ADMINISTRACIÓN

Y ORGANIZACIÓN
DE EMPRESAS

www.senati.edu.pe
SESIÓN 6
CONTROL DE MANUALES

www.senati.edu.pe
OBJETIVOS:
❖ Conocer el sistema de control de manuales
❖ Conocer el manual de procedimiento, así como su estructura básica
❖ Elaborar un flujograma
❖ Conocer los documentos de gestión documental
Por qué un sistema de Control y seguimiento de operaciones
Un sistema de control, tiene como objetivo, administrar, ordenar, dirigir o regular
el comportamiento de las operaciones, con el fin de reducir las probabilidades de
fallo y obtener los resultados deseados.

El seguimiento de operaciones es importante por que:

❖ofrece una visión clara de la salud de sus operaciones en tiempo real.
❖Permite supervisar el funcionamiento de forma preventiva y asegurar que se
está cumpliendo las directrices.
❖Permite identificar y resolver posibles problemas antes de que puedan tener un
impacto en contra

El control permite el uso eficiente de los recursos

disponibles para la consecución de los objetivos
Algunas condicionantes del sistema de control según organización
❖El entorno, el cual puede ser estable o dinámico, variable o cíclico. La adaptación
al entorno cambiante es importante para el desarrollo de la organización.
❖Los objetivos de la organización también condicionan el sistema de control a
adoptar, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y
medioambientales, etc.
❖La estructura de la organización, define objetivos y sistemas de control distintos.
❖El tamaño de la organización está directamente relacionado con la concentración
de decisiones. En la medida que esta va creciendo es necesaria la
descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad en la
toma de decisiones.
❖Por último, la cultura de la organización: las relaciones humanas, también son un
factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y
motivación del personal.
En relación a sistemas de control se puede inferir lo siguiente:
❑ La mejor forma de control es aquella que promueve el autocontrol de las personas
mientras actúan y toman decisiones, pues garantiza la motivación y la identificación con
los objetivos de la empresa.
❑ Todo control debe ser complementado con un análisis formalizado que brinde la
información necesaria para conocer los resultados de la gestión interna.
❑ El control debe ser realizado por la alta dirección y por todos y cada uno de los
componentes de la organización, aunque a mayor responsabilidad mayor involucramiento
debe existir.
❑ Ser adaptado a la cultura de la empresa y a las personas.
❑ Ser flexible para contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a
coaccionar hacia el mismo.
❑ No ser realizado a posteriori, sino ser un ejercicio permanente de adaptación de la
organización al entorno.
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Cuando expresamos Auditoría administrativa, podemos decir que es la

intervención que se realiza al interior de los departamentos de la
organización con el fin de observar, medir y cuantificar, que tan oportuna es
la dirección dentro de la misma. Otras de las observaciones que realiza este
proceso al interior es verificar que el horizonte de la empresa se cumpla, que
los objetivos y metas que tiene la organización sean los más constructivos
apoyados desde el talento humano que ejerce procesos gerenciales.
https://www.youtube.com/watch?v=7vPX4bjmI0w
 ACTIVIDAD:

REALIZAR UN RESUMEN DEL VIDEO ANTERIOR.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

www.senati.edu.pe
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos es un medio escrito que sirve para registrar y dar

información clara respecto a un actividad específica en una organización;
coordina de forma ordenada las actividades a seguir para lograr los objetivos
específicos, mostrando claramente los lineamientos e instrucciones necesarios
para la mejora del desempeño; lo anterior significa que este documento
contiene los pasos a seguir para realizar una o más funciones, basándonos en la
explicación que da Susan Diamond (1983) en su libro “Como preparar manuales
administrativos”.
IMPORTANCIA
a) Proporcionan al usuario un sistema de referencia común y estandarizada.
b) Proporcionan documentación; donde la información queda registrada
para compartir el conocimiento.
c) Sirven como sistema de archivo de información, fácil uso y al alcance.
d) Los usuarios realizan las actividades en base a la especificación
establecida por la organización.
e) Se ahorra tiempo y aseguran respuesta exacta. En vez de preguntar a un
subalterno, se puede optar por consultar el manual y no se corre el riesgo
de que la información sea errónea.
f) Sirven como instrumento de adiestramiento para los nuevos empleados.
Son utilizados como herramientas auxiliares de entrenamiento.
 DISEÑO DE SISTEMA DE TRABAJO

https://www.youtube.com/watch?v=sgPpYa3VAJU&t=408s
FLUJOGRAMA

www.senati.edu.pe
 FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO

Es una técnica que permite representar gráficamente las operaciones y estructuras

que se van a realizar, por medio de representaciones, (empleando símbolos), de los
pasos de un proceso, este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinación
de ambos.
Permiten describir la secuencia cronológica de los distintos pasos o etapas y su
interacción.
La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso
que representa permite ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino
también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y
mejorarlo.
Son útiles en el desarrollo de documentación de Sistemas de Gestión.
VENTAJAS:
1) Permiten una comunicación con una interpretación única.
2) Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo (Un buen diagrama de
flujo reemplaza varias páginas de texto).
3) Proporcionan un impacto visual que hace visible el proceso de forma global. (simple).
4) Ayudan a clarificar las responsabilidades: quién hace qué.
5) Permiten identificar los problemas, desconexiones y las oportunidades de mejora del proceso.
6) Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las
7) responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
8) Ayudan a analizar la efectividad de las diferentes actividades para conseguir los objetivos del
proceso. Además, se puede comparar y contrastar con un “Flujo Ideal” para identificar áreas y
oportunidades de mejora.
9) Son muy útiles en el momento de mejorar y rediseñar el proceso.
10) Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones cronológicas que en ellas se realizan,
facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
11) Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
 Los Diagramas de Flujo y la Gestión

❖ Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos,
permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes
o innecesarias.
❖ Son útiles en el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues
proveen una descripción de los procesos mucho más amigable que los
procedimientos e instructivos basados en texto.
❖ Contribuyen a resolver problemas de resistencia del personal a emplear los
documentos como referentes para el desempeño de las tareas.
❖ El diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y
promueve la creatividad.
❖ Es conveniente emplear programas específicos para la confección de los
diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan
notablemente la tarea.
 Símbolos utilizados (muestra)

Los Símbolos que se emplean en la confección de los Diagramas de Flujo tienen significados
específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o
etapas.
Los símbolos más comunes son:

Límites: La elipse se usa para identificar el inicio y el fin

de un proceso:

Operación: El rectángulo representa una etapa del

proceso. Establece una actividad o tarea concreta del
proceso:
Sentido del flujo: La flecha significa el sentido y la
secuencia de las etapas del proceso:

Documento de entrada: Simboliza el documento de entrada

necesario para que algo suceda. En su interior se anota el
nombre que corresponda:

Multidocumento de entrada: Simboliza los documentos de

entrada necesarios para que algo suceda. En su interior se
anota el nombre que corresponda:
Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar
NO
una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos
flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en SI
función de la respuesta real:

Documento de salida: Recoge los documentos de salida que

genera la actividad o tarea:

Proceso predefinido: Indica una tarea o actividad que en sí misma

es un proceso y ha sido definido como tal.

Base de Datos Indica los “sistemas” donde se almacenan los

datos.
Ejemplo de un Diagrama de Flujo

La lampara no funciona

Esta en
chufada la Enchufar la lampara
lampara? NO
SI
Esta
quemada la Cambiar la ampolleta
ampolleta? NO
SI

Comprar nueva lampara

https://www.youtube.com/watch?v=pWVFKfTUeYQ
GESTIÓN DOCUMENTAL

www.senati.edu.pe
¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los
documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de
documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los
que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean
útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos
eficaces y eficientes.

Algunas de las características clave en la gestión documental son:

❖ Check-in / check-out y bloqueo
❖ Control de versiones
❖ Roll-back
❖ Registros de auditoría
❖ Comentarios y marcas.
Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en
papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos
digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar. Podemos
tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones,
archivos PDF, imágenes, etc.
El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:
❖ Repositorio de documentos/archivos.
❖ Seguridad de los documentos.
❖ Acceso a los documentos cuando son necesarios
❖ Mejor organización
❖ Tiempo/eficiencia de costes.
❖ Compartir archivos.
La gestión documental en la nube
La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión documental,
particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.
La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos
alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor
local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube, las
organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la necesidad
de invertir en hardware.
Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental alojada en
la nube.
Ventajas de la gestión documental en la Inconvenientes de la gestión documental en
nube la nube
• No necesitas un equipo de TI para instalar y
La desventaja principal es que dependes de tus
ejecutar el software.
proveedores para mantener el sistema en
• No hay grandes costes iniciales. funcionamiento. Si el proveedor tiene un
• El acceso es posible desde cualquier lugar y problema con su centro de datos, podría
en cualquier momento. resultar imposible el acceso a los documentos.
Si la conexión a Internet de tu empresa falla,
• Las copias de seguridad se hacen
tampoco podrás recuperar esos documentos.
automáticamente en la nube.
• Otra ventaja es que la arquitectura basada
en web proporciona una escalabilidad
perfecta, lo que significa que el sistema es
flexible y puede expandirse o reducirse a
medida que las empresas crecen o se
contraen.
 Ejemplo de gestión
documental
En la actualidad, la mayoría de las firmas y de los departamentos legales saben qué es la gestión
documental y cuál es su importancia en el campo jurídico.
Algunos ejemplos de la gestión documental se ven reflejados en los siguientes casos:

Walmart Chile: el departamento legal de Walmart Chile debe trabajar en todos los procesos que
van desde la negociación hasta la firma de un contrato con grandes y pequeños proveedores.
Para lograrlo, Walmart realiza el proceso de gestión documental con la herramienta Webdox,
un sistema de gestión documental (SGD) que les permite reducir los tiempos de trabajo y hacer
seguimiento a los contratos.

https://www.youtube.com/watch?v=DvKDL-GDMhA&t=67s
 Rodríguez Angobaldo Abogados: esta firma jurídica no tenía una cultura de gestión de
documentos, por lo que era difícil hacerle seguimiento a su información actualizada. Al aplicar
la gestión documental y de información jurídica en línea a través de CaseTracking, empezó a
ser mucho más fácil que los abogados pudiesen mantenerse actualizados en todo momento
sobre sus procesos de litigio.

https://www.youtube.com/watch?v=EIbMo5lCr_E&t=32s
www.senati.edu.pe