“REESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS, UN PASO PARA ALCANZAR LA

EFECTIVIDAD POR MEDIO DEL TRABAJO EN EQUIPO”

DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

EJE 4
FUNDACION UNIVERSITARIA AREANDINA

DISEÑO DE PROCESOS

DOCENTE

MAGDA ALEJANDRA MARTINEZ DAZA

CERTICAR S.A.

ELABORADO POR:

CARMEN HOYOS PASTRANA

LINA FERNANDA PULIDO
KAREN DAYANA PASTOR LICANO
JUAN FELIPE VALDEZ MUÑOZ
THALIA VELANDIA SEGURA

BOGOTÁ 05 DE OCTUBRE 2021

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 Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS .......................................................................................................................... 3
Objetivo General .............................................................................................................. 3
Objetivo específico.......................................................................................................... 3
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................................... 4
JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 4
Análisis de la situación .......................................................................................................... 5
INSUMOS Y COSTOS .......................................................................................................... 6
TIEMPOS DE EJECUCIÓN .................................................................................................. 7
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 8
LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................................. 8
ANEXOS ............................................................................................................................... 8

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 INTRODUCCIÓN

En la investigación desarrollada en el eje 2 del Módulo Diseño de Procesos,

se identificaron los intereses de la compañía CERTICAR SA en cuanto mejoramiento en la
prevención de accidentes laborales. El siguiente trabajo, presenta la incorporación de
actividades claves en el proceso admisiones, con fin de rediseñar el proceso, implementando
acciones de mejora tendientes a la optimización de la operación del mismo y de esta
manera lograr satisfacer las necesidades del usuario.

El propósito de esta investigación es dar un giro a los procesos internos de la empresa, de tal
manera que todas las dependencias de la empresa tengan una comunicación más acertada
de esta manera evitaremos problemas a futuro

OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar el diseño de procesos gracias al aprendizaje que hemos obtenido el cual nos
permite evidenciar, conceptos, análisis, teorías, soluciones y acciones para los diferentes
procesos y poder implementar de manera positiva el objetivo de planear, liderar e innovar en
el trayecto del tiempo, optimizar el tiempo y los recursos para definir las diferentes actividades
y así poder terminar de forma asertiva la investigación

Objetivo específico

Implementar un sistema de outsourcing para contratación de personal, de tal manera que

agilicemos este proceso en talento humano.

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Rotación constante del personal por falta de comunicación interna que dificulta y
retrasa los procesos de la compañía, generando altos costos de contratación, retrasos
en venta de servicios por capacitaciones prolongadas a los nuevos colaboradores,
que provocan un retroceso en el momento de cumplir las metas propuestas de la
compañía.
Además de esto el proceso de talento humano se ve afectado directamente ya que
mediante las auditorías externas conforme a normatividad política del SGC, que nos
permite identificar acciones y procesos documentados y no documentados para la
mejora continua de la empresa, que ha llevado la compañía durante el lapso de tiempo
de 01 de enero del 2021 y el 30 de junio de 2021 se ha determinado que la inexistencia
de apropiación de tareas, en planes de capacitación y retroalimentación lleva a lo que
podemos describir como una improvisación de funciones, expresando desde el área
de la empresa afectada que el personal no es suficiente para dichas capacitaciones,
además de evidenciar carencia de metas, políticas y estrategias administrativas.

JUSTIFICACIÓN

En vista de las carencias que presenta Certicar S.A, se procede a analizar la situación
detenidamente, proponemos facilitar a la parte administrativa la contratación y
capacitación por parte de una empresa externa que cuente con personal capacitado
para la ejecución de la labor, de esta manera lograremos dar cumplimiento a las metas
propuestas así como un enfoque y apropiación de los conocimientos necesarios para
evitar cometer errores en el proceso de ventas desde el área de talento humano.

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Análisis de la situación

Se hizo un análisis ya que el índice de alta rotación está por encima de los rangos
normales que son de un (4% a un 5%).En busca de mejorar los resultados y lograr
estabilizar la compañía, se tuvo en cuenta al personal que está actualmente para ver
qué cambios o mejoras se pueden hacer, donde estén incluidas mejoras en salarios
ya que cuando esto no sucede hace que el empleado pierda el interés y rinda menos,
jornadas laborales menos desgastantes y mejorar el clima laboral debido a que es
la principal causa de la alta rotación lo cual le genera altos costos para la empresa y
fuga de personal
ACCIONES O FASES A EMPRENDER
ACCIONES O FASES A EMPRENDER PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA

TIEMPO PLANEACIÓN DIRECCIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL

Creación de
propuesta, contactar
DÍAS 1.2.3 empresa especialista
en área de talento
humano
Conformar equipos de
trabajo, brindar
documentos
DÍAS 4.5.6 requeridos por la
empresa contratada,
definir funciones y
plan de acción.
Llevar a cabo el plan
de acción, alistamiento
de contrataciones y
DÍAS 7.8.9 capacitaciones
masivas para las
vacantes completas
de Certicar S.A.

Verificar
constantemente
procesos de
DÍAS
inducción asertiva,
10.11.12
y desarrollo de los
ajustes a costos
pertinentes.

DÍAS 13.14 Y
RETROALIMENTACIÓN CONTINUA
15

5
INSUMOS Y COSTOS

COSTO POR PERSONA PARA

COSTO POR CAPACITACIÓN
CAPACITACIÓN PARA CERTICAR
MASIVA PARA GLOBAL
S.A.
ADMON S.A.

$603.540 * DURACIÓN DE 15 DÍAS $2.152.350 * DURACIÓN DE 15

PARA 1 PERSONA DÍAS PARA 10 PERSONAS

DIFERENCIA A FAVOR

$3.883.050

Teniendo en cuenta el incremento de costos que le genera a la empresa la constante rotación

del personal, el outsourcing facilita y economiza el proceso tanto de inducción para puntos de
servicio como para el personal faltante en el área de talento humano a bajos costos, lo cual
ofrece un servicio eficaz, eficiente y de alta calidad, esto hace que los nuevos colaboradores
se adapten mucho más rápido y se pueda ahorrar en tiempo y dinero.

Se busca que los especialistas al momento de capacitar tengan en su poder una herramienta
que identifique al servicio específico de CERTICAR S.A para la prestación de un servicio
veraz y oportuno, es decir, un prototipo de plan piloto para inicio de labores.

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TIEMPOS DE EJECUCIÓN

No Actividad Fecha inicio Duración Fecha final

Creación de propuesta,
1 contactar empresa especialista 4/10/2021 3 7/10/2021
en área de talento humano

Conformar equipos de trabajo,

brindar documentos requeridos
2 por la empresa contratada, 8/10/2021 3 11/10/2021
definir funciones y plan de
acción.

Llevar a cabo el plan de acción,

alistamiento de contrataciones
3 y capacitaciones masivas para 12/10/2021 3 15/10/2021
las vacantes completas de
Certicar SL. A

Verificar constantemente
procesos de inducción
4 asertiva, y desarrollo de los 16/10/2021 3 19/10/2021
ajustes a costos pertinentes.

RETROALIMENTACIÓN
5 CONTINUA
20/10/2021 3 23/10/2021

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RECOMENDACIONES

1. Implementar evaluaciones de desempeño en un periodo regular de cuatro

meses
2. Diseñar un mecanismo para mejorar las ofertas salariales e incentivos de los
colaboradores.
3. Reestructurar los canales de comunicación.
4. Acelerar los métodos de respuesta a solicitudes internas.
5. Mantener al tanto al personal de los cambios que se vayan realizando para así
lograr buenos objetivos y comunicación para que el personal se sienta atento
y se apropien del proceso.

LECCIONES APRENDIDAS

- La trayectoria de las empresas está enmarcada por el número de actividades

que se realizan en la misma, y no solo esto, también por la calidad de servicios
y productos que ofrecen, no obstante aunque el crecimiento de una compañía
depende en gran parte de los clientes, también este crecimiento se concentra
en el funcionamiento interno, el cual permite dar direccionamientos sólidos
para que todos los procesos vayan a la par con las metas de su compañía,
creando una apropiación de funciones y una apropiación de su lugar de trabajo.

- Cuando una empresa sabe qué problemáticas existen en su entorno, es más

liviano realizar diseño de procesos que modifiquen y mejoren todo el paso a
paso que quizá está fallando. Cuando el proceso es aplicado, es de suma
importancia controlar y analizar los resultados, conocerlos y evaluarlos, para
seguir en la mejora de lo que se realiza a diario.

ANEXOS

https://docs.google.com/forms/d/1jUukRPmAqFVveziq-
QpCWl50pvO50Qbesg2ubMQb3lU/edit?usp=sharing