Tips Planificación – Montaña de Planificación

La planificación es una etapa esencial de la gestión del tiempo. Para poder gestionar al igual de bien tu tiempo y tus
recursos, ¡el batch planning es la mejor opción!

El batch planning significa literalmente planificar por lotes, o agrupaciones. Simplemente

se trata de agrupar las tareas que necesitan un mismo recurso o una misma ubicación en
el mismo momento del día.

Recuerda: El batch planning tiene 2 ventajas principales: es muy fácil de utilizar, y permite reducir
los intervalos de tiempo debidos a cambios de lugares o de recursos.
Ese método también te ofrece una forma nueva de mirar tu trabajo, y lo puedes
gestionar sobre la semana entera, incluyendo posibilidades de flexible working.
 Tips Planificación – Montaña de Planificación

Para aplicar este método, puedes usar cualquier herramienta con la cual te sientes más a gusto,
aunque las digitales, por flexibilidad, serian recomendables. Puedes hacer uso de tu calendario
Outlook, o de un privado tipo Google Calendar. Recuerda que lo importante, es que puedas
acceder a tu calendario en todo momento para recordar y modificar. Si tu calendario está en una
hoja de Excel a la cual solo puedes acceder desde tu PC, no será óptimo.

El batch planning tiene que utilizarse con sentido, y no podría utilizarse como única herramienta de gestión del tiempo.
También tendrás que priorizar las tareas de forma eficiente.
 Tips Priorización – Jungla de las Prioridades

El método más famoso para priorizar es la matriz de Eisenhower. Es matriz nos ayuda a evaluar las tareas según dos ejes
que son la urgencia y la importancia. Las definiciones de estos son esenciales para hacer buen uso de la matriz:

Urgente
Importante

La urgencia de la tarea se evalúa principalmente en función

de su fecha límite. Una vez pasada la fecha límite, la tarea no
La importancia de la tarea se evalúa en función de su
se puede efectuar o bien impacta la línea crítica del
impacto en nuestro objetivo, ya sea el individual o el del
proyecto. Segundariamente podremos tener en cuenta
equipo.
tareas muy breves (menos de 2 min) de alto impacto:
confirmaciones, reenvíos, etc.
 Tips Priorización – Jungla de las Prioridades

Para utilizar la matriz tienes que ubicar las tareas según su nivel de importancia y
urgencia, recordando que: no, no todas son importantes y urgentes.
El cuadrante “urgente/importante” tiene que ser relativamente reducido, con las tareas
Recuerda: esenciales del día, serán tu “top 3” a efectuar hoy.
El cuadrante “no urgente / importante” será tu cuadrante más amplio, con la mayor
partes de tu tareas, planificadas dentro de tu calendario en las próximas semanas o
meses.
En tu planificación tiene que haber cierto margen de tiempo: eso es previsión de
imprevistos.
Tips Priorización – Jungla de las Prioridades

Para que hagas una utilización exitosa de la matriz de Eisenhower, tendrás que revisar
a menudo tu lista de tareas y su priorización. ¡Recuerda que el tiempo de planificación
tiene que aparecer en tu calendario para que tu gestión este optima!
 Tips Interrupciones - Castillo de las Interrupciones

Las interrupciones Internas o Externas pueden ser factores que te impidan gestionar correctamente
el tiempo. ¡Utiliza la técnica Pomodoro para gestionar esas Interrupciones!

El método Pomodoro consiste en establecer 25 minutos sin interrupciones (ni internas, ni

externas) para realizar una tarea o tareas específicas (que previamente has recopilado en
una lista).
Una vez finaliza ese tiempo, descansa 5 minutos para volver a retomar el tiempo de
Recuerda: concentración. Aprovecha para estirar tu cuerpo y quizá hacer alguna gestión rápida.
Después de cuatro Pomodoros (25/25/25/25) es hora de hacer un descanso largo de 15 a
30 minutos. Es el momento de relajarse y desconectar y así comenzar de nuevo con el
tiempo de Concentración.
 Tips Interrupciones - Castillo de las Interrupciones

Para que la técnica Pomodoro pueda realizarse con éxito es importante que cumplas los tiempos
tanto de concentración, como de descanso (utiliza un cronómetro que te de la señal).

En tú tiempo de concentración, limita el acceso al correo (evita acceder a la bandeja

constantemente), silencia las notificaciones de los dispositivos e incluso, añade algún objeto a tu
alrededor como símbolo de que te encuentras en tu momento Pomodoro.

¡Además conoce qué momentos del día son aquellos en los que tu nivel de productividad es mayor debido a tu Cronotipo!
 Tips Optimización - Gran Cañón

¡El día no necesita más horas, pero nosotros/as sí necesitamos saber utilizar mejor nuestro tiempo!

¿Qué tienes que hacer está semana?, Reuniones, temas personales, tareas críticas, informes…
comienza analizando qué objetivos tienes por delante y plásmalos en el calendario. De este modo
sabrás cómo vas a estructurar el tiempo de la semana y podrás priorizar mejor tus tareas.
Para y piensa. Sí, a veces parar y reflexionar acerca de si hay procedimientos o tareas que pueden
realizarse de un modo más ágil, es la mejor forma de optimizar nuestro tiempo. Una de las
Recuerda: herramientas a la que podemos recurrir para agilizar la información que compartirnos en el equipo es
el One Note, ¿qué otras herramientas se te ocurren para optimizar tus tareas?
Lo que se puede controlar: bajo control. Planificar con antelación las reuniones de equipo (Agenda,
personas implicadas, tiempos, temas que han de trabajarse previamente…) y preparar los recursos
necesarios (Convocatoria, sala, materiales…), es una forma de evitar tener reuniones poco productivas.
Optimicemos el uso que hacemos de las reuniones de equipo teniendo bajo control aquello que
podemos controlar: La Planificación de esos encuentros.
Tips Optimización - Gran Cañón

¡Ah, se me olvidaba! ¿Sabías que por medio de la herramienta

corporativa MyAnalytics puedes saber cómo utilizas tu tiempo? toma
conciencia de cómo lo están gestionando por medio de los resúmenes
semanales que te llegan al correo: ¿Cuánto tiempo has tenido para
concentrarte? ¿Cuánto tiempo has mantenido actividad colaborativa
(Chats, reuniones, mensajes de correo electrónico)? Empieza a visualizar
cómo es tú patrón de productividad y recoge información sobre cómo
empleas tu tiempo y con quién los empleas.