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SISTEMA DE PROCESO DE CONTROL

(resumen)
Definicin
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la
situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivo Es un mecanismo que
permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el
control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento,
sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales,
organizativos, humanos y grupales. Control tambin significa: Comprobar o
verificar, Regular, Comparar con un patrn, Ejercer autoridad sobre alguien,
Frenar o impedir.
Requisitos:

Correccin de fallas y errores.


Previsin de fallas o errores futuros.
Importancia:
Radica en: Crear mejor calidad, Enfrentar el cambio, Producir ciclos ms
rpidos, Agregar valor, Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.
Bases:

El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:


Planear y
Evaluar.
organizar.
Mejorar
Hacer.
Elementos :
El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro
elementos que se suceden:
Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece
los estndares o criterios
de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve
de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos
de estndares; los cuales se presentan a continuacin:

Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de


existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.
Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado
producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre
otros.
Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin,
costos de ventas, entre otros. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa
del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin
del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para
verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al
desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el
desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es
siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin
con relacin al estndar esperado.
Procesos:
Son tres pasos separados y diferentes, las cuales son:

Medicin
Comparacin
Accin Administrativa
Reglas:

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
Establecimiento de los medios de control.
Operaciones de recoleccin de datos.
Interpretacin y valoracin de los resultados.
Utilizacin de los mismos resultados.
La primera, y la ltima de estas etapas son esencialmente propias del
administrador. La segunda, ciertamente es del tcnico en el control de que se
trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del tcnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo,
hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos.
Qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?
Qu puede indicarnos lo que podra mejorarse?
Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?
Qu informar mejor "quien" es responsable de las fallas?
Qu controles son los ms baratos y amplios a la vez?
Cules son los ms fciles y automticos?
Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la

organizacin:
La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez un medio de control.
Por eso, cuando el control "rompe" los canales de la organizacin
sistemticamente, distorsiona y trastorna sta.
Adems, la utilizacin de grficas para el control, ya sean simples lneas,
grficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc.
Sus pasos principales sern:
Anlisis de los "hechos".
Su iniciacin, y revisin estrecha.
Interpretacin de los mismos.
Registro de los resultados
Adopcin de medidas
obtenidos.
aconsejables.
Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretacin valorativa. El
control puede servir para lo siguiente:
Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave que, aunque no
tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo
es el debido).
Correccin de los defectos.
Mejoramiento de lo obtenido.
Nueva planeacin general.
Motivacin personal.

Pasos:

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer


normas de desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de
re informacin, para comparar los resultados reales con las normas
previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten
para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera
ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:


Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano
ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de
planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen
fechas lmites especficas.
Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso
de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos
primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las
metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a
las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control"

Principios:

Equilibrio
De la oportunidad

De
De
De
De
De

los objetivos
las desviaciones
la costeabilidad
excepcin
la funcin controladora
Tipos:

Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la


actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el control
preliminar, concurrente y de retroalimentacin.

Control preliminar: se enfoca en la prevencin de las desviaciones en la


calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organizacin
Control concurrente: vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse
que los objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad
en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las polticas
que surgen de la funcin de la planificacin
Control de retroalimentacin: se centra en los resultados finales, las medidas
correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisicin de
recursos o hacia las operaciones entre s.

Tcnicas:

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las


siguientes:
Contabilidad
Procedimiento hombre mquina,
Auditoria
mano izquierda, mano derecha etc.

Estudio de mtodos, tiempos y


Presupuestos
movimientos, etc.
Reportes, informes
Mtodos cuantitativos
Formas
Redes
Archivos (memorias de
Modelos matemticos
expedientes)
Investigacin de operaciones
Computarizados
Estadstica
Mecanizados
Clculos probabilsticas
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos,

Gantt, etc.

Conclusin:
El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo
que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos


finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas
fallas o errores de los procesos.El control se apoya en la comprobacin,
fiscalizacin e inspeccin de las variables organizativas para descubrir
desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre
los objetivos de la empresa.
La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede
generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin
indistintamente del proceso que se quiera "controlar" es importante porque
establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los
planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos,
determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro.