CONSORCIO VÌAL DE OCCIDENTE VERSIÒN 1

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 22/08/2022

Objetivo:
Establecer los lineamientos fundamentales para la estructuración de los documentos, elaboración, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los
documentos y registros que afectan el Sistema de Gestión SST.
Referencia:
En la preparación del procedimiento se utilizó la norma ISO 9001:2015.

PASO DESCRIPCIÓN APLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

Cualquier persona de la empresa puede solicitar cuando vea la necesidad, la

Identificar la necesidad de elaboración de Quien detecta la Cuando se detecte la
1 elaboración, modificación o eliminación de un documento a la coordinación HSEQ de N.A.
documento necesidad necesidad
forma verbal o escrita.

Se elabora o modifica por la persona competente, el documento debe contar con la

estructura mostrada en el cuadro siguiente; al lado izquierdo el Código, Versión y fecha
de actualización; Nombre de la empresa, contenido específico y al lado derecho logo
actualizado de la empresa:

A. Pueden ser elaborados en programa Word o Excel de acuerdo a la

necesidad de la operación.

B. Deben contar con encabezado en todas las páginas de acuerdo a lo

siguiente:

I II Código
NOMBRE DE LA EMPRESA
LOGO Versión

PIIRI OCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Fecha

I. Logotipo de la empresa: Se debe utilizar el actual.

Quien elabora el Cuando se elabora un
Documento
II. Identificación: Nombre completo de la empresa. documento documento

III. Nombre del Documento: Debe definir o identificar en forma concreta

el tema al cual se refiere el documento.

IV. Fuente del texto: Letra tipo arial, color negro, tamaño 12.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 22/03/2022

Objetivo:
Establecer los lineamientos fundamentales para la estructuración de los documentos, elaboración, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los
documentos y registros que afectan el Sistema de Gestión SST.
Referencia:
En la preparación del procedimiento se utilizó la norma ISO 9001:2015.

PASO DESCRIPCIÓN APLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

C. Fuente del texto: Letra tipo arial, color negro, tamaño 9 u 11 según lo requiera el
documento.

D. Márgenes del documento: Superior: 4cm, izquierdo: 3cm, derecho: 2 cm e

inferior: 3 cm.
* Para el programa Excel las márgenes se ajustaran de acuerdo a la necesidad.

E. Esquema numerado: Números arábigos de la siguiente forma

Ejemplo: 1.
1.1
1.1.1
F. Cuando el documento lo requiera, se podrá utilizar flujogramas, según lo
establecido en el anexo 2.

G. Debe contar con Cuadro de control de cambios al inicio del documento,

para programa Excel debe estar en una hoja aparte, este cuadro indica
2 Elaboración de documento
las actualizaciones del documento y debe llevar la siguiente forma:

CONTROL DE CAMBIOS
No. DESCRIPCIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Coord. Gerente Gerente
1 elaboración del documento 24-May-10
HSEQ Técnico General

H. Los documentos deben contar con el siguiente contenido:

ELEMENTOS DE LOS DOCUMENTOS

INDICADORES

METODOLOGÍ

CRONOGRAM
RESPONSABL
DEFINICIONE

REFERENCIA

DOCUMENTO
CONTROL DE

RECURSOS
OBJETIVO

ALCANCE

ANEXOS
CAMBIOS

METAS E

NORMAS

TIPO DE DOCUMENTO
SO

ES

A
S

MANUAL X X X X X X X Quien elabora el Cuando se elabora un

Documento
PLAN X X X X X X X X X X documento documento
PROGRAMA X X X X X X X X X X X
PROCEDIMIENTO
X X X X X X X X
(WORD)
PROCEDIMIENTO
X X X X X
(EXCEL)
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Objetivo:
Establecer los lineamientos fundamentales para la estructuración de los documentos, elaboración, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los
documentos y registros que afectan el Sistema de Gestión SST.
Referencia:
En la preparación del procedimiento se utilizó la norma ISO 9001:2015.

PASO DESCRIPCIÓN APLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

2
FORMATO Y FICHA
1
Cuando se requiera
2 Contenido de acuerdo a la necesidad (solo debe llevar caja tipográfica)
* Para ampliar información sobre el contenido revisar el anexo 1.

Documentos externos y otros como políticas, reglamentos, misión, visión no

requieren esta identificación.

Los documentos generados por el proceso de diseño son elaborados y controlados de

acuerdo con los instructivos.

I. Los documentos deben contar con un encabezado que se ubica en la parte inferior
izquierda del documento el cual permite identificar el código, la versión y la fecha debe
contar con la siguiente forma:

Se debe utilizar la siguiente estructura: Quien elabora el Cuando se elabora un

Documento
documento documento
1. Fuente del texto: arial, color negro, tamaño 8.
El responsable de elaborar el documento debe ser la persona quién ejecuta la
actividad a documentar
En el caso de las políticas
La coordinación HSEQ, debe revisar el documento elaborado, para verificar que
cumple con los requisitos establecidos en los pasos anteriores. Coord. HSEQ /
Documento en Una vez elaborado el
3 Revisión del documento Responsable de
Revisión documento
Por otra parte la revisión en cuanto al contenido y orden del documento la realiza los proceso
responsables de cada proceso según corresponda

La aprobación del documento se realiza por las siguientes instancia: Documentos

mandatorios de los sistemas de gestión son aprobados por la gerencia.
Procedimientos, instructivos y formatos responsables de cada proceso. Responsable de Documento Una vez revisado el
4 Aprobación de documento
Una vez aprobado el documento se incluye en la tabla de control de cambios la aprobación aprobado Documento
versión y fecha de actualización.

CONTROL DE
Si el documento es aprobado, se debe actualizar el "Documentos y registros" Una vez aprobado el
5 Actualizar Documento Coord. HSEQ LOS
diligenciando claramente los datos solicitados. Documento
DOCUMENTOS
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Establecer los lineamientos fundamentales para la estructuración de los documentos, elaboración, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los
documentos y registros que afectan el Sistema de Gestión SST.
Referencia:
En la preparación del procedimiento se utilizó la norma ISO 9001:2015.

PASO DESCRIPCIÓN APLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

6 Divulgación y Distribución de documentos
Luego de ser aprobado el documento este debe ser divulgado al personal que lo
requiera para su aplicación, dejando constancia en el registro de asistencia.
Así mmismo los documentos son publicados en una carpeta compartida ubicada en el
servidor.
Se informa su creación ó cambios por medio de correo electronico.
Cuando se realicen proyectos fuera del área de influencia de la oficina principal, se
enviara una copia del SIG en medio magnético, la cual se considera "DOCUMENTO
CONTROLADO" y estará a cargo del responsable del departamento HSE en campo y
Correo
director de proyecto.
Dueño de proceso y electrónico / Una vez aprobado el
Cuando el personal requiera un documento para la ejecución de su labor, debe
Coord. HSEQ Registro de Documento
solicitarlo al responsable del departamento HSE en campo y director de proyecto,
capacitación
quien estará a cargo de divulgar los documentos nuevos o actualizaciones y de
distribuirlos a quien le aplique.
Si se requiere imprimir un documento del SIG se considera como "COPIA NO
CONTROLADA".
La distribución de un documento fuera de la empresa (Partes Interesadas Externas)
debe ser autorizada por el Gerente o el Coordinador HSEQ, puede ser de forma
verbal o escrita. El documento solicitado se considera COPIA NO CONTROLADA, en
caso de entregarlos magnéticamente, estos se entregan bajo el formato PDF.

Los documentos originales del SIG se encuentran en medio magnético, en el servidor

de la oficina principal, se realizan copias de seguridad diariamente para evitar perdida
accidental o intencional de documentos.

Los registros físicos serán protegidos en A-Z o carpetas y los registros magnéticos en Cumplidos los pasos
7 Control de Registros Todos Red interna
computador del responsable. anteriores

Los responsables de los procesos pueden acceder a estos documentos cuando lo

requieran por medio de una clave de acceso al sistema e identificando el documento
necesario a través del nombre del documento, la versión y la fecha de actualización.

Cuando se requiere
Todos la informacion proveniente de nuestros grupos de interes, generados por las Responsable de
Declaración obtener y usar la
8 Seguridad de la infomación actividades que realice la empresa, será salvaguardada y protegida por la persona que obtencion y uso de
acatamiento información de grupos
sea responsable de la obtención y uso de la información. información
de interes
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Objetivo:
Establecer los lineamientos fundamentales para la estructuración de los documentos, elaboración, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación y disposición final de los
documentos y registros que afectan el Sistema de Gestión SST.
Referencia:
En la preparación del procedimiento se utilizó la norma ISO 9001:2015.

PASO DESCRIPCIÓN APLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

Los documentos físicos que pierden su vigencia serán retirados de circulación y se
destruirán para evitar su uso. Si deben ser conservados se identificaran con sello de
"Documento Obsoleto".
Documento Cuando un documento
9 Documentos obsoletos (control) Coord. HSEQ
obsoleto pierde vigencia
Los documentos magnéticos que pierdan su vigencia serán ubicados en la carpeta
"Obsoletos" y se incluirá en su contenido una marca de agua con la palabra
"Documento Obsoleto".

Cuando se integran a los procesos de la empresa documentos de origen externo que

afecten el SIG, los responsables de proceso deben comunicarle al coordinador HSEQ
para la actualización de los documentos y registros.

Cuando el documento externo afecta el desarrollo de un proyecto el responsable del

proyecto debe actualizar los documentos y registros del proyecto. Los responsables de
recibir e integrar el documento de origen externo deben divulgar la información que se
Cuando un documento
requiera de este. Documentos y
10 Documentos Externos Dueños de procesos externo afecte el SIG
registros
o un proyecto
Los documentos de origen externo serán controlados así:
- Físicos: Con sello "DOCUMENTO CONTROLADO" y en la carpeta o A-Z
que se requiera de acuerdo a su uso, excepto los formatos de
origen externo requeridos para el desarrollo de las actividades.
- Magnético: En la carpeta Magnética que se requiera de acuerdo a su uso.

Los documentos contables y legales no llevaran este control.

Los documentos y registro del SIG serán conservados para consulta cuando se
requiera durante 2 años, y los documentos del SG-SST definidos en el decr 1072 Departamento HSEQ / Documentos y
11 Conservación Como se establezca
Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos serán conservados por un Dueños de procesos registros
periodo de 20 años.

Una vez cumplido el tiempo de conservación se realizara la disposición final que

Departamento HSEQ / Documentos y Cumplido el tiempo de
12 Disposición Final puede ser destrucción, reciclaje, archivo muerto o la mas conveniente de acuerdo al
Dueños de procesos registros conservación
tipo de documento.

Cuando en uno de los documentos de la empresa, se requiera el uso de una marca Quien elabora el Cuando se requiera
13 Uso de marcas registradas registrada se deben tener en cuenta los criterios y restricciones establecidos en los documento / Documento uso de marcas
manuales de uso de logo de cada entidad. Departamento HSEQ registradas