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Segundo Año
1. Presentación
2. Tabla de Contenido
3. Introducción
4. Conceptos-Localización y Espacio
5. Aspectos sobre los Espacios en un evento
6. Aspectos sobre los Espacios en un evento
7. ¿Cómo decidir entre los distintos espacios de eventos que existen?
Aspectos en tener en cuenta en los espacios de eventos pequeños
Lugares para Eventos Empresariales
Conclusión
Reflexión
Infografía
Introducción
La localización y usos de los espacios para eventos son fundamentales a la hora
de organizar nuestro evento esto porque al momento de ubicar el lugar de nuestro
evento el mismo debe ser accesible para nuestros invitados, ¿y qué es ser
accesible? En este caso el ser accesible no es más que pueda ser fácil de ubicar o
llegar.
Para lograr una buena localización debemos conocer de qué tamaño queremos
que nuestro evento se realice, si será un evento grande y amplio o un evento
pequeño de pocas personas es por eso que debemos tener una lista de los
invitados que queremos que asistan.
Se debe tener claro que al escoger un lugar debe ser cómodo, que los invitados se
sientan en armonía y les guste.
Muchas veces tienden a buscar lugares populares o concurridos estos en
ocasiones están ocupados, reservados o no es probable que estén disponibles.
El lugar debe contar o ser apto para lo que se quiere realizar teniendo en cuenta
los planes del cliente en cuanto a su expectativa de lo que quiere lograr.
Ahora bien, si hablamos del uso de los espacios en el evento, una buena
distribución y diseño nos ayudara a que nos sobre espacio, esto contribuirá que
nuestro evento pueda cumplir con las expectativas.
Ahora bien, ¿qué es espacio? Este es una superficie o lugar con unos límites
determinados y unas características o fines comunes. Viendo estas definiciones y
teniendo una noción de cada una debemos tener en cuenta que estos dos puntos
son elementos fundamentales a la hora de organizar un evento.
Una vez que se dispone del presupuesto, el tamaño estimado del evento y los
requisitos de espacio, ya se está preparado para buscar una localización
adecuada. Es importante reservar el lugar con meses de antelación con el fin de
tener el tiempo suficiente para planificar el resto de los temas relacionados
con el evento.
Importancia de encontrar una buena localización para Nuestro Evento
Aquí veremos porque es importante tener una buena localización al momento de montar nuestro
evento.
Garantiza el éxito de nuestro Evento.
Es importante que el mismo sea Original.
Los lugares deben ser acondicionables
Es mucho mas importante la localización que el contenido del evento.
La ubicación es la primera impresión de nuestro evento.
La sorpresa y la espectacularidad son dos aspectos que nos parecen muy interesantes,
aunque nunca debemos olvidar la funcionalidad y la comodidad de la localización y de su
espacio.
Ubicación
La ubicación juega un papel importante, ya que se debe tomar en cuenta la
distancia en la que viajaran nuestros invitados. Además de esto se debe
prever si nuestros invitados son extranjeros y los mismos van a viajar. El
lugar del evento les debe quedar cerca del hotel donde se hospedaran o
cerca del aeropuerto si piensan viajar de regreso el mismo día, al culminar
el evento, esto en caso de que sean extranjeros.
Estacionamiento
El Lugar donde se vaya a realizar nuestro evento debe contar
prácticamente con la capacidad de estacionamientos para nuestros
invitados, pero en grado caso no tengamos un lugar con estas
características se recomienda contratar algún tipo de transporte privado que
el mismo se encargue de recoger a nuestros invitados en puntos
específicos y transportarlos hasta el evento.
Capacidad
Es importante conocer la capacidad del lugar donde vamos a hacer el
evento porque no vaya a hacer que vamos a invitar a 200 personas y el
lugar solo cuente con una capacidad de 150 estos detalles son importantes
porque si
se llegase a presentar algún incidente de esta magnitud, esto provocaría
comentarios negativos sobre la organización de nuestro evento.
Servicios
Cuando hablamos de servicios del lugar nos referimos a si el mismo cuenta
con la cantidad de mobiliario disponible es decir sillas o mesas en tal grado
que se vayan a utilizar, al igual que la cantidad baños que van a necesitar
para nuestros invitados.
Diseño
Es necesario contar con una planta arquitectónica por decirlo así, por que
decimos esto porque en una planta arquitectónica sabemos dónde va cada
elemento evitando que alguno quede por fuera o quede en el aire, el tener
un diseño de cómo queremos que cada cosa de nuestro evento quede en
un lugar adecuado, nos ayudara a agilizar el orden y la organización del
mismo, ya que solo sería montar en los respectivos lugares.
Ambiente
el ambiente del evento debe ir de acuerdo a nuestros eventos, no voy a
montar una decoración o instrumental de rock en una reunión corporativa,
sabiendo que esta debe llevarse con formalidad.
Accesibilidad
La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes, especialmente
aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al evento. Para ello,
es necesario saber primero quiénes son los asistentes y cuáles son sus
necesidades. Si van a asistir invitados con algún tipo de discapacidad, hay
que prever la forma en que accederán al evento y a las actividades y
experiencias que se vayan a desarrollar.
Seguridad
Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la
normativa de seguridad vigente y disponga de todos los seguros necesarios
y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.
Coste y flexibilidad
Al momento de seleccionar el lugar es importante ver el costo y la
flexibilidad que este nos ofrece para la realización de nuestro evento, pero
si en tal caso nosotros ya hemos verificado el lugar con anterioridad es
fundamental presentar tres posibles opciones a fecha realizar el evento y
esto porque, bueno esto ayuda agilizar a la aceptación del alquiler del local,
ya que tanto el arrendador como arrendatario podrán ponerse de acuerdo y
elegir la mejor opción.
¿Cómo decidir entre los distintos espacios de eventos que existen?
No todos los lugares cuentan con el espacio necesario para la organización del
evento, pero con esto podemos jugar si hacemos una adecuada distribución ya
sea del mobiliario que tengamos a nuestra disposición con esto puedo mencionar
algunos puntos necesarios que hay que tomar en cuenta:
El aporte que este trabajo ha traído a nosotros es que debemos ser minuciosos
con cada detalle desde mucho antes es decir desde nuestra organización y
planificación, ya que hasta el lugar donde realicemos nuestro evento cuenta.
https://www.tribuexperiencias.com/post/c%C3%B3mo-elegir-el-mejor-lugar-
para-tu-evento-empresarial
2. Características que debe tener un lugar para eventos. (2020). San Agustín
tener-un-lugar-para-eventos
En Punto. https://eventosenpunto.wordpress.com/2012/10/24/como-elegir-
el-mejor-lugar-para-tu-evento/
aspectos-que-tener-en-cuenta-para-elegir-la-localizaci%C3%B3n-de-un-
evento
5. Espacios para eventos: encuentra la localización ideal para tu evento. (s. f.).
https://blog.dushow-barcelona.com/espacios-para-eventos