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PROCEDIMIENTO: MC-PR01
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Inicio de
Y REGISTROS vigencia
2021-06-01

MC-PR01

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaborado por Aprobado por

Nombre y Firma Nombre y firma

Nombre: Margarita Mora

Nombre:
Función: Gerente General
Función:
Fecha de aprobación:
Fecha de elaboración:

Firma:
Firma:

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ÍNDICE

1. Objetivo......................................................................................................................................3
2. Alcance......................................................................................................................................3
3. Referencias................................................................................................................................3
4. Definiciones...............................................................................................................................3
5. Responsabilidades....................................................................................................................4
6. Ejecución...................................................................................................................................5
6.1. Aspectos ortográficos generales y referencias.......................................................................5
6.2. Codificación de los documentos internos (manuales, procedimientos, instructivos, registros,
ofertas, informes e inventarios).....................................................................................................5
6.2.1. Codificación de manuales....................................................................................................5
6.2.2. Codificación de documentos relacionados a los manuales.................................................6
6.2.3. Codificación de registros de los procedimientos gestión, procedimientos de operación de
equipos, anexos e instructivos.......................................................................................................7
6.2.4. Para ofertas de servicios e informes en general.................................................................8
6.2.5. Codificación de material de ensayo...................................................................................10
6.3. Contenido de los documentos..............................................................................................11
6.4. Contenido de formatos.........................................................................................................12
6.4.1. Para los manuales.............................................................................................................12
6.4.1.1. Manual de Calidad..........................................................................................................12
6.4.2. Para los procedimientos e instructivos..............................................................................12
6.5. Aprobación de los documentos............................................................................................13
6.6. Revisión y actualización de documentos..............................................................................14
6.7. Revisión y control de registros..............................................................................................14
6.8. Distribución y control de los documentos.............................................................................15
6.8.1. Documentos.......................................................................................................................15
6.8.1.1. Documentos originales...................................................................................................15
6.8.1.2. Copias controladas.........................................................................................................15
6.8.1.3. Copias no controladas....................................................................................................15
6.9. Tiempo de conservación de lo archivado.............................................................................15
7. Registros y anexos..................................................................................................................16
8. Tabla de actualizaciones.........................................................................................................16

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1. Objetivo

Proporcionar una guía para normalizar la elaboración, revisión y aprobación de manuales,

procedimientos, instructivos, formatos, etc.

2. Alcance

Este Procedimiento se aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo, los registros de control de equipos, documentos externos y de soporte
lógico, para la elaboración de la documentación, que servirán de soporte para la implantación
del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo, según la Norma Internacional ISO 45001.
Vigente.

3. Referencias Normativas

 Norma Internacional ISO 45001. Vigente.

4. Términos y Definiciones

 Revisión y actualización: Modificación realizada a un documento con el fin de

incorporar los cambios necesarios para mantenerlo al día frente a los requisitos del
Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Aprobación: Aceptación oficial del documento por parte de la función que corresponda y
la liberación respectiva para su aplicación por el personal de DISMAHIERRO S.A.

 Documento: Aquella información escrita y ordenada de tal forma que describa una
actividad definida.

 Documento controlado: Documentos cuyos niveles de revisión y distribución son

controlados por medio de registros y que son actualizados cuando necesita modificación.
Se refiere a los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Documento no controlado: Documento que se emite con fines informativos a terceros.

En manos de terceros no será actualizado cuando existan modificaciones a la
información que presenta.

 Registros: Aquellos que nos permiten documentar y rastrear el desarrollo,

funcionamiento y evolución del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el
aseguramiento de la calidad.

 Documento complementario: Los documentos complementarios al Sistema de la

Seguridad y Salud en el Trabajo son aquellos que tengan relación con el cumplimiento de
la norma internacional ISO 45001 Vigente. y/o con el funcionamiento del Sistema de la
Seguridad y Salud en el Trabajo implantado por DISMAHIERRO S.A., y/o con el
cumplimiento con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa, y podrán
incluir:

Documentos de origen externo (por ejemplo, métodos de análisis de riesgos, GTC45,

INSHT, GERITRA, WILLIAN FINE, etc.), manuales de equipos.

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Documentos existentes en DISMAHIERRO S.A. antes de la implantación del Sistema de

la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Otros documentos de vínculo con la política de Seguridad de DISMAHIERRO S.A., que
podrán mejorar su Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo, tanto en
funcionamiento como en alcance.

 Emisión: Proceso por el cual la Gerencia General recibe del personal indicado, los
documentos de soporte al Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para emitirlos,
distribuirlos y controlarlos, o emisión por parte del mismo Gerente General de
documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Manual de Calidad: Documento principal para el diseño e implantación de un sistema de

la Seguridad y Salud en el Trabajo, que presenta los objetivos y la política de Seguridad y
Salud en el Trabajo de DISMAHIERRO S.A. e identifica las líneas de autoridad, así como
las responsabilidades e interrelaciones de las varias áreas dentro de la organización.

 Procedimientos de gestión y técnicos: Documentos que describe en forma breve, clara

y concisa una actividad o tarea específica, también sirve para identificar y regular el
desempeño de las actividades relacionadas con la calidad.

 Métodos: Documentos que describen la metodología utilizada para la determinación en

la evaluación de riesgos.

5. Responsabilidades

La Gerencia General y/o su delegado, se responsabilizará (n) de:

 Se responsabilizará de aprobar, todos los documentos del Sistema de la Seguridad y

Salud en el Trabajo.
 Decidir cuáles de las actividades de DISMAHIERRO S.A., deberán ser tratadas en el
Manual de Calidad.
 Distribuir y controlar los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Registrar la distribución de los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el
Trabajo y de guardar los documentos en lugares seguros y fuera de posibles daños.

Delegado de Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Elaborar, reeditar y actualizar los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el

Trabajo, además elaborara los procedimientos y manuales técnicos para la posterior
revisión y aprobación de los mismos

6. Ejecución
6.1. Aspectos ortográficos generales y referencias

Para la elaboración y modificación de registros, procedimientos o cualquier tipo de

documentación que se encuentre dentro del alcance del Sistema de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de DISMAHIERRO S.A., se deberá considerar aspectos generales de estandarización
de la escritura, tanto de letras como de números y la referenciación a normas nacionales e
internacionales. La Tabla 1, presenta las reglas básicas de escritura.

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Tabla 1: Estandarización de escritura

CASO CORRECTO INCORRECTO

Referenciación(1) ISO 45001 2018 NORMA ISO 45001:2018
05/12/2017 o cualquier forma
Fecha(2) 2017-12-25
diferente a la correcta
01:30, 22:15 h, 1 am, 10:30
Hora(3) 01h 15min 35s pm o cualquier forma
diferente a la correcta
(1)
Se escribirá el año, el mes y finalmente el día separados por un guion.
(2)
Se utiliza para el sistema de calidad las opciones presentadas.
(3)
Después del número siempre hay que dejar un espacio para la escritura de la
unidad. El separador de decimales es con coma (,) y no con punto.

6.2. Codificación de los documentos internos (manuales, procedimientos, instructivos,

registros, informes e inventarios)

Los documentos del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo estarán

distribuidos en 2 manuales principales y las codificaciones del resto de documentos
dependerán de cuál de éstos está relacionado.

6.2.1.Codificación de manuales

Tabla 2: Códigos de manuales

DOCUMENTO CÓDIGO REQUISITO DOCUMENTOS

XX RELACIONADOS

Documentos
Procedimientos de gestión,
Manual de Calidad MC relativos a la
registros, anexos.
gestión.

Todos los Métodos, de evaluación de

documentos riesgos.
Manual de Métodos MM relativos a los
requisitos Operación de equipos,
técnicos. Instructivos, registros
técnicos y anexos.

Para informes en general se tendrá una codificación secuencial la misma que se detallará más
adelante.

6.2.2. Codificación de documentos relacionados a los manuales

Los manuales, procedimientos e instructivos se codificarán de la siguiente manera:

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Tabla 3: Código de documentos relacionados a los manuales

DOCUMENTOS
RELACIONADOS A LOS CODIGO YY
MANUALES

Documentos de la Gestión
GA
Administrativa

Documentos de la Gestión de
GTH
Talento Humano

Documentos de Los
Procedimientos Operativos POB
Básicos

La codificación para estos documentos será realizada de la siguiente manera:

XX-YY##

Número secuencial del documento (01 a 99)

Siglas que identifican al documento relacionado a los manuales:

Procedimiento, Instructivo o Documento Operativo o método
Siglas que identifican el documento (Manual del Sistema del
Sistema de Seguridad y Salud En el Trabajo, Manual de Métodos)

Ejemplo 1: MC-PR01

Las dos primeras letras MC, indican que es un documento relacionado al Manual de calidad,
las letras PR, indican que corresponde a un procedimiento, y el número 01, dice que es el
primer procedimiento, para el resto de los procedimientos seguirá un secuencial.

Ejemplo 2: MM-MER01

(MM-MER01): Las dos primeras letras MM, indican que es un documento relacionado al
Manual de métodos, las letras MER. Indican que corresponde al método de evaluación inicial
de riesgos, y el número 01, dice que es el primer método de evaluación inicial de riesgos que
corresponde, por lo cual si se coloca el código 02 correspondería al método para la elaboración
de la matriz de riesgo.

6.2.3.Codificación de registros de los procedimientos de gestión, procedimientos de

operación de equipos, anexos e instructivos

Tabla 4: Código de registros y anexos

REGISTROS Y ANEXOS CODIGO ZZ

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Registros RE

Instructivos IN

Anexos AN

Procedimientos de operación
PO
de equipos

Los manuales, procedimientos e instructivos se codificarán de la siguiente manera.

YY##-ZZ##

Número secuencial del Registro o Anexo (01 a 99)

Indica el tipo de documento generado (Registro o Anexo)

Número secuencial del documento original

Indica el tipo de documento relacionado a los

procedimientos y manuales.

Ejemplo 1: PR01-RE02

Las letras PR, indican que es un procedimiento, el numero 01 indica que es el primer
procedimiento, las letras RE, indican que el documento generado es un registro y el número de
junto indica que es el segundo registro del procedimiento.

6.3. Contenido de los documentos

Encabezados, pie de páginas, cuadros de detalles y modificaciones

Los encabezados en los documentos de DISMAHIERRO S.A. siguen el siguiente formato:

Identificación
Código
Nombre del documento Inicio de vigencia
Fecha

Pie de página

MC-PR01 Rev. XX Página 7 de 12

Número de revisión que se La numeración de las
Código del documento
lleva págs.

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Para los diferentes manuales y procedimientos se tienen que poner el cuadro de la persona
que elabora y aprueba el documento en la primera hoja, después de los logos y títulos que se
detallan en el siguiente punto.

Elaborado y/o Modificado Aprobado por

Nombre y Firma Nombre y firma

Nombre: Nombre:
Función: Función:
Fecha de elaboración y/o Fecha de aprobación:
modificación:

Firma: Firma:

En la última hoja se lleva la tabla de actualizaciones

Actualizaciones
Revisión Fecha Cambio Responsable

Persona o área a
XX AAAA-MM-DD Cambio realizado en el documento
cargo del cambio

6.4. Contenido de formatos

Encabezados, pie de páginas, cuadros de detalles y modificaciones

Los formatos para registros originales se almacenarán en soporte digital y constarán de las
siguientes partes:

Encabezado:

Identificación
Código
Nombre del documento Inicio de vigencia
Fecha

Pie de página:

PR09-RE01 Rev. XX Página 8 de 12

Número de revisión que se La numeración de las
Código del formato
lleva págs.

En la última hoja se lleva la tabla de control de cambios. Esta tabla de contenidos se encontrará
junto al documento original.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Fecha Descripción N° Responsable Almacenamiento Protección Tiempo Disposición
de cambio Revisión de final

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retención

Cuando los formatos se impriman no será necesario la impresión de la Tabla de control de

cambios ni marcarlos como copias no controladas.

6.4.1.Para los documentos

6.4.1.1. Manuales

En la primera página se coloca el logo del laboratorio, el nombre del manual, el código, el
nombre, cargo de quien aprueba y la norma a la cual hace referencia (…).
La segunda hoja será el índice. De ahí en adelante será el desarrollo del manual tomando en
cuenta cada uno de los puntos de la norma ISO 45001 Vigente.

6.4.2.Para los procedimientos e instructivos

En la primera página se coloca el código, el nombre completo del procedimiento, centrado, la

tabla de la persona que elabora y aprueba el documento, y el índice.

De ahí en adelante llevará:

a) Objetivo

Se establecerá la finalidad del documento.

b) Alcance

Se indicará el campo de aplicación del mismo.

c) Referencias

Se citarán los documentos aplicables utilizados como referencia para la elaboración del
documento.

d) Definiciones

Es una proposición (o conjunto de proposiciones) mediante la cual se trata de exponer

con precisión la comprensión de un concepto o término, este ítem no es obligatorio dentro del
documento.

e) Responsables

Funcionario (os) de DISMAHIERRO S.SA., que tiene a su cargo la redacción o composición de

los procedimientos y codificación de documentos.

f) Ejecución y/o pasos a seguir

Aquí se detallará de una forma secuencial, las distintas operaciones que constituyen el objeto
del procedimiento, el método y los medios para llevarlas a cabo. Siempre que sea conveniente
se complementará la descripción con diagramas y gráficos (no todos los puntos aplican en
todos los procedimientos).

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Nota 1: Para la operación de equipos, se puede incluir, pero sin limitarse a: Principio de
operación, Accesorios del equipo, Condiciones ambientales, Procedimiento de operación,
Resolución de problemas, Mantenimiento y Transporte de los equipos.

g) Anexos y/o registros

Son documentos, registros, anotaciones, formatos, impresos, etc., que complementan los
procedimientos y codificación de documentos del Manual de Calidad. Llevarán el título del
registro, el código la revisión y el número de página.

6.5. Aprobación de los documentos

La Gerencia General, aprobarán los Procedimientos, Instructivos, Documentos Operativos,

Registros y Anexos del Manual de Calidad, mediante un correo electrónico.

Luego de la aprobación, todos los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el

Trabajo serán emitidos centralizadamente por el delegado de SST, lo cual permitirá el control
de su distribución y el uso de solamente las versiones vigentes, deberá actualizar la lista
maestra.

6.6. Revisión y actualización de documentos

Los documentos del Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo serán revisados al menos
una vez cada doce meses y actualizados cuando se requieran cambios. La necesidad de
revisar y actualizar un documento será identificada a través de la comprobación del
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, por resultados
obtenidos en una Auditoria de SST, o por cambios en las normativas de DISMAHIERRO S.A., o
de la norma de referencia (ISO 45001 Vigente).

Estas actualizaciones deberán ser realizadas dentro de los tres meses siguientes a la
identificación de la necesidad.

La necesidad de cambios entre otros, podría darse por:

 Cambios en métodos normalizados.

 Cambio de personal.
 Cambio de condiciones dentro del medioambiente laboral.

Mediante reuniones generales con el personal se definirán la necesidad o no de cambio de los

documentos.

Los cambios y/o actualizaciones parciales que se identifiquen serán ejecutados de la siguiente
manera:

El delegado de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Determina los lugares del documento que van a ser cambiados a través de la descripción
respectiva, enviando la sugerencia de cambio mediante correo electrónico al Gerente
General.
 Además, se identifica el texto modificado mediante un cuadro al final del documento con
la fecha y descripción de las actualizaciones hechas.

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 En caso de modificación de datos en registros, se tacha el dato de manera que pueda ser
visible y junto a este se coloca el nuevo dato con las iniciales del responsable de la
modificación.

El Gerente General:

 Revisa la descripción realizada y define la pertinencia o no del cambio solicitado. En caso

de que el cambio sea pertinente, realiza la actualización en el documento electrónico
incorporando la descripción del cambio en la tabla de actualizaciones.
 Para identificar el texto modificado o actualizado se resaltará dicho texto en color amarillo
para procedimientos y registros, tanto en el impreso como para el digital.

6.7. Revisión y control de registros

Los registros serán controlados y revisados trimestralmente de un muestreo al azar. El

Gerente General es el encargado de realizar este trabajo, cuyos resultados serán registrados
en el PR06-RE01 Lista control de documentos. Si algún registro no se encontrara actualizado
y completo a la fecha de revisión debe tomar las acciones correctivas o preventivas
necesarias.

6.8. Distribución y control de los documentos

Los documentos sujetos a distribución controlada, es decir, las copias de los Manuales del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que se distribuyen dentro o fuera de
DISMAHIERRO S.A., serán tratados como sigue:

6.8.1.Documentos
6.8.1.1. Documentos originales

La Gerencia General mantendrá el documento aprobado y digitalizado vigente del Manual de

Calidad, Manual de Procedimientos, Manual de Métodos, Procedimientos, Instructivos,
Documentos de Operación, Registros y Anexos en las oficinas de DISMAHIERRO S.A., de
acuerdo a la lista maestra de documentos en vigencia sin menos cabo de mantener los
archivos electrónicos editables de respaldo.

Los documentos tendrán la firma respectiva según cada función de la persona que elabora,
revisa y aprueba. Además, esta documentación se almacenará en el área de la Gerencia
General.

Los formatos para los registros se almacenarán digitalmente acompañado de la “Tabla control
de cambios”. Los formatos impresos no serán considerados como copias controladas ya que el
número de impresiones es indeterminado según las necesidades de trabajo. El Gerente
General, es el encargado de la impresión de los formatos según las necesidades del trabajo
diario y de las peticiones de los responsables de cada registro. Esta petición se puede realizar
de forma verbal. Los registros tanto técnicos como de calidad, originados, por las actividades
de DISMAHIERRO S.A., serán, distribuidos, controlados, conservados y eliminados según lo
indica la Lista Maestra en Vigencia.

6.8.1.2. Copias controladas

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Las copias controladas de la documentación, serán distribuidas según lo registrado en la Lista

Maestra de Documentos. La Gerencia General, al realizar la distribución de la documentación
marcará la copia controlada mediante un sello de “Copia Controlada” y un secuencial del
número de copia. Las copias controladas serán distribuidas a cualquier miembro de
DISMAHIERRO S.A., con fines informativos, de instrucciones de trabajo, etc. Cuando el
Gerente General autorice nuevas revisiones, se deberá reeditar de manera inmediata las
copias controladas y enviar los documentos retirados a obsoletos.

6.8.1.3. Copias no controladas

Las copias de documentos que son envidas a personas, entidades, la, o cualquier organización
externa a DISMAHIERRO S.A., será marcada con un sello como copia no controlada. Cuando
el Gerente General autorice nuevas revisiones no se necesita recuperar la documentación para
reeditarle. Además, se mantendrá actualizados documentos externos como son: La norma ISO
45001 Vigente y métodos de análisis de riesgo, la búsqueda de las actualizaciones será
realizada por la Gerencia General o delegado de SST.

Las normas o documentos que queden fuera de servicio serán etiquetados como obsoletos.

6.9. Tiempo de conservación de lo archivado

Los registros se conservarán durante al menos cinco años a partir de su fecha de emisión o el
tiempo que se requiera según sus obligaciones contractuales.

7. Registros y anexos

 PR06-RE01 Lista de control de documentos

8. Tabla de actualizaciones

Actualizaciones
Revisión Fecha Cambio Responsable
Creación del MC-PR01 Para la
0.1 2021-06-01 implementación del sistema de Responsable de SST
Seguridad y Salud en el Trabajo.

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