GESTIÓN DE COMPRAS

La gestión de compras no es una actividad más en las empresas, constituyéndose en

un elemento estratégico. Su fin es asegurarse de contar con los mejores proveedores
para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.
La gestión de compras tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de
tiempo, calidad y precio.

Funciones: Las funciones que cumple la gestión de compras son fundamentalmente dos: la
función adquisición y la función apoyo a las operaciones.

 Función de adquisición:
Esta primera función se refiere a la adquisición por parte de la empresa de los
siguientes rubros: materias primas e insumos; materiales indirectos;
repuestos; maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario, etc.; útiles de
oficina; servicios (transporte de mercancías, por ejemplo); y otros necesarios
para la operación de la empresa.

 Función de ayuda en las operaciones:

La función de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica actuar en
los límites de la organización con su ambiente. Además procura influir en ese
ambiente, a través de la adquisición y control de las fuentes de
aprovisionamiento necesarias para el mantenimiento del proceso de
operaciones.

Importancia de la gestión de compras:

 Maximización de los recursos de la empresa
 Aumento de la eficiencia en los procesos
 Mejora en la gestión de contratos de manera eficaz
 Mantener una relación productiva con los proveedores
 Mantener la rentabilidad del negocio

Ciclo de compras:
El hecho de adquirir las mercancías o materiales necesarios para el desarrollo de la
actividad empresarial, implica poner en funcionamiento una serie de fases
concatenadas que se inician cuando surge la necesidad de abastecerse y concluye
cuando el producto y la factura de compra llegan al almacén.
El ciclo de compra es la secuencia temporal de actividades que da lugar a la realización
de una compra.
Las principales fases del ciclo de compra son:
 Solitud de compra:
Cuando cualquier departamento detecta la necesidad de compra para el desarrollo
de su actividad, se procede a realizar una solicitud de compra, que es un
documento interno y que se envía desde el departamento que tiene dicha
necesidad al departamento de compras.

 Evaluación y selección de proveedor:

El departamento de compras analiza la solicitud de compra y comienza a buscar al
proveedor que se ajuste a los requerimientos. Solicita información a los posibles
proveedores sobre las condiciones económicas (precio, descuentos, gastos, etc.),
de crédito (forma de pago, intereses, etc.) y otras condiciones (plazo de entrega,
calidad, etc.).
Recibidas las ofertas realizadas de los posibles proveedores, se evalúan y se
selecciona la que más se ajuste a los requisitos estipulados por la empresa

 Negociación de las condiciones de compra:

Tras escoger la oferta adecuada, se procede a la negociación, fase cuya finalidad
consiste en concretar y acercar posiciones en aquellos puntos en los cuales el
proveedor y el comprador sostienen posiciones distantes, logrando un acuerdo que
beneficie a ambos.

 Seguimiento del pedido:

Una vez enviado el pedido al proveedor, se realiza un seguimiento de los pedidos
(mediante tecnologías de comunicación o en persona) para conocer en todo
momento cómo evoluciona la preparación de la mercancía solicitada, o si se
cumplirá el plazo de entrega.

 Recepción de la mercancía:
A la llegada de la mercancía a la zona de recepción de la empresa compradora, se
realiza el recuento e inspección de la misma, comprobando que la cantidad y la
calidad de los artículos recibidos se ajustan a lo descrito en el pedido realizado
(cotejo de la mercancía). Si todo es correcto, se procede a dar entrada al almacén,
en el caso contrario, se hará constar en el documento correspondiente
denominado albarán.

 Recepción de la factura de compra:

El ciclo de la compra finaliza con la transacción de compra y la recepción del
documento denominado factura, expedido por el proveedor como prueba que se
ha realizado la compraventa correspondiente. En la factura se detalla la mercancía
finalmente adquirida así como los precios.
Tipología de la gestión de compras:
 Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir
bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículo); es decir, no compramos
materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general de
estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada
con los usuarios del bien.
 Compras anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad,
que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que
se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También
podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un
producto.
 Compras estacionales: Son compras que se hacen para productos de temporada;
su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de
estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del
año anterior.
 Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con
entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a
día” con una inversión de bajo riesgo.
 Compras de oportunidad: La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos
la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el
resultado es positivo dará un beneficio extra.
 Compras de urgencia: Estas compras no suelen ser de gran volumen y
generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra
de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes,
cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la
moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.

Indicadores de gestión de compras:

1. Ventas sobre Gasto: Este ratio es clave en el departamento de compras ya que
nos permitirá actualizar el presupuesto de gasto de tu compañía.
2. Desviación Presupuestaria y Real: Junto con el ratio de ventas sobre gastos nos
ayudarán a recibir una alerta para realizar el ajuste de tus presupuestos
3. Ahorro total de costes: Esta ratio te permite medir el esfuerzo del
departamento en la consecución de sus resultados.
3.1. Ahorro previsto sobre costes previstos
3.2. Ahorro real sobre coste real
3.3. Ahorro real sobre coste previsto
4. Ratio de devoluciones o pedidos rechazados: Este ratio nos sirve para valorar a
nuestros proveedores tanto cuantitativa como cualitativamente.
5. Ratios de entrega: Nos ayuda a analizar los periodos medios de entrega por
proveedor, el cumplimiento de plazos establecidos
6. Tiempo del ciclo de adquisición: Tiempo medio que se tarda entre la
presentación de la solicitud y la colocación de la orden de compra
7. Porcentaje del proveedor que representa el 80% del gasto
8. ROI de adquisiciones: Este indicador mide la rentabilidad de la inversión o
gasto realizado en proyectos, procesos de racionalización, optimización y/o
ahorro. Este KPI te dará una visión global para tomar decisiones acertadas.
9. Costo gestionado: Se trata del % del gasto que el departamento de compras
influye a través del proceso estratégico de abastecimiento.
10. Cumplimiento de formas de pago: Este ratio nos ayuda a controlar los periodos
medios de pago a nuestros proveedores