Organización de Eventos

Escuela Laboral Concepción Bona.

Profesora:
Margarita Peña.
Sustentante:
Kendra Lisbeth Félix De Jesús.
Día y Hora:
Viernes/ 9:00A.M.-12:00P.M
 1.Qué consideraciones se deben tomar en cuenta
para contratar un espacio, lugar, local o sede?
Al organizar un evento es necesario considerar cuestiones muy
diversas y tomar muchas decisiones. Una de las principales es la
selección del lugar donde se va a celebrar dicho evento. Muchos otros
aspectos están supeditados a esta elección. Por ello, es importante
acertar con la localización si queremos garantizar el éxito del evento.

Una vez que se dispone del presupuesto, el tamaño estimado del

evento y los requisitos de espacio, ya se está preparado para buscar
una localización adecuada. Es importante reservar el lugar con
meses de antelación con el fin de tener el tiempo suficiente para
planificar el resto de los temas relacionados con el evento.

Aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de buscar un

espacio para el evento:

- Ubicación
Para un evento local, es posible que busques un lugar a una distancia
razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los
asistentes. Si muchos asistentes van a viajar desde fuera de la ciudad,
quizás sea mejor un espacio cerca del aeropuerto o de sus hoteles.
¿Te gustaría reducir la posibilidad de que tus asistentes lleguen
tarde? Ofréceles una aplicación para el móvil con mapas,
indicaciones para llegar en automóvil y la información de
aparcamiento y traslado al alcance de la mano.

- Estacionamiento
Este es uno de los puntos clave que hay que prever: la facilidad para
aparcar lo más cerca posible del lugar donde va a celebrarse el
evento. Si no hay estacionamiento disponible, una alternativa puede
ser ofrecer a los asistentes lanzaderas en forma de minibús o autocar
que los recojan en diferentes puntos y los lleven al evento.

- Capacidad
Es imprescindible conocer la capacidad y el aforo del lugar, sobre
todo por temas relacionados con la seguridad. La capacidad nos dará
también la información necesaria a la hora de contratar servicios de
otros proveedores como el catering. Conocer el aforo de la
localización de un evento es muy importante para calcular la gente
que asistirá, el catering...

- Servicios
¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para el
evento? Si es así, a menudo el espacio solo cobrará el coste de los
alimentos para cada asistente. Aquellos lugares sin instalaciones de
cocina pueden colaborar con uno o varios proveedores de catering,
entre los que se podrá elegir el tipo de menú más apropiado para el
evento.
También es importante saber con antelación si el espacio cuenta con
mobiliario adecuado como sillas y mesas de apoyo, así como con
suficientes baños, equipo de limpieza y todos aquellos elementos
necesarios para el correcto desarrollo del evento.

- Diseño
Es necesario contar con un plano del espacio para poder diseñar
diferentes aspectos relacionados con el evento: flujo de tráfico de los
asistentes, zonas de acreditaciones, lugar donde se van a realizar los
discursos, espacios para desarrollar diferentes actividades, etc.
10 aspectos que tener en cuenta para elegir la localización de un
evento. El diseño del evento y sus zonas no se puede dejar en el aire,
es un aspecto que hay que tener en cuenta desde el primer momento.
 - Ambiente
Hay que prestar especial atención a la decoración del lugar. ¿Qué
transmite el interior del edificio? Si se organiza una gala,
probablemente necesites adaptar el interiorismo y personalizar el
espacio de forma diferente a si se realiza un evento corporativo o una
exposición, por ejemplo.

- Accesibilidad
La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes,
especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al
evento. Para ello, es necesario saber primero quiénes son los
asistentes y cuáles son sus necesidades. Si van a asistir invitados con
algún tipo de discapacidad, hay que prever la forma en que
accederán al evento y a las actividades y experiencias que se vayan a
desarrollar. Crear eventos accesibles a todos los públicos es
importantísimo. Hay que estudiar quiénes serán los asistentes y sus
necesidades.

- Seguridad
Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla
con la normativa de seguridad vigente y disponga de todos los
seguros necesarios y en regla, tales como responsabilidad civil,
incendio, robo, etc.

- Acústica
¿Alguna vez has asistido a un evento en un lugar tan ruidoso que era
difícil escuchar a los demás y eso te causó una afonía en una sola
noche? Esto se debe a la mala acústica. Un techo bajo hará que el
lugar parezca acogedor, pero será más ruidoso si está lleno. Por el
contrario, un lugar de estilo almacén o loft grande dará como
resultado ecos y una reverberación molesta. El secreto radica en
encontrar el equilibrio y comprobar previamente la acústica del local
seleccionado.10 aspectos que tener en cuenta para elegir la
localización de un evento. Conseguir un buen equilibrio entre
acústica y confort auditivo es clave para generar una buena
experiencia en el evento

- Coste y flexibilidad
Ser flexible con la fecha del evento puede ser una excelente forma de
negociar con los espacios o localizaciones. Al proporcionar dos o tres
opciones de fecha, es más probable a veces obtener mejores precios.
Como se puede ver, hay aspectos importantes que considerar al
elegir el lugar del evento. Sin embargo, teniendo en cuenta lo
anterior al realizar la prospección, será más fácil encontrar el lugar
perfecto.

2.Cuáles son los requisitos más comunes para los

lugares de la recepción? (Licencias, permisos, etc.)
- Licencias.
- Permisos.
- Requerimiento de salas (capacidades, equipamiento, audiovisual
e informático, periodos requeridos).
- Catering.
- Hoteles alternativos.
- Distancia.
- Infraestructura de red.
- Producción Gráfica y Merchandising.
- Personal de apoyo.
- Entre otras.

3.A qué se refiere la ambientación del espacio? Qué

es ambientación?
Una ambientación es una adecuación, un proceso de adaptación
realizado por una persona o situación ante ciertas condiciones o
características preexistentes.
Ambientar un espacio es crear algo nuevo, reinventarlo. Es generar
emociones en un espacio y en un determinado momento para que su
función, estética y vibración sea diferente.

4.Cuáles son las diferencias entre ambientación y

decoración?

La palabra decoración se refiere a los arreglos y componentes que se

utilizan para adornar un ambiente determinado, pero su condición
es más estática y menos generalizante que la ambientación. Por eso,
podría decirse que la ambientación es contenedora de la decoración.
Con los elementos de decoración se puede armar un escenario, un
ámbito, pero tiene que haber una concepción total o integradora, el
espíritu, la comunicación integral del evento.

Todos los elementos decorativos, terminan fomentando la

ambientación, cada uno con su toque de distinción.

Es la ambientación quien dará la temática, la idea central con lo que

luego se utilizará en la decoración. Hay que tener en cuenta,
obviamente, el presupuesto con el que se cuenta.

La creatividad es la gran merecedora de los eventos, y la musa

inspiradora de la ambientación.