DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), es la primera actividad

dentro del proceso de capacitación y de ella depende en gran medida el éxito o
fracaso del programa, porque genera la información necesaria para determinar los
objetivos del plan de capacitación.

La palabra necesidad o falta de capacitación denota cualquier diferencia

cuantificable entre un “ser” y un “deber”; entre el rendimiento exigido por el puesto
y el de las personas que lo ocupan; o bien, entre el rendimiento real y el previsible
de las personas que van a ocupar el puesto (Arias, 1980 citado por López, 2011).

Lo que se busca como cliente siempre son tres cosas:

Que el producto sea bueno.

Que sea eficiente y rápido.

Que me atiendan de la mejor manera.

Como se ha visto, el DNC es el primer paso del proceso de capacitación; esta

etapa contribuye para que la empresa no corra el riesgo de equivocarse y ofrecer
una capacitación inadecuada que generé gastos innecesarios (Chiavento, 2007).
Este diagnóstico se lleva a cabo en los siguientes niveles:

En toda la organización
Se examina a toda la compañía para determinar en qué área, sección o
departamento, se debe llevar a cabo la capacitación.

Análisis de tareas y procesos

Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a
incorporarse en las capacitaciones, los procesos de trabajo, las condiciones de
operación, entre otras.
Análisis de la persona
Está dirigido a los empleados y generalmente se les cuestiona en torno a: ¿A
quién se necesita capacitar?, ¿qué clase de capacitación se necesita?

Los objetivos de la DNC son:

 Determinar las situaciones problemáticas de una empresa, clasificar los

síntomas que se presentan, e investigar las causas que los originaron.
 Reunir la información necesaria para precisar la situación idónea, en la que
la institución debe funcionar.
 Determinar el potencial de Recursos Humanos
 Determinar la situación en la que la empresa y sus colaboradores realmente
cumplen sus funciones (lo que se hace)
 Realizar un análisis comparativo entre lo que debería hacerse o suceder y
lo que en realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.
 Clasificar las necesidades detectadas en financieras, materiales,
tecnológicas y la de los recursos humanos.
 Determinar y describir quienes necesitan capacitación, en qué áreas y
cuando.
 Determinar el número de participantes en cada proyecto, curso o programa.
 Describir detalladamente las actividades de la capacitación, que se van a
realizar.
 Los objetivos, se centran y orientan el trabajo para evidenciar las carencias
o deficiencias que existen en los trabajadores, los problemas que afectan
su funcionamiento; y posteriormente describen la propuesta de solución a
las necesidades detectadas.

Las ventajas de la DNC son:

 Permite planear, realizar y controlar la función de capacitación

 Ayuda a presupuestar la utilización de los recursos de manera eficiente y
efectiva.
  Refleja una situación real que permite evaluar la necesidad imperante de
capacitación.
 Determina quienes necesitan capacitación.
 Establece los lineamientos para los planes y programas y su ejecución o
impartición.

Tipos de necesidades de capacitación

Existe una amplia tipología con respecto al tipo de necesidades de capacitación,

por ejemplo, Grados (2016) citado por López (2018) las agrupa en:

 Necesidades manifiestas

Son aquellas que indican un problema cuya causa se detecta a simple vista; por
ejemplo: personal de nuevo ingreso, número de empleados menor al que se
requiere, trabajadores a punto de jubilarse, cuando se presentan licencias o
permutas, en un proceso de promoción, cambios en procedimientos, métodos,
sistemas, políticas y reglas.

 Necesidades ocultas

Indican un problema cuya causa no se detecta a simple vista, sino que hay que
hacer un minucioso análisis para encontrar lo que las originó; por ejemplo: no se
logran las metas de productividad, problemas de comunicación, deficiente
programación de actividades, políticas, objetivos y reglas inexistentes, duplicidad
de funciones, alto índice de ausentismo y rotación, problemas interpersonales y de
actitud.

Por otro lado, González y Lobera (2007), hacen referencia al enfoque, oportunidad
y magnitud para indicar la existencia de las siguientes necesidades:

 Necesidades para el ascenso: son evidentes, debido que se localizan en

personas que esperan cambiar de puesto y evitar correr riesgos en la nueva
plaza.
  Necesidades para el puesto actual: este tipo de necesidades se presentan
cuando el trabajador no está cumpliendo con los objetivos de la
organización en su puesto actual.
 Necesidades a futuro: estás se presentan cuando se pretende implementar
un nuevo equipo o lugares de trabajo en otras áreas geográficas.

Métodos y técnicas para diagnosticar las necesidades de capacitación

Los métodos y técnicas son los procedimientos de que se vale un capacitador

para obtener información sistematizada y confiable sobre las situaciones
específicas, y que le sirven de base para la detección de necesidades de
capacitación.

Reza (2006) citado por López (2018) identifica tres métodos para la detección de
necesidades de capacitación:

Reactivo : Consiste en un sondeo de las necesidades que los empleados

consideran que poseen; es un estudio superficial en el que aparecen ciertos tipos
de problemas o síntomas que deben satisfacerse sin tener claro cuál sería el
problema de origen. Es el método más común en las organizaciones mexicanas
por su sencillez y facilidad.

De frecuencia : Realiza un sondeo más profundo que el método anterior; capta

información detallada, es de bajo costo y de aplicación rápida. Como producto de
la observación directa, se facilita un catálogo de cursos al personal y cada quien
selecciona en una lista las necesidades que quiera resolver. Compañías de gran
volumen emplean este método.

Comparativo: Se fundamenta en la diferencia del es y del debe ser, por

comparación permite verificar las diferencias que se requieren satisfacer. El costo
es más elevado y su aplicación implica gasto de tiempo, pero determina un índice
de certeza alto en la toma de decisiones y la resolución de problemas. Rodríguez
(1991), hace hincapié en que el DNC debe llevarse a cabo siguiendo ciertos pasos
lógicos y subsecuentes, que se alinean a todos los métodos presentados
anteriormente.

La selección del método depende de diversos factores, entre ellos destacan, el

tiempo disponible del personal, número del personal, costos de aplicación y los
requerimientos de la empresa.

Las técnicas más usuales para detectar las necesidades de capacitación son:

Técnica Descripción Instrumento

Consiste en recabar la información a

través de un diálogo entre el entrevistador
y el empleado, para enriquecer los Guion de
Entrevista
hallazgos se recomienda también entrevista.
entrevistar al jefe inmediato y
subordinados. 360 grados.

Es una fuente importante de

conocimientos cuando se trata de gran
Encuesta Cuestionario.
volumen, además se puede llevar a cabo
de manera virtual y/o a distancia.

Consiste en observar la conducta en el

trabajo para comparar con el modelo
documentado, por ejemplo: con una Guía de
Observación
descripción del puesto. El capacitador observación.
puede o no interactuar con el empleado
mientras realiza sus funciones.

Ilustración 20. Fuente: UDEMEX (2020) con información de González y Lobera (2007) y López (2018)

Interpretación de datos e informe final del DNC: La información recabada debe

ser colocada de la manera más organizada y clara para facilitar su interpretación.
Por ejemplo, puede usarse la siguiente clasificación: personal que requiere
capacitación, personal afectado y estructuras afectadas. Este ejercicio de
interpretación “desembocará en un diagnóstico que pondrá en relieve la brecha
existente entre los estándares ideales y la realidad en la empresa en ese
momento” (Rodríguez, 1991, p. 70). La interpretación genera los siguientes
planteamientos: Donde se requiere capacitación, en que puntos precisos, quiénes
la requieren, cuándo y con qué urgencia.

Finalmente, el informe del DNC debe ser redactado de forma clara, coherente
y es recomendable que sea sugestivo y motivante. Asimismo, debe cubrir
los siguientes puntos:

1. Introducción.

2. La problemática: Enumeración de los problemas., Tipificación de los mismos,

Análisis causal, Jerarquización, Ámbito de repercusión: población afectada y
resultados afectados.

3. Áreas o actividades que requieren ser atendidas.

4. Plan general. objetivos, insumos (número de instructores y perfil, áreas o

espacios donde se llevará a cabo la capacitación, equipo que se requiere, etc.),
costos, entre otros.

5. Expectativas de mejoramiento como fruto de la capacitación o resultados de la

capacitación.