El tiempo es un recurso, pero un tipo de recurso muy diferente a los que estamos acostumbrados a tratar;

no lo podemos comprar, rentar, vender, prestar, pedir prestado, guardar, ahorrar, multiplicar,
manufacturar, modificar o cambiar. Lo único que podemos hacer con él, es gastarlo; sin embargo,
enfocamos a encontrar mejores maneras de gastarlo o usarlo. No hay forma de ahorrar tiempo; lo único que
podemos hacer es: USARLO.
Todo tiempo es tiempo real, se debe gastar o utilizar en éste momento, la Ley de Parkinson dice que el
trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su logro. Esto significa que los beneficios deseados
para ahorrar tiempo pueden desaparecer antes de que uno se dé cuenta. Debemos dejar de pensar en
cómo ahorrar tiempo; en lugar de eso, DEBEMOS VER COMO USAR NUESTRO TIEMPO EN UNA FORMA MÁS
PRODUCTIVA.
Programar efectivamente el tiempo significa:

o Establecer claramente metas y objetivos a seguir.

o Organizar y programar todas las actividades, clasificando las labores según el orden de
importancia que tengan.

Programar el tiempo no es una tarea difícil, el reto es clasificar y jerarquizar las actividades del día en
función de metas y objetivos planteados en la vida, profesional, familiar y social. Recuerde que las metas
son intangibles y sólo se puede saber si se han alcanzado midiendo el logro de los objetivos que se traducen.

El manejo eficiente del tiempo empieza por establecer objetivos, que cubren los siguientes requisitos:

o Específicos.
o Medibles.
o Realistas.
o Compatibles entre sí.
o Susceptibles de ponerse por escrito y,
o Flexibles.

Lo más difícil en la clasificación de actividades es decidir cuales tareas son importantes y cuales son de
menor importancia. Las cosas importantes son las que llevan el cumplimiento de objetivos. Muy rara vez se
deben realizar hoy, y casi nunca son urgentes. Las actividades urgentes son las que llama nuestra atención,
lo que presiona para que se cumpla a la brevedad.

Las tareas urgentes necesitan ser cuestionadas antes de realizarse para saber si son positivamente urgentes o si
están disfrazadas, porque son frecuencia pueden tergiversar las prioridades establecidas con anterioridad.

Antes de atender a una acción urgente es necesario preguntarse:

o Qué pasaría si no actuara rápidamente?

o ¿Habría pérdida financiera?
o ¿Se perdería una gran oportunidad?
o ¿Habría algún problema de seguridad para la organización?

Algunas veces es importante adquirir más información y analizar la situación de realizarla para determinar si
contribuye o no a los objetivos. Algunas sugerencias para manejar las actividades urgentes:

 Anticiparse a las situaciones que crean problemas.

 Realizar un plan diario y semanal de actividades prioritarias.
 Delegar las situaciones urgentes o subordinados capacitados para su solución.
 Aprender e ignorar y olvidar lo urgente.
  Aprender a decir "no" a las peticiones de menor importancia.

La postergación.

La postergación es otro de los problemas más frecuentes en el uso inapropiado del tiempo. La postergación es
la acción o hábito de dejar la ejecución de ciertas actividades para después. La postergación surge cuando se
realizan trabajos de poca importancia retrasando la ejecución de algo realmente prioritario. Es empezar algo
importante "tan pronto como..." La principal razón de dejar las cosas para después es porque a veces las cosas
prioritarias no son gratas, son agobiantes o no sabe por dónde empezar.

Algunas de las características que pueden ser causa de la postergación son:

 Tarea aburrida o desagradable.

 Tarea imponente.
 Tarea sin resultados o beneficios inmediatos.
 Tarea complicada.
 Tareas aburridas o desagradables:

 Delegar su elaboración. Siempre que sea posible es conveniente dejar que alguien más se haga cargo
de realizar una tarea que para usted es aburrida o desagradable delegando su ejecución de manera
total o parcial.

 Otra posibilidad es contratar el servicio de una persona externa a la organización o intercambiar

trabajos con algún colega.

 Recompensar su cumplimiento. Motive su realización a través de una recompensa positiva, prométase

un premio cuando haya terminado el trabajo de tal manera que se sienta estimulado para concluirlo.

Algunas sugerencias prácticas para combatir la tendencia a dejar las cosas para después son:

 Planear un evento: fije una fecha para llevar a cabo una junta o reunión con el objeto de dar a conocer
la conclusión del trabajo, esto lo obligará a tener todo listo antes del evento.
 Ceder a la pereza: durante 15 minutos no haga nada sólo observe sus papeles y trate de no tocarlos. A
los pocos minutos se sentirá desesperado y tendrá la energía suficiente para ponerse a trabajar.
 Crear un ambiente agradable: procure que en su lugar de trabajo los materiales estén dispuestos
adecuadamente, exista un orden y se eviten distracciones.

Programación de actividades

Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe de llevarse a cabo, cómo, quién,
cuánto, con qué, y en donde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del puesto que desempeña.

Programar es una disciplina mental que requiere de organización y control. Programar el uso eficiente del
tiempo es poner en práctica los siguientes pasos:

 Clarificar objetivos.
 Definir todas las actividades prioritarias de acuerdo con las tareas que sean más importantes para el
logro de los objetivos.
 Enumerar todas las actividades del día y designarles dos códigos, uno que se refiera al valor de la
actividad y otro a la urgencia con que debe realizarse.
 Evaluar todas las actividades que parezcan urgentes.
 Cuestionar las actividades que alteren el plan diario.
 Desarrollar el hábito de atender las actividades más importantes y valiosas.

El registro de proyectos.

Es una lista de todas las tareas, actividades o proyectos que se quieren atender en un período determinado de
tiempo. Debe contener la siguiente información:
  Código de prioridad para indicar el valor que representa la actividad en cuanto al logro de los
objetivos.
 Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado.
 Fecha de vencimiento que indique cuándo deberá quedar concluida la labor.
 Cálculo del tiempo que llevará terminar la tarea.


 El plan semanal.

 El plan semanal contiene las actividades que deben llevarse a cabo para lograr los objetivos
semanales. Debe correlacionarse con el Registro de Proyectos para evitar omisiones o desviaciones
importantes.

 Especifica, además de los objetivos semanales y las actividades a desarrollar, la secuencia en que estas
tareas deben realizarse, el tiempo que requiere cada actividad para ser concluida y el día de la semana
que se dedicará para su realización. El preparar un plan semanal aumenta el control sobre las
situaciones que propician una semana muy ocupada, complicada y poco provechosa.

Algunas alternativas para mejorar el aprovechamiento de un Plan Semanal:

 Delegar parte de algún trabajo o tarea.

 Trabajar más horas a la semana.
 Orientar los objetivos hacia logros más razonables y factibles
 Reducir situaciones inesperadas para controlar más el tiempo
 Analizar y mejorar el método de trabajo para reducir pasos de ejecución y tiempo.

 El plan diario.

 Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por hacer hoy que sea
acorde con los objetivos semanales. Enumere las actividades previamente seleccionadas en el Plan
Semanal para realizar ese día. Enliste las tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique
prioridades y calcule el tiempo que se requiere para cada tarea.

 El Plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se está programando, y
el Plan Diario si se hace al final de cada día. Es necesario incluir en la programación de actividades
suficiente flexibilidad para atender lo inesperado.

 La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como regla general, un
25% del día debe disponerse para cuestiones inesperadas. Lo esencial es que el orden de cualquier
programación debe incluir primero las actividades prioritarias, las actividades más importantes.

 Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy útil comparar lo que se planeo
contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudará a ser más realista y efectivo en las
próximas planeaciones.

Interruptores

Permitir que las interrupciones y demandas del trabajo ocurran sin control, es la forma más rápida de nulificar
los esfuerzos invertidos en la programación del tiempo. Existen un sin número de situaciones que ocasionan
pérdida de tiempo, las más frecuentes son:

 Interrupciones telefónicas.
 Visitas sin previa cita.
 Juntas.
 Administración de crisis.
 Falta de objetivos, prioridades y planes de trabajo.
 Falta de organización.
  Delegación ineficaz.
 Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.
 Comunicación poco clara.
 Información inadecuada, inexacta o demorada.
 Falta de Decisión.
 Negligencia.
 Responsabilidad y autoridad confusas.
 No saber decir que no.
 Dejar los trabajos a medias.
 Falta de disciplina, entre otras.

Plan de acción

Dentro de las acciones que ofrecen una ayuda eficaz en la programación del tiempo, la delegación es una de las
herramientas más útiles para lograr más fácilmente los objetivos determinados. Para desarrollar subordinados
capaces, lograr mejores resultados y ganar tiempo, se requiere "querer" y "saber" delegar.

El concepto de delegación en administración es hacer las cosas a través de la gente, es designar a alguien más
para que actúe en nuestro nombre. Jack Ferner, especialista en administración del tiempo, define a la
delegación de la siguiente manera:

"Es facultar y motivar a otros para lograr ciertos resultados, de los cuales uno es responsable".

Delegar no significa renunciar a la propia responsabilidad, asignar tareas de manera detallada o repartir el
trabajo reteniendo la autoridad. No se delega la responsabilidad inherente al cargo o a la jerarquía asumida
dentro de la organización, lo que se delega es la autoridad y gestión para realizar determinada tarea.

La delegación no funciona como un proceso en un solo sentido: es un acuerdo en el que intervienen dos partes.
Cuando se delega responsabilidad, el gerente o el subordinado deben de convenir en:

 El propósito del trabajo.

 Los resultados específicos que se desean lograr.
 La programación de actividades.
 La autoridad necesaria para llevar a cabo el trabajo.
 El método para medir el desempeño.

La delegación deficiente, debido al miedo, desconfianza, o falta de capacidad, es una de las tareas que más
tiempo consume.

Delegar de manera deficiente provoca las siguientes situaciones:

 Planeación mediocre,
 Deficiente control de subordinados,
 Exceso de papeles,
 Presión y confusión constantes,
 Crítica de subordinados,
 Cargas de trabajo no equitativas,
 Lenta toma de decisiones,
 Concentración del poder de gestión,
 Clima de trabajo deficiente y,
 Anarquía de esfuerzos.

Para evitar los problemas anteriores asegúrese de delegar de manera correcta, las siguientes consideraciones
pueden ser de utilidad para mejorar su habilidad para delegar:

 Seleccione a la persona.- Elija a la persona adecuada para realizar la tarea, dependiendo de cargas de
trabajo y capacidades personales. Evite duplicar la asignación de tareas.
 Solicite su aceptación.- Busque la aceptación por parte de la persona a quien se va a delegar, procure
que sus subordinados participen en la determinación de las labores que se delegan.
  Considere el tiempo.- No espere hasta el último momento para delegar una tarea planee la asignación
del trabajo.
 Enfrente a su personal.- La delegación de tareas debe realizarse de manera graduada, considerando la
experiencia y antigüedad de las personas en las labores que realizan.
 Asigne todo el trabajo.- Procure delegar el trabajo completo, aún las partes interesantes y las
aburridas, esto ayudará a sus subordinados a tener mayor control y coordinación en las acciones que
realizan.
 Especifique los resultados esperados.- Informe a sus subalternos los resultados específicos que espera
recibir al concluir el trabajo, defina cuales son las prioridades, no pierda tiempo explicando la
importancia del proyecto.
 Confíe en su personal.- Después de delegar el trabajo deje que las personas trabajen solas en sus
tareas, tomen decisiones y ejerzan su autoridad de manera libre y responsable.

Es importante mantenerse atento y a disposición de sus subordinados siempre que necesiten ayuda o asesoría
para realizar el trabajo asignado: Pero manténgase alerta para evitar que sus subordinados delegan "hacia
arriba", es decir, le soliciten la ejecución de alguna acción o tarea que ellos mismos pueden y deben hacer.

Para lograr un seguimiento y control eficiente de los trabajos delegados, es de gran ayuda llevar un registro de
delegación, en el cual se anote la actividad, el nombre de la persona a quién se le delega y la fecha límite para la
entrega de resultados. Recuerde que no es conveniente delegar actividades si no puede controlarlas.

El tiempo es uno de los recursos más importantes, escasos y caros para el cual no existe un substituto. El tiempo
es una de las muchas variables que deben ser manejadas si se desea alcanzar objetivos predeterminados.

Los nueve desperdiciadores de tiempo más importantes son:

1. No saber decir "no", aquel que dice que no, teme no ser aceptado.

2. No planificar y señalar objetivos claros.

3. Ausencia de prioridades vs. Secuencia ordenada de estas.

4. No delegar o delegar ineficazmente.

5. No manejar las interrupciones vs. Minimizar éstas.

6. Apoyo secretarial ineficaz vs. Secretaria competente.

7. Hacer varias cosas simultáneamente.

8. Baja motivación respecto a las tareas y la consiguiente indisciplina o relajación.

9. Escritorios y oficinas cargados de escritos, folletos, circulares, correspondencia, papeles varios que
generalmente se acumulan sin dárseles un encausamiento oportuno y adecuado.

El control diario

El dirigente deberá preparar al finalizar la jornada la hoja de ruta correspondiente al día siguiente. Comenzará
fijando los objetivos que debe alcanza y los escribirá.

Usará una escala de prioridades en sus que distinguirá mediante un código:

Importante y urgente

Importante, pero no urgente

Urgente, pero no importante

Rutina.
 Al iniciar la jornada sometida a control dedicará atención preferente a los trabajos que le conduzcan al logro
de los objetivos previamente señalados.

Es importante que los gerentes usen su agenda de trabajo como diario de control, y en ella anoten sus
objetivos diarios, las prioridades de los trabajos y las decisiones respecto a la posibilidad de delegación de los
mismos

El problema y el control semanal

La finalidad de este método es la siguiente:

- Programar semanalmente nuestro trabajo global. 

- Distribuir entre los diferentes días de la semana los principales objetivos diarios.

- Controlar diariamente las tareas que realizamos. 

- Controlar diariamente el logro de los objetivos. 

- Controlar semanalmente el cumplimiento o desviación del programa de distribución de tareas por

tipos.

Para que este método sea eficaz, requiere:

1. Pequeño número de interrupciones.

2. Hábito de trabajar sobre objetivos diarios.

3. Programabilidad semanal del trabajo.

4. Autonomía en el trabajo.

1. El buen manejo del tiempo constituye una habilidad que todos podemos aprender y es condición
fundamental para el éxito.

2. - Optimizar el uso del tiempo implica menos esfuerzo, menos fatiga y salud física y mental.

3. - Identificar prioridades, constituye el primer paso para un eficaz manejo del tiempo.

4. - Inmediatamente se establecerán objetivos para apoyar las prioridades.

5. - No es posible trazar planes eficaces si no sabemos qué queremos lograr verdaderamente.

6. - La clave del éxito es el deseo. Todo lo que realice debe depender de este deseo.

7. - Dormir 8 horas, acostarse temprano es un secreto que debe practicarse diariamente, el cuerpo necesita
recuperar sus energías.

8. - Practicar las recomendaciones de este artículo es un problema de actitud, modifica la tuya mediante la
práctica diaria, el éxito está en tus manos, el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en
administrarnos a nosotros mismos.

9. - Si relacionamos el éxito con el tiempo, Jack Trout nos recomienda abrir el horizonte e incluir a otros, lo
bueno es que el éxito está en todas partes y a nuestro alrededor.

10. - Por último para tener éxito hoy, solo hay un enfoque simple y sencillo: verse a sí mismos como un
producto, más que como un empleado. La carrera profesional de cada uno está en sus propias manos.

Factores que conspiran con el Rendimiento del tiempo

Ladrones externos de tiempo:
Llamadas telefónicas imprevistas o muy largas
Colegas que vienen a conversar o a presentar
Problemas
Política de puertas abiertas
Personal de baja información o competencia
Reuniones demasiado frecuentes y largas.
Trámites personales

Ladrones internos.
Objetivos y prioridades confusas o Cambiantes
Falta de planificación del trabajo diario
Trabajos en curso no terminados
Ausencia de plazos auto impuestos
Tendencia a tomar demasiadas tareas
Mala organización de la operatoria en Oficinas
Incapacidad para delegar tareas
Detallismo excesivo
Postergar la solución de conflictos
Resistencia al cambio
Incapacidad para decir ¨NO

PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR EL

TEMPO EFICIENTEMENTE
Hacer una lista de actividades de la semana
Usar los últimos 20 minutos del día en planear las Actividades del siguiente
Fijar no sólo los objetivos sino la “cadena” de medios
Tener en cuenta las prioridades
Establecer fechas límite al grupo de trabajo
Tener en cuenta las actividades críticas (Pareto)
La tarea está completa cuando la meta se cumplió
Enfrentar los problemas de acuerdo a su importancia
No posponer o aplazar la toma de decisiones
Eliminar actividades irrelevantes o que no agregan valor
Tener siempre presente la agenda del día

Los requerimientos para que se pueda desarrollar el trabajo en equipo son:

 PARTICIPACION: El primer condicionante para trabajar en equipo en una organización es el nivel de
participación de sus miembros.
 HABILIDADES DIRECTIVAS-LIDERAZGO: Trabajar en Equipo requiere de un líder formado
suficientemente. En algunos equipos de trabajo, en función de cada fase de desarrollo puede suceder
que el rol de líder cambie de un participante a otro. Ser proactivo, conocer el objetivo y meta, saber
jerarquizar, crear situaciones de ganancia mutua, entender para ser entendido, cooperar para lograr
sinergias, comprender las dimensiones físicas, emocionales, mentales y sociales de todo individuo, son
características comunes de los líderes.
 MÉTODOS, TÉCNICAS Y SOPORTES: El trabajo en equipo requiere necesariamente de unas
herramientas que todo participante debe saber utilizar en mayor o menor grado. Las metodologías de
análisis y solución de problemas, pensamiento positivo, brainstorming. Las técnicas de presentación
en público, formas de reunirse, técnicas oratorias, entrevistas. Y los soportes físicos, como salas
acondicionadas, disposición de pizarras, retroproyectores, computadoras, son imprescindibles para
encarar un trabajo en equipo con todas las garantías.
 ESPIRITU DE EQUIPO: cada organización tiene sus valores, cultura, normas, pautas de comportamiento
histórico y presente que inciden directamente en los equipos de trabajo presentes y futuros. No se
 puede trabajar en equipo sin conocer el espíritu de la empresa respecto al trabajo en equipo. Este
espíritu no tiene porque está escrito o formalizado
 COMUNICACIÓN: Los participantes de un equipo de trabajo se comunican adecuadamente cuando el
proceso de comunicación grupal es conocido y usado, existiendo una verdadera interacción personal.
La importancia del Saber Escuchar es básica. Así como conocer las distintas culturas (americanos,
japoneses, alemanes, latinos) de trabajo en equipo.
 NEGOCIACIÓN: El trabajar en equipo requiere solucionar problemas y crisis que siempre aparecen en
mayor o menor medida. Una buena negociación permite superar barreras y reanimar al equipo hacia
la producción de sinergias y cumplimiento de objetivos y metas. Conocer las fases, actitudes y técnicas
de obtención de acuerdos se hace necesario.
 PRODUCCION DE SINERGIAS: Se puede trabajar en grupo pero solo se consigue trabajar en equipo
cuando existe una verdadera producción de sinergias, y los participantes y su entorno así lo perciben.
Cada individuo observa como el equipo logra una eficiencia y eficacia por encima del desempeño de
cualquiera de sus miembros, logrando una optimización de los resultados.
 OBJETIVO/META: Los objetivos y metas deben ser conocidos por el equipo y sus participantes, éstos
deben estar definidos tanto a nivel temporal, cuantitativo y cualitativo. Pueden existir algunos
objetivos ocultos para los miembros del equipo pero conocidos por el líder o asesor.

Planificar , es fijar los objetivos que quiero lograr (el qué) y las acciones que tendré que realizar para
alcanzarlos (el cómo) Es, también, tener una visión de conjunto de las tareas a cumplir, asignarles un tiempo
razonable, visualizar los resultados, corrigiendo cualquier desvío que se pueda presentar.

Podemos decir que . .¿PLANIFICAR ES TOMAR DECISIONES FUTURAS? NO. PLANIFICAR ES TOMAR DECISIONES
PRESENTES QUE TIENEN EFECTO FUTURO.
Qué es delegar y porqué
hacerlo?
La delegación es la asignación de tareas a individuos o equipos
La delegación es eficaz cuando permite al grupo rendir al máximo y desarrollarse para encarar nuevos
desafíos
En cambio, si la delegación es deficiente, habrá problemas, conflictos y se perderá tiempo valioso
= ineficiencia operativa la delegación es deficiente, habrá y se perderá tiempo valioso
= ineficiencia operativa

LOS 5 DESPERDICIADORES MAS IMPORTANTES:

Hacer trabajo por debajo de tus capacidades
Tolerar demasiadas interrupciones: planifica disponibilidad
Despachar asuntos triviales mientras los importantes y urgentes están pendientes: ataca los
asuntos importantes a primera hora y trabaja en ellos hasta que puedas
Trabajar sin un plan: dedica algunos minutos al comienzo del día para fijar objetivos y prioridades

Decir SI demasiadas veces, v