Código: IP-PR-21-03

PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: 1-8

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para organizar y mantener actualizada la información de los
trabajadores en sus Legajos Personales de ITEMSA PERU SAC.

2. RESPONSABILIDAD
a. La Gerencia Administrativa y Financiera, como órgano responsable de planificar,
normar y controlar a nivel corporativo el proceso de Gestión de Personal.
b. La Oficina de Personal, a través del Jede de la Gerencia Administrativa y Financiera, y
encargados del mantenimiento del Legajo del Personal, responsables de crear,
mantener, actualizar y custodiar los Legajos.
c. La Oficina de Personal pueden elaborar instrucciones subsidiarias al Procedimiento,
manteniendo sin variar los temas a desarrollar y haciendo referencia en el Objetivo
que se trata de un documento subsidiario al procedimiento de origen.

3. CONDICIONES GENERALES
a. El Legajo Personal es un documento oficial de carácter confidencial, en donde se
mantienen debidamente organizados todos los documentos personales y
administrativos del trabajador a partir de su ingreso a ITEMSA PERU SAC, hasta su
desvinculación de la empresa.
b. El Legajo Personal es un documento que se apertura por una sola vez,
independientemente de si el trabajador en algún momento cesa y luego por razones de
necesidad establecidas por la empresa se reincorpora nuevamente a laborar.
c. El Legajo Personal es un fólder de cartulina gruesa, cuyas dimensiones son 28
centímetros de ancho por 34 centímetros de largo, con perforaciones standard para
sujetador de papel.
La carátula anterior lleva los siguientes impresos:
(1) Logotipo y nombre de la empresa.
(2) Una línea vertical, cerca al borde de la carátula para apellidos y nombres
d. El Legajo Personal esta organizado en siete (07) Secciones divididas cada una por
separadores de cartulina de color, debidamente rotulados con el nombre de cada
Sección. Las Secciones en que está dividido el Legajo Personal, tendrán las
siguientes denominaciones:
(1) Sección 1: Documentos de Identificación. (DOC)
(2) Sección 2: Experiencia Laboral y Grado académico (EXP)
(3) Sección 3: Documentos de Filiación. (FIL)
(4) Sección 4: Movimientos. (MOV)
(5) Sección 5: Liquidaciones de Compensación por tiempo de Servicio. (LIQ)
(6) Sección 6: Hojas de Evaluación de Desempeño. (EVA)
(7) Sección 7: Control individual de Asistencia. (ASI)

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 Código: IP-PR-21-03
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: 2-8

e. Dentro de cada Sección los documentos deberán estar foliados en el vértice superior
derecho, debiendo colocarse las letras que identifican la Sección seguidas del número
correlativo del documento.

4. DESARROLLO
a. Apertura de Legajos

Act. Responsable Descripción Registro

1 Encargado de A la firma del contrato de trabajo por el ingresante, dispone de 15
Contratos días para su registro ante el Ministerio de Trabajo. Al contar con el
cargo de este, remite con cargo interno la documentación del nuevo
ingresante, generada durante el Proceso de Selección y Contratación
de personal, al Encargado de Legajos.
2 Encargado de Dentro de los 07 días útiles de recibida la documentación del Legajo de
Legajos encargado de contratos registra en un cuaderno de cargo (o base de Personal
datos electrónica) la recepción de la documentación y archiva los
documentos en el nuevo Legajo Personal.
Clasifica los documentos recibidos, de acuerdo a las Secciones
establecidas por la empresa.

b. Actualización de Legajos

Act. Responsable Descripción Registro

1 Gerente Recibe documentación que debe de ir en el Legajo Personal y con Legajo de
Administrativo sello de acción la remite a la Oficina de Personal / Encargado de Personal
Legajos.
2 Gerente Toma conocimiento y deriva la acción al encargado de legajos, para Legajo de
Administrativo que actualice el Legajo Personal del trabajador. Personal
3 Encargado de Registra en una base de datos la información correspondiente a los Legajo de
Legajos documentos a ser incorporados en el Legajo del trabajador y Personal
procede a su archivo.
No debiendo exceder esta actividad de siete (07) días laborables,
luego de haber recibido el documento.
4 Encargado de Clasifica la información a adjuntar de acuerdo a las Secciones Legajo de
Legajos establecidas por la empresa Personal

c. Baja del Legajo

Act. Responsable Descripción Registro

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 Código: IP-PR-21-03
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: 3-8

1 Oficina de Informa al área de Administración de Personal la baja de un

Personal. trabajador.

2 Gerente Toma conocimiento y deriva las acciones a seguir al encargado de

Administrativo Planillas

3 Encargado de Solicita el Legajo Personal del trabajador que será dado de baja. Legajo de
Planillas Personal

4 Encargado de Registra la baja del trabajador en una base de datos y entrega con
Legajos cargo el Legajo Personal al Encargado de Planillas.

Encargado de Prepara la liquidación del trabajador y la adjunta al Legajo Personal Legajo de

Planillas del trabajador. Personal
Entrega con cargo el Legajo Personal del trabajador dado de baja al
encargado de custodiar los legajos dados de baja, luego de haberse
efectuado el pago de los beneficios correspondientes. Si como
producto del cese, éste derivara en proceso judicial, deberá efectuar
las anotaciones correspondientes.
5. CONTROL OPERACIONAL

a.Gestión ambiental
(1) El personal debe aplicar el procedimiento IP-PR-25-08 “manejo de residuos sólidos”, a
fin de controlar o minimizar el impacto que puede ocasionar en el medio ambiente.
(2) Considerar lo siguiente como medidas de ecoeficiencia:
(a) Imprimir estrictamente lo necesario, utilizar el papel por ambas caras e imprimir en
calidad de borrador para evitar el mayor gasto de tinta y facilitar la reutilización
del papel para documentos internos.
(b) Las luces y computadoras se deberán apagar durante el refrigerio o en período de
ausencia prolongada, en caso algunos equipos de cómputo no se puedan apagar,
por lo menos los monitores deberán permanecer apagados
b. Seguridad y salud en el trabajo
(1) El personal debe aplicar los controles operacionales establecidos en la IP-PR-25-02
“Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de medidas de
control” (IPER), asociado a la actividad.

6. REGISTROS
a. Legajo Personal del Trabajador

7. ANEXOS
a. Flujograma del proceso Mantenimiento de Legajos de Personal.
b. Clasificación de los documentos en el Legajo de personal.

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 Código: IP-PR-21-03
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: A-1

ANEXO “A”
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL LEGAJO
PERSONAL

Oficina de Gerente
Personal Administrativo

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 Código: IP-PR-21-03
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: B-1

ANEXO “B”
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL LEGAJO DE PERSONAL

1. Sección 1: Documentos de Identificación Personal y Familiar (DOC).

a. F-21-01-02 “Ficha de registro de datos Personal-Practicante”

b. Copia de DNI.
c. Partida de nacimiento de hijos mejores de edad.
d. Declaración jurada de beneficiarios en caso de fallecimiento del trabajador, según la
ley 688.

2. Sección 2: Experiencia Laboral, Nivel académico y Constancias de Capacitación (EXP)

a. Currículo vitae.
b. Certificado trabajos anteriores, relacionados con la especialidad o cargo a desempeñar.
c. Copias de los títulos y/o certificado del grado máximo alcanzado (fedateado).
d. Copia fedateada o legalizada de certificados diplomas, etc. de cursos, talleres
seminarios.

3. Sección 3: Documentos de Filiación (FIL).

a. F-21-01-01 Formato “Requerimiento de personal”

b. Proceso de convocatoria y selección para ocupar el puesto.
c. Certificado de antecedentes policiales (original).
d. Certificado judicial de no poseer antecedentes penales (original).
e. F-21-01-03 Formato “Ficha de Registro Personal Contratado”
f. Afiliación o traslado de AFP.
g. Constancia de Inducción
h. Documentos Judiciales cursados a la empresa

4. Sección 4: Movimientos internos (MOV)

a. Contratos de trabajo y adendas.

b. Resolución de promociones o ascensos, destaques, permutas, transferencias, licencias,
etc. del trabajador.
c. Documentos de cambios de situación de obrero a empleado, de incrementos de
remuneraciones.
d. Memorandos relevantes (licencias, permisos, vacaciones, enfermedad y otros).
e. Solicitudes presentadas por el trabajador (adelantos, préstamos, incrementos,
renuncias, etc.)
f. Constancia de cese del trabajador.
5. Sección 5: Liquidaciones de Compensación por tiempo de Servicio (LIQ).

a. Liquidación de beneficios sociales por término de relación laboral firmada por el

trabajador
b. Liquidación de compensación por tiempo de servicio (CTS) semestrales.

6. Sección 6: Hojas de Evaluación de Desempeño (EVA).

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
 Código: IP-PR-21-03
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO Fecha: 12-12-14
DEL LEGAJO PERSONAL Página: B-2

a. Hoja de evaluación de desempeño por competencia anual.

b. Memorandos de felicitaciones, sanciones disciplinarias y amonestación.

7. Sección 7: Control individual de Asistencia (ASI).

a. Formato de control de asistencia anual.

Mary ALVITRES Mondragón Frank HUERTAS Montesinos Jorge ALVITRES Sedamanos

Gerencia Administrativa y F Oficina de Gestión Integrada Gerente General
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ