Código: PR-SG-13 PROCEDIMIENTO DE CONTROL

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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN:..................................................................................2
2. OBJETIVOS:........................................................................................2
2.1. OBJETIVO GENERAL:..........................................................................2
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:..................................................................2
3. ALCANCE.............................................................................................3
4. DESARROLLO DEL PROGRAMA:..............................................................3
5. PREVIO A LA CONTRATACIÓN................................................................3
5.1. ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR:..........................................3
5.2. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
A INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN.............................................................4
5.3. EVALUACIÓN DE OFERTAS RECIBIDAS:................................................4
5.4. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO..........................................................4
5.5. INDUCCIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD DEL TRABAJO A CONTRATISTAS Y
PROVEEDORES..........................................................................................5
6. DURANTE LA CONTRATACIÓN................................................................5
6.1. SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SST.....................5
7. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN SEGURIDAD A CONTRATISTAS..................5
8. CULMINACIÓN DEL CONTRATO...............................................................6
9. DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................8
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................9
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1. INTRODUCCIÓN.

El sistema de seguridad y salud en el trabajo en el CONJUNTO RESIDENCIAL

CIPRÉS DE LA FLORIDA- PROPIEDAD HORIZONTAL Pretende fomentar
una cultura de seguridad y salud del trabajo dentro de los contratistas y
proveedores, que están involucrados en las operaciones de limpieza, arreglos
locativos, mantenimiento, publicidad, etc.

La importancia del este procedimiento radica en que si se quiere crear una

cultura de seguridad y salud en el trabajo no es suficiente hacerlo al interior de la
organización, sino que debe hacerse extensiva a todos sus contratistas y
proveedores.

A través de este procedimiento se logra que la seguridad y salud del trabajo esté
involucrada desde que inicia el proceso de contratación hasta que se
desarrolla el contrato, garantizando el cumplimiento de los estándares
de seguridad establecidos por la copropiedad.

2. OBJETIVOS.

2.1. OBJETIVO GENERAL:

Promover una cultura de Seguridad y salud en los Contratistas y proveedores,
con el fin de que su desempeño esté dentro de los estándares y procedimientos
de seguridad establecidos por el CONJUNTO RESIDENCIAL CIPRÉS DE LA
FLORIDA- PROPIEDAD HORIZONTAL.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Establecer los procedimientos seguros de las tareas críticas realizadas en
compañía mediante el estudio de los procesos existentes para la ejecución
de dichas tareas y el posterior diseño de las Listas de Chequeo.
 Incluir dentro de las políticas de contratación de la compañía, el
cumplimiento de los estándares y normas establecidas en materia de la
seguridad y salud del trabajo.
 Exigir a las empresas contratistas y a los proveedores el cumplimiento de
los requerimientos establecidos por el conjunto en materia de la seguridad
y salud del trabajo y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y
sus recientes reformas.
 Identificar, analizar y modificar comportamientos fuera de estándares de
seguridad dentro de la población de contratistas y proveedores del
conjunto.
 Calificar a las firmas contratistas mediante modelos de evaluación que
permitan establecer criterios de decisión para la selección de las mismas.
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 Prevenir reclamaciones por responsabilidad civil solidaria, derivadas de

accidentes de trabajo o enfermedades profesionales de contratistas.

3. ALCANCE
El Programa se desarrolla al personal externo a la compañía que realice cualquier
tarea al interior de esta, ya sean en las operaciones de limpieza, arreglos
locativos, mantenimiento, publicidad, etc.

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

Este procedimiento interviene en todas las etapas de la contratación desde la

evaluación de las ofertas presentadas, adjudicación, evaluaciones de
desempeño, hasta la culminación del contrato. Igualmente involucra a todas las
áreas de la copropiedad.

5. PREVIO A LA CONTRATACIÓN.

5.1. ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR.

Para la implementación de este Procedimiento, es necesario que la copropiedad

revise las actividades que regularmente son dadas en OutSourcing. Debe hacerse
un análisis detallado de cada uno de los procesos involucrados en el desarrollo de
estas actividades y establecer los Procedimientos de Trabajo Seguro.

Estos Procedimientos son revisados por el área de seguridad y salud para el

trabajo, que crean o actualizan los protocolos para tareas de trabajo seguro, y
las listas de chequeo para cada una de las tareas críticas detectadas de
acuerdo a la calificación del riesgo.

COLOR DE
TIPO DE RIESGO IDENTIFICACIÓN DE
ACUERDO A LA
CRITICIDAD
Clase 1 (riesgo mínimo)
Clase 2 (riesgo bajo)
Clase 3 (riesgo medio)
Clase 4 (riesgo alto)
Clase 5 (riesgo máximo)
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Teniendo en cuenta el formato de control de contratistas o listas de chequeo

generadas por los requerimientos del proyecto; con el que se busca observar
comportamientos, analizándolos y modificándolos cuando estos sean inseguros.
Las tareas críticas son aquellas que tienen gran probabilidad de ocurrencia
de accidentes con alto potencial de pérdida, indistintamente de que su
realización sea o no frecuente.

5.2. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO A INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN.

Tiene por objeto incluir en todos los documentos que se elaboren en la

copropiedad, respecto a la seguridad y salud en el trabajo, donde se especifiquen
aquellas normas que deben cumplir el contratista y sus trabajadores, los
requisitos legales exigidos en esta materia y los elementos de seguridad
necesarios para minimizar los riesgos a los que estarán expuestos.

Los requerimientos solicitados deben ser específicos para cada trabajo que se
realice, haciendo énfasis en el cumplimiento de los procedimientos seguros para
tareas críticas establecidos por el sistema de seguridad de la copropiedad,
mediante aplicación de lo establecido en la matriz de identificación, evaluación
control e impacto de riesgos en tareas críticas. Es importante que estos
requerimientos logren demostrar que la empresa contratista ejecuta Sistemas de
la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG-SST y que estos se seguirán ejecutando
en el transcurso de los trabajos. Esto último se logra solicitando un cronograma
de actividades de seguridad y salud en el trabajo que se desarrollará durante el
proyecto u obra a realizar.

5.3. EVALUACIÓN DE OFERTAS RECIBIDAS.

Una vez recibidas las ofertas, se evalúa el cumplimiento de los requerimientos en

seguridad y salud en el trabajo, presentados por cada uno de los contratistas.
La valoración dada por seguridad y salud en el trabajo debe hacerse
conjuntamente con el área de recursos humanos y de nómina. El incumplimiento
de los requerimientos motivo suficiente para rechazar la oferta.

5.4. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO.

REVISIÓN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL:

Es obligación legal que todos los trabajadores estén afiliados al Sistema

General de Seguridad Social; el no hacerlo acarrea graves consecuencias para
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el empleador y grandes reclamaciones por parte de los trabajadores en la

firma contratista como a la compañía contratante.

Se realiza la revisión de las afiliaciones al Sistema General de Seguridad

Social Integral (ARL, EPS, AFP) de los trabajadores que desarrollarán las
labores. El incumplimiento de este ítem no permite el inicio de los trabajos hasta
que todo el personal esté al día con las respectivas inscripciones al sistema.

5.5. INDUCCIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD DEL TRABAJO A

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

Previo al inicio de las labores se realiza la Inducción de seguridad y salud

en el trabajo, a la que debe asistir todo el personal que realizará las
labores, el jefe de trabajo y un representante de la administración de la
firma contratistas y en el ingreso de proveedores a la compañía. En esta
inducción deben exponerse primordialmente las normas de seguridad
impartidas por la copropiedad para el desarrollo de tareas, los riesgos a los
que se estará expuesto durante la realización de las labores y las
medidas de control que se han dispuesto para mitigarlos.

Debe mostrarse el procedimiento de seguridad que utiliza la copropiedad y

al cual deben acogerse, tales como los procedimientos de trabajo seguro,
la aplicación de listas de chequeo y el proceso de retroalimentación, que
es el que finalmente dará pie para los cambios de comportamiento y la
creación de cultura de seguridad.

6. DURANTE LA CONTRATACIÓN.

6.1. SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SST.

Consiste en realizar evaluaciones periódicas al cumplimiento del

cronograma de actividades de seguridad y salud en el trabajo que propuso
el contratista en su oferta de trabajo y que se desarrollará en el
transcurso del proyecto. El seguimiento es realizado por los interventores
que asigne el conjunto o por el área de Seguridad y salud para el trabajo.

7. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN SEGURIDAD A CONTRATISTAS.

Las mediciones del desempeño se hacen mediante la aplicación de las listas de

chequeo por parte de los interventores que asigne el conjunto o por el área de
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Seguridad y salud para el trabajo. Los interventores son funcionarios del

CONJUNTO RESIDENCIAL CIPRÉS DE LA FLORIDA-PROPIEDAD
HORIZONTAL, a los cuales se les da una formación especial para que sean
los que lleven a cabo el programa y no quede exclusivamente en manos del área
de seguridad y salud para el trabajo.

La formación de los interventores se enfoca en tres aspectos: el refuerzo

de los conocimientos técnicos de las diferentes actividades que realiza el
conjunto y de las tareas contratadas; los conceptos básicos de seguridad y
salud en el trabajo de la mano del desarrollo de los procesos teniendo en
cuenta los Procedimientos de trabajo seguro, Normas de seguridad, protocolos,
etc., y el entrenamiento en observación, autonomía, toma de decisiones y
comunicación asertiva para la creación de Cultura de Seguridad.

La medición se realiza por medio de la observación de las tareas y la verificación

del cumplimiento de los comportamientos seguros establecidos para cada una de
ellas, consignadas en una lista de Chequeo. El incumplimiento de cualquiera de
estas normas, hace que el trabajo se realice fuera de los estándares de
seguridad y por lo tanto se genere una No Conformidad, la cual debe ser
corregida inmediatamente. Al final de toda tarea medida se realiza la
retroalimentación; positiva si el trabajo fue realizado cumpliendo al 100%
los estándares de seguridad o constructiva si se presentaron No
Conformidades; ambas deben hacerse el lenguaje positivo. El cumplimiento de
los estándares está directamente relacionado con la ausencia de No
Conformidades y es el principal indicador del programa.

Los resultados arrojados por la aplicación de las listas de chequeo, dan pie para
tomar las acciones correctivas. En presencia de No Conformidades,
se realiza en primera instancia la retroalimentación Constructiva; si
la ocurrencia de estas es reiterativa, se llama a la firma contratista y se
le muestra su desempeño en Seguridad para que se tomen las acciones
pertinentes ya sean re-inducciones al personal, inversiones en elementos
y equipos o simplemente darle cumplimiento del cronograma de Actividades. Si
esto no es suficiente, la última instancia debe ser la revisión del contrato y
si es el caso aplicar las penalizaciones que este establece por el
incumplimiento de normas de seguridad.

8. CULMINACIÓN DEL CONTRATO.

Calificación de desempeño. Al finalizar el año, se establece una calificación del

desempeño en materia de seguridad de la firma contratista utilizando para
ello, los indicadores del Programa. Esta calificación es tenida en cuenta
para la contratación de esta firma en proyectos futuros.
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9. DIAGRAMA DE FLUJO
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

INICIO
Se requiere de la realización de un trabajo permanente u
ocasional a través de un proveedor o contratista
Contratación de una
actividad
Se iddentifica si es o no un contratista permanente

¿Es un NO
contratista
Permanente ?

SI
Verificar en la matriz de
gestión de contratistas
si está registrado o no
se revisa la matriz de contratistas y el formato de registro de
proveedores con el fin de validar si existe registro del proveedor
o contratista.

10. DOCUM
¿Se encuentra
NO en la matriz de SI ENTOS DE REFERENCIA.

CÓDIGO se realiza el ingreso del nuevo contratista por medio del

NOMBRE
Ingresar a la matriz de documento de segumiento de proveedores, adicional a esto se
FO-SG-29gestión de contratistas
REGISTRO DE PROVEEDORES
diligencia el docuemento de registro de proveedores.
FO-SG-31 SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
Se realiza una reunión de apertura (sencibilización en SST) y se
envia un correo electronico o una carta al contratista con la
Enviar carta con
solicitud de los requerimientos en SST identificados en el
solicitud de
documento de proveedores
requerimientos en SST
El contratista deberá enviar documentos y soportes para la
verificación de requisitos
Recepción de requisitos

La persona encargada de SST debe realizar la revisión y

Verificar los verificación del cumplimiento de los requerimientos solicitados.
requerimientos

NO A
¿Cumple con los
requerimientos?

SI Dependiendo del cumplimiento de los requisitos se autoriza o no

como contratista permanente
Se autoriza como
contratista permanente

El contratista inicia la labor contratada

Inicia la labor
Se verifica el cumplimiento de los requerimientos antes y durante
la labor contratada.
Seguimiento
para verificar
cumplimiento de los
requerimientos

¿Cumple con los

requerimientos?

SI NO

No se contrata y/o se
retira de la base de
datos

FIN