CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

Precisión: un sistema de control debe contener información precisa y proporcionar datos válidos,
de lo contrario, puede afectar la toma de decisiones.

Oportunidad: Un sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna para detectar
las desviaciones a tiempo, ya que la mejor información de poco sirve si se torna obsoleta.

Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que, todo sistema
de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios
adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Si es
difícil de entender puede ocasionar errores, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.

Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de

alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, fracasaran.

Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores que
sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los controles deberán abarcar las
actividades, operaciones y eventos críticos dentro de la organización.

Acción Correctiva: Un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también
especificar y sugerir alternativas de solución a la desviación.

HERRAMIENTAS DE CONTROL

Para ejercer el control en cada uno de los niveles señalados, la administración emplea diversas
herramientas o instrumentos en función de los atributos a considerar en cada caso:

De Control Superior: En este caso, las herramientas estarán orientadas a evaluar y monitorear el
desempeño global de la organización. A modo de ejemplo, se enuncian a continuación: Análisis
económico/financiero/patrimonial Auditoría externa Control histórico (de resultados, de
inversiones, de capital, de operaciones, etc., en general, es el control que se realiza con
información contable). Evaluación estadística

De Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad
de la organización como un conjunto de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo.

Control presupuestario: El presupuesto como plan, tiene esta fase estrictamente de control. El
control presupuestal implica planeación y control.

Control de costos: El sistema de información que opera sobre los costos está dado por la
contabilidad de costos. Trata las informaciones sobre la acumulación y el análisis de costos,
asentando los costos en algún tipo de unidad-base, como productos, servicios, componentes,
proyectos o departamentos. A partir de conceptos como costos fijos, variables y determinación del
punto de equilibrio, se puede acceder a técnicas de planeación y control sencillas ya que muestran
cómo los diferentes niveles de venta afectan las ganancias de la empresa.
Auditoría interna

De Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarán orientadas al control de

ejecución de las operaciones. Las herramientas deberán abordar entonces, aspectos más
específicos como las tareas y operaciones. Al ser su espacio de tiempo el corto plazo, su objetivo
es inmediato, es decir, evaluar y controlar el desempeño de las tareas y operaciones en cada
momento.

Control de producción en línea de montaje: es un mecanismo impersonal de control que ejerce,

una continua limitación al desempeño de los subordinados. La línea de montaje especifica
previamente las tareas, los métodos de su ejecución y el tiempo involucrado.

Cuadros de productividad

Control de calidad de productos

Control de procedimientos: este control consiste en analizar el desarrollo actual de un

procedimiento, de principio a fin, considerando cada una de sus sub-fases de realización. Luego de
conocer y analizar el estado actual, se podrán identificar desvíos y mejoras necesarios, llevando al
rediseño del procedimiento en cuestión.

Hoja de registro de datos: Existen instrumentos de recolección de datos que actúan como
verificadores o controladores de la ejecución de tareas o actividades especifica o bien, del estado
de determinados procesos o productos. A modo de ejemplo se enuncian: ficha de inventario,
planilla de cierre de caja, etc. Contabilidad general Supervisión. Auditoría operativa.

REQUISITOS PREVIOS DEL CONTROL.

Para que el control sea efectivo, se debe tener conocimiento profundo de lo que se desea
controlar, de los canales abiertos de comunicación, de la presencia de autoridad, de los objetivos y
normas, así como contar con medios de medición y medios para mantener las normas vigentes.

CONOCIMIENTO DE LO QUE HA DE CONTROLARSE.- No hace falta controlarlo todo, lo que se debe

encontrar, es controlar los factores estratégicos. La decisión más importante es sobre cuáles de
todas las actividades y sub funciones son las que conviene controlar. Antes de continuar con las
demás actividades del control, es necesario responder a las preguntas: ¿Qué función merece
control? ¿Cuáles han sido las causas por las que no se cumplen los objetivos? ¿Cuáles han sido los
hechos? ¿Cuáles serán los efectos?

COMUNICACIONES.- Es muy común que los controles fallen por un problema de comunicación. Es
muy importante que se comunique claramente a todos cuales son las metas, los objetivos y la
manera de controlarlos, de lo contrario, los empleados no sabrán que hacer y cómo hacerlo. Se
debe asegurar que todos comprendan los controles. Hay que cuidar bastante el qué se quiso
trasmitir y lo que realmente se comprendió por los empleados. La forma de comunicación de las
ideas de la empresa, se debe adaptar a los empleados, y estos deben aprender esa forma de
comunicación de la empresa.
AUTORIDAD: Los controles tienen que ser aceptados, establecidos y comprobados. La autoridad es
vital para establecer y mantener el control.

OBJETIVOS Y NORMAS: Un aspecto del control, es la comparación. Si no existen normas, no hay

bases para la comparación.

MEDICION.- Todo lo que puede medirse, debe normarse. Si una actividad o evento puede medirse,
se debe establecer una norma, y el control debe hacer cumplir esa norma. Sin embargo, el
problema es que algunas cosas son difíciles de medir.

NORMALIZACION DE CRITERIOS.- Para que las normas sean efectivas, estas deben ser razonables.
Deberían mantenerse sin cambios, sin embargo, deben revisarse y, si fuera necesario, ajustarse.

INSTRUMENTOS DE CONTROL.

Existen diferentes instrumentos que pueden utilizarse en algunas etapas del control. Algunos
instrumentos son útiles en ciertas necesidades de las empresas, y otros pueden no ser útiles. Es
necesario obtener la capacidad para determinar cuáles instrumentos usar en cada situación, con el
fin de sacar el mayor provecho posible.

CATEGORIAS DEL CONTROL.- Los controles se pueden clasificar (desde el punto de viste de
auditorias), como controles generales o específicos.

CONTROLES GENERALES O CIRCUNDANTES.- Estos controles no tienen un efecto directo en los

resultados de las operaciones. Los controles generales se pueden clasificar en 4 areas que se
deben evaluar:

1.- Conciencia sobre el control. Se refiere al grado en que la gerencia a reconocido la necesidad de
controles eficaces, dando prioridad al logro del control y asignando recursos para lograr los
objetivos del control.

2.- Competencia profesional del personal. Es necesario evaluar el nivel de competencia del
personal para realizar eficientemente las actividades del control. Se deben considerar factores
como la antigüedad del personal en su puesto, sus obligaciones, el movimiento de personal
evaluaciones de su desempeño, etc.

3.- Protección de registros y equipos. Es necesario establecer medidas para prevenir la destrucción
de registros y equipos, o el acceso a ellos, a fin de reducir riesgos en el sistema de control.

4.- Controles generales de procesamiento electrónico de datos. Igualmente, es necesario

establecer medidas de seguridad, para evitar que se pierdan, dañen o alteren los datos y la
información que se maneja en el sistema de control.

CONTROLES ESPECIFICOS.- Estos controles se aplican para los flujos de datos, desde su origen
hasta su publicación como resultados. Se pueden clasifican en:
1.- Controles en el límite, de procesamiento y de custodia.- Se refieren al grado en que los
controles reducen al mínimo los errores y fraudes. Las 3 actividades esenciales son: la captación de
las transacciones y operaciones, el procesamiento de las transacciones y operaciones, y el
mantenimiento y custodia de esas transacciones y operaciones.

2.- Controles de población y exactitud.- Estos ayudan a prevenir que errores de información
afecten los informes que genera la organización. Los errores de población se refieren a los errores
en el número de elementos de datos. Los errores de exactitud se refieren a las diferencias entre
los elementos de información y que se procesan y los que son reales, así como los errores
matemáticos o de transmisión de datos.

3.- Controles preventivos y para detección.- Los controles preventivos son los que se aplican
mientras se realiza la actividad que desea ser controlada, y los controles de detección son los que
se aplican después de que ha ocurrido la actividad.

MATRICES DE CONTROL ESPECÍFICO.

Las matrices de control, son una herramienta para ayudar al auditor a identificar los controles
específicos en cada punto de control de una corriente de información. Cada control en las matrices
se clasifica como de limite, procesamiento o custodia, y como de población o exactitud.