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Business Intelligence de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (DEAJ):

Implementación de Sistema de toma Control de Horarios y Asistencias Covid - 19

Business Intelligence

Luis Francisco Lopez Urrea

Karol Dayann Cajamarca Beltran - Ing de Sistemas

Johan Guillermo Obandi Monroy - Ing de Sistemas

Edison Fernando Torres Bastidas - Ing de Sistemas

Corporación unificada Nacional de educación superior

Bogotá

2021
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TABLA DE CONTENIDOS
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INTRODUCCIÓN

Mediante este proyecto se desea realizar la implementación de un sistema biométrico para la

toma de asistencia y control de horarios del personal, al momento de ingreso y salida del

horario laboral en la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (DEAJ).

Con este sistema se desea automatizar el proceso de registro para el horario laboral de todos

los colaboradores

Adicionalmente este sistema debe ser adaptable a la emergencia sanitaria generada por la

pandemia del Coronavirus COVID-19.

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (DEAJ) es una organización del sector

público que cuenta con cientos de empleados, de los cuales actualmente el 50 % de personas

se encuentran trabajando actualmente de forma presencial.

El control de ingresos y salidas del personal se realiza manualmente mediante registro en

papel y estos datos se tabulan mensualmente para obtener los datos por personal y área

generando los reportes necesarios para controlar los horarios de ingreso y salida de la

compañía
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JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Debido al mecanismo actual de registro para el control de ingreso y salida del personal el cual

no está implementado de forma óptima presentando fallas en el control y así mismo en los

resultados obtenidos se desea implementar un sistema de acceso mediante registro biométrico

facial el cual dejará registro en la base de datos en el área de gestión humana y permitirá

generar informes en tiempo real del horario de ingreso y salida de todos los colaboradores

Adicionalmente debido a la emergencia sanitaria generada por la pandemia del coronavirus

COVID-19 y cumpliendo con las normas sanitarias implementadas por la pandemia este

registrar la temperatura corporal del personal que ingrese a la compañía generando una alerta

y dejando el registro en una base de datos que será consultada por el área de seguridad y

salud en el trabajo.

Este sistema optimiza el tiempo y tendrá una exactitud del 100% en la realización del informe

de ingreso de personal que se envía mes a mes a las direcciones de todas las áreas de la

compañía.
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OBJETIVOS Y ALCANCES DEL PROYECTO

Objetivo General

● Implementar sistema de control de acceso para el personal en Dirección Ejecutiva de

Administración Judicial (DEAJ).

Objetivos específicos

● Obtener los datos de ingreso y salida de la compañía

● Registrar la temperatura corporal de los empleados

● Adecuar el espacio físico para la implementación del sistema

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Alcances del Proyecto

Este proyecto se centra en implementar una solución biométrica que permita el control de

horarios y asistencia, generando registro de toma de temperatura. El control de entrada y

salida de personal permite optimizar la productividad deseada por la empresa, ya que con

una gestión o configuración inicial se logra identificar, organizar y gestionar las jornadas y

tiempos de los colaboradores; permitiendo el control de la información que se genera y

ayudando a la toma de decisiones o acciones que no limiten el proceso o continuidad laboral

y productividad de la compañía.

La información generada en los reportes permite ser visualizada y compartida al sistema de

nómina en tiempo real, lo que ayuda a la verificación y toma de decisiones, al momento de

generar los pagos de nómina. Reduciendo tiempos de trazabilidad y verificación de datos de

cada usuario y optimizando la veracidad de la información compartida.

Adicionalmente los datos que se generan en los registros de toma de temperatura corporal

son fundamentales en el control de posibles casos de covid 19; ya que la fiebre es el

principal síntoma que indica una alta carga viral o bacteriana, esto con el con el objetivo de

saber si están enfermos y pueden ser posibles portadores del virus.

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METODOLOGÍA

Dentro de este ítem se describe el diseño de se utilizará para poder obtener la información

necesaria y alcanzar los objetivos planteados en este trabajo.

Como metodología se utilizará Cascada (“Waterfall”), el cual consiste en acordar

inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa. Esta técnica

consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutarán de forma secuencial

hasta conseguir los objetivos marcados en cada fase o todo el proyecto.

Los procesos en que se divide este proyecto según este método son:

1. Requerimientos, captura y documentación

2. Diseño - Desarrollo

3. Implementación

4. Test - Verificación

5. Mantenimiento
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1. Requerimientos, captura y documentación

Antes de comenzar el trabajo técnico es necesario empezar a conocer las necesidades del

cliente; se hará por medio de entrevistas que se llevarán a cabo con el equipo de análisis. En

el proceso de examinar la situación o el área de oportunidad de la empresa con el propósito

de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados las interacciones, el manejo de

información, los costos, etcétera.

Estas entrevistas permitirán conocer a profundidad lo que se requiere y las necesidades reales

a cubrir. Aquí es donde se refinan y modifican los requerimientos básicos.

Luego de definir el problema, se empieza con la elaboración del documento en el cual se

definen, ¿cuáles son las prioridades, ¿qué es lo esencial y cuándo se requiere?

Y por último, se especifica el problema y luego se revisa o válida para garantizar que haya

coincidencia entre la comprensión que tiene el equipo de análisis del problema y el cliente.

El proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de

la información para recomendar o implementar mejoras.

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Preguntas para el análisis de requerimientos del sistema:

Ambiente físico

1. ¿Cuál es el equipo que el sistema necesita para funcionar? Móvil, Tablet, Smart watch,

etc.

2. ¿Qué tipo de app ofrece una mejor solución: nativa, web o híbrida? Para las apps nativas,

¿qué sistema operativo se necesitará al utilizarla? Android, IOS, Windows iPhone,

etcétera.

3. En caso de ser una Web App, ¿qué navegadores deberán soportar sus funcionalidades?

4. ¿A cuántos usuarios simultáneos se debe atender?

5. ¿Hay restricciones ambientales como la falta de acceso a Internet o aspectos de

seguridad?

Interface

1. ¿Las entradas de información provienen de usuarios o de uno o más sistemas?

2. ¿La salida va a uno o a más sistemas?

3. ¿Existe una manera preestablecida en que deben formatearse los datos?

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Usuarios y factores humanos

1. ¿Quién usará él sistema? ¿Habrá varios tipos de usuario?

2. ¿Cuál es el nivel de habilidad tecnológica de cada tipo de usuario y qué tan fácil le será a

cada usuario comprender y utilizar el sistema?

3. ¿Qué clase de entrenamiento requerirá cada tipo de usuario?

4. ¿Existen usuarios que puedan hacer mal uso del sistema?

Funcionalidad

1. ¿Qué tipo de funciones hará el sistema?

2. ¿Cuándo las hará?

3. ¿Cómo y cuándo pueden hacerse upgrades del sistema?

4. ¿Existen restricciones de la velocidad de ejecución, del tiempo de respuesta y del

rendimiento?

5. ¿Requiere que el sistema se vincule o conecte a un sitio o sistema? De ser así, ¿a cuál?

¿Cuenta con acceso al desarrollo de dicho sistema?

Análisis y Documentación

1. ¿Existe un análisis documentado?

2. ¿Requiere documentación de la aplicación?

3. ¿Deben de mostrarse las características del sistema a terceros (socios, inversionistas,

directivos)?
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Recursos

1. ¿Qué recursos materiales, personales o de otro tipo se requieren para construir, utilizar y

mantener el sistema?

2. ¿Cuánto espacio físico será ocupado por el sistema?

3. ¿Existe un límite sobre la cantidad de dinero a gastar en el sistema?

4. ¿Requiere de la disponibilidad del equipo de programación para dar mantenimiento e

implementar mejoras a la aplicación?

5. ¿Cuenta con personal de informática/sistemas en la compañia involucrado en el proceso

de este proyecto?

Seguridad

1. ¿Debe controlarse el acceso al sistema o a la información que contiene?

2. ¿Con qué frecuencia deben hacerse copias de respaldo?

3. ¿Las copias de respaldo deben almacenarse en un lugar diferente al que hospeda la

aplicación?

Datos

1. ¿Cuenta con los datos, contenido o información que desea incluir en el sistema?

2. ¿Cuál será el formato de los datos para la entrada y para la salida?

3. ¿Cuán a menudo serán recibidos o enviados?

4. ¿Cuán exactos deben ser?

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5. ¿Existen cálculos? De ser así, ¿con qué grado de precisión deben hacerse?

6. ¿Cuántos datos fluyen a través del sistema?

7. ¿Debe retenerse algún dato por periodo de tiempo determinado?

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2. Diseño - Desarrollo

Criterios para la elección del proveedor de software

La elección de un proveedor de software no siempre es una tarea fácil. Esta decisión se verá

muy influenciada en base a multitud de circunstancias en función del tipo de empresa, su

tamaño, de si posee departamento de informática propio, la formación y capacitación de los

usuarios, su resistencia al cambio, criterios puramente económicos, de afinidad con uno u

otro proveedor, la especialización de éste, etc.

1. Criterios económicos

2. Criterios de afinidad y/o cercanía.

3. Reputación del software.

4. Especialización/sectorización del software

5. Especialización de la consultoría.

6. Demostrada eficacia en empresas del sector

7. Conectividad.

8. Soporte, atención post-venta y servicios de mantenimiento.

9. Adaptación a la normativa vigente.

10. Plataforma y evolución del software.

11. Migración de datos

12. Seguridad de la información.

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3. Implementación

Se deben establecer plazos para la implementación del sistema, reservar días de formación y

tener planes alternativos en caso de que se produzcan retrasos en el proceso de

implementación.

Planificación

El proyecto comenzará con una reunión de planificación detallada durante la cual se acuerdan

las tareas del proyecto y las responsabilidades mutuas. La reunión de planificación es crucial

para que ambas partes obtengan una comprensión sólida del alcance del proyecto, las líneas

de tiempo y los factores clave de éxito.

Diseño de la solución – entrenamiento preliminar

Esta fase consiste en capacitar al personal clave en los detalles de configuración del sistema,

enseñar cómo se pueden convertir los datos del sistema actual y explicar las decisiones más

importantes de configuración que se debe tomar el cliente.

Diseño de soluciones – talleres de diseño

Basado en el entrenamiento preliminar, el equipo de implementación es capaz de tomar las

decisiones de configuración que son más beneficiosas para sus necesidades. A través de una

serie de talleres de diseño, para enseñar cómo se configurará cada módulo de software para

abordar los requisitos específicos. Durante esta fase se pueden realizar pruebas de prototipo.
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4. Test - Verificación

Pruebas y capacitación del usuario final

Una vez completados los talleres de diseño, se proporciona orientación para que los

implementadores y usuarios realicen las pruebas. Se requiere la aceptación de pruebas antes

de terminar la capacitación del usuario y las pruebas finales, implican retroalimentación de la

comunidad de usuarios.

Informes y automatización

Ayuda al personal a obtener información útil del sistema a través del diseño o los informes.
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5. Mantenimiento

Soporte continuo

Como paso final, una vez que se ha dado la aprobación, se establecen los contactos y canales

de comunicación para el soporte. Habrá un tiempo de indudable necesidad de soporte y

ayuda. La realización de un mantenimiento no solo correctivo, sino también preventivo, tanto

en base de datos como en el propio sistema asegurará una mejora en la eficiencia de la

herramienta.
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ENFOQUES DE SOLUCIÓN
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APLICACIÓN ESPECÍFICA DE LA PROPUESTA

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CONCLUSIONES