10 claves para optimizar tu agenda diaria

¿Piensas que las redes sociales consumen mucho tiempo y que ya no llegas a
todas tus tareas? ¿Te preguntas cómo vas a estar en redes sociales si te
pasas el día apagando fuegos? ¿Sientes que has trabajado mucho pero tu día
ha sido poco productivo?

Quizá tu problema no sean las nuevas tareas que suponen los social media,
sino una agenda diaria poco optimizada. Por eso, antes de abordar la cuestión
del tiempo en las redes sociales, te indicaré tres pilares para una gestión del
tiempo eficaz y 10 consejos que podrás poner en práctica inmediatamente.

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organizada por Bloques Temáticos Flexibles que te ayudará en la tarea de
planificación de tu agenda.

Eficacia: Da prioridad a lo importante

Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del

tiempo es “poner primero lo primero”. Este pilar es tan obvio como obviado. Las
personas solemos tener un sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo
consumido durante el día como media, y tendemos a pensar que si tuviésemos
una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin embargo, la paradoja
es que, al día siguiente, caemos en los mismos errores.

Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:

# 1. Planifica en base a prioridades

Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros
que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser
importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o
“apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es
realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar
nuestros objetivos.

Por tanto, tener una planificación diaria, semanal, mensual en base a

prioridades te ayudará a centrar el tiempo en aquello que consideras
importante y postergar, delegar o incluso renunciar indefinidamente a aquellas
tareas que no proveen valor a tu agenda. Algunos consejos que te pueden
ayudar a planificarte con eficacia son:

 Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)

 Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo
atendiendo a la priorización de tus objetivos
 Sé realista en la definición de los tiempos asignados
  Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu planificación
por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de vida, tanto
personal como profesional
 Considera las dificultades que te puedes encontrar para cumplir tu
planificación y piensa las soluciones de antemano

# 2. Sé flexible y analiza continuamente

El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una

agenda personal.

 Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua revisión.

Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad,
así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos

Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa

El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro que eres

consciente de que esos días en los que te has “metido” de lleno en tus tareas
diarias, en los que nada te ha despistado de ellas, son aquellos en los que más
rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma eficaz?

# 3. Evita la multitarea

Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en una única tarea, lo

agradece aumentando la calidad y velocidad del rendimiento. Por ello éste
debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria. Desde no trabajar
en varios proyectos a la vez como el no tener demasiadas ventanas en el
ordenador abiertas, hasta el no trabajar con el email activado de forma
continua. Algunos de los consejos siguientes te ayudarán también a ello.

# 4. Agrupa las tareas

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no

requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática
o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que realizar 5 informes de
temáticas relacionadas para tus clientes, te resultará más productivo hacerlos
en el mismo bloque de tareas. Si los realizas seguidos, conforme vayas
avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un
mayor nivel de concentración.

# 5. No dejes una tarea hasta finalizarla

Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración -y por tanto de

rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido entre 15 y 45 minutos
después de haber empezado la tarea, dependiendo de la persona. Si
fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues estarás
continuamente “arrancando” (puede costar en realizarla un 300 % – 500 % más
de tiempo). Ten en cuenta, también, que el nivel de concentración sufre una
caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo, tómate
pequeños períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.

# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos

Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y

concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si se
planifican.

 Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en

momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus
colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en
ciertas horas.

Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no
contabas.

 Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los imprevistos

(puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo vayas
cogiendo porciones según las necesites.

Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional

El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones. Sobre todo

hablamos de la motivación, pero también de los estados emocionales que nos
ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal (tristeza, angustia,
desánimo, etc.).

Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:

# 7. En los proyectos largos ve paso a paso

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque,

aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse “tan lejos”,
cuesta mantener la perspectiva y la motivación.

 Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y

plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas
más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.
# 8. Prémiate

Complementario con el consejo anterior, todos merecemos disfrutar de la

recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el pararnos y darnos un
reconocimiento a nosotros mismos por nuestra constancia.

 Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños,

sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas
etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu
autoestima.

# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos

Es normal que estés más concentrado y seas más productivo cuando los
plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro organismo). Sin
embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y largo plazo.

 Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a

la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que
te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste
personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza
en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los
retos personales.

# 10. Asume la realidad

En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene demasiada influencia

sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no es posible “luchar
contracorriente”. Hay que ser realistas:

 Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de
suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la
agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás
tan pronto por algo que no estaba en tus manos.

Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales,

tómate en serio estos consejos.

¿Sigues ya alguno de ellos? ¿Quieres compartir alguna idea que te esté

funcionando? Si quieres, puedes dejarla en los comentarios.

Organizar una agenda es muy útil para tener anotadas todas las cosas que
debes hacer durante el día, de manera que ya no dependes de tu memoria
para realizar todo lo que tienes que cumplir.

También, sirve para recordarte cosas importantes que debes hacer un día en
particular, durante la semana, el mes o el año.

Te ayuda a administrar mejor tu tiempo, para que así puedas hacer más de lo
que prefieras.
Y sirve para muchas cosas más que tu creatividad le puede dar.

En este artículo y posterior video, te voy a explicar cómo organizar tu agenda

diaria y te daré algunos consejos para que lo hagas de la mejor manera.

Es simple en realidad.

Lo Principal

Ten un horario semanal. Con este, tu trabajo ya se hace mucho más fácil dado
que ya sabes las principales cosas que debes realizar diariamente para el
cumplimiento de tus metas.

Todos los días

Al finalizar o comenzar cada día, anota todas las cosas que debes realizar
desde la hora en que te levantas hasta cuando te vayas a dormir.

Te recomiendo que lo hagas al finalizar el día para que así tengas tiempo para
pensar en todo lo que tienes que hacer al día siguiente.

Un Ejemplo

Organizar tu agenda puede ser más o menos así:

5:30 am – 7:00 am: Ejercicios + Baño

7:00 am – 7:30 am: Desayuno

7:30 am – 5:00 pm: Trabajo, Negocio o Estudios

 10:00 am – 11:30 am: Reunión

 1:00 pm – 1:30 pm: Almuerzo

5:00 pm – 6:00 pm: Cena

6:00 pm – 7:30 pm: Tiempo con la familia

7:30 pm – 9:30 pm: Cosas del trabajo, tiempo para aprender, estudios, hobbie,
etc.

9:30 pm – 10:00 pm: Horario del día siguiente.

10:00 pm – 5:30 am: Dormir.

Usa tu creatividad a la hora de hacer tu horario para que el tiempo te alcance

para hacer lo que desees.
Consejos

Prioriza

Haz primero lo primero.

Utiliza los cuadrantes del tiempo:

 Haz primero lo más importante y urgente que tengas que hacer.

 Luego, lo importante pero no tan urgente.

 Después, lo no importante pero sí urgente (si puedes delega estas

tareas).

 Y por último, lo no importante y no urgente.

Anota los tiempos

 Siempre anota los tiempos (inicio y fin de cada actividad), es

fundamental para que puedas terminar con todo lo que te propongas en
el día.

 Si al principio no sabes cuánto tiempo te va a tomar hacer algo, elige un

aproximado y ya cuando lo hagas y tengas más experiencia, lo cambias.

Deja espacio entre tus actividades

 No seas tan rígido con las horas. En vez de dedicarle 10 o 15 minutos a

desayunar, ponle 30 minutos. Y así con las demás cosas que tengas
que hacer. Esto es para que al final del día tengas más tiempo para
hacer lo que te apetezca o para cubrir cualquier imprevisto que suceda
(que casi siempre hay).

Si no cumples

 Si por algún imprevisto no cumples con algo un día, pásalo para el

siguiente reemplazándolo por algo no tan prioritario.

Enfócate

 No intentes hacer varias cosas a la vez. Esto disminuye tu productividad

dado a que no te puedes concentrar lo suficiente.

 Aprende a disfrutar el momento. No te apures. Recuerda que la felicidad

no está en la meta sino en el camino a ella.
Pero, ¿Todo esto es suficiente?

Hay algo más importante que puedes hacer para que tu agenda sea excelente
y tu productividad explote.

En vez de hacer una agenda común, crea una Agenda de Resultados.

¿Cómo?

¿En qué se diferencian?

Todo te lo explico en este video, no pierdas la oportunidad de verlo aquí:

Cómo trabajar con tu agenda para lograr tus metas

Una de las actividades que más nos va a ayudar en nuestra

búsqueda de la mejor organización en nuestras vidas es el
manejo de una agenda. Con una agenda puedes tener a la
mano TODO lo referente a tu vida y a tus actividades.
La mejor manera de lograr nuestras metas es organizar nuestros pendientes
y ayudarnos de la agenda para llevarlos a cabo. El manejo más efectivo de
tu tiempo y del calendario te asegurará el éxito de todos tus proyectos.
Una agenda nos da la posibilidad de:

- Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.

- Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y

apuntes al respecto de ellas.

- No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario,

cumpleaños o evento.

- Poder tener detalles para con los demás, apuntando

sus preferencias.

- Manejar los gastos y los pagos pendientes.

- Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.

- Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al

organizarnos.
Una agenda puede guardar para nosotros parte de la información que
debemos tener a la mano, pero no necesariamente en la memoria.
Ocupemos nuestra memoria para cosas más importantes. El mejor
ayudante con el que puedes contar en el momento en el que tengas alguna
actividad, proyecto o evento a desarrollar, es tu agenda. Y los pasos que
puedes seguir para aprender a organizar tu agenda son los siguientes:
1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de
detalles. Dibujar un mapa mental puede ser lo más recomendable, para
lograr una visión más clara del total del proyecto y lograr mayor
productividad. (Utiliza el link que te llevará a una explicación breve de lo que
es un mapa mental) ¿Qué necesitas hacer? ¿Cómo lo vas a hacer? ¿A
quienes vas a reclutar y de quienes requerirás información?¿Qué cosas
necesitas? Todo lo que tu proyecto requiere para llevarse a cabo en el
momento planeado, absolutamente todo.
mapas mentales

2. Desglósalo el proyecto en tareas pequeñas que puedan ser realizadas

independientemente y que incluso puedas delegar de ser posible.

3. Ordénalas las tareas jerárquicamente y calcula los tiempos necesarios

para cada una de ellas.

4. Anóta en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes

calculados 3 días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda
tarea, y así sucesivamente.

5. Dedícate por entero, en los momentos que tengas destinados para este
proyecto a la tarea número uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los
días que tenías planeados, habrás ganado tiempo para lo que sigue.

6. Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del

tiempo en el que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si
todo ha sido concluido como lo planeaste. En caso de alguna omisión o
problema, tendrás todavía tiempo para solucionarlo.

7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas

planeado conseguir algo y se te presente la oportunidad de obtenerlo antes
de tiempo, en tal caso no lo dejes pasar, soluciónalo de una vez!.

8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrarás tiempo en

conseguir tu objetivo. Sigue el mismo orden de jerarquía de tu lista al
delegar tareas.

9. Lleva tu agenda siempre contigoy apunta en ella todas las ideas que
surjan, todo lo que recuerdes que no habías anotado en tu planeación.
Cuando vas manejando se te vienen a la mente muchas cosas, yo te
recomiendo que lleves siempre una grabadora de mensajes que te permitirá
captar esa idea que le puedes añadir a tu proyecto, y llegando a tu oficina o
al hogar, la anotarás en tu agenda y en tu lista.

10. Revisa continuamente tu mapa mental y tu lista de tareas, para atacar

todos los puntos hasta el último detalle.

Tu proyecto quedará tan completo y tú tan satisfecho que a partir de ese

momento, estos serán los pasos que realizarás para cualquier actividad que
 debas desarrollar. Si deseas aprender cómo lograr organizar tus pendientes
en la agenda, toma nuestro taller, abajo encontrarás más información al
respecto.

10 consejos para manejar tu agenda y controlar tu vida

El objetivo primordial para un directivo es concretar cada uno de los

pendientes de su día a día, conoce qué debes hacer para que esto sea
efectivo.

Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar problemas
desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera
directa, en la productividad de las empresas. Lo importante de tener un
organizador, es delimitar tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre
todo, cumplir con ello.

¿Cuántos de ustedes podrían asegurar que saben manejar su agenda? Para

lograrlo se debe tener una definición bien estructurada de tus quehaceres para
estar a un paso adelante a las circunstancias: te anticipas a las reuniones,
sabes cuáles son tus objetivos primordiales del día, adelantas tareas
imprescindibles y respetas tus tiempos libres.

Es decir, saber controlar una agenda e impedir que las circunstancias controlen
tus tiempos y al final de cuenta, tu vida, posibilita el tan anhelado equilibrio. En
ese sentido, Juan Sherwell, director de la Escuela de Graduados en Alta
Dirección de Empresas Business School del Tecnológico de Monterrey,
ofrece 10 consejos básicos para que ejecutivos y altos directivos puedan tener
el control de su vida a través de su agenda:

1. Organízate

“Lo más importante para tener una agenda bien estructurada es la

organización, es necesario aprender a priorizar las actividades de tu día a día,
a saber diferenciar entre aquellas tareas que pueden esperar y aquellas que es
necesario tratarlas al instante”, comenta Sherwell. Realiza una lista de los
pendientes a realizar al día siguiente, marca aquellos que se deben de tratar
con urgencia, separa los que puedes realizar en el transcurso del día y aquellos
que puedes realizar si te da tiempo.

2. Realiza juntas cortas

La mayoría de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas

extendidas, evita que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no
necesita durar más de una hora. Para ello, el experto te recomienda enlistar los
temas a tratar y designar un tiempo específico para tratarlos. Asimismo, realizar
una junta con liderazgo podría evitar extensiones de tiempo innecesarias,
encárgate de que no existan distractores y de que los comentarios de tus
colaboradores tengan que ver con el tema y sean objetivos.

3. Aprende a delegar

¿Sabes cuánto tiempo te ahorras al delegar tareas a tus colaboradores? La

respuesta es: más del 30%. Recuerda que ser directivo no significa que tengas
que hacerlo todo, aprende a diferenciar entre tareas operativas y tareas
estratégicas, esto ayuda a saber qué cosas puedes dejar en manos de tus
colaboradores y cuáles son necesarias para que las trates de manera personal.
Lee:¿Qué, cómo y cuándo delegar?

4. Aprovecha la tecnología

Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que

pueden ayudarte a hacerlo de una manera más eficiente y precisa. Sin
embargo, cuando hablamos de tecnología no sólo significa que cuentes con lo
último en el mercado, también puedes utilizar herramientas que te permitan
acortar tiempos y espacios.

“Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, existen

herramientas que pueden evitar traslados y horas excesivas de tráfico. Skype,
Facetime y ahora los hangouts, son herramientas que permiten hablar de
manera directa con los clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunión”,
agrega el experto del Tecnológico de Monterrey.

5. Aprende a decir NO

La vida social de un directivo casi siempre está saturada, sin embargo, también
es bueno aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cuándo es importante
asistir y en qué momento decir NO, agilizará tus tiempos en la agenda y así
podrás contar con espacios que te permitan realizar tareas trascendentes.
Evita atender personas no agendadas, esto quita mucho tiempo y te distrae de
tus tareas más importantes.

6. Que lo urgente no esté por encima de lo importante

“Muchas veces se tiende a poner atención en lo operativo y dejamos a un lado

las cuestiones estratégicas. Las tareas estratégicas son aquellas que tienen
qué ver con la visión y el rumbo de la organización, éstas son primordiales para
tratar en la agenda diaria”.

7. Apaga los distractores

Si tu distracción es Twitter o Facebook, apágalos. Ponte horarios para tuitear o

para entrar a tus redes sociales, esto ayudará a tener menos tiempos muertos
en tu agenda.
8. Llega más temprano que los demás

Adelantarte a los horarios de trabajo podría ayudarte a realizar tareas de

manera más eficiente, así evitarás distracciones causadas por tus
colaboradores y asistentes. Se recomienda aplicarlo por las mañanas, no por
las noches.

9. Respeta tus tiempos

Si dices que va a durar una hora la reunión, tiene que durar una hora. Evita
extender tiempos que sean innecesarios en tu agenda, el respeto a estos
horarios son los que te darán el éxito para llevarla al pie de la letra y para
concluir cada uno de los objetivos diarios. La puntualidad también es una forma
de respetar tu tiempo y el de los demás.

10. Siempre aparta un espacio para ti

Ya sea con la familia, con tu esposa o sólo para ti, es importante apartar un
tiempo específico para liberarte del estrés laboral y de la rutina diaria, esto te
ayudará a iniciar mejor el siguiente día y así hacer más eficiente tu trabajo. Y
estos espacios también se agendan.

¿Conoces otros puntos que podrían ayudar a hacer de tu agenda algo

exitosa? ¿Cómo organizas tu agenda?

Cómo mantener una agenda

Una agenda puede ser profesional, personal, académica o social. Puedes

tenerla en tu bolsillo, tu escritorio, en tu pared o en tu computadora.

Elige una agenda apropiada para ti. No hay un único tipo de agenda para
todos, por tanto piensa en estas cosas:

 ¿Es portátil? ¿Tienes que llevarla a citas o reuniones? Elige una que
puedas llevar en tu bolsillo o bolso.
 ¿Hay suficiente espacio para escribir? Si te gustan las agendas con
fotos bonitas o dichos ingeniosos, asegúrate de que haya bastante
espacio para escribir todas tus citas.
 ¿Tiene un formato adecuado? Hay agendas que van desde enero hasta
diciembre, pero también hay agendas académicas para estudiantes que
empiezan en agosto y finalizan en julio. Hay agendas que permiten
escribir mucho y otras que intentan economizar espacio. Hay agendas
con páginas que contienen días, semanas o meses. Busca la adeucada
para ti.
 Espacio para otros datos, como números de teléfono. ¿Hay espacio para
cuentas u otros papeles? ¿Hay espacio para una lista de quehaceres?
¿Quieres mantener un diario?
  Visibilidad. ¿Va a usar la agenda toda la familia o todo un grupo?
¿Prefieres mantenerla privada y personal?

Mantén tu agenda a mano y lleva encima un bolígrafo o un lápiz. Si no

tienes tu agenda cuando conciertes tus citas no podrás anotarlas ni leer si
tienes otras a la misma hora. Ten tu agenda lista:

 En clase.
 En tu escritorio.
 Cerca de tu teléfono.
 Donde abras tu correo.
 Durante reuniones y excursiones.
 Cuando lo necesites.

Escribe citas y tareas lo antes posible, cuando estás pensando en ellas.

Puedes escribir recuerdos para ti mismo antes de una fecha. ¿Tienes que
hacer una reserva para agosto en abril? Podrías comprar todas tus tarjetas de
felicitación y de cumpleaños una vez al año? Escribe esas cosas en dos
fechas.
4

Mira tu agenda frecuentemente. Mírala cada vez que programes una nueva
cita. Toma un minuto cada mañana y cada tarde para mirar tu horario del día y
de los próximos. Esta visita diaria a tu agenda también sirve bien para escribir
cosas que no hayas escrito ya y para buscar problemas y cruces de horario.
5

Si usas una agenda electrónica, como lo que hay en tu computadora o

PDA, programa recordatorios que emiten un sonido antes de tus citas. La
mayoría de sistemas permiten que puedes seleccionar el intervalo de tus
avisos, fíjalo con bastante tiempo antes de tus citas. Deja a ti mismo bastante
tiempo para preparar tu tarea e ir donde vayas.
6

6. Si usas una agenda electrónica, aprende a crear citas repetidas. Tu

esposo/a cumple años el mismo día de cada año, por ejemplo. Quizá
tienes una clase o un reunión cada semana o tienes que pagar el
alquiler cada mes. Tu computadora o PDA puede alertarte de algo cada
día, cada semana, cada mes o cada año.

Consejos

 Programa tiempo libre para ti mismo. Todos necesitamos un poco de

descanso y tiempo para hacer lo que nos gusta y tiempo para pasar con
familia y amigos. Si estás muy ocupado, anota tu tiempo libre en tu
agenda y resérvalo.
  Cuando cambies al próximo calendario para el año nuevo, revisa el
último año también. Escribe los cumpleaños y aniversarios que desees
mantener. Puedes escribir lo que haces anualmente, aunque ya no
tenga una fecha concreta.
 Mantén una única agenda, o a lo sumo una propia y otro familiar. Más
agendas te hacen menos organizado, no más.
 Escribe con lápiz o usa una agenda electrónica. Así es más fácil cambiar
algo.
 Usa tu agenda para tener menos papeles. Si recibes algo que necesita
atención o acción, escribe la fecha en tu agenda y archiva solamente los
papeles que necesitas para hacer la tarea. Escribe los detalles en tu
agenda y anota donde archivaste el papel.
 Prueba diferentes agendas y hábitos para entender que te funciona
mejor.
 Usa colores y pegatinas para personalizar tu agenda y llamar la atención
a cosas importantes. Una agenda no tiene que ser aburrido y sin
colores.

Advertencias

 Tu agenda es una herramienta. No te controla; lo controlas. Sé flexible

acerca de tu horario y no te preocupes si no siempre haces las tareas
programadas.

Cómo usar una agenda

Instrucciones:
1

Elige tu agenda. En tiendas y papelerías encontrarás numerosos tipos de

agendas. Puedes conseguir una diaria, semanal o mensual. De gran tamaño o
que quepa en el bolso… Selecciona la tuya y empieza a organizar tu tiempo.

Anota tus actividades diarias en la agenda. Aunque te parezcan cosas sin

importancia, en una agenda puedes apuntarlo todo. Desde el tiempo que
dedicas para llevar a los peques al colegio, hasta sus actividades
extraescolares, los almuerzos o cenas extras, la cita a la peluquería, estilista o
tintorería, las quedadas con amigos, las reuniones profesionales o los recados.

Distribuye el tiempo en tu agenda. Para que tengas un buen control de todas

tus actividades, anota el tiempo que dura cada una de ellas. De este modo,
sabrás el tiempo que te queda libre para ti o para incluir nuevas actividades a tu
día a día.

Repite la operación a diario, así tendrás un control de tu rutina más exhaustivo.

Lo importante de la agenda es que en ella escribas tu plan diario, para que no
se te olvide nada y no superpongas actividades. Para ello, puedes hacerlo al
momento o redactar la noche de antes todo lo que debes hacer al día siguiente.
De este modo te será más fácil organizar el plan del día.

Durante el día ve revisando la agenda para saber cuál es la próxima actividad.

Piensa que organizar bien tú tiempo es una garantía de aprovecharlo al
máximo.

En caso de que sientas que no tienes gran cosa que escribir, también puedes
usar la agenda como si fuera un diario personal. Apunta la anécdota del día,
frases o citas, o redacta brevemente en qué ha consistido tu día. De este
modo, siempre tendrás controladas las fechas más importantes.

Los compromisos sociales son citas ineludibles, así que no dudes en

anotarlas todas en tu agenda. No solo es importante organizar tu rutina diaria,
sino también las citas, reuniones, fiestas o salidas con la gente más allegada a
ti.

Una agenda te puede ayudar a controlar tus fianzas, a organizar largas tareas y
a aprovechar más tu tiempo. Además, es una buena excusa para proponerte
nuevas metas y marcarte plazos y objetivos. Disfruta de tu día a día con un
poco menos de estrés y un poco más de organización. ¡Convierte a la agenda
en tu gran aliada!

Si deseas leer más artículos parecidos a Cómo usar una agenda, te

recomendamos que entres en nuestra categoría de Formación.

Una agenda diaria no solo es útil para planificar tu futuro inmediato;

también te permite observar todo lo que has hecho hasta ese momento y
ver con perspectiva todas tus actividades.

En el mundo tan tecnológico en el que vivimos, puede que no se considere el

uso de una agenda física para organizar nuestro día a día, pero realmente
consideramos que es totalmente imprescindible tener una agenda que organice
nuestras vidas.

El tiempo es un recurso escaso que una persona no puede derrochar. Pase lo

que pase, tiene que usarlo y de una manera eficiente.

Una agenda sirve para planificar nuestras actividades diarias, lo que nos
permitirá estar al tanto de todos los pendientes, del orden en el que debemos
ejecutar tareas, y también alberga nuestros contactos, los datos y detalles de
interés, e incluso algunas cosas más.

Manejar una agenda diaria es algo que no requiere de habilidades especiales,

pero supone ser disciplinado y ordenado. El manejo de una agenda significa
llevarla siempre con uno; no desprenderle hojas; mantener un separador para
la búsqueda del día; usar un lapicero o lápiz para facilitar los ajustes y no
acumular papeles en su interior.

Una agenda física resulta muy confiable, a diferencia de un dispositivo

electrónico, ya que no se corre el riesgo de perder la información por un virus o
que esta se borre por no guardarla de modo apropiado.

Una agenda laboral también te ayudará a desarrollar tu lado creativo, ya que

podrás escribir cualquier idea que te surja en cualquier momento, sin correr el
riesgo de olvidarla. Muchas veces se nos ocurren buenas ideas o planes
alternativos que creemos que pueden ser más efectivos.

Sin embargo, si no lo anotamos, corremos el riesgo de olvidarlo y seguir sin

una respuesta alternativa, y el tener una agenda laboral a nuestra disposición
puede ayudarnos a que esto no ocurra.

Llevar una agenda también te permitirá medir tus resultados. Una agenda no
solo es útil para planificar tu futuro más inmediato, sino que te permite observar
todo lo que has hecho hasta ese momento y mirar con perspectiva todas tus
actividades.

Realizar una evaluación de tu trabajo te permitirá sacar conclusiones para

mejorar tu productividad de cara al futuro. Una buena agenda laboral será tu
aliada para tomar las decisiones más razonables en cada momento y para
observar la evolución de una determinada actividad.

En Pedidos.com tenemos disponibles agendas para contribuir al desarrollo de

tus habilidades organizativas.