ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Documento paralelo clases de documentos

Aprendiz :
Ana julieth colorado fernandez

Servicio nacional de aprendizaje

SENA

2023

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INTRODUCCIÓN
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se
prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con Tal
propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicos o
privados. El documento público, que el otorgado o autorizado, con las
solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial
u otro público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o
varias voluntades y la fecha en que se producen. En cuanto al documento privado;
redactado por las partes interesadas, son testigo o sin ellos, pero sin ser
intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o
autoridad. En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental,
es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan
los distintos actos de Administración y la forma externa de dicho actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y
la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o
vicios, así Como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
CLASE DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o
funciones

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 Conclusión

La comprensión de las clases de documentos ofrece una ventaja significativa en

cualquier entorno profesional. Al conocer las fortalezas y limitaciones de cada tipo
de documento, podemos seleccionar la herramienta adecuada y optimizar nuestros
flujos de trabajo. Además, nos ayuda a mejorar nuestra comunicación y garantizar
resultados eficientes y efectivos.

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