PAAMETRIZACION REGISTROS ODOO COMERCIAL

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1. Iniciativa:
Este menú será utilizado para registrar procesos relacionados con nuevos productos o
nuevos Clientes, ruta:
- ventas/iniciativas

 Clientes nuevos y /o prospectos

- Referidos
- Web, en este caso se debe registrar en el campo de información extra
canal/web site
- Bases de datos
- Ferias o eventos
- Email marketing
- Llamadas

 En caso de Clientes activos

- Son clientes activos que solicitan cotizar productos que nos son de línea

 En el asunto se registra: nombre del cliente/Línea de producto:

- Soluciones Industriales
- Soluciones Eléctricas
- Iluminación
- I2OT

 Prioridad:
- 1 Estrella: Baja : Solo contacto base de datos
- 2 Estrellas: Media: Contacto con el cliente
- 3 Estrellas: Alto: Solicita cotización
- 4 Estrellas: Muy Alto: Cotización + Visita

El registro de las iniciativas comienza con el registro de una llamada, en la nota interna
principal se debe incluir la información correspondiente al tema de la iniciativa, desde esta
llamada se planifican nuevas llamadas y visitas con el fin de que queden asociadas a este
proceso.

Las cotizaciones que se elaboren en estos procesos se deben realizar en Excel y adjuntar
en formato PDF a la iniciativa.
 Cuando la iniciativa avanza y se proyecta el cierre de un negocio ó el cliente demuestra
interés en otras líneas de negocio y se proyecta como un cliente potencial, se puede
convertir en oportunidad y crear el cliente en el sistema, igualmente se deberán pasar las
ofertas realizadas en Excel a presupuestos del cliente

Cuando la iniciativa no prospero y esta fue pérdida se debe establecer en el campo de

etiquetas la causa por la que se perdió y marcarla en estado muerta.

Todas las iniciativas deben quedar asociadas al Asesor comercial responsable del Cliente.
Los campos en sombra azul son obligatorios. (email, móvil, prioridad)

2. Oportunidad:

Este menú será utilizado para registrar y hacer seguimiento a las negociaciones con los
Clientes, campo exclusivo para Clientes Activos, ruta:

- ventas/oportunidades
- Ventas/clientes/oportunidades
-
Se utiliza también, en el caso de nuevos precios y descuentos especiales solicitados por el
cliente y/o para negociaciones especiales.

El seguimiento se llevara a cabo por citas y llamadas generadas en cada oportunidad; su

diligenciamiento incluye campos de registro de obligatorio diligenciamiento.

 En el asunto la información que se registra corresponde a la Línea de productos y

una palabra clave que nos ayude a identificar el producto que permita su fácil
identificación, Soluciones Industriales, Iluminación, Soluciones Eléctricas, I2OT.
Ejemplo: Soluciones Industriales

 El diligenciamiento completo de los campos permitirá identificar y tener mayor

información del proceso que se está llevando a cabo

 Se debe actualizar el estado de las oportunidades mediante la asignación de

estatus
- Nuevo
- Propuesta
- Negociación
- Ganado
- Perdido En este caso siempre se debe incluir una nota interna indicando la
causa por la cual se perdió la negociación.
3. Presupuesto = Cotización

Menú que se debe utilizar para el registro de todos los presupuestos (cotizaciones), es una
precompra de un Cliente (Cliente de tradición).

Cuando se está apoyando a otro equipo en su trabajo se deberá verificar que el equipo de
trabajo y el asesor con quien queda vinculado el presupuesto correspondan con las
personas que tienen a cargo la atención de este cliente.

4. Registro de pedidos

Menú donde se registran los pedidos que se van a despachar a los Clientes.
*** Igual que en el ítem anterior cuando se generan pedidos de otro equipo se debe
verificar la asignación al equipo de ventas y Asesor correspondientes.

5. Llamadas planificadas

Se manejara dos tipos de llamadas planificadas, estas deben quedar vinculadas

directamente al Cliente, ruta ventas/Cliente/Llamada registrada panel superior del
cliente/se selecciona la opción planificar otra llamada, en la nota se debe incluir la
información de con quién se va a hablar y el tema a tratar.

 Llamadas de seguimiento a los Clientes (seguimiento a un negocio puntual,

cotización, proyecto), se debe asignar el cancelada, pendiente, realizada.
 Llamadas de mantenimiento que son las que se programan de seguimiento al
consumo normal de los Clientes, se debe asignar el cancelada, pendiente,
realizada.

Cuando el contacto se va de la empresa se deberá editar el contacto con la información de

la nueva persona que ingreso.

Resumen de llamadas se colocan: Palabras claves

*Seguimientos:
- Seguimiento Cliente Estrategia
- Seguimiento Cotización
- Seguimiento Cobro
- Seguimiento Consumo
- Seguimiento Orden de Compra internacional
- Agendar Cita
 En descripción, se coloca toda la información del seguimiento de la llamada.

6. Registro de Llamadas recibidas y/o realizadas

Este campo aplica para la primera llamada que se efectúa a los Clientes y las que se
reciben de los Clientes, en el resumen de la llamada se utilizan los mismos criterios de las
llamadas planificadas.

7. Agendamiento de citas – Cronograma

 Se programa la llamada al Cliente para solicitar la cita, ruta

ventas/Cliente/Llamada (panel superior del cliente) ,
- Cuando se lleva a cabo la llamada se planea la reunión ( ), en el menú de
llamadas y se lleva al calendario con la información de lo que se hará en la
visita (agregar etiqueta de estado).

- Ruta calendario/mensajería/ crear reunión/nota interna con la descripción de

lo que se hizo en la visita (agregar etiqueta de estado), enviar mensaje para
notificar a los seguidores ó personas involucradas en el proceso (incluir el
comentario adicional del porque se cita a la reunión).

- En el asunto de los cronogramas la información que se debe registrar es

Visita de Seguimiento
Entrega y seguimiento de muestras
Seguimiento proyecto
Presentación y prueba de productos
Seguimiento cartera

- En los asistentes se deberá vincular el asesor, la asistente y el cliente )no

contacto).

- En las visitas se debe modificar la etiqueta al estado según corresponda

Pendiente
Realizada
Cancelada

 Cuando en la visita surge un compromiso o tarea el asesor deberá notificar a su

asistente de la siguiente manera, registra la nota interna de la visita, verifica los
 seguidores y envía un mensaje, el cual llegara a través del módulo de mensajería a
su asistente, una vez se realice a tarea la/el asistente deberá seleccionar la opción
de responder para notificar al asesor el cumplimiento de la tarea asignada.

8. En el módulo de mensajería se cuenta con el campo de notas el cual sirve para tener
recordatorios de tareas personales que debemos realizar sea inmediatas o a futuro.

9. Control del cumplimiento de presupuestos

Este Control se lleva a cabo directamente a través de los equipos de ventas, se incluirá la
siguiente información:
 Objetivo de facturación es la proyección de ventas
 Previsión de Facturacion es el presupuesto mensual de ventas

Todos los documentos que se adjunten en la plataforma deben ser en formato PDF.

Información a revisar en las reuniones diarias y semanales con los Asesores y Asistentes:

 Verificación de llamadas, registradas, programadas y nivel de seguimiento a los

Clientes.
 Verificación de calendario de visitas registro y programación de compromisos
 El calendario de visitas deberá estar programado el primer día hábil de la semana
 Las oportunidades, iniciativas y los Clientes deberán tener programadas llamadas
y/o visitas de seguimiento.