Introducción y objetivos © Ediciones Roble,

S.L.
 Índice
Introducción y objetivos 3
I. Introducción 3
II. Objetivos generales 5
Recursos 7
Glosario. 7

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Introducción y objetivos

I. Introducción

Introducción a la implantación, documentación, auditoría y mejora de sistemas de gestión

La implantación de un sistema de gestión exige el cumplimiento de una serie de etapas, cada una de las
cuales conlleva, a su vez, la ejecución de una serie de actividades. Es por ello que suele abordarse como un
proyecto, con sus etapas, responsables, plazos, recursos, etc.

Muchas empresas no abordan la implantación de sistemas de gestión por los costes que conlleva.
Sin embargo, hay que destacar que, a pesar de sus costes, los beneficios de la implantación suelen
superarlos con creces, tanto desde el punto de vista intangible (imagen, incremento del mercado
potencial, motivación del personal, mejora de la comunicación dentro de la empresa, credibilidad y
confianza de los clientes en el producto, etc.), como tangible (reducción de costes, aumento de la
productividad, disminución de fallos, incremento de ventas, mejora de los procesos, etc.).

En el proyecto, una de las fases más complejas es el desarrollo del soporte documental que, aunque
tiene variaciones de un modelo a otro, suele responder al siguiente esquema:

Política.

Objetivos y metas.

Organigrama.

Manual del sistema.

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Procedimientos documentados.

Registros.

Otros documentos específicos de la organización.

Estos documentos (si bien es cierto que las versiones en vigor de las normas ISO no exigen la existencia
de algunos documentos) tienen una relación jerárquica entre ellos, de modo que los cuatro primeros tienen
carácter estratégico, los procedimientos, carácter táctico, y los registros y resto de documentos, carácter
operativo. Ello es importante para poder identificar tanto su ámbito temporal como su ámbito funcional en
el engranaje de la organización.

Por otra parte, si lo que se pretende es integrar distintos modelos de sistemas de gestión en un mismo
soporte documental, es tan vital conocer los requisitos de las distintas normas de referencia como ser
capaz de establecer la estructura del sistema integrado. Para ello existen tablas de correspondencia que
facilitan la labor del responsable de la implantación.

Al elaborar los documentos deben seguirse una serie de pautas, a fin de potenciar su eficacia y
simplificar su manejo y control. Una vez desarrollada la documentación es necesario ejecutar, en paralelo,
dos actividades esenciales:

La auditoría, tanto interna como externa, de la correcta implementación del sistema, de su adecuación
a los requisitos exigibles y de la eficacia en el logro de objetivos y cumplimiento de la política.

La mejora continua, sobre la base de un enfoque estructurado y haciendo uso de herramientas

adecuadas para la planificación, la ejecución y el control de las acciones de mejora.

La auditoría es un proceso esencial en el funcionamiento de todo sistema de gestión. Es por ello que
existen protocolos y normas específicos para establecer pautas correctas al respecto, tanto en lo que
concierne al proceso en sí mismo y el modo correcto de planificarlo y desarrollarlo, como con relación a
los auditores y los sistemas de evaluación.

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No hay que olvidar que la auditoría externa es condición necesaria para la certificación del sistema de
gestión de la organización. Algunas organizaciones, una vez certificado su sistema de gestión e iniciada la
mejora continua, tras un cierto periodo de rodaje, se aventuran en pos de la denominada excelencia
empresarial.

La excelencia empresarial es una filosofía que responde a distintos modelos de gestión total de la
calidad, como el de la Fundación Europea para la Gestión de Calidad (EFQM, por sus siglas en inglés)
a nivel europeo, el Malcolm Baldrige en Estados Unidos y el Premio Deming en Japón, aunque los tres
modelos tienen muchos elementos similares.

La excelencia empresarial es una filosofía que responde a distintos modelos de gestión total de la
calidad, como el de la Fundación Europea para la Gestión de Calidad (EFQM, por sus siglas en inglés)
a nivel europeo, el Malcolm Baldrige en Estados Unidos y el Premio Deming en Japón, aunque los tres
modelos tienen muchos elementos similares.

El modelo EFQM de excelencia es un marco de trabajo no prescriptivo basado en nueve criterios,

que puede utilizarse para evaluar el progreso de una organización hacia la excelencia.

Las organizaciones radicadas en Europa que vienen practicando la autoevaluación propuesta por el
modelo, pueden estar interesadas en solicitar el Premio Europeo a la Calidad. La EFQM viene
otorgando este premio desde 1992. La Comisión y la Organización Europea para la Calidad (EOQ)
patrocinan el premio junto a la EFQM.

II. Objetivos generales

Conocer los aspectos fundamentales relativos a las etapas del proyecto de implantación de un sistema
de gestión.

Conocer las pautas necesarias para el desarrollo del soporte documental del sistema de gestión.

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Aplicar las normas básicas para la elaboración y el control de la documentación del sistema de
gestión.

Analizar los principales documentos comunes a todos los sistemas de gestión.

Aplicar las directrices para la integración de sistemas de gestión.

Aplicar los conocimientos fundamentales para la realización de auditorías, con base, esencialmente,
en la principal norma de auditoría de sistemas de gestión, la norma ISO 19011.

Conocer los principales registros para la certificación de auditores y sus requisitos.

Aplicar diferentes estrategias para la mejora continua.

Elaborar esquemas para lograr la excelencia empresarial y el modelo EFQM.

Aplicar las principales herramientas para la mejora continua.

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Recursos

Glosario.

Alcance de la auditoría: Alcance y límite de una auditoría. Nota: el alcance de la auditoría

incluye, generalmente, una descripción de las ubicaciones físicas y virtuales, funciones, unidades
organizativas, actividades y procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

Auditado: Organización auditada o parte de ella.

Auditor: Persona que realiza una auditoría

Auditoría: Examen sistemático que comprende un análisis profesional para determinar si las
actividades relativas a la calidad e inocuidad de los alimentos, y los resultados correspondientes,
cumplen las disposiciones planificadas, y si dichas disposiciones se aplican eficazmente y son
apropiadas para alcanzar los objetivos.

Auditoría interna: Una auditoría llevada a cabo, al menos una vez al año, por un grupo de
productores sobre su propio sistema de gestión de calidad.

Calidad: Es el conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud para

satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas.

Criterios de la auditoría: Conjunto de requisitos utilizados como referencia con respecto a

los cuales se compara la evidencia objetiva.

Experto técnico: Persona que proporciona conocimientos o experiencia específicos al

equipo de auditoría.

Gestión de la calidad total (GCT o QTM): Modo de gestión de una organización centrado
en la calidad, basado en la participación de todos sus miembros y dirigida hacia lograr el éxito a
largo plazo en relación con la satisfacción del cliente y a obtener ventajas para todos los
miembros de la organización y para la sociedad.

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Información documentada: Información requerida a ser controlada y mantenida por una

organización, y el medio en el que es contenida. • Información documentada puede estar en
cualquier formato y en cualquier fuente. • Información documentada puede referirse a: - El
sistema de gestión incluyendo los procesos relacionados; - Información creada para que la
organización pueda operar (documentación). - La evidencia de los resultados obtenidos
(registro).

Mejora continua: Proceso que pretende mejorar los productos, servicios y procesos de una
organización mediante una actitud general, la cual configura la base para asegurar la estabilización
de los circuitos y una continuada detección de errores o áreas de mejora.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y los arreglos para una auditoría.

Seguridad alimentaria: Seguridad de que los alimentos no causarán daño al consumidor al

prepararse o consumirse de acuerdo con el uso esperado de estos.

Sistema de la calidad: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos

necesarios para llevar a cabo la gestión de la calidad.

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