CÓDIGO: GRH-MA-06

MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR VERSIÓN: 1

HSEQ FECHA: 10-01-2020
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Nombre del Cargo:

Coordinador HSEQ
I. DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO
Dependencia: Administrativa
Autoridad:
 Detener cualquier actividad en donde se ponga en riesgo la integridad de las personas, las
instalaciones, los recursos de la empresa y/o la comunidad en general.
 Reportar cualquier situación u acto inseguro que ponga en riesgo la integridad de las personas,
las instalaciones, los recursos de la empresa y/o la comunidad en general.
Rendición de Cuentas:
 Deberá rendir cuentas al Gerente y/o Subgerente, por el diseño y la implementación del Sistema
de Gestión Integral de la empresa.
 Deberá rendir explicaciones al ente certificador del Sistema de Gestión Integral.
Personal a Cargo:
Supervisor HSE
Jefe Inmediato: Administración.
II. RESPONSABILIDADES IMPLICITAS
Títulos o Documentos:
1. Hojas de Vida y soportes de las mismas
2. Contratos laborales.
3. Vigilar y realizar seguimiento a los programas y actividades del Sistema de Gestión Integral y
Sistema de Gestión Ambiental
4. Realizar inspecciones de seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad legal aplicable
en materia ambiental
5. Capacitar y formar el personal de la empresa en buenas prácticas ambientales y disposición
adecuada de residuos.
6. Código Sustantivo de Trabajo
7. Reglamentos Internos (De trabajo y de Higiene y Seguridad)
8. Documentos pertenecientes al Sistema de Gestión Integral
Material, Herramientas o Equipos:
1. Computador
2. Cámara digital
3. Video Vin
4. Escritorio
5. Celular
III. CONTACTOS
Contactos Externos:
1. Proveedores
2. Entidades de Apoyo
3. Entidades pertenecientes al Sistema de Gestión Integral.
4. Auditores Internos y Externos
5. Clientes

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6. Conductores y Operadores de Maquinaria

Nivel de Confiabilidad: Alto
IV. OBJETIVO DEL CARGO
Diseñar, Planificar, coordinar las actividades que tengan que ver con el cumplimiento del Sistema de
Gestión Integral de la Empresa, normas y lineamientos establecidos, con el propósito de lograr las
competencias requeridas para el desarrollo Organizacional.
V. FUNCIONES
1. Realizar y supervisar la inducción del personal contratado.
2. Hacer entrega de la dotación y de los E.P.P. a los trabajadores de la empresa.
3. Desarrollar el Sistema de Gestión Integral de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
4. Identificar las necesidades de capacitación de los empleados y gestionar a través de programas
de inducción, re-inducción, estímulos para la motivación y desarrollo del talento humano.
5. Elaborar y ejecutar el Programa Anual de formación y capacitación, gestionando la eficacia del
mismo.
6. Hacer las Evaluaciones de Desempeño del personal a su cargo.
7. Vigilar que los líderes de cada proceso que tengan personal a cargo para que evalúen a su
personal en los tiempos establecidos dentro del SGI. (Evaluación periodo de prueba, Evaluación
de desempeño), según sea el caso.
8. Aplicar las medidas disciplinarias vigentes en la Empresa y velar porque se cumplan las normas
de personal en materia de HSE.
9. Reportar los Accidentes de Trabajo presentados y realizar su respectivo tratamiento con la ARL.
10. Supervisar el cumplimiento de horarios de trabajo por parte de los empleados de la empresa.
11. Desarrollar y mantener actualizados los reglamentos de trabajo y de Higiene, y crear y promover
relaciones de trabajo armónicas con el personal. 
12. Vigilar y controlar que se apliquen y entrega de los resultados de la encuesta de Satisfacción al
cliente en los tiempos pactados dentro del SGI.
13. Programar y ejecutar actividades que promuevan el bienestar laboral.
14. Participar activamente en los eventos, reuniones o capacitaciones programadas por la empresa.
15. Participar activamente en la conformación del COPASST, así como las Brigadas de Emergencia.
16. Participar activamente en las reuniones del Comité de Convivencia Laboral y COPASST.
17. Recepcionar las HV de vehículos y hacerles los registros correspondientes.
18. Vigilar y controlar el vencimiento de los documentos de vehículos y de los trabajadores
19. Hacer oficios remitiendo al personal a exámenes ingreso, periódicos y de retiro.
20. Solicitar los Diagnósticos de Condiciones de Salud de los trabajadores en la IPS asignada.
21. Revisar periódicamente HV del personal para verificar que todo este al día.
22. Informar a la Subgerente el vencimiento de documentos de vehículos y trabajadores y dejar
evidencia del mismo en memorandos informativos.
23. Hacer Inducciones y Re inducciones al personal de la empresa.
24. Mantener los indicadores del SGI actualizados y reportarlos a la Subgerente o jefe inmediato.
25. Atender auditorías internas y externas del SGI, levantar las NC si ese fuere el caso.
26. Modificar y actualizar documentos del SGI de acuerdo a las necesidades de la empresa y de la
ley, y divulgarlas al personal de la empresa.
27. Velar porque las instalaciones de la empresa y los puestos de trabajo se encuentren en óptimas
condiciones para laborar en pro de cuidar el bienestar físico y mental de los empleados).
28. Mantener en total orden y aseo el puesto de trabajo de manera que se evite la contaminación

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visual, y se cuente con el espacio suficiente para desempeñar la función.

Las demás inherentes a la naturaleza de su cargo y aquellas que se orienten al cumplimiento de las
metas establecidas en los procesos en que participa.

VI. RESPONSABILIDADES
1. Realizar las capacitaciones establecidas y evaluaciones para identificar mejoras en la
organización.
2. Mantener y preservar los registros y control de personal, incluyendo su documentación e historial
laboral.
3. Velar por la salud y seguridad de los empleados y visitantes dentro de las instalaciones de la
empresa.
4. Mantener el SGI actualizado e implementado, en caso que se den auditorias de clientes.
VII. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
1. Asegurarse de que se establezcan, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
desarrollo del Sistema de Gestión Integral de la empresa.
2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral y de cualquier
necesidad de mejora.
3. Apoyar al área administrativa en la toma de decisiones y realizar las actividades relacionadas con
el Sistema de Gestión Integral en Seguridad y Salud en el Trabajo y calidad
4. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los
niveles de la empresa.
5. Relacionarse con las partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión
Integral.
6. Detectar y reportar los posibles incidentes para la minimización de riesgos e impactos ambientales
presentes en las instalaciones de la empresa, evitando así los accidentes de trabajo.
7. Elegir libremente los representantes al COPASST y a las Brigadas de Emergencia.
8. Informar al COPASO las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias
para el mejoramiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
9. Velar por el bienestar y auto cuidado de todos los trabajadores.
10. Aportar al logro y cumplimiento de la política del Sistema de Gestión Integral en Seguridad y
Salud en el Trabajo y calidad de la empresa.
12. Reportar los Accidentes de Trabajo presentados y realizar su respectivo tratamiento con la ARL.
13. Mantener la identificación de los requisitos legales actualizados con el apoyo del Asesor Jurídico.
14. Realizar el respectivo seguimiento a las acciones tomadas (correctivas, preventivas y de mejora)
en cada proceso.
15. cumplir con los indicadores que tiene a su cargo.
16. Realizar inspecciones de seguridad, salud en el trabajo ambiente y calidad en las instalaciones
administrativas y en campo de acuerdo al programa de inspecciones de la empresa.
FUNCIONES DEL SG-SST
1- Gestionar el desarrollo del SG-SST en todos los niveles de la organización, con apoyo del Equipo de
trabajo de la Gerencia Administrativa y Financiera.
2- Firmar, junto con el Representante Legal, el documento que contiene el Programa de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST). (RES 1016 de 1989, Art. 4 / Decreto 1072 de 2015).
3- Informar a la Gerencia respecto de las actividades y situaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo
que se hallan presentado, a partir de los reportes obtenidos.

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4- Asegurar el conocimiento y cumplimiento de las políticas en Seguridad y Salud en el Trabajo en todos

los niveles de la organización.
5- Diseñar un programa de Formación y capacitación orientado a la Prevención y Promoción en Salud
Laboral, para que sea aplicado por parte de la Gerencia Administrativa y Financiera.
6- Participar activamente en las reuniones, comités y vistas, en las que se traten temas relacionados con
la Salud Laboral o que la pueden afectar o beneficiar.
7- Establecer contacto con entidades asesoras (EPS, ARL, CCF, Seguros, Corredores, otros) y participar
en las actividades que beneficien el SG-SST.
8- Ser el frontig de la empresa en gestión del riesgo, cuando sea necesario ante las partes interesadas.
9- Gestionar y estar atento a los exámenes ocupacionales del personal, enfermedades generales y
laborales.
10- Solicitar la disponibilidad de recursos para las actividades planeadas dentro del SG-SST.
11- Hacer control a la gestión de presupuestos en SST.
12- Vigilar la implementación, mantenimiento y mejora del SG-SST
13- Revisar los proyectos para asignación de recursos para el funcionamiento del SG-SST.
14- Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas
legales vigentes y/o internas relacionadas con el SG-SST.
VIII.REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO
Educación: Título Profesional en cualquier área, conocimiento de las normas NTC ISO 9001:2015,
OHSAS 18001:2007, 14001:2015, Licencia en Salud Ocupacional, curso de primero auxilios, manejo
de extintores.
Experiencia: 2 Años de experiencia como Coordinador de Sistemas de Gestión.
Formación y Conocimientos: Office, Curso virtual 50 horas SG-SST, Sistemas de Gestión en Calidad
y Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, medio ambiente.
Habilidades y Actitudes: Trabajo en equipo, comunicación asertiva, adecuadas relaciones
interpersonales, liderazgo, capacidad de abstracción de información y de aprendizaje, iniciativa,
creatividad, tolerancia a la frustración, perseverancia, adaptación al cambio, responsabilidad,
organización y objetividad.

Reviso: Aprobó:

coordinador HSEQ Gerente.

Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS

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FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

10-01-2020 CREACION DEL DOCUMENTO 01

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