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Procesos más allá de lo Administrativo

Ingrid Yulieth Rodríguez Bonilla

ID: 000675084

Electiva CPC
Universidad Minuto de Dios

Notas del autor

Semestre IV, Administración en Salud Ocupacional, Uniminuto
Este trabajo es realizado por el alumno
Dirigido a Hernán Ortiz
Universidad Minuto de Dios, Calle 87 No. 20-98 Barrio el Vergel
2019
Introducción

Antes que profesionales o trabajadores somos personas y la realidad es que para realizar un
buen proceso es necesario empezar por nuestras vidas, ya que gran parte de lo que es una persona
se ve reflejado en la acción al momento de realizar sus labores profesionales.

En cada actividad se ve reflejado lo que es un procedimiento y un proceso, y el procedimiento

está reflejado hacia las tareas, siendo un sistema para cumplir con una serie de actividades y para
la realización del manual de procedimientos deben de participar los individuos de todas las áreas
tanto administrativas como operativas, siendo los responsables del proceso ya que su
conocimiento y experiencia sobre ese procedimiento es lo más importante. Estos procedimientos
requieren de un análisis y estudio de trabajo.

Los procedimientos que se apliquen dentro de una organización deben ser flexibles a los
cambios ya que, si en un futuro se necesitan realizar algunos cambios, no se deba diseñar todo si
no lo necesario a ese procedimiento.
 Procesos más allá de lo Administrativo

El proceso Administrativo es universal, aplica en la vida cotidiana como en la empresarial,

sirve para organizarse uno mismo. En el proceso de cualquier actividad, se pueden identificar las
necesidades que tiene la empresa, para el logro de los objetivos propuestos por medio de
estrategias.

Los procedimientos son las relaciones que tienen las tareas siguientes, se puede tomar como si
fueran las pequeñas tareas que pasamos por alto pero que son necesarias para la elaboración de
un producto o dar un buen servicio. El lenguaje que se debe de utilizar en estos documentos,
deben de ser de fácil comprensión para cualquier lector ya que son documentos universales, para
cumplir con los objetivos y llegar a los resultados necesarios se deben tener responsables que
lideren y apoyen el procedimiento; directrices de la organización; procedimientos y conducción,
de esta manera se tendrá lo necesario para comenzar y terminar de manera eficiente y eficaz.

Estos procedimientos tienen una estructura, las actividades que son la forma en que se realiza
un trabajo para cumplir los objetivos organizacionales, siendo más detalladas, las relaciones de
coordinación y ámbito de competencia y por último las políticas que refieren a las ordenes y
controles que se tienen. Estudios dicen que cuando el trabajador realiza sus labores por su
motivación intrínseca más el empoderamiento que toma al decidir de qué manera quiere trabajar,
les permite y agrada más la organización, sin embargo, hay actividades o tareas que no se pueden
dejar a elección para desarrollarse, ya que son únicas y necesarias de realizar de esa manera para
que no afecte el resto del proceso.

En una empresa siempre se van a realizar procedimientos buenos y malos a diario, parte de
que los trabajadores no estén bien informados al realizar el procedimiento hasta que culmina el
mismo, para esto existen funciones que permiten lograr los resultados, como la autoridad o
autonomía que se pueda tomar para realizar el procedimiento siendo la parte de acción; tener una
memoria sistemática y reportar los resultados. Si alguna de estas tres funciones falla, el
procedimiento también, sin memoria para recordar la actividad o sin información es casi
imposible realizar una buena actividad y esto ya que los empresarios solo se fijan en la labor a
realizar.
 Lo que se quiere lograr al realizar un análisis de trabajo es poder eliminar operaciones,
combinarlas, suprimiéndolas o eliminándolas, además de esto se debe de tener en cuenta la
economía con la que cuenta la organización, los técnicos y sus relaciones humanas. Para realizar
bien este tipo de análisis lo mejor es seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el procedimiento para su análisis

- Registrar todos los datos

- Examinar el procedimiento por medio de preguntas que den respuesta a qué, cómo, quién,
dónde, cuándo y el por qué

- Desarrollar el procedimiento

- Implementar el procedimiento con los controles adecuados y actualizarlo cada vez que sea
necesario

Este puede ser un método para la recopilación de la información “El manual de

procedimientos es un documento donde se recopila la información, fundamental de cada
procedimiento de manera ordenada y sistematizada.” (Berrikuntza, pg,7). Sin embargo, se
pueden utilizar gráficos como los flujogramas, estas herramientas son utilizadas para minimizar
la documentación. Lo que ocurre en la vida cotidiana es que cada actividad se encuentra
entrelaza, por ejemplo, si en el área de descargas cometen un error, en el área de producción se
verá afectado también, además que una cosa es tener realizado un amplio manual de
procedimientos o un análisis bien estructurado en un documento y otro muy diferente al
momento de aplicarlo, porque se pueden ver aún más fallas que en el anterior u otras
complicaciones.

Al momento de registrar se debe de hacer de forma muy meticulosa, ya que lo que se puede
tener claro en ese momento, al otro día podría ser confuso o si otra persona llega a necesitarlo no
lo entendería por completo. Para esto analistas recomiendan el uso de una hoja de trabajo de
procesos de análisis, permite registrar con orden los qué, cómo, quién, dónde, cuándo y el por
qué, además es una herramienta muy útil cuando se necesita realizar a profundidad un
procedimiento un poco más complejo. No sobra decir que siempre hay que tener copias de lo
realizado. “El análisis debe organizarse de tal forma que se relacionen los objetivos de los pasos
más importantes del sistema y descubran los motivos de la falla del mismo”. Este se debe dividir
en fases para lograr estudiarlo, algunos de los aspectos más relevantes que debe contener el
análisis es el trabajo ejecutado por cada persona, el valor de los controles, comprender el uso de
los documentos, distribución de documentos y clasificación de los documentos. Finalizando se
obtendrán los resultados suficientes para preparar un buen procedimiento. Al desarrollar el
procedimiento lo que hacemos es compararlo con el anterior y verificar que se ajuste a las
necesidades y ayude a mejorar la efectividad de la organización, lo más recomendable es que sea
un procedimiento estable y flexible a los cambios y así poder obtener la aprobación de los
directivos para implementarlo, la herramienta a utilizar no es la que se le presenta a la empresa
ya que no es tan fácil de comprender, es mejor por medio de diagramas o un informe que
indiquen los costos, directrices nuevas, aceptación de los jefes, ventajas y desventajas, opiniones
de los empleados, y estar en supervisando que todo se aplique según lo planeado para obtener los
resultados establecidos. los resultados que se obtendrán de los cambios a realizar.
 Conclusiones

La realización de un análisis de los procedimientos, debe de estar muy sujeto a las políticas y
a la estructura de la organización, este análisis ayuda a priorizar o minimizar actividades o tareas
que no son tan necesaria o se pueden combinar para hacer una sola labor, así utilizando más el
tiempo, logrando aumentar más producción por medio de la eficiencia, eficacia y efectividad.

Más que saber las necesidades de la empresa es saber dar las soluciones a aquellas, por eso se
vuelve tan importante realizar el análisis a cada procedimiento que se presenta, porque muchos
inconvenientes que se pueden presentar es que en el área de producción este perfecto, pero en el
área administrativa no y es que si uno falla todo el sistema falla, en los ejercicios realizados
identificamos que no se puede hacer un buen proceso si no se traba en equipo, porque eso es una
empresa, todos van dirigidos por un bien común. Algo que quizás falta en ese sistema de análisis
son los indicadores para la priorización, porque podrán tener muchas necesidades, pero por
medio de los indicadores sería más fácil clasificarlas entre cual de todas es la más importante en
ese momento.
Bibliografías

Tokiko Berrikuntza. Manual de procedimientos administrativos. Documento. Recuperado de:

file:///C:/Users/Ingrid/Downloads/MANUAL_DE_PROCEDIMIENTOS.GUIA_PARA_SU_EL
ABORACIONcast%20(2).pdf
Anónimo. Capítulo 9, Estudio, análisis y diseño de procedimientos. Documento. Recuperado de:
https://201965.aulasuniminuto.edu.co/pluginfile.php/1280902/mod_resource/content/1/procedim
ientos.pdf