PROCEDIMIENTO DE MEJORA CONTINUA

1. OBJETIVO

Asegurar la prevención del uso o entrega no intencional de productos no conformes con los requisitos especificados.
Aplicando acciones correctivas y preventivas con el fin de eliminar causas de no conformidades potenciales que puedan
afectar la calidad del servicio que conforman el sistema de Gestión.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento abarca todas las no conformidades detectadas en los servicios prestados, que
conforman los Sistemas de Gestión de la organización.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

SERVICIO
SERVICIO NO CONFORME: Es aquel servicio que no cumple con las expectativas ni las especificaciones de los clientes.

NC: No conformidad.

CORRECCIÓN (TRATAMIENTO INMEDIATO A NC): Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO NO CONFORME: producto final o intermedio que no cumple con los requisitos especificados.

RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones
de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

PREVENCIÓN: Acción para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencial.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.

4. CONDICIONES GENERALES

CONSORCIO ECOBOSQUES .es consciente de la importancia y beneficios que trae el contar con un PLAN DE CALIDAD
, razón por la cual cada colaborador sabe la importancia de mejorar cada una de sus actividades del día a día, con lo
cual tanto ellos como la organización obtienen beneficios.

La organización es consciente que al mantener su PLAN DE CALIDAD , la mejora continua se refleja de manera evidente
en la realización diaria de cada una de las actividades desarrolladas en los procesos.

La empresa garantiza las disposiciones y recursos necesarios para el perfeccionamiento del PLAN DE CALIDAD , con el
objetivo de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de sus propósitos.
Se considera las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:

a) Los cambios en legislación que apliquen a la organización;

b) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del PLAN DE CALIDAD ;

c) Los resultados de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos;

d) Los resultados de la evaluación y auditoría del PLAN DE CALIDAD y los resultados y recomendaciones de las
auditorías;

e) El resultado de la evaluación realizado por la alta dirección.

4.1. La planificación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora incluye la evaluación de la importancia de los
problemas, y se hace en términos del impacto potencial en aspectos tales como costos de operación, costos de no
conformidad (Incumplimiento de un requisito), accidentalidad e incidentalidad, desempeño del servicio, seguridad de
funcionamiento y satisfacción del cliente y de otras partes interesadas. En este proceso se enfatiza la eficacia y
eficiencia de los procesos cuando se toman las acciones, y estas deben estar enfocadas a eliminar las causas de las
no conformidades para evitar que vuelvan a suceder.

4.2. MANEJO D
DE
E ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Y DE MEJORA:

Todas las Acciones Preventivas – Correctivas deben registrarse en el Formato de ACCIÓN DE MEJORA
MEJORA, teniendo en cuenta
lo siguiente:

 Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad:

conformidad Indicar el incumplimiento real o potencial de un
requisito en cualquier proceso.

 Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas más probables que están ocasionando
que la no conformidad real o potencial se presente o se pueda presentar.

 Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las causas identificadas, asignando los
responsables y las fechas de compromiso.

 Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base en el plan de acción propuesto
para la solución de la posible no conformidad, es decir, registrar cuáles son las evidencias que se encuentran
de la ejecución del plan de acción.

 Cierre de la solicitud de acción: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia, adecuación y eficacia) la Solicitud de
Acción Preventiva- Correctiva, según los resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la
mejora implementada o de la eliminación de las causas de la no conformidad en el Formato de Solicitud de
Acción Preventiva – Correctiva y de mejora en la parte de cierre de solicitud.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

NTC ISO 9001:2015

DECRETO LEY 1072 de 2015

PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES.

 6. REGISTROS ASOCIADOS

FORMATO ACCIÓN DE MEJORA

FORMATO ACTA DE REUNION

FORMATO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES

7. PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Cualquier persona de la empresa, puede

7.1. Detección y reporte de no
detectar e informar al responsable del FORMATO ACCIÓN DE Todo el personal de la
conformidades y no
proyecto o proceso donde se encontró la MEJORA empresa
conformidades potenciales
no conformidad, para su corrección
inmediata asi como una oportunidad de
mejora

El residente de proyecto o responsable

7.2. Determinar si es necesaria
una corrección
del proceso se reúne con sus
colaboradores, y determina si es
necesario una corrección inmediata ya Responsable del
N/A
sea para eliminar el producto o servicio Proceso
no conforme, para aceptación bajo
concesión por parte del cliente o para
impedir el uso del producto.

Define la corrección a aplicar y la

ejecuta. La acción debe registrarse en el
Formato Acción de Mejora y la ejecuta
7.3. Definir y ejecutar la según lo descrito. FORMATO ACCIÓN DE Responsable del
corrección MEJORA Proceso
Para No Conformidad Potencial no
aplica la corrección.

Responsable del
FORMATO
proceso
Se elabora un análisis de las no
ACTA DE REUNIÓN
conformidades para investigar las
causas de esta, utilizando la
7.4. Análisis la no conformidad
metodología de lluvia de ideas o método Involucrados en la
de espina de pescado que será FORMATO actividad
trabajada en una reunión convocada INVESTIGACIÓN DE
para tratar estos temas. Todos los ACCIDENTES
Gerente General
acuerdos que se hagan en el análisis
ACTIVIDADES
7.5. Definición del Tratamiento de
no conformidades
7.6. Tratamiento de no
conformidades con terceros
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE
quedarán documentados en el ACTA DE
REUNIÓN.
Comité de
Los accidentes de trabajo son Investigación de
considerados no conformidades, por lo Accidentes
que se deben tomar acciones de mejora
y prevención para que no se vuelvan a
repetir. Para el análisis de causas de los
accidentes se llevara en el formato
Investigación de Accidentes, de acuerdo
al procedimiento de Investigación de
Accidentes.
De acuerdo a las causas encontradas en
el punto anterior se definen las acciones
Responsable del
para eliminar la causa de la no
proceso
conformidad, los plazos y los
responsables. Para aquellos casos
donde la solución del problema requiere FORMATO ACCIÓN DE
del concurso de terceros o de la MEJORA
Involucrados en la
evaluación y aprobación de la gerencia; actividad
se coordina una reunión específica para
tal fin en aras de plantear soluciones FORMATO ACTA DE
acertadas, designando en todos los Gerente General
REUNIÓN
casos responsables y fechas de
cumplimiento. También se determinan
las no conformidades potenciales que
Director HSEQ
serian oportunidades de mejora al
sistema de gestion
Se ejecutan las acciones planteadas por
FORMATO ACCIÓN DE Responsable de las
parte de los responsables y en los
MEJORA acciones
plazos estipulados.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Se realiza seguimiento a la ejecución de

las acciones por parte de los
responsables en los plazos definidos.

Revisar los resultados obtenidos y

7.7. Seguimiento a la ejecución de FORMATO ACCIÓN DE Director / Coordinador
determinar si la acción fue eficaz.
los planes de acción MEJORA HSEQ
Si la acción no fue eficaz se debe
especificar en el formato y plantear una
nueva acción con responsable y plazos.
De acuerdo a lo definido en el numeral
7.5.

Responsable del
Una vez se verifica la ejecución de las Proceso
7.8. Cierre de las no actividades definidas en el plan de FORMATO ACCIÓN DE
conformidades acción y se determina su eficacia se MEJORA
realiza cierre de la no conformidad. Director / Coordinador
HSEQ

Estas no conformidades son archivadas Residente de obra

por proyectos o áreas de manera
independiente para que la información
derivada de ellas se analice y presente
Responsable del
por los responsables de proceso o
7.9. Manejo de no conformidades N/A
proyectos en los comités de calidad o
Proceso
en los comités de proyectos que realiza
periódicamente la empresa.