UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN JUTIAPA

CURSO: E501.1 PROCESOS TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS

LCDA. ROSIBEL AVILA PÁIZ DE GUZMÁN

BLOQUE 1

ESTUDIANTE: Juana Elisa Sandoval

CARNÉ: 201707272

Jutiapa, enero de 2019

BLOQUE I
 BLOQUE DE APRENDIZAJE I
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Generalidades, registro.
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para
el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los
administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a
través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización
alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes
o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan
con el proceso administrativo.
Registros:
Serie de datos que se recaban de manera sistemática sobre un hecho, evento,
suceso o acción sujeto a regulación o control y que son actualizados
permanentemente como parte de la función de oficinas públicas, privadas o de
organizaciones de la sociedad civil, y que originalmente son recolectados con fines
no estadísticos.
Control.
Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una
dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,
instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas,
objetivos, metas y asignación de recursos.
Aspectos teóricos básicos del control
Importancia del control.
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales
y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy
distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo
esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos
de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae,
advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser
"agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán,
 prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado
adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando
procedimientos de control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y
de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance
de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Características de un sistema de control.

 Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede
inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no
existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos
válidos.
 Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma
oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz
deberá aportar información oportuna, ya que la mejor información tiene escaso
valor cuando se torna obsoleta.
 Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir
que, todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en
relación con los costos que ocasiona.
 Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para
ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.
 Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen
de valor. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar
errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.
 Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y
susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables,
su posible acción motivadora desaparece.
 Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles
sobre los factores que sean estratégicos para el rendimiento de la organización.
Los controles deberán abarcar las actividades, operaciones y eventos críticos
dentro de la organización.
 Acción Correctiva: un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el
problema sino también especificar una solución.

Principios básicos del control.

Equilibrio:

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control

correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente
ejercida.

De los objetivos:

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no

es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, a través de él,
no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer
medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la
evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos.
Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites,
evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad:

El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de
que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y,
obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones:

Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes
deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en
el futuro.

Costeabilidad:

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados que
se esperan de él; de nada servirá esta servirá establecer un sistema de control si
los beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo y el y tiempo
que implica su implantación.

De excepción:

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o

representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de
métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada.

La función controladora por ningún motivo de comprender a la función controlada,

ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe de estar involucrada con la
actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en
el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros no será la
persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en
dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

Del carácter administrativo del control:

Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control.

La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la
delegación: esta no se podría dar sin el control como ya lo hicimos notar. Cuanta
mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control
como función solo corresponde al administrador.
En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio
para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ahí
la necesidad de convencer y no “imponer”, los medios de control.

De los estándares.

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y

será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de
alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.

De carácter medial del control:

De él se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse

si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se
esperan.
En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que
se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda
costa que se implante. En sentido negativo, esta también el peligro de subestimar
los beneficios de un medio de control, ya porque estos se produzcan “a largo plazo”,
ya porque sea imposible, o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de
tratar de hacer esta cuantificación.

Del principio de excepción:

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los

casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se
obtuvieron como se había planeado.
Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de
considerar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones
imposibles de evitar, como lo excepcional: hacia estas desviaciones es a donde
debe dirigirse toda la atención. Cuando el principio de excepción se aplica
principalmente en el área de los factores estratégicos, se obtienen todavía más
valiosos.
Oficio.
Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución,
dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares,
gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
a) Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
b) Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
c) Lugar (puede ser opcional)
d) Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
e) Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el
documento.
f) Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
g) Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
h) Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
i) Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada
pero cambia dependiendo del documento.
j) Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
k) Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se
utilizan o al encargado.
Ministerio de Educación
Dirección Departamental de Educación
Guatemala, C. A.
Oficio No. DDEG – 01 – 2006.
Ref. FCR/Calderón

Guatemala, 10 de marzo de 2006.

Lic. Erbin Fernando Osorio Fernández
Coordinador Sector Sur
Departamento de Guatemala.

Distinguido Licenciado Osorio Fernández

La presente tiene como objetivo de informarle que usted, ha sido designado a
participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se
realizará en la Universidad de Salamanca, España, del 20 de febrero al 10 de
marzo del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos a la unidad
de Relaciones Públicas de esta Dependencia Ministerial, en los próximos días.

Se hace necesario que nos presente el tema a disertar en tan importante

conferencia mundial, por lo que también deberá de proporcionarnos a más tardar
el 30 de enero copia de los temas que usted escogerá, así como el material
guatemalteco que necesitará para proporcionar a los participantes de todo el
mundo.

Las carpetas de su conferencia, las podremos preparar en su oportunidad, así

como el viaje que la UNESCO le concede.

Distinguido Supervisor Educativo, aprovecho la oportunidad para felicitarlo y

ratificarle mi saludo y respeto.

Licda. Krisna Nirea Galo de Lorente

Directora Departamental de Educación de Guatemala

c.c. archivo
Nota oficial.
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el
asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la
importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios
públicos.
En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en
el oficio y sin mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su
formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre
jefes de menor jerarquía.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en
cuenta la jerarquía de los funcionarios, así tenemos:
 Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.
 De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
 De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.

Informe.
Es la comunicación escrita que da a conocer el resultado de una
revisión, investigación o estudio de un asunto.
Clases de informe.
Entre las clases de informe, se encuentran:
 De estudio o de una consulta solicitada,
 Informe Memorando,
 Informe formulario,
 Carta Informe, o
 Informe formal.
Memorando.
La palabra memorando o memorando, procede directamente del latín
Memorándum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significación que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas
que se debe recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosas que
uno tiene que acordarse.
Sus características son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en
mayúsculas, la palabra "Memorándum, o memorando" y a la izquierda se anota con
la palabra "para", (debiendo anotar acá el destinatario. Continuando debajo de esta
con la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el
Memorándum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma breve
el motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorándum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos
a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número
correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior
derecha.
Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista de frases
de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se
anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después de su nombre,
en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos
generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestación.
Es un documento que representa una cierta economía de papel y tiempo, dadas las
dimensiones de 21 a 22 centímetros de base por 14 a 15 centímetros de altura, algo
así como la mitad de una hoja de papel tamaño carta, por lo que se le denomina
también "media carta".

EJEMPLO
MEMORANDUM
No. MMAR – 02 – 2018.
DE: Licenciada María Mercedes Aldana
Jefe de Personal

ASUNTO: Control de Tarjeta de Asistencia.

FECHA: Guatemala, 30 de enero de 2018

Por órdenes superiores por parte de la Dirección, a partir del día de hoy, todo el
personal que salga del edificio por cualquier motivo, deberá marcar la tarjeta de
asistencia. En el reloj digital, así como a su ingreso al mismo.

Además se recomienda que la hora de almuerzo, se retorne con puntualidad.

c. c. Archivo
Correlativo
Formulario.
Se utiliza cuando debe darse la misma información, cada cierto tiempo.

EJEMPLO
INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Mes:____________ Año:____________ Fecha Informe:___________________
Nombre:______________________________ Contrato No. ________________
Cargo:________________________________ Sede:______________________
Departamento:_________________________ Región:____________________

No. De Descripción de las Actividades

Orden

F) _______________________ Vo.Bo._______________________

Informante Lic. Julio Antonio Ruiz

Coordinador General
Carta informe.
Se utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.

Informe formal.
Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la
consideración de superiores.
MODELO DE INFORME FORMAL
A: AUTORIDADES (DIRECTIVA, STAFF, ETC)

DE: COORDINADOR DEL PROYECTO

FECHA: 30 DE MAYO DE 2,006

PROYECTO: GUA/98/003 – 0012/1

ACTIVIDAD: Identifica la Actividad y logro en términos de cantidad,

calidad, tiempo.
Compara el logro con las expectativas.
Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación
del logro.
ESTADO DEL
PROYECTO: Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en
general.
Indica las próximas decisiones importantes a tomar.
Indica los plazos y presupuestos imprevistos siguen
siendo válidos.
ACCIONES: Identifica las acciones en curso para la próxima toma de
decisiones.
Si fuera necesario, solicita acciones por parte de
autoridades facultadas e indica la fecha en que se
requieren las acciones.
PROXIMO INFORME
DE LOGRO A SER
ENTREGADO. Identifica el próximo informe a ser preparado.