Gestin del tiempo en la empresa

Qu es una adecuada gestin del tiempo en la empresa? Esta pregunta tiene tantas
respuestas como personas laboran en la empresa. Se trata de organizar el tiempo de trabajo
de tal modo que les permita gestionar todo aquello que manejan, surge o interfiere en su
jornada de trabajo.
Los grandes enemigos de la gestin del tiempo en la empresa son la dispersin y la
dilacin. La dispersin, se empiezan varios asuntos y no se termina ninguno, supone un
doble esfuerzo y una sobrecarga de tareas pendientes. La dilacin, se deja para maana lo
que puede estar resuelto hoy, supone tratar una y otra vez los papeles que se acumulan en la
mesa sin ser capaces de terminar lo que debernos resolver.
El gran aliado de una gestin eficaz del tiempo es la planificacin, es decir, qu debo hacer,
cundo y qu necesito para hacerlo. Cada sesin de trabajo ser ms fructfera si est
planificada (debe cerrarse siempre con una revisin sobre lo realizado durante el da y lo
que ha quedado pendiente). Saber priorizar es el segundo gran aliado. La planificacin
realizada primorosamente el da anterior puede irse al traste cuando varios asuntos o
personas plantean nuevos problemas o necesidades que no han sido tenidos en cuenta hasta
ahora. Es importante tener claro que no todo es urgente; y que este concepto es claramente
relativo en funcin de quin plantea la urgencia. En general, la urgencia suele producirse
por una mala gestin de nuestro tiempo y/o de una mala priorizacin: no todo puede ser
urgente. Si la gestin del tiempo y la priorizacin es buena, quizs es hora de revisar los
recursos que dedicamos a cada tarea pues puede haber un exceso de trabajo. Por ltimo, lo
urgente no tiene porque ser lo importante y viceversa.
Las 6 formas de gestin del tiempo definitivas
Piensa y apunta qu hacer con el tiempo ganado. ste ser el objetivo de tu buena
organizacin. Recordar lo que nos gustara hacer en los momentos en que desperdiciamos
el tiempo es una buena motivacin para no dejarlo escapar.
Planificar nuestra gestin del tiempo es muy importante, especialmente si trabajas en
equipo. Compartir una agenda comn ayuda a conocer las fechas de los proyectos,
proporcionando una visin global de cada paso y coordinndote con el resto de
departamentos. Google Calendar permite sincronizar tu agenda con la de tu equipo, crear
eventos con recordatorios e incluso, envirtelos por mail o sms.
Haz listas de tareas: trabajas mejor con la mente despejada, no acumules ms informacin
de la necesaria en tu cabeza. Redactar un informe, responder a una llamada, pedir un
presupuesto Las listas no se olvidan, nosotros s. Agrupa y ordena tus tareas. Aquellas
que pienses que te van a ocupar tan slo unos minutos, hazlas ya. Pero si necesitan un
tiempo considerable, progrmalas en tu agenda con un da y una hora especfica. As, ya
sabes que el martes de 12 a 13 puedes disponer de una hora para revisar aquel informe, y

hasta ese momento este asunto no te volver a preocupar. Realiza tus listas en papel o en las
aplicaciones digitales como Doit o Remember the Milk.
Olvidmonos de las multitareas: est demostrado que el cerebro humano trabaja mejor si le
dejamos concentrarse en una nica ocupacin y le proporcionamos pausas frecuentes.
Basndose en estos dos principios, Francesco Cirillo ha desarrollado la Tcnica
Pomodoro. Propone que fragmentemos nuestro trabajo en tareas que puedan ser resueltas
en 25 minutos. Una vez estructurado, coge un temporizador y progrmalo en el minuto 25.
Asegrate que nada te interrumpa durante esos minutos; ms tarde podrs devolver las
llamadas o contestar al compaero. Preparado? Venga, reloj en marcha y cntrate
exclusivamente en la tarea. Cuando la alarma suene habrs realizado la tarea de un modo
rpido, eficiente y sobretodo ms relajado! Tmate 5 minutos de descanso antes de volver
a comenzar. Cada uno debe adaptar esta tcnica a sus necesidades, a veces en el minuto 24
estamos llegando a la resolucin de un problema, si es as, contina por unos minutos. La
tcnica ha tenido tanto xito que se han desarrollado aplicaciones online gratuitas
simulando el clsico temporizador de cocina con la forma de tomate que le da el nombre.
Algunas son silenciosas y no molestan a tus compaeros.
Correo y telfono, mejor unificado. Redirgelos hacia una nica cuenta en la medida de lo
posible, evitars entrar en diferentes cuentas y consultar varios contestadores.
La comunicacin entre el equipo debe ser gil, el buen uso de un software de mensajera
instantnea posibilita la comunicacin de un modo rpido y no tan intrusivo como una
llamada.