UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA

CEI: Central
Nombre de la Carrera: LITAR
Curso: APACE
Horario: Distancia
Tutor: Licda. Andrea Morales

ENTREGABLE (TAREA NO.1)

Evelyn Marleny Jimenez Dimatteo

12002347

Guatemala, 27 de enero 2024

ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 1)
Pasos a seguir
Síntomas
Explicar que es el problema
Explicar porque es un problema y dar una
razón de su importancia
Descripción
● Aumento de costos.
● Duplicidad de órdenes de producción.
● Descontrol en inventarios.
● Maquinaria en mal estado.
● Conflictos laborales.
● El desperdicio en el área de producción, por falta de
procesos automatizados.
● Falta de mantenimiento en maquinarias.
● Falta de capacitación y onboarding al personal
nuevo.
● Planes de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y
de Salud y Seguridad Ocupacional (SSO).
La automatización de procesos administrativos, planes de
prevención, capacitaciones constantes y mantenimientos a
maquinarias es clave para un proceso de producción
eficiente. La capacidad de producción de H&A es una
oportunidad para lograr los objetivos y reducción de costos,
sin un sistema automatizado y procesos establecidos no
lograremos obtener el control de producción deseado. La
falta de capacitación al personal conlleva grandes
problemas, balance negativo y falta de productividad, por
ese motivo es imprescindible llevar un proceso de
onboarding y capacitación constante y ayuda al clima
organizacional de la empresa para evitar conflictos internos.
Un clima organizacional saludable ayuda a una
comunicación efectiva, trabajo en equipo y respeto a la
jerarquía de puestos. Un plan de mantenimiento a la
maquinaria es capaz de estabilizar la productividad, los
mantenimientos preventivos ayudan a prevenir errores y
corregir problemas menores que pueden repercutir en alta
demanda.
 Explicar qué han hecho otros al respecto de
este problema
Cómo podrían atacarlo (Inicialmente)
Determinar importancia del problema
Definir consecuencias de la resolución del
problema
Determinar las consecuencias de la NO
ACCIÓN
Determinar de antemano las dificultades que
pueden presentarse y cómo sugiere que se
resuelvan
ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 2)
Sección 2.1 (Análisis situacional FODA y estrategias fodales)
● Analizar el organigrama actual para reestructurar los
departamentos.
● Investigar sistemas costos de producción.
● Elaborar planes de mantenimientos preventivos.
● Elaborar procesos de salud y seguridad ocupacional.
● Elaborar plan de capacitación constante a personal
nuevo y antiguo.
● Reestructuración de puestos.
● Implementación de gestión de inventarios.
● Crear un sistema de contabilidad de costos por
órdenes de producción.
● Implementar procesos y lineamientos en el
departamento de producción.
● Considerar un plan de incentivo por la cantidad de
piezas producidas.
El objetivo principal es obtener datos precisos y al día. Con
un control riguroso podemos evitar escasez y exceso de
productos. Establecer un programa de seguimiento regular
permitirá tener una visión clara de existencias y ayudará a la
toma de decisiones.
● Se obtiene un mejor control en inventarios para
velar por los costos de producción.
● Al reestructurar se obtendrá un mejor rendimiento y
respeto a la jerarquía.
● Con un plan de mantenimiento se evitan los tiempos
muertos por fallas en maquinarias.
● Se evitan accidentes de trabajo con un plan de SSO.
● Descontrol en inventarios.
● Entregas atrasadas.
● No hay previsión de demanda.
● Tiempos no productivos.
 Resistencia a la implementación de programas y
equipos.
 Capacitación al personal interno
 Factores internos Factores externos

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

1. Amplia cartera de 1. Sistemas obsoletos 1. Aceptación de 1. Servicio al cliente de
clientes productos nuevos. calidad por la
competencia.

2. Maquinaria 2. Falta de controles y 2. Normas fiscales

sofisticada procedimientos 2. Inversión extranjera. internacionales.
administrativos

3. Productos de 3. Organigrama mal 3. Materias primas a 3. Globalización, y

buena calidad y estructurado precios bajos. competencia
exportación extranjera.

4. Variedad de telas 3. Falta de 4. Apertura de sucursales 4. Actualizaciones en

y productos infraestructura en el extranjero. sistemas de software.

5. Capacidad de 4. Mal servicio al 5. Productos innovadores 5. Crisis económica

producción cliente actual.
 Sección 2.2 (Matriz FODA)
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
1. Aceptación de
productos nuevos.
2. Inversión extranjera.
3. Materias primas a
precios bajos.
4. Apertura de sucursales
en el extranjero.
5. Productos innovadores
AMENAZAS
1. Servicio al cliente de
calidad por la
competencia.
2. Normas fiscales
internacionales.
3. Globalización, y
competencia extranjera.
4. Actualizaciones en
sistemas de software.
5. Crisis económica actual.
FORTALEZAS
1. Amplia cartera de clientes
2. Maquinaria sofisticada
3. Productos de buena calidad y
exportación.
4. Variedad de telas y
productos.
5. Capacidad de producción.
ESTRATEGIAS FO (MAXI-
MAXI)
1. Creación de líneas de
producto.
2. Alianzas estratégicas con
MYPINES
3. para todo el equipo (RH)
4. Lanzamiento de productos
innovadores.
ESTRATEGIAS FA (MAXI-
MINI)
1. Obtener certificaciones
ambientales y sociales.
2. Crear programas de
fidelización de clientes.
DEBILIDADES
1. Sistemas obsoletos
2. Organigrama mal
estructurado
3. Falta de controles y
procedimientos
administrativos
4. Falta de infraestructura
5. Mal servicio al cliente
6. Errores en entregas de
productos.
ESTRATEGIAS DO (MAXI-
MAXI)
1. Implementación de
software para SAC,
facturación e inventarios.
2. Capacitación al personal
sobre la línea de negocios y
SAC.
3. Restructura en los
departamentos existentes.
ESTRATEGIAS DA (MINI-
MINI)
1. Capacitación al personal de
sistemas de software para
el uso correcto de la
plataforma.
2. Mejorar la cultura
organizacional.
Sección 2.2 (Análisis del organigrama actual y mejoras propuestas)

1. ¿Qué departamentos o áreas funcionales se muestran en el organigrama? Identifique los

diferentes departamentos, divisiones o unidades que aparecen en el organigrama y cómo están
estructurados.

Por su presentación: Vertical, la jerarquía se

presenta de mayor a menor grado.

Por su contenido: Funcional, detallan en ella

funciones de las unidades.

Por su alcance: Especifico, ya que muestra

información parcial de la estructura.

2. ¿Cuál es la jerarquía de la empresa? Observe la cadena de mando en el organigrama y determine

cada uno de los niveles que están en la estructura jerárquica.

Representa la estructura de arriba hacia abajo, el

CEO está en la parte superior y subordina el resto de
las áreas. Es una estructura algo más rígida en
cuanto a autoridad y responsabilidad.

El asesor contable es una unidad externa que trabaja

de forma independiente de la empresa.
Los departamentos están estructurados por secciones del cual se propone un departamento de
despachos y empaques para llevar un mejor control de inventarios y mejor servicio al cliente.

3. ¿Qué roles y responsabilidades se asignan al departamento en donde se identificó el problema y

qué cambios considera importantes?

Propuesta: Organigrama funcional

El departamento de almacén juega un papel crucial en el buen funcionamiento de una empresa.

Además de las funciones mencionadas, este departamento también se encarga de garantizar la
organización y el orden de los productos, así como de supervisar la seguridad y la limpieza del
almacén. Asimismo, es responsable de coordinar con otros departamentos para asegurar la correcta
distribución de la mercancía y de mantener registros precisos de todas las operaciones realizadas.
En resumen, el departamento de almacén es fundamental para garantizar la eficiencia y el éxito de
la cadena de suministro de una empresa.

Funciones específicas:

 Realizar los pedidos semanales, especiales y posibles cambios de pedidos.

 Revisa la orden de despacho generada por el departamento de ventas.
 Verifica el despacho de la mercadería y registra la salida.
 Reportar el abastecimiento de producto a las líneas de empaque.
 Solicitar materiales de empaque en tiempo y forma.
ENTREGABLE NO. 1 (TAREA 3)

Se crea proceso para el departamento de Despachos y Empaques, en el cual se tendrá un control,

registro y validación de los despachos, para estos ser empaquetados.

Se propone lo siguiente: El asistente del departamento de despachos y empaques verifica en el

sistema la recepción de las órdenes de despacho pendientes; solicita al responsable del almacén la
mercancía requerida en la orden de despacho. A continuación, el responsable del almacén entrega la
mercancía al asistente del departamento de despachos y proporciona una copia de la orden de
despacho al encargado del inventario para su registro y control. Posteriormente, el asistente del
departamento de despachos y empaques actualiza en el subsistema que la orden de despacho ha sido
completada y asigna la mercancía al responsable del control y registro. Este último recibe la
mercancía física y verifica en el sistema la orden de despacho asignada, asegurándose de que
coincida con la mercancía física recibida antes de actualizar la orden de despacho en el sistema.
Luego, asigna la orden al encargado del empaque, quien verifica la orden y la mercancía física,
procediendo al empaque. Tras empaquetar la mercancía, asigna una boleta de envío con los detalles
de la orden de despacho y registra en el sistema la finalización del proceso de empaque y envío,
incluyendo los datos de la boleta de envío.

ACTORES
 Auxiliares de Departamento de Empaque y Despacho
 Encargado de Sección de Almacén
 Encargado de Sección de Inventarios
 Encargado de Sección de Registros

IDENTIFICAR LOS CASOS DE USO

 Verificar ingreso de orden de despacho
 Verificar existencias físicas en almacén
 Verificar existencia en inventarios
 Empaque y envío de la mercadería
Verificación de Ingreso de orden de despacho y pide mercadería a almacén
2. Entrega de mercadería por la sección de almacén
3. Actualización de inventarios
4. Asignación de mercadería y orden de despacho
5. Validación de mercadería física y orden de despacho
6. Empaqu
Verificación de Ingreso de orden de despacho y pide mercadería a almacén
2. Entrega de mercadería por la sección de almacén
3. Actualización de inventarios
4. Asignación de mercadería y orden de despacho
5. Validación de mercadería física y orden de despacho
6. Empaqu

USUARIO
Auxiliar del Departamento
de Despacho y Empaque
FORMAS DE INTERACTUAR
ROL CON EL SISTEMA
Verifica orden de despacho 1. Revisa las OC en el sistema.
2. Envía la solicitud a la sección
de Almacén para validación.
Encargado de Sección Verifica existencias físicas en 1. Recibe solicitud de OC.
Almacén Almacén 2. Valida existencias de producto
en físico.
3. Asigna OC al encargado de
inventarios para actualización
en el sistema.
Encargado de Sección de Verifica existencias en sistema 1. Recibe solicitud de OC.
Inventarios y genera autorización 2. Revisa existencia en sistema y
actualiza la información.
Encargo de Sección y Revisa orden que coincida con 1. Autoriza la OC en el sistema
Registros la entrega
Encargado del Departamento Empaca producto y envía 2. Recibe asignación de OC.
de Despacho y Empaque 3. Realiza la solicitud de envió.