PC013

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y Versión 02

Fecha:
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 14/03/2022

1. OBJETIVO
Conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
2. ALCANCE
Todos los documentos críticos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años,
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador.

3. RESPONSABLES

El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores
cuando no tenga perfil de médico especialista o ente especialista en seguridad y salud en el trabajo.

GERENTE GENERAL:
 Aprobar todos los demás documentos relacionados con el SG-SST.

 Habilitar los códigos de los documentos según codificación.

 Realizar el control y la distribución de los mismos.

COORDINADOR Y/O ENCARGADO DE SST:

 Redactar y revisar los documentos del Sistema de Gestión.
4. DEFINICIONES:
● SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
● Documento Critico: Es aquel documento que por su contenido se debe conservar durante un periodo determinado.

● Archivador: Es el sitio donde se guardan los registros y documentos de importancia para la empresa.
● Disposición: Es la acción a tomar con el registro una vez terminado el tiempo de retención (ejemplo: destruir, reciclar conservar en un archivo
inactivo o activo).

● Distribución de Documentos: Entrega del documento formalizado y aprobado al respectivo responsable.

● Documento: Información y su medio de soporte.

● Documentos de Origen Externo: Son aquellos documentos que, a juicio de la empresa, se consideran necesarios para la prestación del servicio
y que son emitidos por fuentes externas a la empresa.

● Documentos Técnicos: Son los documentos de ingeniería, de productos y de equipos propios, del cliente o de terceros, aplicables a la prestación

del servicio.

● Formato: Corresponde a una hoja previamente diseñada para permitir la recolección de la información.

● Procedimiento: Documento que proporciona información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de una manera coherente.

Elaboró Revisó Aprobó

Nataly Ortega Nataly Ortega Nataly Ortega

Gerente General Gerente General Gerente General
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● Protección: Es la forma segura de almacenar los registros, evitando su deterioro o perdida de información.

● Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

● Tiempo de Retención: Es el tiempo que establece el usuario del registro de acuerdo con el tiempo que necesite conservarlo para su análisis o
consulta y también de acuerdo con disposiciones legales.
5. METODOLOGÍA

Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de los aspectos que garantiza la efectividad del sistema, es por eso que

SERVIEM GNP SAS, garantiza que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles protegidos contra daño, deterioro y pérdida.

5.1. DENTRO DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS A CONSERVAR, SERVIEM GNP SAS CONSIDERA, LOS SIGUIENTES:

Registros de las formaciones proporcionada a todos los trabajadores Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

(incluida la inducción y la reinducción) y la información SST entregada a resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos

ellos. en SST.

Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades

desarrollo del plan para la prevención, preparación y respuesta ante laborales y la investigación y análisis de estos eventos.

emergencias.

Registros de las inspecciones realizadas. Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no

rutinarias o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.

Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas Registro de entrega de elementos de protección personal.

de prevención y control definidas.

Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos,

los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías de

trabajadores. tórax y las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la

salud de la exposición a peligros y riesgos, cuya reserva y custodia está a

cargo del médico correspondiente (Nota: Solo aplica en empresas que tengan

médico especialista en áreas afines a la SST).

Elaboró Revisó Aprobó

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Gerente General Gerente General Gerente General
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● La custodia de las historias clínicas ocupacionales estará a cargo de un prestador de servicios cumpliendo los requisitos y procedimientos a las
normas legales vigentes para la historia clínica.
● Los responsables de proceso, y quienes éstos deleguen son los encargados de elaborar, documentar y modificar o autorizar cambios en los
procesos, subprocesos, procedimientos, instructivos, formatos, fichas técnicas y demás documentos que hacen parte del Sistema de Gestión De Seguridad y
Salud en el Trabajo, así como de revisar su contenido aplicando los lineamientos establecidos en la guía documental.
5.2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos del SG-SST se deben redactar de forma clara, breve y precisa, evitando el uso de abreviaturas. Deben permanecer legibles.
Por lo tanto, al elaborar un documento se deberá tener presente lo siguiente: En los documentos realizados en WORD y EXCEL, se debe utilizar la
metodología del siguiente procedimiento.
5.2.1 Encabezado de los documentos en Formato WORD y EXCEL:
Se ubicará en la parte superior del documento WORD:
PC001
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Versión 01
Fecha:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XX/XX/XXXX

En la primera columna, logo de la empresa, en la segunda columna, nombre del documento, y en la tercera columna el código, la versión y la fecha.

Código: En este ítem se escribe el código del documento, para lo cual se deberá tener presente el tipo de documento a elaborar, para ello se tendrá en cuenta
las siguientes iniciales:
● PC: Procedimiento
● FR: Formato
● PR: Programas
● PL: Política
● RG: Reglamentos
● PN: Planes
● MA: Manual
Una vez identificado el código del documento, este se complementa con el numero empezando con el 001 en adelante, quedando así:
● PC001
● FR002
● PR003
● PL004
● RG005
● PN006
● MA007

Elaboró Revisó Aprobó

Nataly Ortega Nataly Ortega Nataly Ortega

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Versión: indica el número de cambios efectuados al documento; la primera edición de un documento se identifica con la versión 01 y a las modificaciones
posteriores se les asigna el número consecutivo.
Fecha: en este ítem se escribe la fecha en la que fue elaborado el documento. Día, mes y año con sus 8 dígitos ejemplo: 01/01/2022
Tipo de letra: El tipo de letra empleada será: Bariol Bold.
5.2.2 Información del contenido del documento y pie de página:
Tipo de letra: El tipo de letra empleada será: Frutiger45-Light
Identificación de cambios: Corresponde al registro del cambio del documento, donde se especifica el cambio de versión y fecha del documento, tal como lo
muestra la siguiente gráfica:

N° Fecha Descripción de los cambios Responsable del cambio

01 XX/XX/2022

Pie de página: Elaboró, Revisó y Aprobó: Corresponde al nombre y cargo de quién elabora el documento, quien lo revisa y quien lo aprueba tal como lo
muestra la siguiente gráfica:

Elaboró Revisó Aprobó

Nataly Ortega Nataly Ortega Nataly Ortega

Gerente General Gerente General Gerente General

5.3 CONTROL DE DOCUMENTOS.

Los cambios a los documentos se identificarán por el cambio de versión. El responsable del sistema actualiza el Listado Maestro de documentos cuando se

presenten novedades por eliminación, creación o modificación de documentos.

5.4 Corrección: Las correcciones en un documento se presentan cuando simplemente habido errores de forma, de estructura, de síntesis en el documento, la

corrección no lleva al cambio de versión.

5.5 Modificación de documentos: La modificación de documentos se presenta cuando los cambios son relevantes, es decir cuando se agregan actividades o

cuando se eliminan, reemplazándolas por otras, también cuando un procedimiento cambia en su secuencia y hay que modificarlo nuevamente, la modificación

lleva a un cambio de versión.

5.6 Distribución de Documentos: Los documentos serán ubicados en una carpeta compartida o en su defecto se encontrarán bajo la custodia de la persona

encargada de la información del SG-SST.

5.7 Documentos obsoletos: Los documentos obsoletos se almacenarán en una carpeta llamada “Obsoletos”.

5.8 Control de los documentos de origen externo: Los documentos de origen externo, se identifican por su nombre y se registran en el formato Listado

Maestro de Documentos, Documentos externos.

Elaboró Revisó Aprobó

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5.9 Control de Registros: Todos los registros del SG-SST, serán identificados por su código y/o nombre, como está definido en este procedimiento.

5.10 Almacenamiento: El responsable del SG-SST es el encargado de su recuperación y almacenamiento según lo dispuesto en el listado maestro de

Documentos y según se haya definido al momento de su creación. Para los registros generados por la empresa y externos, el encargado de este

almacenamiento será el responsable del SG-SST.

5.11 Protección: El lugar de almacenamiento de estos registros debe ser libre de humedad, plagas, virus y cualquier otro aspecto que atente contra la validez
de este. Deben estar protegidos frente a manejos indebidos por parte del personal, que afecte la finalidad de la información contenida en este.

5.12 Distribución: Los documentos del SG-SST, se van a distribuir por medio magnético o físico, asignando un responsable a quien se le distribuye, según lo

estipulado en el Listado Maestro de Documentos. Cuando se realiza la distribución a clientes, proveedores, contratistas y/o partes interesadas, se entrega una

copia no controlada del documento.

5.13 Tiempo de conservación o retención: El tiempo de conservación o archivo de los registros se define por criterio de la gerencia salvo que existan

reglamentaciones normativas al respecto.

5.14 Disposición de los registros: Cumplido el tiempo de archivo de los registros, el responsable de su protección procede a realizar su disposición.

5.15 Funciones del responsable del manejo del archivo:

El Responsable del SG-SST es solidariamente responsable del cuidado de los documentos y registros del SG-SST, por eso apoyará actividades de supervisión,

donde dentro de las funciones esta:

● Mantener organizados los archivos

● Velar por su custodia
● Prestar servicio de acceso e información
● Conservar los archivos en buen estado
● Velar por la correcta consecución de los registros que generen préstamos
● Velar por la identificación y fácil consecución de los registros
● Dar información necesaria al personal autorizado para el manejo del archivo

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 FR063 Formato listado maestro de documentos.
7. IDENTIFICACION DE CAMBIOS

Elaboró Revisó Aprobó

Nataly Ortega Nataly Ortega Nataly Ortega

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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 14/03/2022

N° Fecha Descripción de los cambios Responsable del cambio

01 28/08/2020 Realización de documento Nataly Ortega

02 14/03/2022 Actualización del documento Nataly Ortega

Elaboró Revisó Aprobó

Nataly Ortega Nataly Ortega Nataly Ortega

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