COVID-19, un acelerador de la transformación digital

Por Sandra Zelada, Gerente de Consultoría

La pandemia de COVID-19 ha impactado al mundo en todo sentido y las
empresas han empezado a revisar sus estrategias, sin embargo, los
desafíos que está presentando esta crisis brinda una oportunidad para que
las organizaciones evolucionen a una nueva realidad donde predomina lo
digital.

Si bien durante los últimos años ha venido ocurriendo proceso de

transformación digital en el país, el COVID-19 ha acelerado aún más el
ritmo del cambio y la velocidad de la transformación y esto ha obligado a
los rezagados a acelerar el paso para igualar a los líderes digitales. En este
periodo de tiempo, las empresas deben de responder sin perder de vista la
recuperación y preparación para el futuro.

¿Podemos acelerar la transformación digital de cinco años a menos de un

año?
El Covid-19 hasta cierto punto se ha convertido en un instrumento de medición
para saber cuan preparados estábamos a nivel privado y púbico en la ruta de la
transformación digital. Las diferentes organizaciones han tenido que responder
de manera inmediata desarrollando e implementando soluciones digitales,
automatizando procesos y soluciones en la nube; así como dándole facilidades
a sus colaboradores para realizar trabajo remoto y de ese modo resguardar su
integridad y aquellas que no lo han hecho se han visto forzadas a parar su
operación. 

Para obtener una comprensión más profunda, Deloitte tiene un modelo de

respuesta a esta coyuntura. Al equilibrar las necesidades de las empresas y
para mantener la ventaja competitiva se recomienda no centrarse
exclusivamente en el “hoy”, para lo cual planteamos tres fases:

1. Responder – Prepararse para mantener la continuidad del

negocio

En esta fase, las empresas se ocupan de manejar la situación actual y

procuran mantener la continuidad de la operación. La tecnología y
plataformas digitales juegan un papel clave, ya que permitirán mantener
el negocio operativo a través de diferentes herramientas de conectividad,
y colaboración donde permitirán soportar las necesidades del negocio. 1

2. Recuperar – Aprender y surgir más fuerte

Los líderes cinéticos deben tomar la iniciativa y ponerse al frente del

panorama cambiante e idear soluciones proactivas. Deben aprovechar los
aprendizajes de la crisis actual, desarrollando e implementando
estrategias.2  Las empresas deben recuperarse siendo ágiles en las
implementaciones y teniendo plan acelerado de sus capacidades digitales,
enfocados en encontrar una nueva normalidad.

3. Crecer – Preparase para la nueva normalidad

La transformación digital impulsada por una pandemia en una economía

incierta probablemente no sea el escenario que la mayoría de líderes
tecnológicos esperaban, pero a medida que la tecnología y plataformas
 digitales demuestra su capacidad para ayudar a cambiar la trayectoria de
una empresa y agregar valor, lograr que el negocio escale. Es importante
realizar una reingeniería de procesos enfocada en la digitalización y contar
con las estrategias a largo plazo.

Mirando hacia adelante y buscando el nuevo camino hacia la

transformación digital en la “nueva normalidad”

Al mirar el lado positivo de la situación actual, la resiliencia de las personas, las

ganas de innovar y el desarrollar nuevas soluciones. Un estudio realizado por el
Instituto de Finanzas Internacionales y Deloitte [ZSJ1] descubrió que: “Las
inversiones digitales clave de los bancos y las aseguradoras en la última década
los ayudó a ser más resistentes al impacto de COVID-19.

La computación en la nube ha permitido una mayor flexibilidad en el lugar

donde trabajan los empleados. La capacidad de vincular centros de datos en
múltiples sitios también ha permitido a estas instituciones financieras mitigar el
riesgo de manera más efectiva, en lugar de depender de un solo lugar que
podría verse afectado en caso de que se convierta en un punto de acceso de
coronavirus”. 3

Si bien aún no sabemos cuándo será el final de la crisis sanitaria, es importante

que los líderes se encuentren preparados para manejar de manera efectiva un
futuro más digital, teniendo en cuenta la innovación a través de alianzas y
despliegue de diferentes tecnologías como propuesta de valor para el negocio.

TRABAJO HIBRIDO: COMO TRABAJAR DE FORMA SEGURA EN CASA YN EN

LA OFICINA 

 El modelo de trabajo híbrido es una de las medidas a las que la sociedad se está
teniendo que adaptar en estos últimos meses. Trabajar algunos días en casa y otros
en la oficina, conlleva muchos beneficios pero a su vez implica riesgos, ya que
provoca situaciones en las que la información corporativa se puede ver comprometida.

Por ello, es fundamental aprender cómo practicar esta modalidad de manera segura

La vuelta a la normalidad viene acompañada de una serie de cambios y medidas

sociales que a día de hoy todavía pueden resultar extrañas pero que, con el
tiempo, irán formando parte de la rutina y se convertirán en algo habitual. Dentro
de esta nueva situación, las mascarillas, los geles hidroalcohólicos o la distancia
de seguridad no son las únicas medidas que requerirán un proceso deadaptació.El

trabajo híbrido también entrará en juego trabajar de

f Durante los meses de confinamiento en los que todos aquellos que han podido

han trasladado su actividad a una modalidad en remoto, se ha demostrado que en

 muchas ocasiones el teletrabajo funciona y permite mantener la actividad y la
productividad, al mismo tiempo que proporciona flexibilidad a los trabajadores. No
obstante, trabajar físicamente en la oficina sigue teniendo sus ventajas y, por esta
razón, la tendencia actual es que muchas empresas están implantando un modelo
híbrido que combina el trabajo presencial y en remoto.

Un inconveniente del trabajo semipresencial es que supone un cambio frecuente

de puesto físico de trabajo, y requiere el traslado de los dispositivos electrónicos
corporativos y, en algunos casos, de información sensible. Por esta razón, es
importante aprender cómo practicarlo de forma segura.

En estas circunstancias, se han identificado tres escenarios diferentes a los que se

debe prestar atención:

Los traslados
Trasladar el puesto de trabajo de la oficina a casa supone tener que movilizar
dispositivos corporativos, así como, en ocasiones, documentos con información
sensible. Estos traslados hacen mucho más vulnerable esta información sobre
todo en el mundo físico, ya que en el mundo digital no corre tanto riesgo porque los
dispositivos suelen estar apagados.

Una forma relativamente sencilla de evitar posibles robos es mantenerse en

contacto permanente con los dispositivos y evitar identificarlos como
corporativos. Para ello, algunas de las medidas que se pueden tomar son:

 No descuidarlos en lugares públicos.

 No dejarlos en los asientos de los coches ni introducirlos en el maletero una vez

llegado al destino, ya que los ladrones pueden estar observando.
Además, es preciso recordar que se debe evitar tener conversaciones por teléfono
o con compañeros de trabajo sobre temas sensibles o confidenciales en espacios
en los que no se tiene el control de quién puede estar escuchando.

En la oficina
Al abandonar el puesto de trabajo, aunque sea momentáneamente, se
deben dejar los dispositivos bloqueados. Incluso confiando en que nadie los
vaya a usar, la información que permanezca en pantalla puede verse
comprometida.
Además, hay que tener en cuenta que en algunas empresas los puestos de trabajo
ya no son nominales, por lo que al liberarlos al final de la jornada se debe evitar
dejar documentos, notas o dispositivos accesibles para otros usuarios. En caso de
que sean recursos departamentales o compartidos, es recomendable utilizar los
sistemas de almacenaje que las empresas ponen a disposición, tanto físicos como
digitales.

Teletrabajando
En las oficinas se suele disponer de una serie de protecciones que permiten
neutralizar y prevenir gran parte de las amenazas existentes en internet. Sin
embargo, en el puesto de teletrabajo cada uno es responsable de garantizar unos
mínimos de seguridad que le permitan proteger tanto su información personal
como la corporativa.

En la siguiente infografía aparecen las principales acciones que se pueden realizar

para proteger la información en un puesto de teletrabajo.

Recuerda, también en esta nueva etapa, ¡la defensa eres tú!

REDACCION GESTION

La velocidad de transformación de las nuevas tecnologías, acentuado por la

llegada de la pandemia del coronavirus, y su adopción en las sociedades ha
generado un nuevo fenómeno económico: la disrupción digital.

Este efecto está originando que los modelos de negocio actuales tengan nuevas

oportunidades en sus mercados o amenazas parquienes no saben cómo afrontarlo.

en la oficina
El nuevo consumidor es el principal agente de transmisión de
la disrupción digital. Es quien adopta las nuevas tecnologías
para hacerlas propias y, a partir de ello, transforma las
maneras cómo vive: cómo compra, estudia, se relaciona,
trabaja, etc", refiere Claudia Muñoz, directora de Educación
Ejecutiva de la UTEC.
"La consecuencia es un abandono de los hábitos y costumbres
tradicionales, creando un éxodo de la economía de la segunda
revolución industrial a la digital, forzando a que sus
proveedores de bienes y servicios se intenten transformar”,
añade.

Para la especialista, la disrupción digital ha afectado, tanto de

forma positiva o negativa, a los sectores que más esfuerzo han
desplegado o no para intentar transformarse en este nuevo
contexto, tales como los de tecnología, telecomunicaciones,
finanzas y retail.

“No todos han sabido aprovecharlo. Claramente, las

telecomunicaciones no se adaptaron a tiempo y han sido
devastadas, en comparación con los bancos, quienes hoy están
un poco más preparados para la inminente comoditización
acelerada del sector. Pero realmente es muy complejo predecir
qué pasará, más aún con la incertidumbre añadida por la
pandemia”, puntualiza Muñoz.

Automatice su negocio
Transformar los archivos físicos hacia formatos digitales que permitan el acceso
instantáneo a la información es la clave en la actual situación de pandemia. Las
restricciones en movilidad exigen implantar sistemas paramejorar la eficiencia en la
comunicación interna empresarial, pero también en la comunicación con socios y clientes
comerciales con los que necesitamos compartir información. En este contexto, la
información debe estar accesible de manera inmediata en plataformas online, de esta
forma puede ser trabajada y comunicada a la vez por los diferentes equipos y
departamentos de las empresas. La digitalización documental nos aportará además,
beneficios a nivel de ahorro de costes en tiempo y eficiencia en el manejo de la
información.
 

Software especializado en gestión documental

Access cuenta con plataformas tecnológicas especializadas como FileBRIDGE Records y
CartaDC Essentials con multiples opciones y herramientas para digitalizar bajo demanda
todos sus archivos e indexarlos en la nube, realizar búsquedas específicas, agregar o
hacer pedidos de documentos, generar reportes de datos existentes con capacidad para
desplegar gráficos e infografías, manejo de inventarios y retenciones entre otras
facilidades. También incluye sistemas de recuperación de metadatos mediante filtros para
así reducir el riesgo de perder información ya que ahora, la tendremos disponible en una
fuente digital. Éstas plataformas tecnológicas y otros servicios propios de la gestión
documental pueden ser adaptados por Access a cualquier requerimiento y naturaleza de
cada negocio y sus áreas de acción.
 
ESTRATEGIAS HACIA LA ACTIVACIÓN ECONOMICA DURANTE Y POST-PANDEMIA
Tome decisiones certeras con base en su información
Mientras que las copias físicas pueden ser manipuladas y copiadas, digitalizar su negocio
implica que los datos pueden ser rastreados y vigilados para que no se produzca ninguna
interferencia. La digitalización viene de la mano con el manejo de datos, los datos son
conocimiento, y el conocimiento permite tomar mejores decisiones. Definitivamente es un
gran aporte para la administración eficiente de sus proyectos y la continuidad de sus
operaciones durante la pandemia ya que apoya directamente el proceso de teletrabajo.
 

La reactivación económica va ligada a la digitalización

Todas las empresas se adaptan a los nuevos procesos y al ritmo frenético del mundo
empresarial moderno y si adicionamos el impacto de la pandemia a nivel mundial, la
digitalización se ha convertido en el eje de todas las estrategias empresariales para
sobrevivir a una de las depresiones económicas más duras hasta hoy día.
Uno de los pilares en el avance hacia la digitalización de las empresas ha sido la
implementacióndel teletrabajo, que durante la crisis del COVID-19 se ha convertido en una
de las medidas más recurrentes, especialmente entre las medianas y grandes empresas.
Para muchas ha sido un gran reto, ya que han tenido que adaptarse a esta modalidad por
primera vez y a causa de esta urgente necesidad.
Pero, además de permitir seguir adelante en medio de una crisis, apostar por la
digitalización de los procesos ofrece tanto a la empresa como a los empleados multitud de
ventajas:
 
 Rapidez y eficiencia. Buscar datos, documentos, archivos será una tarea que se
podrá realizar en segundos y, por lo tanto, el trato con el cliente será más rápido y
directo. La automatización de los procesos físicos y la incorporación de inteligencia
artificial también permiten la mayor optimización de los tiempos.
 Seguridad. Con una buena estrategia de ciberseguridad, documentos, datos y
procesos quedan a salvo de las posibles amenazas.
 Ahorro de espacio y mejor conservación de documentos. La digitalización de los
documentos físicos permite liberar un gran espacio y evitar su deterioro.
 Colaboración con el medio ambiente. Se consume menos papel y materiales
provenientes de la naturaleza.
 Employer branding. Mediante el teletrabajo, los empleados no se desplazan a las
oficinas, lo que minimiza su estrés y fomenta la flexibilidad y la conciliación.
 
Avanzar hacia la transformación digital se ha convertido en una necesidad para poder
hacer frente al impacto empresarial debido al COVID-19, pero también para no quedarse
atrás en medio de un mercado cada vez más competitivo. Invertir en la modernización de
procesos y en formar profesionales con competencias hacía un futuro digital inminente,
hará que su empresa sea más valorada por los clientes y pueda seguir prestando
servicios a pesar de las circunstancias actuales.