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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y
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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo 3
2. Alcance 3
3. Responsabilidades y Autoridades 3
4. Definiciones 4
5. Gestión Documental 4
6. Mecanismos de Control 4
7. Procedimientos 5
8. Flujograma 6
9. Registro de Control 10
10. Control Documental 10
11. Referencias 11

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1. OBJETIVO

Determinar los criterios, las actividades y las responsabilidades que permitan una conpetente
comunicación interna y externa entre los diversos procesos, funciones y partes interesadas (interna –
externa) de la organización con relación a los aspectos del SIG.

2. ALCANCE

Aplica a todas las operaciones de comunicación interna y externa de la organización LAMONITA desde
la fecha de su emisión la cual alcanza las siguientes actividades:

 Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del sistema de
gestión.

 Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas al sistema de

gestión.

 Comunicar la política, los objetivos y las metas del sistema integral de gestión a todo el personal,
así como informar sobre la evolución del comportamiento del sistema integral de gestión a las
partes interesadas.

 Dar los aspectos más relevantes del sistema integral de gestión al exterior, a todas las personas
implicadas, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas
externas.

3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Jefe y/o responsable de los procesos: Velar por el cumplimiento de la política y aplicación de
procedimiento de comunicación interna y externa dentro del área del proceso a cargo. Informar de
irregularidades o incumplimiento al jefe de SIG para la mejora continua.
El Gerente General es el responsable de validar la información que se va a publicar y también del
suministro de los recursos humanos, tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros

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establecidos en este procedimiento.

El Jefe del SIG: Será el encargado de divulgar y verificar su cumplimiento y a la vez realizar seguimiento
y mantenerlo.

4. DEFINICIONES
Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un emisor y un
receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se logra la transmisión e
intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.
Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier
organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus
relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y servicios.
Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la alta dirección debe asegurarse que se
establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión integrado.
Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación humana, que se da
mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación directa la
producción del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte del receptor
son simultáneas y se produce mediante la relación interpersonal.
Partes Interesadas: son el conjunto de factores internos y externos que ejercen influencia sobre
la organización.

5. GESTION DOCUMENTAL

Garantizar el completo control, organización y clasificación del documento, todo por medio de un
seguimiento y análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad
informativa de este archivo.

6. MECANISMOS DE CONTROL

Propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión,
Distribución y accesibilidad del documento.

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7. PROCEDIMIENTO

Políticas de Operación
 Gestiona Administrativa y Gestión del SIG son los responsables de llevar a cabo la difusión interna
y externa del SIG y el diseño de la presentación de la información.

 Los principales temas de comunicación INTERNA se basarán principalmente en la Política del

Sistema Integrado de Gestión, aspectos ambientales, peligros y riesgos, requisitos legales
aplicables, objetivos y metas establecidas, entre otros.

 Los principales temas de comunicación Externa se basarán principalmente en el Sistema

Integrado de Gestión,

 Los/as responsables de los procesos y/o procedimientos solicitaran a la Gestión Administrativa y

Gestión del SIG, las necesidades de comunicación interna y/o externa, la información debe incluir:
vigencia, responsable de la emisión y responsable del retiro de la misma.

Los canales de comunicación pueden ser a través de:

Comunicación Interna

 Actas de Reuniones según los procesos, Circulares internas, Tableros de anuncios, Cartel
o manta, Videos, Encuestas, DRIVE, Buzón inquietudes, quejas y/o sugerencias, Redes
sociales, Whatsaap.

Comunicación Externa

 Página web, Correos electrónicos, Medios de comunicación masiva, Participación en

eventos, Boletines, Periódicos, Línea de Atención telefónica.

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Con el fin de facilitar la difusión de la Política del SIG a todos los empleados de la organización y/o
partes interesadas externas, ésta se expone de forma permanente en todas las áreas de la organización
para conocimiento de los trabajadores implicados, así como en la página web.

 Las inquietudes del personal en cuanto al comportamiento ambiental y de SST deberán ser
recogidas y puestas en conocimiento del Jefe del SIG por los responsables implicados.
Identifican necesidades de comunicación interna y/o externa del SIG.
-El personal que realiza actividades dentro del SIG, dueños de procesos y/o procedimientos determinan
la información que debe darse a conocer interna o externamente, los medios de difusión y comunicación
a utilizar. -Lo hace llegar al Jefe del SIG (Jefes de los Procesos) (Formato de necesidades de
comunicación del SIG)

Recibe y analiza sugerencias a difundir.

Recibe y analiza las inquietudes recogidas al momento de la comunicación para su
autorización. (Jefe del SIG) (Procedimiento de comunicación interna y externa).

Realiza acciones de comunicación Interna y externa (Jefe del SIG) (Procedimiento de

comunicación interna y externa)

Valida la información a publicar. Recibe y valida el programa de comunicación a difundir (Jefe

del SIG, Gerente General) (Procedimiento de comunicación interna y externa).

Registra el resultado de las acciones de comunicación (Jefe de SIG) (Matriz de Comunicación

Interna y Externa).

8. FLUJOGRAMA

Inicio Actividad Decisión Documento Datos Conector Conector Líneas Almacenamiento

de de /Archivo
Pagina Flujo

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Inici
o

Identifican
necesidades de
comunicación interna
y/o externa del SIG

Recibe y analiza
sugerencias a
difundir

Realiza acciones de
comunicación Interna
y externa

Valida la información
a publicar

Publica información
en los medios de
difusión

Registra el resultado
de las acciones de
comunicación.

Fin

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Canales de comunicación:

- Reuniones en grupo
Una reunión, puede ser sobre cualquier aspecto del Sistema Integrado de Gestión, también es un foro
abierto a la información, al debate y a la exposición de los asistentes.
- Publicaciones internas
Los boletines son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión,
que interese transmitir. Es un vehículo unidireccional.
- Circulares internas
La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a
todos los integrantes o a una parte de la institución, es unidireccional.
- Tablero de Anuncios
Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen
estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros,
gráficos, fotografías, carteles o similares.
- Videos
Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las
posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades
del SGA.
- Encuestas
Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los
empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente
recibir sugerencias sobre éstos.
- Redes sociales (facebook, por ejemplo)
Pueden ser utilizadas como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, las redes
permiten una comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los
usuarios.

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Tipo de Programa

PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA:

 Elaborar carteles tipo poster con la política del Sistema Integrado de Gestión de la Organización y
demás políticas de ser necesario, así como actividades a desarrollar y en la que pueden participar
los empleados y/o partes interesadas. Los carteles serán colocados en los lugares más visibles de
la organización.

 Subir la información completa del sistema integrado de gestión al DRIVE de la Organización y a la

Página, los temas principales para su respectiva divulgación y conocimiento.

 Implementar reuniones laborales, circulares internas, correo, videos, carteles o mantas, redes
sociales y medios formales como el Whatsapp para la comunicación entre los empleados de la
organización para comunicar aquellos aspectos que puedan generar un cambio significativo dentro
de la organización.

 Elaborar trípticos con la información más relevante sobre el sistema integrado de gestión para
entregar a las siguientes instancias.

 Personal Operativo, Administrativo y jefes de Procesos de Gestión: Pláticas con material impreso
y audiovisual adecuado.

PROGRAMA DE COMUNICACIÓN EXTERNA:

 Asistir a los diferentes medios de comunicación (prensa, newmarking, página web, entre otros)
con la información lo más clara posible sobre los objetivos, beneficios y principales actividades
involucradas en el Sistema Integrado de Gestión de la organización.

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 Difundir en el entorno organizacional la información más importante del Sistema Integrado de

Gestión (política, objetivos, metas, aspectos ambientales significativos, principales actividades,
beneficios, etc.)

 Dar a proveedores y contratistas: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado sobre el
sistema integrado de gestión en referencia de seguridad y salud, aspectos ambientales y
procedimientos.

9. REGISTRO DE CONTROL

VERSION TEMA DE FECHA

MODIFICACION

Tabla No. 1 Registro de Control

10. CONTROL DOCUMENTAL

COPIA N° RESPONSABLE FECHA FIRMA

Tabla No. 2 Control Documental

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11. REFERENCIAS

 ISO 9001:2015 Clausula 7.4

 ISO 14001:2015 Clausula 7.4
 OHSAS 18001:2008 Numeral 4.4.3
 Decreto 1072 Art 2.2.4.6.14 Se establece que el empleador: debe implementar mecanismos
eficaces para:
 Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y
externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo;
 Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas; y,
 Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los
trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean consideradas y
atendidas por los responsables en la empresa. (Decreto 1443 de 2014, art. 14)

 ISO 14001:2015 Sección 7.4 Comunicación, La empresa tiene que establecer, implantar y
mantener todos los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas según
establece el Sistema de Gestión Ambiental, en lo que se debe incluir:

 Lo que va a comunicar
 En el momento en el que se va a comunicar
 Con quien comunicarse
 Cómo realizar la comunicación

 ISO 14001:2015 según Sección 7.4 Comunicación: La empresa tiene que establecer las
comunicaciones internas y externas concernientes al Sistema de Gestión de la Calidad, lo que
debe incluir:
 Qué comunicar
 Cuándo comunicarlo
 A qué persona comunicárselo
 Cómo realizar la comunicación
 Quién es la persona encargada de realizar la comunicación

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 ISO 9001:2015: Incrementa la precisión en aspectos de comunicación externa e interna para que
sea mucho más eficiente, se deben establecer canales de comunicación con los que se tenga
claro qué, cuándo y con quién vemos realizar la comunicación.

Una empresa tiene que establecer de cierta forma lo que quiere comunicar sobre diferentes asuntos del
sistema de gestión. Resulta muy importante saber cómo y cuándo realizar la comunicación para así
llevar un control y saber reacciones ante situaciones de estrés.

 Matriz de Comunicación Interna y Externa

 Procedimiento de comunicación interna y externa
 Formato de necesidades de comunicación del SIG

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