar la
información que tienen. Una manera de hacerlo es llevar un control de los
documentos a través de un inventario donde se coloquen todos los detalles del
almacenamiento. Para el inventario documental se utiliza el FUID. Formulario
único de Inventario Documental.

Según el tipo de empresa, en este inventario se pueden incluir los documentos

relacionados con los presupuestos, facturas, órdenes de compra, contrataciones,
normativas de la organización, pedidos, órdenes de pago y todo lo concerniente al
sistema de nómina de los empleados.
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En la actualidad, tenemos la ventaja de contar con medios de almacenamiento

digitales para que la tarea se efectúe con una mayor celeridad. A su vez, el
almacenamiento digital nos permite revisar los documentos de la manera oportuna
cuando lo necesitemos.

Tipos de inventarios documentales

Inventario general trámite: reporte trimestral de expedientes activos.
Inventario de transferencia primaria: reporte anual, solo si lo solicita el área para
transferir expedientes que han completado su vigencia documental.
Transferencias y Adquisiciones Documentales. traslado controlado de fracciones
de fondos documentales, cuando éstos han cumplido el plazo de permanencia
fijado por las normas establecidas.
(grabandoarchivos.com, 2021)

¿Cuál es la función e importancia del inventario documental?

Es indudable la importancia de contar con un inventario documental en las
empresas. Pese a que, de buenas a primeras aparenta que no tenga relevancia,
ciertamente es uno de los aspectos más importantes que cualquier empresa debe
tener y administrar, esto gracias a los numerosos beneficios que le aportan al
sistema de gestión documental, lo cual, permite que la empresa pueda centralizar
y controlar todos sus documentos e información.
(atsgestion, 27)

¿Cuál es la función e importancia del Banter?

BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicación
efectiva entre quienes planifican, producen, usan, administran, tramitan, custodian
y preservan la información de las entidades.

La importancia que tiene BANTER en la archivística es generar herramientas de

recuperación y acceso que permita mediante un lenguaje sencillo, crear
estructuras terminológicas que contribuyan en la unificación de criterios propios y
homogéneos creando un lenguaje sencillo y claro al interior de la Entidad.
(TERMINOLOGICO, 2018)

¿Para qué sirve el Banter y que aplicabilidad se le puede dar?

Dado que el BANTER se desarrolla con base a la estructura de series, subseries y
tipos documentales identificados en el CCD y TRD, se constituye en un registro de
términos y conceptos archivísticos identificados para la entidad, con la finalidad de
que puedan ser consultados y faciliten la comprensión de la estructura archivística
en la misma. (Espectro, 2020)

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Bibliografía
archivogeneral.gov.co. (14 de 01 de 2015). archivogeneral.gov.co. Obtenido de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-029-de-2015/
archivogeneral.gov.co. (s.f.). archivogeneral. Obtenido de
https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
atsgestion. (2020 de 03 de 27). atsgestion.net. Obtenido de https://atsgestion.net/tener-
inventario-documental/
chile, a. n. (31 de 03 de 2021). archivonacional.gob. Obtenido de
https://www.archivonacional.gob.cl/616/w3-article-10983.html?_noredirect=1
CORRAL, A. M. (17 de 04 de 2017). archivisticafacil.com. Obtenido de
https://archivisticafacil.com/2017/04/17/conociendo-la-norma-archivistica-isad-
g/#:~:text=%C2%BFPARA%20QUE%20SE%20UTILIZA%3F,el%20fin%20de
%20hacerlo%20accesible.
España, S. d. (s.f.). mgd.redrta.org. Obtenido de http://mgd.redrta.org/directrices-
descripcion-archivistica/mgd/2015-01-21/182159.html#:~:text=Descripci%C3%B3n

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%20archiv%C3%ADstica%3A%20elaboraci%C3%B3n%20de
%20representaciones,designa%20los%20resultados%20del%20proceso.
Espectro, A. N. (03 de 2020). www.ane.gov.co. Obtenido de
https://www.ane.gov.co/Documentos%20compartidos/ArchivosDescargables/
Normatividad/resoluciones/gestion_informacion_publica/2019/
BANCO_TERMINOLOGICO_ANE.pdf
grabandoarchivos.com. (14 de 01 de 2021). grabandoarchivos.com. Obtenido de El
inventario documental es un proceso de descripción de la información almacenada
en los archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar de manera
exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en que se
requiera para su co
Quinteros, E. V. (09 de 01 de 2020). www.archivonacional.gob. Obtenido de
https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-94014_recurso_06.pdf
TERMINOLOGICO, B. (07 de 11 de 2018). acimedellin.org. Obtenido de
https://www.acimedellin.org/wp-content/uploads/2018/11/banco-terminologico-
series-aci-med.pdf

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