Cuestionario de

empresas
Fecha y Lugar
Flexibilidad
Elige una fecha que se ajuste tanto a tus necesidades como a la disponibilidad de
los asistentes.

Localización
Selecciona un lugar que sea de fácil acceso para todos los participantes y que
cuente con las comodidades necesarias.

Ambiente
Considera el tipo de evento y el mensaje que deseas transmitir para elegir el
entorno adecuado.
Número de Personas
1 Tamaño del 2 Interacción 3 Networking
Evento Personalizada Considera el potencial

Determinar la cantidad Asegúrate de que el de networking y las

de asistentes para tamaño del evento oportunidades de

planificar el espacio, la permita mantener una colaboración que se

logística y el comunicación cercana pueden generar con

presupuesto. y personal con los diferentes números de

asistentes. participantes.
Tipología de Evento

Formativo Dinámico
Medios Audiovisuales
1 Equipamiento de Calidad
Utiliza tecnología audiovisual de alta calidad para garantizar
presentaciones impactantes.

2 Soporte Técnico
Asegúrate de contar con personal técnico capacitado para resolver
cualquier inconveniente técnico durante el evento.
Restauración
Debes tener en cuenta si tu empresa o emprendedor quiere darles a los
asistentes algún tipo de restauración (coffee break, comidas etc)
Planificación Anticipada
Hazlo con al menos 3 meses de anticipación para evaluar múltiples
propuestas, tener margen de maniobra y permitir que los asistentes
se organicen.
Lista de Verificación
Antes de planificar tu evento, debes seguir una lista de verificación
para asegurarte de que cubres todos los aspectos importantes. Aquí
hay una guía paso a paso para que sigas.
Definir los requisitos:

1 Tipo de evento 2 Fecha y duración 3 Número de

Identifica el propósito y Establece una fecha y asistentes
el tipo de evento que una duración adecuada Determina cuántas

deseas organizar. para tu evento. personas asistirán a tu

evento.

4 Presupuesto 5 Necesidades técnicas

Estima el presupuesto necesario para el Identifica las necesidades técnicas,
evento. como equipo de sonido, iluminación y
proyección de video.
Ubicación
Elige una ubicación conveniente para la mayoría de los asistentes, considerando la accesibilidad
en términos de transporte público y estacionamiento.
Investigar espacios y salas
Investiga diferentes lugares como hoteles, centros de convenciones,
espacios para eventos, restaurantes y salas de reuniones para
determinar su disponibilidad y adecuación a tus necesidades

WEB TOP → www.venusplaces.com.

Hacer una lista de opciones
Crea una lista de las salas que cumplan con tus requisitos iniciales y compártela con tu equipo
para que tengan una visión clara de cada opción.
Contactar con los
espacios y salas
Habla con los representantes de los lugares seleccionados para
obtener información sobre su disponibilidad en la fecha de tu evento
y las condiciones para la reserva.
Visitar las salas
Negociar precios y términos
Realiza visitas a las salas preseleccionadas para evaluar su idoneidad y negociar los precios y
términos del alquiler.
Revisar el contrato
Asegúrate de que todos los detalles estén especificados en el
contrato, incluyendo las fechas, los precios, los servicios y cualquier
política de cancelación.
Reservar la sala
Una vez que hayas seleccionado la sala perfecta, formaliza la reserva con el espacio para
garantizar su disponibilidad para tu evento.
Planificar la logística
Organiza la disposición de la sala, la gestión de los invitados, la tecnología y cualquier equipo
adicional necesario para asegurarte de que todo esté listo para el evento.
Promoción
Habla con tu emprendedor/a para ver estrategias de promoción
efectivas que ayuden a atraer a los asistentes.
Día del evento
Llega temprano el día del evento para asegurarte de que todo esté listo y preparado para recibir a
los asistentes.
Seguimiento post-evento
Realiza tareas pendientes, cómo pagar facturas o devolver equipos alquilados, para cerrar
adecuadamente el evento.