Integración de sistemas de gestión © Ediciones

Roble, S.L.
 Índice
Integración de sistemas de gestión 3
I. Introducción 3
II. Objetivos 3
III. Elementos comunes de los sistemas que permiten la integración 4
3.1. Semejanzas y diferencias de los cuatro subsistemas que conforman el sistema integrado de gestión 6
IV. Estructura del sistema integrado 11
V. Tabla de correspondencia entre ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 13
VI. Tabla de correspondencia de los capítulos de los principales sistemas de gestión aplicados al sector alimentario 15
VII. Ejemplo de desarrollo de un sistema integrado de gestión 15
VIII. Resumen 17
Ejercicios 19
Caso práctico 19
Recursos 20
Enlaces de Interés 20

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Integración de sistemas de gestión

I. Introducción
El objetivo de cualquier sistema de gestión, ya sea de calidad, gestión medioambiental o de prevención
de riesgos laborales, es proporcionar garantías del cumplimiento de las políticas y de las especificaciones
normativas y legislativas, y proceder a la mejora continua de un sistema bien estructurado, así como
permitir que este cumplimiento sea demostrable a otras instituciones mediante la documentación y los
registros adecuados.

En el mundo competitivo actual las organizaciones están obligadas a trabajar de forma eficaz para
encontrar soluciones rápidas y eficientes a los grandes problemas que se le presentan. Por ello es preciso
que, tanto los directivos como los trabajadores, se sientan identificados con esta necesidad y el empleo de
modernos sistemas de gestión, lo que la conducirá a la obtención de una mejor posición en el mercado y al
cumplimiento de sus objetivos, misión y visión.

Los sistemas de calidad basados en las normas ISO 9000 se han tornado insuficientes para la
implementación de las estrategias competitivas. Una gran parte de las empresas, por lo general, han hecho
uso de los sistemas de gestión de forma independiente, a pesar de contar con un sistema de gestión de
calidad (SGC), un sistema de gestión ambiental (SGA) o un sistema de gestión de seguridad y salud del
trabajo (SSST) de forma aislada, tarea que resulta muy complicada, ya que se genera un excesivo número
de procedimientos que obligan a hacer actividades similares o repetitivas, menospreciando la posibilidad de
aprovechar los elementos comunes que poseen todos estos sistemas para trabajar de forma integrada.

Por ello, se hace necesario unificar esfuerzos con el objetivo de lograr la integración de estos
sistemas en uno solo, aunque son muy pocas las entidades que han logrado desarrollar un SIG de
forma efectiva.

II. Objetivos

Aplicar una metodología de gestión integrada de los diferentes sistemas de gestión de una
organización.

Identificar los elementos comunes de cada uno de los sistemas de gestión. tomando como referencia
los requisitos de las Normas ISO.

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Valorar las ventajas de disponer de un sistema integrado y las dificultades que comporta la
implantación del nuevo modelo organizativo.

Identificar las correspondencias entre las diferentes normas en materia de seguridad alimentaria.

III. Elementos comunes de los sistemas que permiten la

integración
En sus últimas ediciones, las normas de las series ISO 9000, ISO 22000, OHSAS 18000 (actual ISO
45001) e ISO 14000 (entre otras) se han alineado aún más entre sí con la finalidad de aumentar la
compatibilidad en beneficio de la comunidad de usuarios, facilitando el acceso a sistemas integrados de
gestión (figura 3.1.), así como con la ISO 19011, favoreciendo con ello la auditoría y certificación conjunta
de esos sistemas.

Ya en su introducción (apartado 0.4), la norma ISO 9001:2015 establece que “permite a una
organización utilizar el enfoque a procesos, en conjunto con el ciclo planificar-hacer-verificar-actuar
(PHVA) y el pensamiento basado en riesgos, para alinear o integrar su sistema de gestión de la calidad
con los requisitos de otras normas de sistemas de gestión”.

De hecho, existen muchas similitudes entre los conceptos de gestión de la calidad, gestión de
seguridad alimentaria y gestión medioambiental (todos basados en normas ISO), así como con la
gestión de la seguridad y salud laboral, ya que los principios de una buena gestión son los mismos, así
como sus implantaciones y puntos normativos.

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Las normas incorporan el ciclo PDCA (círculo de Deming, figura 3.1.) como una de las técnicas de
mejora más empleadas en la implantación de sistemas de gestión. A esta técnica se la conoce con el
nombre PDCA, por las siglas en inglés de los cuatro pasos básicos que la componen. En los países de
habla hispana es habitual encontrar este término como método PHVA, por sus iniciales en español. Así
aparece, inclusive, en normas internacionales traducidas oficialmente al español. A continuación se
describen las fases de esta técnica:

Plan (planear/planificar): en esta etapa se realiza la planificación, es decir, se definen las actividades
necesarias para cumplir con el objetivo deseado. Aquí es donde se obtienen datos relevantes sobre el
proceso actual, se establecen los requisitos del nuevo proceso y se detallan las especificaciones que se
desean obtener.

Do (hacer): esta es la etapa en la que se realizan los cambios necesarios.

Check (verificar): transcurrido un tiempo establecido, se verifica el estado actual del proceso a través
de datos, para poder compararlo con los requisitos propuestos en el primer paso.

Act (actuar): de los resultados que surjan del análisis realizado en el paso anterior, se actúa en
consecuencia. Aquí reside el éxito del método como herramienta de mejora continua. El funcionamiento
es cíclico, la mejora es continua, por lo que luego de actuar se debe volver a planificar e ir
perfeccionando sistemáticamente el proceso.

Figura 3.1. Sistema integrado de gestión

Fuente: elaboración propia.

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3.1. Semejanzas y diferencias de los cuatro subsistemas que

conforman el sistema integrado de gestión
La estructura de los cuatro subsistemas se asemeja bastante, debido a la utilización de la denominada
estructura de alto nivel, aunque hay que matizar las diferencias en los focos de cada uno:

El sistema de gestión de la calidad centra su ámbito de actuación en la mejora del producto/proceso

de cara a la satisfacción del cliente.

El de gestión de la seguridad alimentaria se enfoca hacia la protección de la salud del consumidor final
del alimento.

El sistema de gestión medioambiental centra sus objetivos en el compromiso social de la organización

con protección del entorno.

La prevención de riesgos laborales se centra en la satisfacción de las personas que forman parte de la
organización, más concretamente en los trabajadores.

Por lo tanto, esta diferencia de objetivos estratégicos se ha de tener en cuenta a la hora de vincular los
sistemas de gestión, y tanto los procedimientos como las instrucciones de trabajo deben atender a los tres
tipos de objetivos.

Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, seguridad alimentaria, medioambiente y
prevención de riesgos laborales han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo industrial.

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Los cuatro sistemas han tenido un origen diferente. La calidad se ha desarrollado impulsada fuertemente
por la necesidad de mejorar la competitividad empresarial, y en el sector alimentario ha estado siempre muy
ligada a la seguridad e higiene alimentaria (APPCC), hasta el punto de que ambos conceptos han estado
habitualmente unidos. El medioambiente y la prevención de riesgos laborales han sido impulsados por la
legislación y la sociedad en épocas más recientes. Aun así, estas funciones ya tenían en el pasado una
filosofía común de gestión.

La figura 3.2. contempla la calidad y la seguridad alimentaria como una misma cosa. Pretende mostrar
que los tres sistemas de gestión más diferentes en sus orígenes y objetivos tienen elementos que comparten
y elementos específicos.

La figura 3.2. Gráfico que contempla la calidad y la seguridad alimentaria como una misma
cosa

Fuente: elaboración propia.

Cualquier fallo en una operación de tipo industrial puede tener efectos en la calidad o la seguridad
alimentaria del producto, pero a la vez puede tenerlos en el medio ambiente o en la salud de los
trabajadores. También es cierto que determinadas actividades que aumentan la productividad o la calidad
pueden repercutir negativamente en el medioambiente o los riesgos laborales, y viceversa.

La empresa debe buscar alternativas para garantizar la protección del medioambiente y la seguridad de
los trabajadores, aumentando a la vez la calidad y la seguridad alimentaria de sus productos.

Se pueden establecer las siguientes coincidencias en los sistemas de gestión citados:

Existencia de un compromiso y liderazgo por parte de la Dirección: solo si la Dirección de la

organización está comprometida se logra el éxito.

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Debe seguir un proceso de innovación y mejora continua.

Se basa fundamentalmente en la acción preventiva y no en la correctiva.

Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas de los
procesos productivos.

La eficacia del sistema debe ser medible. En las tres áreas, las técnicas de evaluación son similares, e
incluso algunas idénticas.

Es improbable obtener éxitos sin la participación de todas las personas que trabajan en la
organización, ya que es un proceso continuo e integrado en toda su estructura.

La formación es la clave principal de todos los aspectos que se desarrollan en las organizaciones.

Una vez que la empresa asume que necesita varios sistemas de gestión, el paso restante es el de adoptar
u n sistema integrado de gestión. Para ello, la mejor solución es el trabajo en equipo de todos los
componentes de la empresa con el fin de obtener sinergias, ya que los problemas de unos y otros sistemas
están externamente ligados y, por tanto, pueden y deben ser gestionados de forma conjunta.

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El sistema integrado de gestión no es más que una forma de estructuración adecuada de los
componentes que sirven a la organización para alcanzar unos objetivos. Para su desarrollo se tendrán en
cuenta:

Procesos comunes

Los procesos comunes: compromiso y responsabilidad de la Dirección, control de la documentación,

revisión del sistema, control del proceso, formación, seguimiento y medición, acciones correctivas y
preventivas, y auditorías.

Procesos no comunes

Los procesos no comunes: planificación, objetivos y metas, programas de actuación, evaluación de

cumplimiento legal, etc.

El sistema integrado debe contener las partes comunes y/o equivalentes, así como las partes específicas
de cada uno de los sistemas de gestión. En todo caso, en el proceso de integración es necesario tener en
cuenta una serie de condicionantes que tienen diferentes influencias en la gestión y a los que esta sujeta la
organización empresarial. En este sentido, se pueden considerar los siguientes condicionantes y puntos
clave:

El marco legislativo obligatorio y el normativo voluntario: distintos en calidad, en seguridad

alimentaria, en medioambiente y en prevención de riesgos laborales. Así, el marco normativo en calidad
es escaso, aunque el normativo voluntario es amplio, mientras que en la seguridad alimentaria, en la
gestión ambiental y la prevención de riesgos laborales existe un desarrollo legislativo amplio y normativo
voluntario bajo. Para lograr la eficacia del sistema integrado de gestión es necesario unificar requisitos
normativos y legislativos.

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El enfoque organizacional actual: en cada una de las áreas ha existido una estructura de personas y
recursos, a veces propia, a veces compartida con otras funciones de la empresa, pero en todo caso,
con su propio responsable, el cual atiende a un perfil de cualificación específico y dispone de una
estructura documental independiente. Para lograr la eficacia del sistema integrado de gestión es necesario
unificar la estructura organizativa y documental de las cuatro áreas.

El primer punto clave a desarrollar es la definición de una política empresarial unitaria. Dicha política,
que debe ser aprobada por la Dirección y contar con el apoyo de los trabajadores o de sus
representantes (comité de empresa, delegados de personal), debe consistir en una declaración de
principios y compromisos que promuevan mejorar continuamente las condiciones de trabajo, y la
calidad y seguridad alimentaria de productos y procesos, garantizando el respeto al medioambiente en
un desarrollo sostenible.

El segundo punto clave es establecer, estructurar y organizar el sistema de gestión integrado en la

empresa, lo cual significa definir los procesos, así como las funciones y responsabilidades que tiene
cada miembro de esta sobre los distintos procesos. En paralelo, es necesario estructurar cómo se deben
establecer las relaciones de cooperación entre departamentos funcionales y personas con
responsabilidades sobre los sistemas, el servicio de prevención propio o ajeno, y los trabajadores
designados y responsables de calidad, de seguridad alimentaria y de medioambiente, cuando existan. En
todo caso, hay que destacar cuán importante es que exista un director/coordinador al máximo nivel para
impulsar el buen desarrollo de todo sistema.

El tercer punto clave es la identificación de requisitos, fundamentalmente de clientes (en el caso de la

calidad), y legales y otros (en el caso de la seguridad alimentaria, del medioambiente y la prevención de
riesgos laborales). Sobre estos requisitos identificados se deben establecer objetivos, programas de
actuación y controles, que permitan la mejora continua. Específicamente, la gestión de la seguridad
alimentaria, la gestión medioambiental y la gestión de seguridad y salud en el trabajo requieren la
identificación y evaluación de aspectos ambientales, la identificación de peligros, así como la evaluación
de riesgos (alimentarios, ambientales y laborales) y la preparación de planes para situaciones de
emergencia.

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A continuación hay que desarrollar el sistema documental integrado, que permita el control de las
operaciones desde el punto de vista de la calidad, la seguridad alimentaria, el medioambiente y la
prevención de riesgos laborales. A veces no hay que empezar de cero.

Si se estuviese tratando de integrar un sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales en un

sistema de calidad y medio ambiente ya preexistente, se debería completar el manual de gestión, además
de analizar los procedimientos existentes en los diferentes sistemas que puedan ser unificados
fácilmente, y completar la documentación con los otros aún no existentes y que habría que documentar
de manera específica para el nuevo sistema.

En cuanto a las instrucciones de trabajo, lo consecuente será actualizarlas con la visión integradora
que se persigue, sin olvidar la necesidad de desarrollar, simultáneamente, la identificación de tareas
críticas, tanto desde el punto de vista de la seguridad en el trabajo como por especificaciones de calidad
o requisitos medioambientales y de seguridad alimentaria.

IV. Estructura del sistema integrado

Para las empresas que deseen integrar sus sistemas de gestión, la norma UNE 66177:2005 Sistemas de
Gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión les facilita ciertas directrices, muestra un
ejemplo de un mapa de procesos, nombra procesos y documentos comunes y específicos para el sistema
integrado de gestión de la calidad, ambiental, y de seguridad y salud en el trabajo, etc.

El sistema integrado de gestión podríamos representarlo mediante una estructura de árbol, con un tronco
común y varias ramas correspondientes a las distintas áreas de gestión:

Calidad.

Seguridad alimentaria.

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Riesgos laborales.

Medio-ambiente.

El tronco ha de contener el sistema de gestión común a las áreas especificadas, teniendo en cuenta todos
los elementos. Cada rama específica de gestión recogería de forma complementaria las cuestiones
particulares y peculiares que la incumben.

Además, es importante comentar que, para implantar un sistema de este tipo, también es muy útil
conocer los elementos que lo forman. El resultado sería un sistema integrado de gestión como el que se
muestra en la figura 3.3.:

Figura 3.3. Sistema integrado de gestión

Fuente: elaboración propia.

Las actividades que hay que desarrollar para la puesta en marcha del sistema común son las que se
reflejan en la figura 3.4.:

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Figura 3.4. Actividades para la puesta en marcha del sistema común

Fuente: elaboración propia.

V. Tabla de correspondencia entre ISO 9001, ISO 14001

e ISO 45001
La tabla 3.1. recoge los puntos en común de las normas de referencia para SGC, SGA y SGSST, de
acuerdo con sus capítulos y apartados:

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Tabla 3.1. Tabla de correspondencia entre ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
Fuente: https://www.tknika.eus/tklitatea/2016/06/21/infografia-iso-9001-14001-45001.

VI. Tabla de correspondencia de los capítulos de los

principales sistemas de gestión aplicados al sector
alimentario
La tabla 3.2. muestra la correspondencia entre los principales capítulos de la norma ISO 22000 y los del
resto de sistemas de gestión que se están aplicando más habitualmente en las empresas alimentarias.

Tabla 3.2. Correspondencia entre los principales capítulos de la norma ISO 22000 y los del resto de
sistemas de gestión.
Fuente: elaboración propia.

VII. Ejemplo de desarrollo de un sistema integrado de

gestión
A modo de ejemplo, los elementos que podrían componer un sistema integrado de gestión según las
normas UNE-EN ISO 14001:2015, UNE-EN ISO 9001:2015 e ISO 45001 son los siguientes:

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Contexto de la organización: calidad, medio ambiente, y seguridad y salud en el trabajo:

Comprensión de la organización y su contexto.

Comprensión de la necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Determinación del alcance del sistema de gestión integrado.
Sistema integrado de gestión de calidad, medioambiente y prevención de riesgos laborales.

Liderazgo:

Liderazgo y compromiso.
Política del sistema de gestión integrado.
Roldes, responsabilidades y autoridades en la organización.

Planificación:

Riesgos y oportunidades.
Objetivos del sistema y planificación para lograrlo.

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Apoyo:

Recursos.
Competencia.
Toma de conciencia.
Comunicación.
Información documentada.

Operación:

Planificación y control operacional.

Evaluación:

Seguimiento, medición, análisis y evaluación.

Auditoría interna.
Revisión por la Dirección.

Mejora:

No conformidades y acciones correctivas.

Mejora continua.

VIII. Resumen

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Un sistema de gestión es una herramienta de la que disponen las organizaciones, que establece
las acciones sistemáticas a seguir en el día a día de su actividad productiva. El hecho de que una
organización decida desarrollar e implantar un sistema de gestión, le permite optimizar los recursos
disponibles, mejorar la organización, reducir costes y mejorar el rendimiento de la empresa.

En definitiva, disponer de un sistema de gestión en una compañía es una garantía de que el

proceso productivo cumple los estándares estipulados por normas internacionales (ISO). Cada
área de la empresa (calidad, medioambiente, seguridad laboral, etc.) debe tener su propio sistema.

La actividad productiva de una organización está formada por diversos procesos y

operaciones, mejorando su actividad diaria cuando esta se realiza bajo un sistema de gestión en el
que todas las actividades estén integradas.

En resumen, el sistema de gestión integrado permite aunar diferentes áreas. Las últimas
ediciones de las normas ISO (ISO 9000, ISO 22000, ISO 45001 e ISO 14000; entre otras),
correspondientes a cada una de estas áreas, se han alineado entre sí estableciendo la estructura de
alto nivel para que se encuentren equiparadas todas las normas de gestión y facilitar una posible
integración.

Esa estructura es la siguiente:

Alcance.
Referencias normativas.
Términos y definiciones.
Contexto de la organización.
Liderazgo.
Planificación.
Apoyo.
Operación.
Evaluación del desempeño.
Mejor

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Ejercicios

Caso práctico
Señala los principales beneficios de disponer de un sistema de gestión integrado en una empresa.

Solución

Los principales beneficios de disponer de un sistema de gestión integrado en una empresa son:

Mayor eficacia y eficiencia en la gestión.

Ahorro de recursos.
Reducción de documentación.
Mejora de la percepción del personal en los SIG.
Mejor reparto de tareas y responsabilidades.
Reducción de riesgos, ya que se trabaja de forma coordinada en todos los procesos y
actividades de la organización.
Uso de óptimas herramientas para planificar y seguir las actividades del SIG.

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Recursos

Enlaces de Interés
https://www.tknika.eus/tklitatea/2016/06/21/infografia-iso-9001-14001-45001.:

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