Administración 1

Lic. Miguel Ángel López Maruri

1ADXMA
Estefania Alejandra Martínez Rodarte
Actividad 3.1
Procesos y estándares

05 de abril de 2022.

Procesos y estándares
 Procesos y Estándares

La mejor medida de control, es la prevencion. El control esta ligado directamente con la planeacion, es la fase

del proceso administrativo a traves del cual se evaluan los resultados obtenidos con relacion a lo planeado con

el objetivo de corregir desviaciones para reiniciar el proceso.

La evaluacion y control es la fase del proceso administrativo a traves del cual se establecen los estandares para

medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el

desempeño de la empresa.

Importancia del control

Sirve para comprobar la efectividad de la gestion, promueve el aseguramiento de calidad, protege los activos de

la empresa, garantiza el cumplimiento de los planes, establece medidas para prevenir errores y recudir costos y

tiempo. A traves de este se detectan y analizan las causas que originan las desviaciones para evitar que se

repitan y por ultimo, es el fundamento para el proceso de la planeacion.

El control implica verificar que los resultados esten de acuerdo con lo planeado, para lo cual se requiere

establecer indicadores o unidades de medicion de resultados.

Un estándar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve como patrón para efectuar el

control. Una desviacion o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el estándar.

Medición y deteccion de desviaciones

Consiste en medir la ejecucion y resultados mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo

con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. La retroinformación proporciona

elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia de fallas y

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errores. A traves de la retroalimentacion se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron.

De la calidad de la informacion dependera el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Corrección

La correccion es la accion y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con

relacion a los estandares o indicadores. Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si

la desviación es un sintoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resulevan el problema.

Herramientas de Control

Es la funcion del proceso administrativo, mediante el cual se evalua, mide o supervisa la ejecucion de os planes

para detectar y regular las desviaciones con el fin de establecer medidas correctivas necesarias conforme a los

objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

Todas las herraminetas o tecnicas de lplaneacion son tecnicas de control. A patir del momento en que se

determina un objetivo se establece un control ya que un objetivo es un estandar. Por lo tanto un adecuado

control depende de una eficiente planeacion y viceversa. Las técnicas de contro se aplican en todas las areas

funcionales de la empresa. Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los

diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como

específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

Tipos de control: Para que el control sea efectivo debe desarrollarse de manera integral y aplicarse

continuamente a la empresa, existen diferentes tipos…

Preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realizacioón de actividades, como un proceso continuo.

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Posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades.

Para establecer un sistema de control se requiere contar con objetivos y estándares e indicadores, capacitar al

personal para que comprenda y aplique los controles y a su ves evaluar la efectividad de los controles.

Algunos de los sistemas de control mas usuales son: reportes e informes, sistemas de infrmacion y formas.

Reportes e informes… Existen multiples tipos de reportes e informes, y de manera general al diseñar y presentar

un informe es conveniente tomar en cuenta los siguiente lineamientos:

Confiabilidad: es imprescindible que los reportes se sustenten en información confiable.

Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

Indicativos: Deben revelar indicadores importantes.

Claridad y concisión: Los informes largos, detallados y genéricos, originan confusiones.

Gráficas y audiovisuales: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas,

material audiovisual y explicaciones verbales para enriquecer la información.

Frecuencia: contar con información oportuna y periódica no implica que ésta deba ser tan frecuente que origine

papeleo innecesario.

Oportunidad: Deben ser actualizados y entregarse en tiempo y forma.

Sistema de información

Los sistemas de información integran datos acerca de todas las áreas, funciones y actividades de la empresa,

entre las que destacan base de datos, reportes, informes, estadísticas, proyecciones análisis del entorno, entre

otros. Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los

datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

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Deben establecerse de acuerdo con las particularidades y requerimientos de cada organización y tomar en

cuenta las necesidades reales de la empresa, asi como el costo-beneficio del sistema, ya que muchas veces el

deseo de controlar puede originar papeleo excesivo y burocratización.

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmision y registro de datos relativos a las

actividades que se desarrollan en cada departamento. Existen muchas formas que se utilizan en la empresa que

van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una poliza de contabilidad. Las formas facilitan la

transmision de información y sirven para registrar adecuadamente las operaciones.

Auditorías

Auditoría contable

Tiene como funcion primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la información

de la empresa y si los resultados que presenta son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión

y examen detallado de todos los registros contables con el fin de verificar la autenticidad de los registros

contables con el fin de verificar la autenticidad de los registros y los estados financieros. La auditoria es el

control aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa.

Auditoría administrativa

En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta de sus distintas funciones para comprobar

si efectivamente se esta cumpliendo con los planes con la finalidad de corregir errores, fallas, irregularidades o

ineficiencias. Las diferentes metodologías de la auditoría administrativa:

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 a) Método del American Institute of Management: Se evalúan los siguientes factores…

 Función económica  Consejo de administración

 Estructura formal  Políticas fiscales

 Utilidades  Eficiencia en la producción

 Atención a los accionistas  Distribución y logística

 Investigación y desarrollo  Evaluación de los ejecutivos

b) Método de W.P. Leonard: abarca las siguientes etapas…

 Diagnóstico: Consiste en el analisis y recopilacion de informacion de las areas de estudio que a su

vez comprende funciones especificas , departamentos y divisiones o areas de la empresa en las que

se estudia planes , objetivos, politicas estructuras, sistemas y procedimientos, metodos de control

estandares, y recursos.

 Evaluacion: Comprende la aplicación de diversos indices con el fin de determinar la efectividad del

proceso en cuanto a las siguientes variables: estructura, certeza y adecuacion de controles, metodos

de proteccion, metodos de trabajo, repercusiones financieras, utilizacion de equipo, etc.

Procesos y estándares
Procesos y estándares

El control es la ultima etapa de la fase operativa del proceso administrativo, el cual esta conformado por cuatro

etapas escenciales para su ejecucion efectiva; Establecimiento de estándares, medicion, correccion y

retroalimentacion. En esta etapa, la accion principal es llevar un control de lo que ya esta previamente

establecido en la empresa, para que mientras se este llevando a cabo, revisar si esta dando resultado o no, si hay

que replantear o reorganizar la estructura de manera que esta sea efectiva y se puedan lograr los resultados

esperados. Dentro del proceso del control, en primera instancia se posiciona el establecimiento de estandares, lo

cual se define como el hecho de determinar cual seria la forma correcta de medir los resultados, lo cual es la

continuacion en el proceso del control. En si, estandar, es una unidad de medida guia o modelo a seguir para su

medicion, el estandar puede ser cualitativo o cuantitativa, a lo que cuantitativos se refiere a los estandraes

fisicos, como el costo, capital, ingresos, programas, y estandares cualitativos son aquellos que pueden evaluar la

actuacion, curvas de comportamiento, perfiles, etc. El siguiente paso para llevar a cabo un proceso de control

efectivo, es la medicion de resultados, en este paso es muy relevante recibir una información veridica, confiable,

fluida, consistente y valida, ya que de esta depende si el resultado pueda ser valido o no. Ya teniendo la

informacion con las caracteristicas correspondientes se procede a la medicion, los resultados son comparados y

es ahí donde se determina si el proceso funciona o es necesario replantear. El tercer paso del proceso de control

es la correcion, bueno, ya obtenidos los resultados en el paso anterior, tenemos una determinacion, bueno, si es

necesario corregir el proceso, o corregir la estructura organizacional, si es necesario hacer capacitaciones

previas, y comparar lo planeado con el resultado para mejorar de la empresa. En el ultimo paso del control

tenemos la retroalimentacion, la cual, despues de tomar medidas correctivas en el proceso o no, existe este paso

para darle importancia y determinar lo que hizo fata para lograr el objetivo, o en caso de haberlo logrado, que se

hizo al respecto, es decir, lo qe se llevo a cabo y si funcionó para el resultado despues del proceso. Es

importante que el sistema sea funcional, pues de este depende si el proceso funciona o no, asi que es de suma

importancia hacer una especie de comparacion de lo planteado y la correccion en el proceso administrativo.

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Bibliografía
Munch, L. (2010|). Administración, Gestión organizacional, Enfoques y Proceso Administrativo 1ra Edición. México:

Editorial Pearson.

Munch, L., & Garcia Martinez, J. G. (2018). Fundamentos de Administración. México: Editorial Trillas.

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