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Eliminar errores
Reducir el tiempo empleado en tareas
Disminuir los costos
Reducir los recursos asociados a las tareas
Mejorar la eficiencia
Mejorar la calidad general
Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado
Interesados.
1.6 DESVENTAJAS
No solo necesitas documentar tus procesos, sino que debes hacerlo de forma
adecuada. Un procedimiento mal redactado puede traer problemas. Entre las causas
más comunes de los procedimientos mal redactados se incluyen:
2. Ten en cuenta la audiencia para la que escribes. ¿Qué es lo que ya saben del
tema? ¿Dónde y cómo usan el producto? ¿A qué sector demográfico pertenecen?
3. Escribe un título y una introducción que describan cuál es el proceso, por qué o
cuándo los usuarios deben llevarlo a cabo y cómo se adecúa al panorama general
de la organización.
4. Describe a los individuos que estarán involucrados en el proceso y define sus
roles. Asegúrate de usar los nombres de sus puestos en lugar de sus nombres
individuales.
7. Determina las entradas del proceso o los recursos necesarios para realizar el
proceso.
8. Realiza una tormenta de ideas sobre todas las actividades necesarias para
completar el proceso. Esta estrategia de preescritura se denomina "listado".
10. Expande tus pasos para asegurarte de que toda la información necesaria esté
incluida, como potenciales peligros, consejos o ejemplos sobre la resolución de
problemas.
11. Crea un gráfico de flujo del proceso para representar visualmente los pasos.
12. Agrega capturas de pantalla o gráficos que ofrezcan más claridad.
13. Aplica formato a tu información para que sea fácil de buscar, leer y entender. Usa
viñetas, tablas, encabezados, etc. Señala claramente cómo los procesos se
conectan unos con otros.
Haz que los documentos sean públicos y visibles para que lleguen a todos los
empleados y lectores.
Almacénalos en una ubicación central, el acceso restringido hace que la gente
piense que solo es relevante para un determinado grupo.
Haz que sean fáciles de buscar y editar, los procesos se someten a cambios
constantes y siempre deben incorporarse los comentarios nuevos para
mejorar la eficacia. Revisa los documentos al menos una vez por año.
Sé breve, proporciona solo lo que sea necesario.
Sé flexible, debes estar dispuesto a modificar un proceso según sea necesario
para garantizar que los pasos se sucedan de manera natural.
Obtén opiniones de los empleados, el personal que interactúa con los clientes
puede ofrecer información valiosa sobre la importancia de cada paso, atajos,
etc.
Mientras monitoreas los procesos, busca las áreas específicas que puedan necesitar
un control de calidad para mejorar la eficiencia, como cuando un proceso se
transfiere de un individuo o equipo a otro. Intenta minimizar los movimientos
innecesarios entre departamentos durante la ejecución de un proceso. Presta
atención a las tareas duplicadas y decide si tener ambas es útil o ineficiente.