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MANUAL DE CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE RRHH

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1. DATOS GENERALES

DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE RECURSOS HUMANOS

REPORTA A: JEFE DE RRHH

SUPERVISA A: NO APLICA

ÁREA: ADMINISTRATIVO

REEMPLAZO: DESIGNADO POR EL JEFE DE RECURSOS HUMANOS

2. FUNCIONES: Organización del archivo de manera que permita conservar

permanentemente localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los
antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta, asegurar la conservación de los
documentos oficiales por medio de la organización e integración sistemática de las fuentes de
información documentaria para su control, consulta y seguimiento de los documentos en trámite
hasta su integración final al archivo.

3. RESPONSABILIDADES DEL CARGO POR PROCESO

Proceso: Gestión de nuevos postulantes.

Actividad Frec.

Con cada registro

1. Recibir las carpetas de los postulantes.

Con cada registro

2. Verificar que los postulantes hayan presentado todos los documentos
requeridos por la empresa.

Con cada registro

3. Verificar vía telefónica (celular corporativo) todas las referencias
personales y laborales presentadas por los postulantes.

Con cada ingreso

4. Comunicar a los postulantes (por medio de celular corporativo) la fecha y
hora en la que deben presentarse para la entrevista personal, además de

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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solicitar que gestionen sus antecedentes judiciales y otros documentos.

Con cada ingreso

5. Recibir de la Gerente de Sicología (verbalmente) la lista de personas
seleccionadas para preparar la ficha personal y el contrato a ser
firmado.

6. Archivar los documentos de los postulantes No seleccionados en el

bibliorato “No Ingresantes”, para poder devolverlos a los que lo soliciten.

Con cada ingreso

7. Realizar la firma de contrato con el personal seleccionado y luego
dirigirlos hasta el departamento de vestuario.

Con cada ingreso

8. Elaborar el legajo físico del personal ingresante.

8.1 Guardar en carpetas colgantes los documentos, amonestaciones,

bonificación familiar, vacaciones, etc. Estas carpetas se guardan en
el archivo, en orden alfabético (apellido, nombre).

NOTA: las carpetas rojas corresponden al personal de SVP, las carpetas verdes
al de SAECA, las carpetas celestes al CFA y las de color naranja corresponden
al personal de ADM.

Mensual
9. Confeccionar “Planilla de Ingresantes” (Nombre, Apellido, Fecha de
ingreso, Número de CI, Fecha de nacimiento).

10. Verificar con el Jefe de RRHH el listado y los legajos correspondientes

para las vacaciones a ser acreditadas.

Proceso: Documentaciones referente al Personal

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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Frec.
Actividad:

1. Archivar:

1.1 Las liquidaciones finales del personal saliente en el bibliorato

“Liquidaciones Finales Saliente Mes”

1.2 Los reposos que se presentan, separados por el mes en el cual se

presentan.

1.3 Las solicitudes de vacaciones presentadas.

1.4 Fichas del personal renunciante o saliente.

1.5 Recibos de salarios y anticipos.

Mensual
2. Recibir notas judiciales y avisos remitidos de diferentes casas
comerciales para los guardias.

Según necesidad
3. Buscar y verificar las Cédulas de identidad de los vigilantes a fin de
solicitar tarjeta de débito.

Con cada pedido

4. Proporcionar al Dpto. de Operaciones el legajo del personal.

Con cada entrega

5. Hacer firmar la planilla “Movimiento de Legajo del Personal”

Proceso: Gestión de documentos del interior

Frec.
Actividad:

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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1. Recibir los documentos del personal ingresante de Cnel. Oviedo.

2. Armar, ordenar y completar el legajo del personal de Cnel. Oviedo

3. Manejar y mantener actualizado el sistema informático “ingesoft” (se

encuentra en periodo de prueba) que sería el legajo del personal en
formato digital.

3.1 Cargar el apellido/nombre y el sistema le asigna automáticamente un

código.

Proceso: Gestión de Acreditaciones

Actividad Frec.

Mensual
1. Confeccionar la planilla de acreditaciones para tarjetas tanto para Visión
Banco como para Banco Continental.
1.1 Para las acreditaciones extras, los datos de días libres trabajados y
horas extra, los datos se extraen de la planilla “cobertura extra”.
1.2 Ambos bancos poseen formatos diferentes de planillas, para el
Banco Continental, constantemente se alzan actualizaciones en la
web. Para Visión Banco, prepara la planilla, se guarda en un pen
drive para mostrar a los Directivos, y una vez que ellos dan su
aprobación, se realiza la acreditación correspondiente.
1.3 Hacer firmar al guardia acreditado con días libres trabajados y/o
horas extras, un recibo común, para rendir cuentas al Gerente de
Operaciones.
Mensual
2. Cargar los montos de anticipos y plus en el sistema, una vez realizado
esto, los recibos se imprimen directamente.

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Mensual
3. Rendir cuentas a los Directivos con los recibos respaldatorios.
Según necesidad
4. Imprimir todos los recibos de liquidación.
Según necesidad
5. Separar los recibos de Asunción y del interior.
Mensual
6. Confeccionar la planilla F-XX “Nomina de personal de Cnel. Oviedo”
discriminando los jornaleros de los que poseen sueldo fijos y/o
diferenciados para poder cargar la acreditación correspondiente.
Mensual
7. Enviar vía correo electrónico a Cnel. Oviedo: montos de liquidación,
descuentos, permisos, plus, vestuario, etc.
Mensual
8. Cargar los anticipos (nuevo sistema) de Cnel. Oviedo y de Asunción.
Mensual
9. Confeccionar la planilla F-XX “Para Acreditación” (de salarios)
Mensual
10. Realizar la acreditación de salarios para el personal.
Mensual
11. Cargar al sistema informático los descuentos por vestuario, ausencias y
amonestaciones.
Mensual
12. Preparar la solicitud de efectivo para pagos y acreditaciones en tarjeta.

Proceso: Emisión de Certificado de trabajo

Actividad Frec.
1. Recibir de la recepcionista el Cuaderno “Certificados de Trabajo” (16:30) Diario

2. Realizar Constancia de Trabajo según pedido del personal

3. Imprimir Constancia de Trabajo en hoja membretada de la Empresa

correspondiente.

Proceso: Gestión del Personal

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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Actividad Frec.
1. Recibir pedido de vacaciones de un personal del encargado de Dpto. de Según necesidad
Operaciones
2. Verificar en el legajo del personal (físico, en el sistema) el estado de sus
vacaciones. Con cada pedido

3. Redactar y hacer firmar al personal la Nota Vacaciones y el recibo de

vacaciones. Con cada pedido

4. Recibir constancias de reposo del personal.

5. Preparar amonestaciones y gestionar las mismas ante el ministerio de

trabajo, empleo y seguridad social.

6. Dar referencias personales via telefónica.

7. Tomar las quejas y reclamos de los colaboradores, captar las solicitudes y

entregar al Jefe de RRHH.

8. Elaborar la planilla de descuentos de peluquería y almuerzo.

9. Elaborar la planilla de descuento de test sicotécnico.

Proceso: Reposición de materiales de oficina

Frec.
Actividad:

1. Verificar stock, si este está en el mínimo requerido

2. Realizar pedido al proveedor de los materiales necesarios Según necesidad

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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3. Recibir el pedido y verificar que esté completo y conforme al pedido Con cada entrega

4. Recibir la factura del proveedor, sacar dos copias y derivar al Dpto. de

Contabilidad el original, una copia para que el encargado le firme el recibido Con cada entrega
y la otra queda como acuse.

5. Archivar la copia de factura en la Carpeta “Pedido de útiles” Con cada entrega

6. Acomodar los materiales recibidos en la librería. Con cada entrega

Proceso: C.F.A
Frec.
Actividad:

1. Registrar horas trabajadas en el F-xx Horas CFA mes año y el F-xx Detalles
de horas trabajadas Mensual

2. Recibir de Radio CFA la planilla de Horas Trabajadas y la Grilla del Personal,

para elaborar las planillas del siguiente paso. Mensual

3. Elaborar el F- xx Sueldo CFA Jornaleros; el F-xx Sueldos CFA Fijos y el F-xx

Cantidad de Horas. Corroborar con el encargado de Seguridad del CFA. Mensual

4. Imprimir y hacer firmar el F- xx Sueldo CFA Jornaleros y el F-xx Sueldos CFA

Fijos Mensual

5. Remitir a Facturación las planillas del paso anterior Mensual

6. Elaborar y remitir a facturación la nómina del Personal y el F-xx Efectivo mes

CFA, y la Nómina del Personal que aún no cobra por tarjeta de débito. Mensual

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7. Elaborar la planilla de acreditación para el Banco el F-xx Salario para

acreditación del CFA Mensual

8. Entregar planilla al Director el archivo magnético del el F-xx Salario para

acreditación del CFA Mensual

9. Elaborar la planilla de acreditación para el Banco Continental el F-xx Salario

para acreditación del CFA y levantarlo a la web del Banco Mensual

10. Cargar al sistema las horas trabajadas del personal fijo y jornalero del CFA,
además el IPS, anticipo, amonestación, suspensión, vestuario, etc. Mensual

11. Imprimir del sistema los recibos correspondientes al personal Mensual

12. Contactar telefónicamente al Supervisor del CFA que los pagos están
acreditados

13. Hacer firmar el F- xx Sueldo CFA Jornaleros; el F-xx Sueldos CFA Fijos a
cada personal Mensual

Proceso: Actualización de documentos del personal

Actividad Frec.
1. Verificar el legajo de personal si todos los documentos están vigentes. Según necesidad

2. En caso que haya documentos vencidos. Envía una circular al Supervisor

del CFA para que este se encargue de acercar dichos documentos Según necesidad
actualizados en la brevedad posible.

3. Actualizar Póliza de seguro de vida del personal a su cargo (el día 15 de

cada mes), elaborando la planilla de “Listado de funcionarios para Póliza Según necesidad
General”

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4. Recibir certificados de Nacimientos de los hijos del personal y archivar en el

cuaderno “B.F” Según necesidad

5. Cargar todos los débitos fijos y los créditos, luego se imprime el recibo de
salarios. (entre el 29 y el 30 de cada mes). A partir del 1 de cada mes, el
personal se acerca para la firma del recibo.

a. Para los que cobran en efectivo: una vez firmado el recibo, se le

entrega el sobre con el salario correspondiente.
Mensual
b. Para los que cobran con tarjeta: firman el recibo antes de 5 de
cada mes para así proceder a la acreditación correspondiente. La
fecha de acreditación es el 5 de cada mes. En caso de firmar
después del 5 se les acredita generalmente 2 días después de la
firma.

4. ATRIBUCIONES

 PC con Office,
 Acceso al software empresarial SEVIPAR.
 Impresora.
 Interno telefónico.
 Cuenta de correo electrónico empresarial.

5. REQUISITOS PARA EL CARGO

5.1 EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

Educación Experiencia

Nivel deseable Estudios Superiores en Experiencia mínima de 1 año en puestos

Administración de Empresas, de similares

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Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

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RR HH. o afines.

6. CAPACITACIÓN REQUERIDA

Código Curso
CAP _01 Manejo de Procesador de Texto, Planillas y Presentaciones
CAP _02 Legislación laboral

7. HABILIDADES REQUERIDAS

 Capacidad para comunicarse.

 Capacidad para trabajar en equipo.
 Responsabilidad.
 Iniciativa.
 Puntualidad

Revisado por: _____________ Aprobado por: _____________

Cargo: ___________________ Cargo: ___________________

Firma: ___________________ Firma: ___________________