“CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PASO A PASO”

Alice Lamus

| Asistente Personal Profesional | Asistente Virtual | Analista Administrativo | SG-SST |

Sistematizacion de Procesos |
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15 de julio de 2021
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Siempre que compramos un equipo nuevo, es posible que nos encontremos con
cierto grado de dificultad a la hora de instalarlo. Es probable que logremos ponerlo
en marcha sin alguna instrucción, es decir, obtendremos nuestro objetivo pero
luego de varios intentos fallidos y una espera innecesaria. Generalmente, el
fabricante pensando en nosotros, acompaña nuestra adquisición con una guía
práctica para su instalación e indicaciones de uso.

Lo mismo sucede si queremos cocinar algo exquisito, sin una receta no sería
posible lograr un buen sabor en el primer ensayo de preparación. Precisamente un
instructivo, una receta, una guía de uso, son instrumentos que contienen
indicaciones precisas para realizar una actividad. Si es funcional en lo cotidiano,
cuanto más sería en una organización.

"Un manual de procedimientos es un documento que contiene información

detallada y sistemática para la ejecución de una actividad o proceso, con el fin de
lograr un objetivo específico, incluyendo a las unidades responsables involucradas
en su elaboración, seguimiento y actualización."

El diseño de un manual de procedimientos puede definirse en los siguientes

pasos:
Paso 1. Identificación

Representa la identidad del manual; debe contener la siguiente información:

- Nombre de la organización

- Logotipo de la organización

- Nombre del procedimiento

- Lugar y fecha de elaboración

- Responsables de su elaboración, revisión y autorización

- Número de revisión (si es el caso)

- Código del documento

Paso 2. Índice e introducción

- Índice: detalla la relación de las páginas y capítulos que contiene el manual.

- Introducción: es una breve exposición del contenido del manual, el motivo de su

realización, las áreas donde se pondrán en práctica, importancia de su seguimiento,
revisión y actualización.

Paso 3. Objetivos, Alcance y Responsables

- Objetivos: exponen el propósito o resultado que se obtendrá del procedimiento.

Deben ser alcanzables para facilitar la capacitación y adiestramiento del personal
de las áreas donde se aplicará el procedimiento.

- Alcance: define el límite de afectación del procedimiento, es decir, las áreas o

departamentos que enmarcan la realización de las actividades.

- Responsables: detalla quienes son las personas responsables de la correcta

ejecución del procedimiento, también se incluyen los encargados de la elaboración
y autorización del manual.

Paso 4. Procedimiento
Es la parte más importante del manual. Consiste en explicar secuencialmente las
actividades que forman parte del procedimiento; se debe especificar qué, cómo,
cuándo, dónde, quiénes ejecutan cada operación.

En este punto tienes claro el procedimiento a describir, el detalle es ¿cómo

plasmarlo por escrito? Para ello, estos tips servirán de ayuda:

- Escribe en un papel qué actividad o proceso deseas documentar.

- Divide esa actividad o proceso en subprocesos, es decir, las etapas desde

cómo comienza a cómo termina.

- Describe detalladamente qué se hace y cómo debe hacerse cada uno de esos
subprocesos, las personas que responden por la ejecución de esa actividad
específica.

- Detalla los formatos y/o registros de control asociados a cada proceso, es una
manera de dejar un soporte escrito para saber cómo usarlos cuando se requieran.

Paso 5. Formatos y Documentos

Son los instrumentos impresos que se utilizan en el procedimiento; también se

denominan registros de control porque sirven como indicadores de medición, por
lo que se recomienda que posean código de identificación.

Los formatos y documentos pueden intercalarse en la descripción del

procedimiento o colocarse al final del mismo como un apéndice; si es necesario,
pueden incluir instructivos de llenado para facilitar su correcto manejo.

Paso 6. Diagramas de Flujo

Son la representación gráfica del procedimiento; los diagramas de flujo describen

la secuencia del procedimiento y su documentación asociada, a través del uso de
símbolos y gráficos abreviados de fácil comprensión.

Los diagramas de flujo facilitan el entendimiento de la funcionalidad de cada fase

del procedimiento, mejora la información y permite detectar los puntos débiles
para tomar medidas correctivas.

Adicionalmente, un manual de procedimiento puede incluir un Glosario de

Términos, que consta de una lista de definiciones técnicas relacionadas con la
elaboración del manual de procedimientos para que puedan ser consultados por
los usuarios cuando lo requieran.

La implementación de los manuales de procedimientos en una organización es de

gran beneficio, no importa si tienen tiempo funcionando o si están comenzando
desde cero (que lo hace aún más fácil). Documentar los procedimientos permite
optimizar las actividades, fomentar la comunicación interna, reducir costos y
administrar el tiempo invertido en formación y capacitación.

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Publicado por

Alice LamusAlice Lamus

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Sistematizacion de Procesos || Asistente Personal Profesional | Asistente Virtual | Analista
Administrativo | SG-SST | Sistematizacion de Procesos |
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*CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PASO A PASO*

Siempre que compramos un equipo nuevo, es posible que nos encontremos con
cierto grado de dificultad a la hora de instalarlo. Es probable que logremos ponerlo
en marcha sin alguna instrucción, Pero luego de varios intentos fallidos y una
espera innecesaria.

Lo mismo sucede si queremos cocinar algo exquisito, sin una receta no sería
posible lograr un buen sabor en el primer ensayo de preparación. Un instructivo,
una receta, una guía de uso, son instrumentos que contienen indicaciones precisas
para realizar una actividad. Si es funcional en lo cotidiano, cuanto más sería en una
organización.

Un manual de procedimientos es un documento que contiene información

detallada y sistemática para la ejecución de una actividad o proceso, con el fin de
lograr un objetivo específico.
En mi post, te expongo el paso a paso para elaborar un manual de procedimientos
d¿e manera práctica y sencilla.

¿Qué procesos documentarías en un manual de procedimientos?

!Te leo en los comentarios!

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9 comentariosComentarios del artículo de Alice Lamus

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Alice Lamus Contacto de 2º grado2º| Asistente Personal Profesional |

Asistente Virtual | Analista Administrativo | SG-SST | Sistematizacion
de Procesos |

10 meses
Gracias a ustedes por sus comentarios. Me da gusto que sea de utilidad para las personas
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Gilberto Gomez No está en tu red+3erOperador químico en

HOSPITAL CHIAPAS NOS UNE

5 meses
apenas vi este material, la verdad muy claro. pero me gustaria tener su opinion sobre el
concepto de ALCANCE de un procedimiento. el enfoque d es basado en el procedimiento
como tal, o como un proceso. entiendo que debo delimitar.
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Responder1 respuesta1 comentario del comentario de Gilberto Gomez

Alice Lamus Contacto de 2º grado2º| Asistente Personal Profesional |

Asistente Virtual | Analista Administrativo | SG-SST | Sistematizacion
de Procesos |

5 meses
Un procedimiento se genera por la existencia de elementos de entrada y salida. El alcance
depende de las necesidades que conducen a crear el procedimiento en sí, a partir de ese punto
se definen los objetivos y describen las actividades a seguir.

Interesante tu punto de vista Gilberto Gómez, me agrada leerte. Gracias por tu aporte 😉
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Alice Lamus

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