Tipos de herramientas para descripción de puestos

Identificar las tareas que cada miembro de una organización debe ejecutar es
un proceso clave para su correcto funcionamiento. Para lograrlo, es importante
que el área de Recursos Humanos ponga en práctica el análisis de puesto.
Este procedimiento permite determinar los deberes y responsabilidades de
cada puesto de trabajo. Además, analiza los tipos de perfiles que se requieren
para ocuparlos. Su implementación mejora los índices de desempeño,
selección de personal y planificación del Talento Humano A pesar de su
importancia, muy pocas empresas la implementan. Eso se ve reflejado en el
ineficiente proceso de selección de personal y en la confusión de funciones por
parte de los colaboradores.
Algunos métodos para la recolección de datos, que se utilizan en el análisis de
puesto, tenemos:
Observación
Consiste en observar a los trabajadores que ocupan los puestos muy
operativos. "Muchas veces, se complementan con entrevistas sobre algún
elemento relacionado al trabajo, con el objetivo de realizar descripciones sobre
sus funciones y labores dentro de su área", asegura Kety Jáuregui, docente del
Seminario Online Análisis de puesto, recurso clave para la gestión de personas
de ESAN.
Entrevista
Este método consiste en preguntar a los colaboradores sus funciones y
responsabilidades dentro de su área de trabajo. No es necesario entrevistar a
todo el personal. Basta con tomar en cuenta a los miembros de mayor y menor
experiencia para sacar conclusiones importantes. También es necesario hacer
el mismo procedimiento con los líderes, gerentes y capacitadores para detectar
sus conocimientos en el área. Con la información recabada, se podrá identificar
las especificaciones mínimas y máximas del puesto, y los elementos que
permiten su correcto funcionamiento. Este método es muy útil porque logra la
participación libre y directa de los empleados.
Cuestionario
"El cuestionario también es muy usado por las empresas", afirma Kety
Jáuregui. "Estos se distribuyen, muchas veces a través de la Web, a los
colaboradores y/o supervisores de un departamento para que los completen.
En ocasiones, es el mismo encargado del proceso de análisis llena el
cuestionario con las respuestas que le dan los colaboradores", complementa la
docente. De realizarse adecuadamente, las áreas de Recursos Humanos
podrán tomar decisiones más eficaces y rápidas para optimizar el trabajo el
trabajo de los departamentos que necesitan cambios urgentes.
Incidentes críticos y diarios de trabajo
Gracias a una conversación entre supervisores y trabajadores, se pueden
identificar los aspectos críticos que generaron una situación de crisis dentro del
área de trabajo. Esto permitirá identificar cuáles son las nuevas competencias o
habilidades que se demandarán para mejorar los procesos productivos. En
adicional a ello, se puede pedir a los trabajadores que llenen un registro diario
de su trabajo en un período determinado (semanas o meses). De esta forma se
logrará medir cuánto les toma realizar específicas funciones y luego adicionar
ello a las exigencias del puesto.
El análisis de puesto en la era digital
Con la llegada de la pandemia y la implementación del trabajo remoto, la
comunicación de los equipos se ha trasformado. Conocer el desempeño de los
colaboradores, las áreas de trabajo y contratar profesional capacitado se ha
vuelto más complicado. Sin embargo, existen diversas herramientas digitales
que permiten analizar correctamente los puestos de trabajo. Zoom, Google
Meet y Microsoft Teams son ideales para tener entrevistas con los
colaboradores o reuniones de equipo. Slack permite identificar el avance de un
proyecto y el correcto desempeño de un área de trabajo. Y el formulario de
Google, que permite realizar encuestas a diversas personas al mismo.