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PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

REVISIÓN 01

INFRASTRUCTURE AND CITIES

SMART GRID – ENERGY AUTOMATION
IC SG EA

Proyecto:
“ADQUISICIÓN DEL NUEVO SISTEMA DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
DEL COMPLEJO MANTARO”

Cliente:
ELECTROPERÚ S.A.

CONTRATO: Nº 143851
COPIA CONTROLADA N° 01
NOMBRE / SIGLA SECTOR / BU / GG TELÉFONO E-MAIL
Eduardo Trout IC SG EA eduardo.trout@siemens.com
Tommy Escate IC SG EA tommy.escate@siemens.com
Claudia Serrano IC SG EA claudia.serrano@siemens.com
Siloe Arana IC SG EA siloe.arana@siemens.com
Ernesto Uribe IC SG EA ernesto.uribe@siemens.com
Paulo Trujillo IC SG EA paulo.trujillo_cuenca@siemens.com
Oscar Rozo IC SG EA oscar.rozo@siemens.com
Juan Lavado Energy QM juan.lavado@siemens.com
Mario Quispe IC SG EA mario.quispe@plm.com.pe
Luis Horna Electroperú lhorna@electroperu.com.pe
Oliver Martínez Electroperú omartínez@electroperu.com.pe
Álvaro García Electroperú agracia@electroperu.com.pe
Raúl Abarca Electroperú rabarca@electroperu.com.pe
Florencio Rodríguez Electroperú frodriguez@electroperu.com.pe
Pedro Ochoa Electroperú pochoa@electroperu.com.pe
Jerome Koenig IK Systems jerome.koenig@iksystems.com.pe
Stanislav Hock IK Systems stanislav.hock@iksystems.com.pe
Michel Fleury IK Systems michelfleury@ymail.com

Siemens Gestión de la Cadena de Abastecimiento Fecha emisión:

SCM 21.05.12
Elaboró J. Lavado QM E Código Documento:
Revisó T. Escate PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
Anexo 1 del:
Aprobó E. Trout ELP – IKS - CS
(4)G691076-C1004-003

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GESTIÓN DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Estado del
Fecha de Comentarios /
Procesado por Contenido del Versión Revisión
Actualización Modificaciones
Documento
01.03.2012 Juan Carlos Lavado J. Revisión Interna A 0 Emisión Inicial
Respuesta a los comentarios
emitidos por la supervisión del
Revisión para cliente con comunicación:
21.05.2012 Juan Carlos Lavado J. A 1
aprobación final
LIM-SIEMENS-05-2012 del
09/05/12

Ruta de Almacenamiento del Documento (en G:\E\PRU\Areas tecnológicas\IC SG EA\Pedidos\62OP-05006 ELECTROPERÚ S.A.
medio magnético): BCS\8. Planeación Detallada (PM200)\Plan de gestión de las comunicaciones
Código del Documento Anexo 1 del:
Código del Documento CLIENTE:
Consorcio SIEMENS: (4)G691076-C1004-003
Copia Imprimible Copia Magnética Copia Imprimible
al cliente al cliente Consorcio Siemens
Copia Controlada No. 001

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES.. ¡Error! Marcador no definido.
3. PROCESO DE ESCALADO................................. ¡Error! Marcador no definido.

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1. Introducción

Plan de comunicaciones permite a los interesados y participantes articular y dar gestión efectiva
a las comunicaciones internas y externas originadas en el marco del proyecto para la
implementación del sistema integrado de información.

2. Objetivo

Definir procesos de comunicación que sean adecuados y oportunos para satisfacer las
necesidades de comunicación de los interesados. Asimismo,

 Informar a los participantes del proyecto sobre los esquemas de comunicación.

 Dar conocer los procedimientos de comunicación.
 Informar sobre el procedimiento para el cambio de actividades y documentos.

3. Procesos implicados

Los procesos implicados en la comunicación son la generación de documentos, su posterior

recopilación, la distribución de la información, el almacenamiento y la presentación final de la
misma.

4. Factores

Entre los factores claves para planificar las comunicaciones del proyecto, encontramos el
registro y gestión de los interesados, los factores ambientales, la experiencia en la organización
y, también, los datos históricos. Todos ellos influirán en la manera de organizar la comunicación
entre los stakeholders.

5. Contexto

Podemos distinguir diversas facetas de la comunicación, en función de:

 Interno (Project team) – Externo (cliente: ELECTROPERÚ S.A.)

 Formal (Actas, cartas, Documentos del Proyecto) – Informal (email, debates)
 Vertical (jerárquica) – Horizontal (entre compañeros)
 Oficial – No Oficial
 Verbal – No Verbal

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6. Identificación de los Interesados.

Se logran identificar las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, las cuales se
presentan a continuación.

ROL NOMBRE EMPRESA

Jefe del Proyecto Eduardo Trout CS
Administrador del Proyecto Tommy Escate CS
Jefe Comercial del Proyecto Claudia Serrano CS
Lider Técnico del Proyecto Siloe Arana CS
Diseño Eléctrico Oscar Rozo CS
Diseño Eléctrico Romel Palpán CS
Especialista en Automatización y
Jorge Vanegas CS
Control
Especialista Local en
Pavel Sanchez CS
Automatización y Control
Especialista en Sistema Scada Ernesto Uribe CS
Especialista Local en Sistema
Jose Sotomayor CS
Scada
Lider Calidad del Proyecto Juan Lavado CS
Gerente de Proyectos Luis Horna ELP
Subgerente de Proyectos Oliver Martínez ELP
Administrador de Contrato (Titular) Alvaro Garcia ELP
Administrador de Contrato (Alterno) Raul Abarca ELP
Subgerencia Mantaro Florencio Rodríguez ELP
Subgerencia Mantaro Pedro Ochoa ELP
Supervisor Scada Jerome Koenig IKS
Supervisor Montaje Stanislav Hock IKS
Supervisor Asistente Michel Fleury IKS

7. Planificación de las comunicaciones

Proceso necesario para determinar las necesidades de información de los

stakeholders y decidir cómo llevamos a cabo la comunicación de la misma.

8. Necesidad de comunicación

Existe la necesidad de una comunicación fluida y accesible entre todos los

componentes del Project team, teniendo en cuenta que se trata de un equipo
multidisciplinario que no trabaja habitualmente en un mismo espacio de trabajo físico.

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9. Información tratada

La información que debe ser comunicada será toda aquella que aporte valor a la
consecución de los objetivos del proyecto. El contenido se adaptará a las necesidades
del proyecto en cada momento, utilizando todas las herramientas disponibles que
puedan ayudar a que el mismo sea de alta calidad.

10. Distribución de la información

La información se debe distribuir porque existe la necesidad de compartir los

conocimientos entre los miembros del Project team. Todos ellos aportarán su
experiencia y saber hacer, y será la única manera de lograr unos resultados
excelentes. A nivel externo, el cliente debe conocer el avance del proyecto para poder
proporcionar el feedback necesario y su aprobación en fases clave del proyecto.

11. Frecuencia de la comunicación

Internamente se fomentará la comunicación y, por tanto, la frecuencia de distribución

de la información será de acuerdo a la demandada por el proyecto. A nivel externo, el
cliente contará con la documentación de acuerdo a como se planifique en el listado de
documentos.

12. Responsable de la comunicación

Según el contexto, si el documento es interno será el propio responsable del

documento quien lo publique en el área de documentación correspondiente y lo
notifique (Ejemplo acta de reunión: el administrador o quien cumpla su función ante
ausencia). Si se trata de un entregable al cliente, existirá un responsable que se
encargará de realizar esta tarea (Ejemplo presentación: se asignará una o varias
personas que expongan los temas de interés).

En todos los casos existirá un delegado responsable de comunicaciones que

respaldará el trabajo realizado y asumirá el rol de primer responsable en caso de
ausencia del mismo.

13. Información confidencial

La información recibida de Electroperú será tratada de forma confidencial y para fines

exclusivos de este proyecto. Asimismo la información y documentos que Siemens
genere se someterán a los mismos criterios que el resto de documentación. De ser
necesario se evaluará la posibilidad de añadir password a los documentos.

14. Interesados

La información se transmitirá los interesados, teniendo en cuenta el documento Matriz

de comunicaciones y el registro de interesados que encabezan los documentos más
importantes.

15. Metodología
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Según se trate de información comunicada de manera escrita u oral, se utilizarán los
métodos y procesos más adecuados, descritos a continuación:

15.1. Escrito

15.1.1. Entorno virtual

Se habilita un entorno virtual on-line, accesible desde cualquier

ordenador conectado a Internet, con acceso restringido a los
miembros del Project team y, cuando sea necesario, a otros
interesados. Dicho entorno permite mantener un registro ordenado
de toda la información generada y publicada por los miembros del
Project team.

15.1.2. Foro

Dicho entorno virtual permitirá la interacción entre los interesados

de manera fluida, registrable y evaluable. Esto permitirá revisar la
calidad de la comunicación y adaptarla según la evolución del
proyecto.

15.1.3. Correo electrónico

Los interesados disponen de un correo electrónico corporativo que

permite enviar y recibir consultas, aclaraciones o comentarios, uno a
uno o por difusión. Se considera este medio por su inmediatez,
accesibilidad y facilidad de uso, por encima de otros como el fax o el
correo tradicional.

Si el equipo considera que se debe profundizar en un tema

concreto que haya surgido de conversaciones, correo, reuniones
informales, etc., será conveniente trasladar el mismo a una
reunión formal ya sea video conferencia, teleconferencia o
presencial.

15.1.4. Documentación

Los documentos estarán redactados en español/ingles y en

formato digital, y se pondrán a disposición en el entorno virtual
para todos los interesados, habiendo asignado convenientemente
los permisos según convenga. El proceso a seguir para publicar
un documento se describe en la tabla A mediante un diagrama de
flujo. Todos los documentos publicados seguirán la normativa de
calidad correspondiente, y deberán quedar registrados, también,
en el listado de documentos del proyecto.

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Tabla A: Entrega de documentación

15.2. Oral

15.2.1. Reuniones

Las reuniones con el cliente serán acordadas entre los gerentes del
proyecto y se convocará sólo a los integrantes que puedan aportar
elementos nuevos o mejoras a la fase que se esté debatiendo,
salvo que se trate de un punto crítico de interés para todo el Project
team. Esto permitirá al resto del equipo avanzar en la consecución
de los objetivos si perder el feedback del cliente.

15.3. Proceso de escalado

En caso de que al cliente no tenga respuesta en un tiempo prudente por parte de la gerencia del
proyecto podrá acudir a una instancia superior que en este caso es el gerente de la división el
Ing. Luis Baca luis.baca@siemens.com
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15.4. Glosario

Stakeholder: individuo o parte interesada del proyecto.

Documentos del Proyecto: información, en formato convenido, que recibirá el cliente.

Feedback: retroalimentación, es la información que nos ayuda a determinar la percepción

que tiene el cliente de un entregable.

On-line: disponible desde cualquier punto de acceso a Internet, con los privilegios de acceso
adecuados.

Communicator: herramienta VoIP disponible de manera gratuita y que permite mantener

una multiconferencia a través de Internet, sin cargo telefónico adicional.