IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE OPERACIÓN

Un manual de operaciones es una guía de referencia que contiene toda la

información sobre cómo funciona una organización.

El propósito que persigue un manual de operaciones es introducir a cualquier

persona interesada en conocer cómo se desempeña la organización, así como los
elementos que la componen como: su contexto, la estructura, los puestos,
los procesos y procedimientos, las actividades, las políticas y reglas establecidas,
entre otra información relevante relacionada a su operación.

También contempla aquellas condiciones alternas o excepcionales que ocurren, a

la ejecución normalmente esperada de la secuencia de actividades para conseguir
un objetivo o resultado.

Usualmente las empresas tienen sus manuales de operaciones en documentos

físicos o impresos, pero también hay aquellas que los implementan de forma digital
en herramientas o plataformas de software en línea para facilitar su disponibilidad y
acceso.

OBJETIVOS Y POLÍTICAS

1. Desarrollar y mantener una línea de autoridad para complementar los

controles de organización.
2. Definir de manera clara las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, ayuda a
eliminar todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad
indefinida.
3. Poseer un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización en
el conjunto.
4. Contar con un sistema de información para la dirección y para los
diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos
contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente
informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad,
cada uno de los procedimientos.
5. Tener un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido
como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de
máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. Contar con un sistema presupuestario que establezca un
procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de
este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
7. Disponer de controles válidos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el
 pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de
controles superfluos así como la extensión de los necesarios.

• Otros objetivos de los manuales de operación

➢ Dar a conocer a todo el personal los objetivos, responsabilidades y políticas

asociadas a cada tarea.
➢ Brindar una uniformidad en la manera de trabajar.
➢ Evitar duplicidad de funciones e identificar omisiones.
➢ Detectar errores y proponer mejoras en los procedimientos para una mayor
eficiencia administrativa.
➢ Facilitar la inducción de los nuevos colaboradores.
➢ Reducir los esfuerzos y los recursos.
➢ Es un instrumento útil para auditores y agentes de control interno.

BENEFICIOS DE TENER UN MANUAL DE OPERACIONES

Dentro de los beneficios principales que ofrece a una empresa el contar con su
manual de operaciones se encuentran:

• Mejorar la productividad y eficiencia

Sin una definición clara de roles, responsabilidades, actividades y cómo se deben
de realizar en una secuencia ordenada de pasos, los integrantes de una empresa
realizarán el trabajo a su manera. Esto dará como consecuencia que el logro de
resultados dependa completamente del buen desempeño y esfuerzo realizado por
ellos. Al tener documentados los procesos, los miembros de la organización podrán
conocer exactamente cómo realizar un excelente trabajo.

• Mantener y permear el conocimiento

Lo que permite dar valor a los clientes y diferenciarse de la competencia, es el
conocimiento de cómo hacer cosas en lo que la empresa se especializa. Los
miembros del staff saben entonces cómo entregar un producto o servicio al cliente,
pero si alguno de estos elementos clave se va de la empresa y no contamos con los
mecanismos que respalden el conocimiento con el que cuentan, éste se perderá y
los demás miembros que permanezcan se verán en la tarea de volver a generar
dicho conocimiento. El manual de operaciones permitirá mantener este
conocimiento disponible, asegurando que no desaparecerá espontáneamente, con
la salida de uno o más miembros de la organización.

• Permitir rendir cuentas

Es normal y de seres humanos que los miembros de la empresa se equivoquen y
cometan errores sin intención. Sin embargo, si no les instruimos y entregamos el
conocimiento en cómo hacer correctamente sus actividades, nada evitará el
desorden y no se tendrá un compromiso para rendir cuentas sobre sus
responsabilidades.
 “Nadie me dijo que tenía que hacerlo de esta manera, no es mi culpa”.

El contar con un manual de operaciones hará a cada miembro de la empresa

responsable de las actividades que le corresponden, teniendo definido con claridad
y precisión lo que deben hacer. De esta manera si hay falla o error, cada miembro
deberá asumir la responsabilidad sobre las acciones realizadas u omitidas.

• Hacer a la organización escalable

Un manual de operaciones documentado también puede hacer que su organización
sea más escalable. Cuando sus procesos y procedimientos están documentados
para referencia, es mucho más fácil implementar los mismos procedimientos en una
escala mayor o en otras ubicaciones. El equipo de trabajo de otras sucursales
simplemente puede replicar los mismos procedimientos que ya están en lugar de
tratar de reinventar la rueda.

BIBLIOGRAFÍA

▪ Ayaviri García, D. (2010). Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles. Buenos

Aires: N-DAG.
▪ Baquero, M. (2013). Manual Práctico de Control Interno. Barcelona: PROFIT.
▪ Cashin, J., Neuwirth, P., & Levy, J. (2008). Enciclopedia de la Auditoría. Ohio:
Prentice Hall.