CÓDIGO: PRC-SST-005

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE VERSIÓN: 001

DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN:
25/02/2023

1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la elaboración y control de los documentos y registros

asociados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa
CONSTRUCCIONES E INVERSIONES MATOSMA EU

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1.1. Definir los pasos a seguir en la Producción Documental del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

1.1.2. Establecer los procedimientos que deben realizarse para la modificación y

eliminación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

1.1.3. Permitir que el manejo de la documentación del SGSST refleje una adecuada
Imagen Institucional, contribuyendo al fortalecimiento de la identidad visual.

1.1.4. Permitir un control eficaz y eficiente de la información y documentación, por

medio de actividades de seguimiento, control y verificación.

1. ALCANCE

El proceso aplica para toda la documentación de los procesos, subprocesos y/o

actividades establecidas por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa CONSTRUCCIONES E INVERSIONES MATOSMA EU. Inicia con la identificación de
la necesidad de crear o actualizar los documentos en materia de seguridad y salud en el
trabajo, y finaliza con el proceso documento o actualizado, y con la documentación
archivada.

2. RESPONSABLE

Área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

3. RESPONSABILIDADES

El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros,

los siguientes documentos en relación con el SG-SST.

 La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el

representante legal y revisado anualmente.
 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua
del SG-SST.
 La identificación anual de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico
de la población trabajadora y según los lineamientos de los programas de
vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la
organización.
 El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y
el responsable del SG-SST.
 El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento
incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los
trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de SST.
 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas
cuando aplique y demás instructivos internos de SST.
 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las
actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de SST y los soportes de sus
actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente. La
identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y
sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores,
incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 2 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según
priorización de los riesgos.
 En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina
laboral o del trabajo, según lo establecido en la normatividad vigente, se
deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales de los
monitoreos biológico.
 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o
equipos ejecutadas.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General
de Riegos Laborales que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.
 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del
responsable del desarrollo del SG-SST.
 La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de
manera tal que sea clara y entendible por las personas que tienen que
aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando
sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores,
en los apartes que les compete
 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la
institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que
los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los
documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
 La organización estableció y mantiene el Manual del SG-SST (este
documento) que describe:
o El SG-SST de la organización y sus elementos constitutivos.
o La forma como los diferentes elementos del SG-SST interactúan
entre sí.
o La relación entre los diferentes elementos y sus procedimientos o
instructivos.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 3 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

 La organización estableció un procedimiento para identificar y controlar

todos los documentos y datos críticos para la operación del SG-SST, al igual
que el rendimiento de sus actividades en SST. Los documentos y registros
críticos incluyen aquellos exigidos por la legislación colombiana.

Área de Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Es el responsable con su equipo de trabajo de la elaboración y revisión de los

procedimientos e instructivos técnicos relacionados con las actividades en Seguridad y
Salud en el Trabajo
 Es el responsable de habilitar los códigos de los documentos, de revisar la documentación
aplicada al cumplimiento del Sistema de Gestión y realizar el control y la distribución de
los mismos.
 Es el responsable de elaborar, revisar y actualizar documentos siguiendo las pautas del
procedimiento de control de la documentación y registros.
 Es el responsable de la aplicación del presente procedimiento a todos los casos descritos y
lo es igualmente del archivo, de igual forma de revisarlos con la Gerencia para su
aprobación
 Es el responsable de la custodia de los documentos teniendo en cuenta los tiempos de
retención establecidos.

4. DEFINICIONES

 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un

documento en forma particular.
 Copia controlada: Documento que por naturaleza del mismo es necesario
entregar una copia, la cual debe estar controlada para entrega de versiones
posteriores.
 Documento: Información y su medio de soporte. (Ejemplo: Registros,
procedimiento documentado, etc.).
 Documento controlado: Documento que por su incidencia es necesario
establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
 Documento obsoleto: Documento que fue revisado, modificado o cambiado por
una nueva versión o documento.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 4 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

 Documentos de origen externo: Documento generado por terceros, que incide

en el Sistema de Gestión y que por su importancia es necesario mantenerlo
controlado.
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
 Listado maestro de documentos: Listado de documentos controlados
pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.

Para ello se definió la siguiente relación jerárquica entre los diferentes documentos del
SG-SST.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 5 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

5. El procedimiento para la identificación y control de documentos y registros de SST,

incluye la metodología para su identificación, aprobación, publicación, eliminación
según lo establecido en la legislación colombiana.

La documentación del SG-SST está a disposición de los trabajadores para su consulta,

los documentos confidenciales pueden ser consultados a través del jefe inmediato del
trabajador

5.1. Descripción de actividades - Control de documentación y registros en

Seguridad y Salud en trabajo

ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Se detecta la Los documentos Encargado de SG- Documento
necesidad de crear deben ser SST. realizado.
el documento aprobados así:
procedimientos,
instructivos,
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 6 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

registros y
formatos.
Aprobación de El documento debe Representante Documento
documento ser revisado y legal. aprobado.
aprobado por el
representante legal
Distribución de Una vez los Encargado SG-SST. Documento
documento documentos son realizado.
aprobados, SST es
responsable de
actualizar y entregar
o informar a
responsables.
Actualización de Cuando exista un Encargado de SST. Documento
documento cambio en el realizado.
documento debe
estipularse en el
ítem identificación
de cambios al final
de cada documento,
SST es el
responsable de
actualizar y entregar
o informar a los
responsables.
Tiempos de archivo Los documentos Encargado de SST. Documentos
estarán 1 año realizados.
archivados después
de cualquier cambio
realizado.

6. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN EL DECRETO 1072 DE 2015

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 7 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico
especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo.

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la

seguridad y salud en el trabajo “los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente.

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo.

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o. retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

6.1. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.

El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar control sobre las
solicitudes de modificación del documento, cuántas veces se ha llevado a cabo las
modificaciones y por qué se las realizó.
Esta tabla se debe incluir al final del documento, bajo los datos de elaboración y genera un
formato denominado identificación de cambios. Los datos contenidos en la identificación
de cambios son los siguientes:

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 8 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

Nota:
Los datos de cierre del documento y control de cambios únicamente se registran en los
documentos y no en los formatos ni registros.

7. FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

Un procedimiento es un documento que indica la forma específica para llevar a cabo una
actividad; consta de dos partes, la primera se denomina caracterización contiene los
siguientes datos:

 Objetivo: Establece el propósito que tiene el procedimiento.

 Alcance: Hace referencia al cubrimiento de las actividades del procedimiento.

 Responsable: Determina al (los) funcionario(s) que es (son) responsable(s) de la

implementación de las actividades que conforman el procedimiento.

 Contenido: Se refiere al cuerpo del documento.

 Documentos que se Deben Utilizar: Información que está evidenciada por medio
de un soporte magnético o impreso, estos documentos pueden ser internos o
externos a la empresa.

8. CONTROL DE REGISTROS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 9 de 13
 CÓDIGO: PRC-SST-0006
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
VERSIÓN:1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN: 25-02-2023

El diligenciamiento de los registros puede llevarse a cabo de manera digital o

manual.

En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:
 Escribir con letra clara y legible.
 Diligenciar todas las casillas que el formato solicita.
 Evitar tachones y enmendaduras.
 Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se
diligenció, debe trazarse una línea para evitar diligenciamientos
posteriores de información

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Daniel Luquez Daniel Luquez LUIS MARIMON MATOS
Responsable SST Responsable SST Representante legal
Pagina 10 de 13