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PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO

Establecer las normas y pasos a seguir para efectuar el control sobre la realización
de las horas extraordinarias por parte del personal de la empresa ITEMSA PERÚ
S.A.C.

2. ALCANCE

Este procedimiento alcanza en su aplicación a todo el personal de la empresa. La

Oficina de Recursos Humanos es el encargado de su administración y de velar por
su estricto cumplimiento.

3. RESPONSABILIDAD
a. la Gerencia Administrativa y financiera, como órgano responsable de la
planificación y control corporativo del proceso de Gestión de Recursos
Humanos.

b. Los Jefes de Oficinas y Departamentos, como responsables de determinar

oportunamente la necesidad que el trabajador labore en horas extraordinarias.

c. La Oficina de Personal como responsables de la conducción operativa del

proceso dentro de lo dispuesto en la normativa vigente y las políticas
impartidas por la Gerencia General a través del Gerente Administrativo y
Financiero, para el seguimiento y control del proceso de horas extras.

4. NORMAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Defínase como hora extraordinaria, al trabajo autorizado, que exceda a la

jornada diaria o semanal.

4.2 El trabajo en horas extraordinarias es voluntario, pero una vez que el

trabajador se compromete a efectuarlo, es responsable de su ejecución y está
obligado a realizarlo. Igualmente es obligatoria la realización de trabajo en
horas extraordinarias en casos de emergencias y suma necesidad, tales como:
accidentes, catástrofes y otros cuya desatención implique alteraciones del
servicio, riesgos y situaciones similares.

4.3 Sólo se podrá pagar, en efectivo o en compensación, las horas

extraordinarias a los trabajadores que realicen tareas estrictamente
vinculadas a las operaciones productivas de bienes o servicios de la
Empresa. Cualquier actividad de naturaleza administrativa solo dará lugar a
la respectiva compensación tiempo con tiempo.

4.4 Las horas extraordinarias de labor deberán realizarse contando con la

autorización previa y expresa de la jefatura inmediata, por lo tanto queda
prohibida la permanencia en el centro de labor, del personal no autorizado
para realizar horas extraordinarias, sobre la hora de inicio o conclusión de la
jornada de labor establecida.

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4.5 A efecto de dar cumplimiento de manera adecuada al numeral precedente los

trabajadores sólo podrán ingresar al centro de labor diez (10) minutos antes
de la hora de inicio de la jornada y retirarse diez (10) minutos después de la
culminación de dicha jornada. Esta disposición no rige para el personal de
Dirección y trabajadores de confianza expresamente designados por
ITEMSA PERÚ S.A.C.

4.6 El personal de Protección planta permitirá únicamente el ingreso o

permanencia en las instalaciones de la Empresa, fuera de la jornada oficial
de labor, del personal que, estando autorizado para realizar horas
extraordinarias, se encuentre identificado a través de un correo electrónico,
así como a los trabajadores autorizados a realizar actividades ajenos a su
función laboral, tales como: actividades sociales, deportivas, de
capacitación, culturales o similares, reportando cualquier incumplimiento o
resistencia por parte del trabajador al presente numeral.

4.7 No procederá la regularización de horas extraordinarias, salvo casos de

emergencia evidente, debidamente autorizada por la Gerencia General.

4.8 No se computará como horas extraordinarias, el tiempo que exceda a la

jornada que sea dedicado a actividades sociales, deportivas, culturales o
similares, por lo que el trabajador estará obligado a marcar su ingreso o
salida en las horas establecidas como inicio o término de su jornada de labor.

4.9 La autorización para la ejecución de horas extraordinarias, así como su

validación posterior será dada por el jefe inmediato, con el visto bueno de la
Gerencia Administrativa y Financiera.

4.10 Las autorizaciones para la realización de horas extraordinarias por parte de

los trabajadores, deberán ser comunicadas a la oficina de Recursos Humanos
a través de un correo electrónico, por parte del Jefe Inmediato, con una
anticipación de hasta 30 minutos sobre la hora de término de la jornada de
labor, para las horas extraordinarias que se realizarán en dicho día o para
días no laborables siguientes. Esta anticipación solo podrá ser menor en el
caso que se requiera la realización de horas extras por problemas que
impidan el relevo de un turno operativo.

4.11 La oficina de Recursos Humanos, no pagará o compensará las horas

extraordinarias que, a pesar de estar autorizadas en el Parte de Horas
Extraordinarias a través del correo, no estén registradas en el sistema de
marcación electrónica de la Empresa.

4.12 Será obligación del encargado de planilla verificar, bajo su responsabilidad

que:
 El sobretiempo haya sido previamente autorizado.
 El formato "Planillas de horas extraordinaria" esté correctamente
generado y con toda la información completa.
 Que en el rubro “Descripción del trabajo” del Formato de "Planilla de
Horas Extraordinarias" se consigne la información suficiente que
permitirá a los organismos de control de la empresa verificar la
realización y conformidad de la labor extraordinaria que se autoriza.

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 Que el Formato " Planilla de Horas Extraordinarias " se ingrese al sistema

dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la realización de la labor extra.

4.13 La compensación de horas extraordinarias deberá realizarse dentro del mes

calendario siguiente a aquél en que se realizó la hora extraordinaria, salvo
pacto en contrario.

4.14 No están sujetos al pago o compensación por horas extraordinarias de labor,

el personal de Dirección y los trabajadores de confianza expresamente
nombrados por la Empresa que no se encuentren comprendidos en la jornada
máxima legal.

5. DESARROLLO

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Act. Responsable Descripción Registro

Correo
El Jefe Inmediato determina la necesidad que el trabajador labore en Horas
electrónico
01 Jefe de Área Extraordinarias y procede a generar previamente la autorización vía correo
“Parte de horas
electrónico a través del Parte de Horas Extraordinarias.
extraordinarias”

Gerente El Gerente Administrativo y Financiero da el VB° del Parte de Horas

02 Administrativo Extraordinarias a través de correo previamente a la realización de la Hora
y financiero Extraordinaria solicitada.

Recursos Recursos Humanos recibe vía correo el “Parte de Horas Extraordinarias”

03
Humanos verifica que la información esté conforme y lo Conserva en archivo.
Protección Planta a través de correo electrónico por parte de recursos
04 Protección humanos, toma conocimiento del personal que ingresará o permanecerá en
Planta las instalaciones de la Empresa para la realización de horas extraordinarias
El Trabajador ejecuta el trabajo en hora extra y registra su asistencia en el
05 Trabajador sistema de marcación electrónica de control de asistencia de la Empresa.
El Jefe Inmediato dentro de las 24 horas de realizado el trabajo en Hora F-21-04-01
Extraordinaria valida el parte de Horas Extraordinarias con el formato de “Planilla de
06 Jefe de Área “Planilla de Horas Extraordinaria”. De no ser validado el trabajo en hora horas
extraordinaria el proceso continúa en el Paso N° 10. extraordinaria”
F-21-04-01
Gerente Gerente de Área coloca VB° en el formato de “Planilla de Horas
“Planilla de
07 Administrativo Extraordinaria” y determina si corresponde pago de tiempo con tiempo o si
horas
y financiero corresponde retribución económica
extraordinaria”
¿Corresponde retribución económica?
No.- Determina con el trabajador la fecha del descanso
Gerente Compensatorio y lo comunica a Recursos Humanos para su efectivización,
08 Administrativo a través del Parte de Horas Extraordinarias ingresado al sistema
y financiero automatizado.
Sí.- Incorpora información correspondiente a horas extraordinarias en el
sistema automatizado para su proceso.
El encargado de planilla verifica que el registro en el sistema automatizado
F-21-04-01
de control de asistencia coincida con el formato de “Planilla de Horas
Recursos “Planilla de
09 Extraordinaria”, confirmando las horas efectivamente trabajadas de
Humanos horas
acuerdo al registro de asistencia efectuado por el trabajador, verificando
extraordinaria”
que la compensación sea dada de acuerdo a las normas legales vigentes.
10 Término del procedimiento.

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6. CONTROL OPERACIONAL

a.Gestión ambiental
(1) El personal debe aplicar el procedimiento IP-PR-25-08 “manejo de residuos sólidos”,
a fin de controlar o minimizar el impacto que puede ocasionar en el medio ambiente.
(2) Considerar lo siguiente como medidas de ecoeficiencia:
(a) Imprimir estrictamente lo necesario, utilizar el papel por ambas caras e imprimir
en calidad de borrador para evitar el mayor gasto de tinta y facilitar la
reutilización del papel para documentos internos.
(b) Las luces y computadoras se deberán apagar durante el refrigerio o en período
de ausencia prolongada, en caso algunos equipos de cómputo no se puedan
apagar, por lo menos los monitores deberán permanecer apagados
b. Seguridad y salud en el trabajo
(1) El personal debe aplicar los controles operacionales establecidos en la IP-PR-25-02
“Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de medidas de
control” (IPER), asociado a la actividad.

7. REGISTROS

a. F-21-04-01 “Planilla de horas extraordinaria”.

8. ANEXOS
a. Flujograma del proceso de Horas Extraordinarias.

ANEXO A

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE HORAS EXTRAORDINARIAS

GERENTE
RECURSOS PROTECCIÓN
JEFE INMEDIATO ADMINISTRATIVO TRABAJADOR
HUMANOS PLANTA
Y FINANCIERO

INICIO

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