FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.

NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS.

FG CONSTRUCCIONES

JULIO 2023
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

1. OBJETIVOS
Establecer los responsables y las acciones a seguir con respecto a las no
conformidades reales o portenciales que se detecten en el SG-SST de la empresa,
garantizando la respuesta oportuna y la efectividad de las acciones correctivas y
preventivas que se tomen.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal de FG CONSTRUCCIONES, que
sea asignado por el Responsable de SST para participar, en los planes de accion
previstos, para lograr el cierre de las no conformidades detectadas en el SG-SST.
3. RESPONSABILIDADES

CARGO RESPONSABILIDADES

Representante legal -Es responsable por la aprobación y

verificación de cumplimiento de las
disposiciones consignadas en este
procedimiento.
-Es responsable de hacer seguimiento
y destinar los recursos que se
requieran para garantizar el cierre
oportuno de las no conformidades
detectadas en la organización.

Responsable SST -Es responsable de la actualización de

las disposiciones consignadas en este
procedimiento.
-Es responsable del registro, control y
cierre de las no conformidades
detectadas en el SG-SST de la
empresa.
-Es responsable de solicitar a la Alta
gerencia, cuando se requiera, los
recursos necesarios para garantizar el
cierre de todas las no conformidades
detectadas.

Trabajadores -Son responsables del cumplimiento de

los planes de accion derivados de la
deteccion de no conformidades en el
SG-SST.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva:
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (NTC-ISO 9000)
Corrección: Acción tomada sobre un producto y/o servicios declarados
como no conformes, de tal forma que sea conforme con requisitos.
Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados
Mejora continua: Acción recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos..
No Conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas, prácticas,
procedimientos, reglamentos de trabajo, desempeño esperado del sistema
de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de muerte,
enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una
combinación de éstos. (NTC-OHSAS 18001).
No Conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento de un requisito que está
directamente relacionada con la violación de la Política o con una falta de
cumplimiento de reglamentos y leyes. Representa una falla total o parcial
del sistema o de la implementación de un elemento que es requerido por la
norma ISO 14001 o OHSAS 18001
No Conformidad Menor (NCM): Cuando una no conformidad representa
una falla aislada de implementación, es decir que esta falla tiene un impacto
mínimo limitado en el sistema.
No conformidad Detectada: Se entiende así cuando la no conformidad,
luego de un análisis minucioso, se ha identificado como un incumplimiento
a alguno de los requisitos establecidos por Ley, o por la organización dentro
de su sistema de gestión de SST y puede tener consecuencias negativas
para las personas, los recursos o el medio ambiente.
No Conformidad Potencial: Se entiende así cuando la no conformidad,
luego de un análisis minucioso, se ha identificado como origen de un
posible incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos por Ley, o
por la organización dentro de su sistema de gestión de SST lo que puede
tener consecuencias negativas para las personas, los recursos o el medio
ambiente.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

No Conformidad Repetitiva: Es aquella no conformidad que se presenta

de manera repetitiva o reiterada, esta debe ser analizada para determinar la
causa y proceder al cierre definitivo.
Observación: Situación con riesgo de convertirse en no conformidad.
Representa una oportunidad de acción preventiva o de mejora.
Oportunidad de Mejora: Situación conforme, no riesgosa que denota la
oportunidad de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar
el desempeño de un proceso o de la organización.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implicita u
obligatoria.

5. DISPOSICIONES GENERALES
-La organización ha establecido el presente procedimiento de acciones correctivas
y preventivas para garantizar el control oportuno las no conformidades reales o
potenciales que puedan influir en una desviación del sistema y para garantizar la
eficacia de cualquier acción correctiva que se tome.
-Para las no conformidades detectadas se deben analizar las causas de las no
conformidades, establecer el plan de acción y el seguimiento a las acciones
propuestas de acuerdo con el contenido del formato de no conformidades del SG-
SST.
-Cuando las acciones sean diligenciadas en formatos de seguimiento (Por
ejemplo: Inspecciones gerenciales, revisiones gerenciales, entre otros) no se hace
necesario recurrir a los registros de acciones correctivas, preventivas o de mejora,
salvo que la No conformidad sea de caracter critico (Accidentes muy graves o
contaminaciones de alto impacto ambiental.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

6. PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN Y CIERRE DE NO

CONFORMIDADES

NO CONFORMIDAD

INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN QUE

PUEDA GENERAR UN IMPACTO NEGATIVO TANTO AL
TRABAJADOR COMO AL MEDIO AMBIENTE O EN LA
PROPIEDAD.

MEDIO AMBIENTE Y LEYES ORGANIZACIÓN

RIESGOS LABORALES REGLAMENTOS
ESTABLECEN LOS REQUISITOS
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

6.1Detección de No Conformidades

Las fuentes de detección de las No Conformidades Reales o Potenciales

pueden ser identificadas como resultado de:
● Inspecciones Gerenciales a los sitios de trabajo
● No cumplimiento a objetivos establecidos
● Resultado de la revisión de la dirección Inspecciones Generales a los
sitios de trabajo
● Mediciones de Higiene Industrial
● Auditorías al sistema (Interna o Externa)
● Reclamos o quejas del Cliente
● Resultado de mediciones de satisfacción del cliente
● Investigación de accidentes e incidentes
● Incumplimiento de Requisitos Legales
● Reporte de actos y/o condiciones inseguras
● Sugerencias del personal o Contratistas
Cuando el personal de la empresa detecte una desviación del Sistema es su
responsabilidad darla a conocer al Responsable SST.

6.2 Análisis y Determinación de las causas

En este deben participar las personas involucradas en el proceso en el cual

se detectó el problema debe analizar y determinar los efectos reales o
potenciales de la No Conformidad cuando se detecta.
● No Conformidades Potenciales
En todos los casos que se detecten No Conformidades Potenciales se
aplicarán Acciones Preventivas tendientes a realizar su cierre para que las
causas que dieron origen a esta no conformidad sean controladas
oportunamente y no contribuyan al surgimiento de no conformidad real, a
las acciones preventivas se les aplicará la metodología de los cinco por qué
(s).
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

● No Conformidades Detectadas o Reales

Son aquellas acciones correctivas generadas por la desviación del
cumplimiento de normas, procedimientos o estándares establecidos por la
organización. Estas no conformidades detectadas pueden ser mayores o
menores a las cuales se les realizará el análisis de causas establecido en
este procedimiento, a las mejoras no se les realizará análisis de causa.
La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de
la causa de no conformidad, el verdadero análisis de causas requiere que
tomemos el tiempo necesario para probar lo que decimos en vez de hacer el gasto
o el esfuerzo y arriesgarnos a estar equivocados. El Análisis de causas, es la base
de la Acción Correctiva, si el problema no está bien identificado, es muy probable
que el resto sea un esfuerzo en vano, ya que todas las partes que siguen se
desprenden desde él.
Las tendencias negativas se considerarán como oportunidades de mejora, así
como información de entrada para la revisión del sistema por la Gerencia.

6.3 Acciones correctivas

Una vez analizadas y priorizadas las causas se genera el plan de acción y
se procede a discutir y plantear las alternativas de acciones correctivas,
para evitar que vuelva a ocurrir la No Conformidad; las cuales se registran
en el formato correspondiente; de tal forma que se dejen las alternativas
relevantes para eliminar la causa del problema.
6.4 Acciones Preventivas
En los casos en que se requiera una acción preventiva, el Responsable
SST se reunirá con el equipo de tratamiento utilizando la metodología de
los cinco porqués de donde se definirá el plan de acción a seguir
involucrando a los responsables que se requieran para el cierre y
adicionando una fecha de implementación razonable. Las acciones
preventivas pueden surgir producto de los análisis de tendencias de:
● Inducción y Capacitación
● Evaluaciones de desempeño
● Inspecciones
● Indicadores y metas
● Accidentes y casi-accidentes
● Programa de vigilancia epidemiológica
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

Las No conformidades potenciales detectadas a partir de las fuentes

descritas, se registran en el formato correspondiente, se inicia con el equipo
de tratamiento quienes utilizarán la siguiente metodología: se realiza la
descripción del hallazgo, se realiza una sesión de Lluvia de ideas en forma
verbal con las partes interesadas, se utiliza la fila de análisis de causas de
acciones preventivas. Una vez que las causas probables hayan sido
identificadas, se empieza a preguntar "¿Por qué es así?" o"¿Por qué está
pasando esto?"
Se continúa preguntando Por Qué al menos cinco veces. Esto reta al
equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya "probadas y
ciertas".
Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces
preguntando Por Qué para poder obtener las causas principales.
Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar
¿Quien?. Es muy importante recordar que el equipo esta interesado en las
causas del problema y no en las personas involucradas.
El Responsable de SST definirá en conjunto con los funcionarios que se
requiera, las causas y las acciones a seguir para evitar que ocurran no
conformidades reales.
Cuando la acción correctiva o preventiva identifique nuevos peligros o que
han cambiado o se presenta la necesidad de controles nuevos o
modificados, las nuevas acciones propuestas se revisarán a través del
proceso de valoración del riesgo antes de realizar su implementación.
Los resultados de los cambios que surjan en la acción correctiva o
preventiva serán informados a los trabajadores por medio del formato de
gestión del cambio.
A las observaciones resultantes de Auditorias se les dara tratamiento de
acciones Preventivas u oportunidades de mejora según sea el caso,
realizando los pasos descritos en este procedimiento.
6.5 Plan de accion y seguimiento para eliminar las causas detectadas
Se inicia con la actividad establecida para eliminar la causa detectada y el
responsable de su implementación, se asigna una fecha de programación
prudencial para realizar el cierre y la fecha real en la cual se realiza el cierre
de la actividad, en la siguiente columna determina los días de cierre, ello
indica el número de días en los cuales se adelantó o retrasó la actividad
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.
programada determinando el estado de la acción, si la
acción queda cerrada, abierta o pendiente por el cierre.

6.6 Verificación de eficacia de acciones establecidas

Se designa el responsable de verificar la eficacia, el cargo, fecha de la
verificación y si las acciones fueron eficaces o no. Para determinar el grado
de avance se revisan las actividades planeadas Vs las ejecutadas Se
realiza seguimiento de la eficacia de la implementación utilizando la
siguiente metodología:
1. El seguimiento a la eficacia de la acción se documenta en el registro de
seguimiento a acciones correctivas, preventivas y mejoras; su verificación
se realiza por la evidencia de la no recurrencia de la acción detectada.
2. Es importante verificar que las acciones generadas para subsanar las
No conformidades detectadas, están cerradas e implementadas.
3. Cuando se evidencia que las acciones no fueron eficaces, se deberá
aplicar otras acciones de mejora para asegurar que ésta no se vuelva a
generar.

El seguimiento de la eficacia se consigna en la fila correspondiente a

Ejecución. Así mismo la eficacia de las acciones tomadas se registra en el
formato correspondiente Seguimiento acciones correctivas, preventivas y
mejoras, los resultados son graficados para su seguimiento y control Luego
se establece la conclusión de la eficacia que nos dice las razones por las
cuales la acción fue eficaz, no fue eficaz o se encuentra en proceso.
En la última fila se debe registrar la firma la persona que se consignó en el
cuadro de responsable de verificar la eficacia, anotando la fecha en la cual
realizó la evaluación Si la acción implementada no fue eficaz, se deberá
aplicar otra acción correctiva que conlleve una investigación más profunda
con el fin de identificar nuevamente la causa real (si no correspondía la
causa en el primer evento) o definir una acción correctiva que evite la
repetitividad Se realizará seguimiento a las acciones preventivas,
correctivas y mejoras registradas, utilizando el cuadro de seguimiento, que
indique el cumplimiento en porcentaje de las mismas y el gráfico de
cumplimiento, con una periodicidad semestral.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

6.7 Oportunidades de Mejora

Cuando se ha identificado la oportunidad de hacer mejorar algo que ya se
considera conforme en el normal funcionamiento de la Organización, se
implementa una acción de mejora y debe considerarse la conveniencia y la
capacidad de la Organización para ejecutar las acciones propuestas.
El objetivo de la mejora continua del Sistema de Gestion de SST, es aumentar la
satisfaccion de los clientes y de otras partes interesadas como el personal propio
de la empresa. Las herramientas con que contamos para seguir este sentido son:
● Las Políticas de la empresa que debemos seguir.
● Los objetivos del SG-SST, que debemos cumplir.
● Los resultados de Auditorías, que debemos evaluar y analizar.
● Las acciones correctivas y preventivas, que debemos emprender y verificar.
● La revisión del Sistema por la Dirección, que permite comprobar que dicha
mejora se esta llevando a cabo.
Las oportunidades de Mejora detectadas a partir de las herramientas
descritas se registran en el formato correspondiente, no se les realizara el
analisis de causa, pero se les realizara el plan de acción, seguimiento,
verificación de eficacia y cierre.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

7. Registros

DOCUMENTO CODIGO DESCRIPCIÓN QUE SE RESPONSABLE

GARANTIZA

Formato de Documento que Que se RESPONSABLE

reporte de no registra la establecen SST
conformidades detección y el planes de
del SG-SST. analisis de acción y se
causas de las hace
No seguimiento al
conformidades cierre
reales y oportuno de
potenciales las No
detectadas en conformidades
el SG-SST. reales o
potenciales
detectadas

Cuadro de Documento que El RESPONSABLE

seguimiento a registra el cumplimiento SST
No seguimiento de de las
conformidades las No acciones
potenciales y conformidades propuestas
reales, mejoras reales y para los
y correcciones. potenciales respectivos
detectadas en cierres.
el SG-SST.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS

Procedimiento para la realización de lluvia de ideas
Técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo
reunido de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que se estudia, ya sea
un problema, un plan de mejoramiento u otra cosa, y asi aprovecha la capacidad
creativa de los participantes.
USO
Se pueden tener dos situaciones ante la solución de un problema.
1. Que la solución sea tan evidente que solo tengamos que dar los pasos
necesarios para implementarla.
2. Que no tengamos idea de cuales pueden ser las causas, ni las soluciones.
Es aqui donde la sesión de tormenta de ideas es de gran utilidad. cuando
se requiere preseleccionar las mejores ideas.
OTROS NOMBRES
● Brain storming
● Tormenta o lluvia de ideas.
PROCEDIMIENTO
1. Nombrar a un moderador del ejercicio.
2. Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una sola idea por cada
turno de emisión de ideas.
3. No se deben repetir las ideas.
4. No se critican las ideas.
5. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas.
6. Terminada la recepción de las ideas, se les agrupa y preselecciona
conforme a los criterios que defina el equipo.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LOS DIAGRAMAS DE CAUSA-EFECTO

PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS.
PASOS
Paso 1.
Escoja una consecuencia, hallazgo, característica de calidad y escríbala en el
lado derecho de una hoja de papel, dibuja de izquierda a derecha la línea de la
espina dorsal y encierre la característica en un cuadro. En seguida, escriba las
causas primarias que afectan a la característica de calidad, en forma de grandes
huesos, encerrados tambien en cuadrados.
Paso 2.
Escriba las causas (Causas secundarias) que afectan a los grandes huesos
(Causas primarias) como huesos medianos y escriba las causas (Causas
terciarias) que afectan a los huesos medianos como huesos pequeños. Puede
registrarse cuantos niveles desee para cada causa hasta encontrar la causa raíz.
Paso 3.
Asigne la importancia de cada factor y marque los efectos particularmente
importantes que parecen tener un efecto significativo sobre la característica de
calidad.
Paso 4.
Registre cualquier información que pueda ser de utilidad.
Desarrollo
Observe la variación en la característica de calidad cuando reflexiona en los
huesos grandes. Si los datos muestran que esa variación existe, observe porque
existe. Una variación en el efecto puede ser causa por una variación en los
factores. Este tipo de reflexión puede ser muy eficaz.
Por ejemplo: cuando usted esta elaborando un diagrama de causa-efecto
relacionado con cierto defecto, puede descubrir que hay una variación en el
numero de defectos que ocurren en días diferentes de la semana. Si el defecto
ocurre con mas frecuencia los lunes que en cualquier otro dia de la semana, usted
puede reflexionar como sigue: ¿Por que ocurrió el defecto? ¿Por que ocurrió el
defecto con mayor frecuencia los lunes que en cualquier otro dia de la semana?.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.
Esto lo hata buscar factores que hacen que el lunes sea
diferente de los otros días, lo cual le permitirá describir finalmente la causa del
defecto.

La adopción de este método de reflexión en cada etapa de la investigación de la

relación que existe entre la característica y los huesos grandes, los huesos
grandes y los huesos medianos, y los huesos medianos y los huesos pequeños,
hace posible construir con bases racionales un diagrama útil de causa - efecto.
Una vez completo el diagrama causa - efecto, el paso siguiente es asignar la
importancia de cada factor. Todos los factores del diagrama no se relacionan
necesariamente en forma estrecha con la característica. Marque esos factores que
parecen tener un efecto particularmente significativo sobre la característica.
Finalmente, incluya cualquier información que pueda ser de utilidad en el
diagrama, tal como el título, el nombre del producto, el proceso o grupo, la lista de
participantes, la fecha, etc.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

Explicación del procedimiento.

Este enfoque se caracteriza por la relación que establece entre dos actividades
diferentes: la percepción de tantas causas como sea posible y su agrupación
sistemática.
Para la percepción de causas se requiere una discusión abierta y activa, y un
método eficaz para dirigir una reunión con este propósito es la lluvia de ideas,
inventada por A.F. Osborn en los Estados Unidos y expuesta al principio de este
instructivo. En la elaboración del diagrama de causa - efecto, las causas se deben
agrupar sistemáticamente procediendo de los huesos pequeños a los huesos
medianos, y después de los huesos medianos a los huesos grandes.
Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto, también llamado curva 80-20 o Distribución A-B-C, es una
gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de
izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de
prioridades.
El diagrama permite mostrar gráficamente el principio de Pareto (pocos vitales,
muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a
unos pocos graves. Mediante la gráfica colocamos los "pocos vitales" a la
izquierda y los "muchos triviales" a la derecha.
El diagrama facilita el estudio comparativo de numerosos procesos dentro de las
industrias o empresas comerciales.
Hay que tener en cuenta que tanto la distribución de los efectos como sus posibles
causas no es un proceso lineal sino que el 20% de las causas totales hace que
sean originados el 80% de los efectos.
El principal uso que tiene el elaborar este tipo de diagrama es para poder
establecer un orden de prioridades en la toma de decisiones dentro de una
organización.
FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

METODOLOGÍA DE LOS 5 ¿POR QUE?

1. Realizar una sesión de lluvia de ideas en forma verbal con las partes
interesadas.
2. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a
preguntar ¿Por que es asi? o ¿Por que esta pasando esto?
3. Continuar preguntando ¿Por que? al menos cinco veces. Esto reta al
equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya ¨Probadas y
ciertas¨.
4. Habrá ocasiones en las que se podra ir mas allá de las cinco veces
preguntando ¿Por que? para poder obtener las causas principales.
5. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar
¿Quién?. Es muy importante recordar que el equipo esta interesado en las
causas del problema y no en las personas involucradas.
 FABIO GRANADA CONSTRUCCIONES.
NIT: 901.658.632-8.
Dirección: MZ B CASA 4, CALARCA, Q.

Prioridad Fuente de Hallazgos Análisis de Plan de Actividades Responsable Fecha Fecha

Detección causas acción programación cierre
real

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.